Metadossier Externe inhuur

Documentonderzoek

Verschillende documenten uit de jaren 2008 en 2009 zijn bestudeerd. Te denken valt aan begrotingen, jaarrekeningen, beleidsnota’s, etc.

Interview

Er zijn interviews gehouden met alle afdelingsmanagers, de algemeen directeur en twee teamhoofden.

Dossieronderzoek

Dossierstudie. Aan de hand van de crediteurenlijsten zijn 23 dossiers geselecteerd met hoge bedragen, zoveel mogelijk verspreid over de afdelingen en de verschillende inhuurcategorieën.

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Bestudering van opgevraagde documenten, waaronder stukken die betrekking hebben op externe inhuur.

Interview

De resultaten van de documentanalyse zijn getoetst en verder uitgediept in een drietal gesprekken.

Dossieronderzoek

-Er zijn 11 inhuurdossiers nader onderzocht. Deze dossiers zijn geselecteerd uit de 21 dossiers waarvan het waarschijnlijk was dat ze onder het inkoop- en aanbestedingsbeleid vielen van ná 2021.

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

We zijn aan de hand van documenten en interviews nagegaan welke beleidsstukken, richtlijnen en procedures er binnen de gemeente Amsterdam op het gebied van externe inhuur bestaan en welk samenhangend beleid hier uit gedestilleerd kan worden.

Interview

We zijn aan de hand van documenten en interviews nagegaan welke beleidsstukken, richtlijnen en procedures er binnen de gemeente Amsterdam op het gebied van externe inhuur bestaan en welk samenhangend beleid hier uit gedestilleerd kan worden.

Dossieronderzoek

We hebben bij ICT en de lead buyer PO, Metro en Tram en stadsdeel Nieuw-West in kaart gebracht op welke wijze zij het externe inhuurbeleid in eigen organisatiespecifieke afspraken hebben vastgelegd en hoe op de uitvoering toezicht wordt gehouden.

Financiële analyse

Met eigen financiële data-analyses hebben we meer inzicht kunnen verschaffen in de omvang en samenstelling van de externe inhuur in de onderzoeksperiode.

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Deskresearch: In dit onderzoekonderdeel zijn relevante stukken bestudeerd, zoals beleids- en raadsstukken, beleidsdocumenten, protocollen en procedurebeschrijvingen, enz.

Interview

(Groeps)interviews met beleidsambtenaren, en bestuurders van de gemeenten en de Werkorganisatie BUCH.

Dossieronderzoek

Dossieronderzoek (aselecte steekproef van dossiers onderzoeken): Het dossieronderzoek bevatte twee kwantitatieve onderzoekselementen:

een analyse van de crediteurenlijsten van de gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo en de Werkorganisatie BUCH over de jaren 2015-2018;
een analyse van de dossiers, geselecteerd uit de bestudeerde crediteurenlijsten.

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

De relevante documenten zijn bestudeerd en geanalyseerd.

Interview

Er zijn gesprekken gehouden met personen die een rol hebben of hebben gehad bij het proces van inhuur externen, zowel bestuurlijk, beleidsmatig als in de uitvoering.

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Omdat in jaarverslagen en jaarrekeningen ook regelmatig gerapporteerd wordt over externe inhuur, zijn ook deze geïnventariseerd.

Interview

Na een eerste analyse hebben de controllers van de BEL een aantal vragen van de onderzoekers beantwoord om de cijfers uit het grootboekenonderzoek volledig te kunnen duiden.
Er zijn met verschillende medewerkers van de gemeenten en de combinatie semigestructureerde interviews gehouden.

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

Om de Iv3-informatie zo veel mogelijk aan te vullen is een (groot)boekenonderzoek uitgevoerd.

Analyse bestaande gegevens

Een analyse op Iv3 -data van het CBS

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Documentstudie: Om het geschreven beleid dat op enigerlei wijze samenhangt met inhuur van personeel te inventariseren zijn de gemeentelijke beleidsnota’s bestudeerd evenals het collegeprogramma.

Interview

De dossiers (voor dossieronderzoek) zijn tijdens de interviews besproken met de eenheidsmanagers, zodat de informatie verdiept kon worden.
Er zijn interviews gehouden met alle eenheidsmanagers, de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de adjunct-gemeentesecretaris/directeur, de burgemeester (portefeuillehouder), de inkoopcoördinator en twee medewerkers van P&O.

Dossieronderzoek

Om inzicht te krijgen in de inhuurpraktijk zijn twaalf dossiers geselecteerd uit 2013 en 2014.

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Documentenanalyse

Interview

Interviews

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Deskresearch

Interview

Interviews afgenomen.

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

Analyse op Iv3-data van CBS

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Literatuurstudie gevolgd door het verzamelen van documenten over het inhuurbeleid bij de gemeente Ede.

Interview

Interviewgesprekken gehouden met de controllers. Nadien is op specifieke onderdelen aanvullende informatie ingewonnen.

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

Er is een scan uitgevoerd op de financiële administratie.

Analyse bestaande gegevens

De registratie- en informatiesystemen zijn geanalyseerd.

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Documentstudie: Bij de start van dit onderzoek zijn documenten opgevraagd over de wijze waarop de gemeenten met de inhuur van derden omgaan. Ook verslagen van raads- en commissievergaderingen waarin dit onderwerp aan de orde kwam, stonden op de lijst met aan te leveren stukken.

Interview

Interviews: Van elke gemeentelijke organisatie zijn medewerkers geïnterviewd die zijn geselecteerd op basis van de positie die zij bekleden binnen de gemeente en hun betrokkenheid bij de inhuur van personeel van derden. Verder is van elke gemeente een aantal raadsleden geïnterviewd.

Dossieronderzoek

Dossierstudie: Een dossierstudie levert informatie op hoe de organisatie in de praktijk omgaat met de inhuur van derden. Bij de dossiers is gelet op de aanwezigheid van alle opgevraagde offertes, de aanleiding voor de inhuur, de evaluatie na afloop van de inhuurperiode en de wijze van dekking van de kosten.Per gemeente zijn vijf ‘inhuurdossiers’ bestudeerd.

Financiële analyse

Naast algemene beleidsstukken (zoals de nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid en de mandaatregeling) is informatie uit de financiële administratie opgevraagd.

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Deskresearch: Bestudeerd zijn documenten in het kader van de planning-en-controlcyclus, zoals gemeentebegrotingen, jaarstukken en voortgangsrapportages. Daarnaast zijn financiële overzichten ontvangen en is informatie opgevraagd bij het A+O fonds Gemeenten.

Interview

Interviews: Om de documenten toe te lichten en de achtergronden van de onderzochte cases in te kleuren, zijn gesprekken gevoerd met de verantwoordelijk wethouder, gemeentesecretaris, concerncontroller, afdelingsmanagers en ondersteunende medewerkers.

Dossieronderzoek

Casestudy: Uit oogpunt van zorgvuldigheid, objectiviteit en transparante oordeelsvorming, is een toetsing uitgevoerd door middel van een casestudy. Van twaalf inhuurdossiers is informatie opgevraagd en zijn de contracten ontvangen. Bij de selectie is rekening gehouden met een representatieve afspiegeling van externe inhuur naar de volgende criteria:

Jaar van inhuur
Afdeling/team
Hoogte investering
Specialisatie
Strategisch/uitvoerend

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Er zijn documenten bestudeerd.

Interview

Er zijn interviews gehouden. Per dienst is gesproken met één tot drie sleutelfunctionarissen.

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

De relevante beleidsdocumenten als nota’s en stukken uit de planning- en control (P&C) cyclus zijn verzameld en geanalyseerd.

Interview

Interviews met een aantal direct betrokkenen.

Dossieronderzoek

Er zijn 13 individuele inhuurdossiers uit 2019 onderzocht op de mate waarin conform beleid is gewerkt en de wijze waarop besluitvorming daarover heeft plaatsgevonden.

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

De externe inhuur van de gemeente Haarlem is ook vergeleken met de inhuur van andere gemeenten.

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

-

Interview

-

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Er is een analyse uitgevoerd van inrichting van verantwoordelijkheden en rollen bij inhuur van de gemeenteraad, B&W en bedrijfsonderdelen van de gemeente.
Documentonderzoek

Interview

Voorgesprekken met een medewerker financiën en de directeur bedrijfsvoering.
Interviews.

Dossieronderzoek

Casusonderzoek: De casussen zijn geanalyseerd aan de hand van de betreffende inhuurgegevens en interviews met direct betrokkenen

Financiële analyse

Bestuderen facturen- en crediteurenoverzicht.

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Documentanalyse - bestudering van relevante documenten over het beleid van de gemeente Hoeksche Waard over de inzet van personeel, procedures rondom externe inhuur en de omvang van het personeelsbestand.
Na interviews aanvullende documentstudie van het externe inhuurbeleid.

Interview

Interviews met betrokkenen.

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

Financiële analyse - analyse van de grootboek- en personeelsinformatie van de gemeente Hoeksche Waard met betrekking tot externe inhuur en een vergelijking met referentiegemeenten.

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Documentonderzoek

Interview

Er zijn interviews gedaan die een beeld moeten geven van het beleid, het proces en de omvang met betrekking tot externe inhuur.

Dossieronderzoek

Er is dossieronderzoek uitgevoerd op basis van een checklist.

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Documentstudie (begrotingen, jaarrekeningen, nota’s, etc.)

Interview

Groepsgesprek met het Managementteam en de Ondernemingsraad. Onderwerp van gesprek was het (on)geschreven beleid.
Interviews met alle afdelingsmanagers, de gemeentesecretaris en de burgemeester. In de interviews is ingegaan op de algemene gang van zaken bij inhuur van derden en daarnaast is dieper ingegaan op de bestudeerde dossiers.

Dossieronderzoek

Dossierstudie. In het kader van het onderzoek zijn 23 inhuurdossiers van de gemeente Kollumerland c.a. bestudeerd, afkomstig uit 2008 en 2009.

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

De documentenanalyse bestaat uit bestuderen van de regels, richtlijnen en beleidsdoelen van de gemeente en rapportages over de inhuur van derden.

Interview

Via interviews met de inkoopcoördinator en personeelsfunctionaris zijn de beleidsregels getoetst en de algemene uitvoeringspraktijk besproken.

Dossieronderzoek

Er zijn audits uitgevoerd voor acht casussen. De casusselectie is gebaseerd op spreiding over de sectoren, spreiding over typen inhuur (voor elke sector zijn twee casussen geselecteerd, een casus van het type ‘opdracht’ en een casus van het type ‘werkzaamheden’), spreiding over omvang in euro’s van de inhuur en spreiding over typen aanbesteding. Een audit bestaat per casus uit twee stappen:

Een zelfevaluatie van het proces van inhuur door de verantwoordelijke
budgethouder of de medewerker die de betreffende inhuur heeft
begeleid.
Bestudering van het inkoop‐ en/of aanbestedingsdossier, gevolgd door
een interview met de budgethouder.

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

-

Interview

Er zijn diverse interviews gehouden.

Dossieronderzoek

Er is een dossieronderzoek gedaan op basis van een selectie van de externe inhuurdossiers. De selectie hiervan is gedaan op basis van een combinatie van materialiteit, verdeling over “type inhuur”, spreiding over ingehuurde partij en spreiding over afdelingen.

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Bestudering van opgevraagde documenten, waaronder stukken die betrekking hebben op externe inhuur.

Interview

De resultaten van deze documentanalyse zijn getoetst en verder uitgediept in een drietal gesprekken.

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Een analyse van de door de onderzoekers gevraagde en door de gemeente Noordwijkerhout beschikbaar gestelde documenten. Het betreft hier zowel documenten met betrekking tot beleid en uitvoering, als informatie vanuit de financiële administratie over de uitgaven van de gemeente aan inhuur van extern personeel.

Interview

De documentenanalyse is verrijkt met informatie vanuit gesprekken met ambtelijk en bestuurlijk verantwoordelijken.

Dossieronderzoek

Er is onderzoek gedaan naar de werkwijze in de praktijk aan de hand van casuïstiek.

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

De bestuurlijke en ambtelijke (beleids-)documenten zijn onderzocht op relevante informatie.

Interview

Er zijn. gesprekken gevoerd met de gemeentesecretaris en de manager klant en organisatie.
Daarnaast zijn interviews gehouden met betrokkenen van de gemeentelijke organisatie en met fractievoorzitters van de gemeenteraad.

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Documentenanalyse: Bestuderen van raadsstukken en interne documentatie van de ambtelijke organisatie over personeelsbeleid en externe inhuur. Dit betreft onder andere visie- en beleidsdocumenten van de gemeente over de organisatieontwikkeling en het
personeelsbeleid, P&C-documenten en andere relevante raadsstukken.

Interview

Interviews: Er is gesproken met de gemeentesecretaris en de managers van 3 teams waar regelmatig wordt ingehuurd. Ook is er gesproken met een strategisch beleidsadviseur financiën.

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

Analyse kwantitatieve informatie externe inhuur 2014-2017: Om de feitelijke aard en omvang van de externe inhuur in de periode 2014-2017 in kaart te brengen zijn kwantitatieve gegevens opgevraagd bij de ambtelijke organisatie en geanalyseerd.

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

-

Interview

-

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Het onderzoeksteam heeft documenten geanalyseerd.

Interview

Het onderzoeksteam heeft gesprekken gevoerd.

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

In het kader van het onderzoek heeft de rekenkamer (beleids)documenten, begrotingen, jaarstukken, (financiële) managementrapportages en verantwoordingsdocumenten bestudeerd.

Interview

Om meer inzicht te verkrijgen in het inkoopproces, het begrotings- en verantwoordingsproces en de dagelijkse praktijk van externe inhuur zijn er tevens gesprekken gevoerd met betrokken functionarissen.

Dossieronderzoek

Ook heeft de rekenkamer een dossieranalyse verricht om te kunnen toetsen of de processen voor externe inhuur zoals deze op papier staan, in de praktijk ook daadwerkelijk gevolgd worden.

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Deskresearch

Interview

Interviews

Dossieronderzoek

Er is een casestudy uitgevoerd voor een verdieping naar de praktijk bij de gemeente Stichtse Vecht.

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

Benchmark

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Een analyse van de relevante beleidsnotities van de gemeente. Dit kunnen vastgestelde besluiten door de directie of het college, maar ook formeel door de raad vastgestelde besluiten zijn.
Analyse van de relevante raadsstukken die de gemeenteraad zijn aangeboden. Dit kunnen begrotingen en jaarstukken zijn, maar ook bestuursrapportages of andere vormen van informatieverstrekking, zoals streams van commissie- en raadvergaderingen en actieve informatievoorziening van het college.

Interview

Aan de hand van interviews met ambtelijk opdrachtgevers is een beeld verkregen van de manier waarop de gemeente daadwerkelijk inhuurt.
Om een beeld te krijgen van de manier waarop de gemeente stuurt op inhuur, zijn eveneens interviews afgenomen, zij het voor dit onderdeel met een medewerker van concerncontrol.

Dossieronderzoek

De interviews zijn aangevuld met dossiers die betrekking hebben op drie cases van inhuur.

Financiële analyse

De financiële ontwikkeling van inhuur is aan de hand van een analyse van de financiële administratie in beeld gebracht.

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Documentonderzoek

Interview

Aantal interviews

Dossieronderzoek

Dossieronderzoek

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Documentonderzoek

Interview

Er is een interviewronde gehouden met de meest betrokkenen binnen de gemeente.

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Documentenanalyse

Interview

Interviews

Dossieronderzoek

Dossieronderzoek

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Inventarisatie en documentenanalyse

Interview

Interviews

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Door middel van documentonderzoek is een beeld verkregen van het beleid, de kaders, de richtlijnen en de informatieverstrekking aan de raad.

Interview

Per eiland is een interview gehouden met relevante medewerkers.

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Documentonderzoek: De Rekenkamercommissie heeft de werkzaamheden, de opgeleverde documenten en de uitgewerkte stappen van de ambtelijke projectgroep P-sturing onderzocht.

Interview

Aan de hand van interviews met direct betrokkenen is nader op de procedures en uitvoering ingegaan.

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Documentenstudie

Interview

Aantal interviews

Dossieronderzoek

Dossieronderzoek naar de wijze van inhuren van derden in de periode 2012 – 2014.

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Het beleidskader voor personeelsbeleid en externe inhuur zijn in kaart gebracht.

Interview

Er vond een interview plaats met een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie.

Dossieronderzoek

-

Financiële analyse

Analyse van de kerncijfers voor personele uitgaven.

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

Er is een digitale enquête onder budgethouders uitgevoerd naar de wijze waarop de afweging wordt gemaakt om wel of niet in te huren, en hoe er gedurende het proces gestuurd wordt op inhuur.

Bijeenkomsten

Er is een groepsgesprek met raadsleden gevoerd om inzicht te verkrijgen in de wijze waarop de raad wordt geïnformeerd over de beheersing van personele uitgaven en wat de raad van deze informatievoorziening vindt.

Documentonderzoek

Documentonderzoek

Interview

Voor de beantwoording van de onderzoeksvragen zijn gegevens verzameld in gesprekken.

Dossieronderzoek

Casestudy

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-

Documentonderzoek

Documentenanalyse

Interview

er zijn interviews gevoerd binnen het gemeentelijk apparaat.

Dossieronderzoek

Dossieranalyse

Financiële analyse

-

Analyse bestaande gegevens

-

Enquête

-

Bijeenkomsten

-