Metadossier Externe inhuur

Wet- en regelgeving

• Het geschreven beleid is niet in strijd met nationale of Europese wetgeving.

Beleid(sdoelen)

• Er is geschreven beleid dat in elk geval regelt:

• Wie in welke gevallen beslissings- en budgetbevoegd is.
• Selectie- en gunningscriteria.

• Het geschreven beleid is niet in strijd met nationale of Europese wetgeving.
• Er is (on)geschreven beleid over de bekostiging (dekking) van inhuur.
• Er is beleid voor de samenstelling van inhuurdossiers

Budget

• Er is (on)geschreven beleid over de bekostiging (dekking) van inhuur.
• Het (on)geschreven beleid tav de bekostiging wordt in de praktijk
  nageleefd.

Begroting/Jaarverslag

• Er is (on)geschreven beleid over de bekostiging (dekking) van inhuur.
• Het (on)geschreven beleid tav de bekostiging wordt in de praktijk
  nageleefd.

Uitgaven

• Er is van tevoren inzicht in de kosten van de inhuur.
• Er is sprake van kostenbewaking van de inhuur.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• De verantwoording van de inhuur van derden voldoet aan de behoefte van degene aan wie verantwoording wordt afgelegd.
• De kosten voor inhuur kunnen op een snelle en adequate wijze inzichtelijk worden gemaakt.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De verantwoording van de inhuur van derden voldoet aan de behoefte van degene aan wie verantwoording wordt afgelegd.
• De kosten voor inhuur kunnen op een snelle en adequate wijze inzichtelijk worden gemaakt.

Organisatie externe inhuur

• Er is geschreven beleid dat in elk geval regelt:

• Wie in welke gevallen beslissings- en budgetbevoegd is.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De omvang van de inhuur overstijgt niet de daarvoor gestelde gemeentelijke normen.
• De omvang van de inhuur is in overeenstemming met het algemene personeelsbeleid en de taakopvatting van de gemeente.

Protocol/werkinstructies

• De inhuur van derden vindt procedureel plaats conform het beleid.
• De procedures zijn algemeen bekend bij de relevante medewerkers.
• De regels voor de bekostiging van inhuur zijn werkbaar en logisch.
• Er is beleid voor de samenstelling van inhuurdossiers.
• Er is beleid over de verantwoording van inhuur.

(Strategisch) personeelsbeleid

• De omvang van de inhuur is in overeenstemming met het algemene personeelsbeleid en de taakopvatting van de gemeente.
• De gemeente heeft in geval van inhuur niet zelf de benodigde capaciteit, kennis en/of vaardigheden in huis. Er is dus sprake van toegevoegde waarde.

Uitvoering Externe Inhuur

• Inhuur vindt niet langer plaats dan nodig.
• De inhuur van derden vindt procedureel plaats conform het beleid.
• De procedures zijn algemeen bekend bij de relevante medewerkers.
• Het (on)geschreven beleid tav de bekostiging wordt in de praktijk
  nageleefd.
• Het beleid voor de samenstelling van inhuurdossiers wordt in de praktijk nageleefd.
• Het beleid over de verantwoording van inhuur wordt in de praktijk nageleefd.

Besluit tot externe inhuur

• De mogelijkheid voor inhuur van derden voldoet aan de behoefte van de managers.
• Er wordt naar alternatieve oplossingen voor inhuur gekeken.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

• Er is geschreven beleid dat in elk geval regelt:

• Selectie- en gunningscriteria.

Soorten contracten

• Er zijn waar mogelijk raamcontracten.

Tarieven inhuur

• Er is van tevoren inzicht in de kosten van de inhuur.

Dossiervorming/contractregistratie

• Er is beleid voor de samenstelling van inhuurdossiers.
• Het beleid voor de samenstelling van inhuurdossiers wordt in de praktijk nageleefd.
• De kosten voor inhuur worden op een betrouwbare en eenvoudige wijze geadministreerd.
• De kosten voor inhuur kunnen op een snelle en adequate wijze inzichtelijk worden gemaakt.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• De inhuur wordt achteraf geëvalueerd.
• Er is sprake van kostenbewaking van de inhuur.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Het doel van de inhuur wordt gerealiseerd.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• De gemeente heeft in geval van inhuur niet zelf de benodigde capaciteit, kennis en/of vaardigheden in huis. Er is dus sprake van toegevoegde waarde.
• Het doel van de inhuur wordt gerealiseerd.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De inhuur vindt plaats tegen qua kosten en tijdsbeslag voor de gemeente zo gunstig mogelijke voorwaarden.
• Inhuur vindt niet langer plaats dan nodig.

Wet- en regelgeving

• De inkoopprocedure voor externe inhuur is in overeenstemming met wet- en regelgeving.

Beleid(sdoelen)

• De interne opdrachtformulering sluit aan bij de doelen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, in het bijzonder met betrekking tot externe inhuur.
• De inkoopprocedure voor externe inhuursluit aan bij de doelen en kaders van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en andere beleidskaders over externe inhuur.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

• Er is een interne opdrachtformulering opgesteld die helder de opdracht omschrijft. Dan gaat het om: doel van de externe inhuur, onderbouwing dat externe inhuur nodig is en eventuele alternatieven, risico’s van niet inhuren, aard van de werkzaamheden, duur van de inhuur, kwaliteitseisen en financiële kaders.
• Een vooraf opgesteld afwegingskader wordt gehanteerd om te bepalen of externe inhuur al dan niet aan de orde kan zijn/is.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• De juiste inkoopprocedure wordt gevolgd voor de externe inhuur, aansluitend bij de (zelf) geformuleerde drempelbedragen. Denk aan enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands, openbaar, Europees.
• Voor het selecteren van potentiële aanbieders zijn criteria geformuleerd die worden nageleefd.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Er worden doeltreffendheidsoverwegingen gemaakt, bijvoorbeeld dat de eigen organisatie beschikt over onvoldoende capaciteit of expertise om de gevraagde kwaliteit te leveren of dat het niet per se noodzakelijk is dat de organisatie de taak zelf uitvoert.

Uitvoering Externe Inhuur

• De getrokken lessen uit de inkoopprocedure hebben opvolging gekregen.

Besluit tot externe inhuur

• Een vooraf opgesteld afwegingskader wordt gehanteerd om te bepalen of externe inhuur al dan niet aan de orde kan zijn/is.
• Nut en noodzaak van de opdracht zijn overtuigend beargumenteerd in de interne opdrachtformulering.
• Er worden doeltreffendheidsoverwegingen gemaakt, bijvoorbeeld dat de eigen organisatie beschikt over onvoldoende capaciteit of expertise om de gevraagde kwaliteit te leveren of dat het niet per se noodzakelijk is dat de organisatie de taak zelf uitvoert.
• Er worden doelmatigheidsoverwegingen gemaakt, bijvoorbeeld dat eventuele alternatieve oplossingen minder aantrekkelijk zijn.

Opdrachtformulering

• De interne opdrachtformulering is in afstemming met de verantwoordelijke partijen tot stand gekomen.
• Voor onderhandse aanbestedingen is een offerteaanvraag verzonden met een duidelijke omschrijving van de opdracht.
• Voor openbare aanbestedingen is een duidelijke beschrijving van de opdracht opgenomen in de aanbestedingsdocumenten.

Offertes

• Voorafgaand aan het uitvragen van offertes vindt een marktoriëntatie plaats en is een lijst met potentiële aanbieders opgesteld (tenzij er sprake is van een openbare aanbesteding).
• Voor onderhandse aanbestedingen is een offerteaanvraag verzonden met een duidelijke omschrijving van de opdracht.
• De beoordeling van offertes is gebaseerd op de vooraf bepaalde gunningcriteria.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• De juiste inkoopprocedure wordt gevolgd voor de externe inhuur, aansluitend bij de (zelf) geformuleerde drempelbedragen. Denk aan enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands, openbaar, Europees.
• Voor onderhandse aanbestedingen is een offerteaanvraag verzonden met een duidelijke omschrijving van de opdracht.
• Voor openbare aanbestedingen is een duidelijke beschrijving van de opdracht opgenomen in de aanbestedingsdocumenten.

Communicatie

• Potentiële aanbieders wordt de mogelijkheid geboden om vragen te stellen. Indien dat niet mogelijk is, wordt dat gemotiveerd.
• Er wordt regelmatig met de aanbieder afgestemd over te leveren werkzaamheden, resultaten en/of voortgang, dit is vastgelegd in bijbehorende dossiers.

Selectie-/Gunningcriteria

• Voor de beoordeling van offertes zijn gunningcriteria met weegfactoren opgesteld. Deze gunningcriteria houden rekening met wet- en regelgeving, algemene beginselen en het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid.
• De beoordeling van offertes is gebaseerd op de vooraf bepaalde gunningcriteria.

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• De beoordeling van offertes en de wijze waarop die tot stand zijn gekomen, is (verifieerbaar) vastgelegd in het inkoop-/aanbestedingsdossier.
• Het inkoop/aanbestedingsdossier is compleet en bevat alle benodigde stukken, van de interne opdrachtformulering tot offertes, gunningbeslissingen en overeenkomsten.
• Er wordt regelmatig met de aanbieder afgestemd over te leveren werkzaamheden, resultaten en/of voortgang, dit is vastgelegd in bijbehorende dossiers.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Tijdens de uitvoering van de opdracht (na de opdrachtverlening) wordt gemonitord of de gemaakte afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen.
• Er wordt regelmatig met de aanbieder afgestemd over te leveren werkzaamheden, resultaten en/of voortgang, dit is vastgelegd in bijbehorende dossiers.
• De inkoopprocedure voor de externe inhuur is geëvalueerd. Leerpunten zijn schriftelijk vastgelegd en gedeeld.
• De getrokken lessen uit de inkoopprocedure hebben opvolging gekregen.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Het geleverde eindproduct of de geleverde dienstverlening wordt op de vastgestelde kwaliteit en realisatie van beoogde doelen beoordeeld.
• Indien de kwaliteit niet voldoet, is de aanbieder hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld en gevraagd de verplichting (alsnog) na te komen.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Er worden doeltreffendheidsoverwegingen gemaakt, bijvoorbeeld dat de eigen organisatie beschikt over onvoldoende capaciteit of expertise om de gevraagde kwaliteit te leveren of dat het niet per se noodzakelijk is dat de organisatie de taak zelf uitvoert.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Er worden doelmatigheidsoverwegingen gemaakt, bijvoorbeeld dat eventuele alternatieve oplossingen minder aantrekkelijk zijn.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is helder inzicht in:

• De te hanteren uitgangspunten.
• Welke beoogde effecten men nastreeft.
• Welke (centrale) beleidsdoelen er bereikt dienen te worden.
• Welke prestaties en resultaten er behaald dienen te worden.
• Welke kosten hiervoor gemaakt zullen worden.
• De tijdshorizon waarbinnen de doelen, prestaties, resultaten en kosten behaald en gemaakt zullen worden.

• Het beleid is helder vertaald naar richtlijnen en procedures en bevatten:

• Eenduidige definities.
• Een duidelijk afwegingskader voor keuzes ten aanzien van de inzet van personeel.
• Duidelijke normen
• Regels voor het afwijken van het beleid of het niet toepassen van de richtlijnen en procedures.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Er is frequent toezicht gehouden op de naleving van de gedragscode en het protocol.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

• Er zijn indicatoren ontwikkeld die het mogelijk maken om te monitoren of het inhuurbeleid adequaat verloopt en na te gaan in welke mate beoogde effecten worden bereikt en geformuleerde doelstellingen worden gerealiseerd.
• De set aan indicatoren bevat zowel proces-indicatoren (indicatie over het verloop van het inhuurproces in de organisatie) als uitkomstindicatoren (indicatie over de daadwerkelijk ingehuurde medewerkers, aantal uren, gehanteerde tarieven, etc.).

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Over het niet naleven van de gedragscode en het protocol is gerapporteerd. Tevens zijn acties ondernomen om naleving van de gedragscode en het protocol te realiseren en te borgen.
• De verantwoording over externe inhuur is juist en volledig.
• De verantwoordingen over externe inhuur verschaffen duidelijkheid over:

• Welke doelen bereikt zijn.
• Welke prestaties en resultaten er behaald zijn.
• Welke kosten hiervoor gemaakt zijn.

• De informatie dient in lijn te zijn met de prestatiedoelen die tot doel hebben transparanter te verantwoorden.
• De verantwoordingen dienen duidelijkheid te verschaffen over:

• Welke doelen bereikt zijn.
• Welke inspanningen verricht zijn.
• Welke prestaties en resultaten er behaald zijn.
• Welke kosten hiervoor gemaakt zijn.
• Wanneer het beleid geëvalueerd wordt en wat de uitkomst van deze evaluatie is.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De verantwoording over externe inhuur is juist en volledig.
• De verantwoordingen over externe inhuur verschaffen duidelijkheid over:

• Welke doelen bereikt zijn.
• Welke prestaties en resultaten er behaald zijn.
• Welke kosten hiervoor gemaakt zijn.

• De informatie dient in lijn te zijn met de prestatiedoelen die tot doel hebben transparanter te verantwoorden.
• De informatie dient zo volledig, juist en tijdig
  mogelijk te zijn. Tevens dienen de overzichten en analyses helder en begrijpelijk te zijn.
• De verantwoordingen dienen duidelijkheid te verschaffen over:

• Welke doelen bereikt zijn.
• Welke inspanningen verricht zijn.
• Welke prestaties en resultaten er behaald zijn.
• Welke kosten hiervoor gemaakt zijn.
• Wanneer het beleid geëvalueerd wordt en wat de uitkomst van deze evaluatie is.

Organisatie externe inhuur

• De organisatie heeft specifieke afspraken gemaakt om uitvoering te gegeven aan de gedragscode en het protocol.
• Organisatiespecifieke afspraken komen overeen met gedragscode en het protocol en zijn daarmee niet in strijd.
• Organisatiespecifieke afspraken zijn mede gericht op het realiseren van de beleidsdoelstellingen.
• De organisatiespecifieke afspraken bevatten ook afspraken rondom het toezicht en over het rapportoren van eventuele non-conformiteit.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• • Het beleid is helder vertaald naar richtlijnen en procedures en bevatten:

• Eenduidige definities.
• Een duidelijk afwegingskader voor keuzes ten aanzien van de inzet van personeel.
• Duidelijke normen
• Regels voor het afwijken van het beleid of het niet toepassen van de richtlijnen en procedures.

• De organisatie heeft specifieke afspraken gemaakt om uitvoering te gegeven aan de gedragscode en het protocol.
• Organisatiespecifieke afspraken komen overeen met gedragscode en het protocol en zijn daarmee niet in strijd.
• Externe inhuur heeft overeenkomstig de gedragscode en het protocol plaatsgevonden.
• De interpretatie van de regels zijn voor de verschillende delen van de organisatie en de verschillende specialismen van inhuur op elkaar afgestemd. Verschillen worden (zo veel mogelijk) voorkomen.
• De organisatiespecifieke afspraken bevatten ook afspraken rondom het toezicht en over het rapportoren van eventuele non-conformiteit.
• Er is frequent toezicht gehouden op de naleving van de gedragscode en het protocol.
• Over het niet naleven van de gedragscode en het protocol is gerapporteerd. Tevens zijn acties ondernomen om naleving van de gedragscode en het protocol te realiseren en te borgen.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Het beleid is helder vertaald naar richtlijnen en procedures en bevatten:

• Een duidelijk afwegingskader voor keuzes ten aanzien van de inzet van personeel.

Uitvoering Externe Inhuur

• Externe inhuur heeft overeenkomstig de gedragscode en het protocol plaatsgevonden.
• Er is frequent toezicht gehouden op de naleving van de gedragscode en het protocol.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

• Er is helder inzicht in:

• Welke prestaties en resultaten er behaald dienen te worden.
• De tijdshorizon waarbinnen de doelen, prestaties, resultaten en kosten behaald en gemaakt zullen worden.

Resultaat beleid Externe Inhuur

• Er is helder inzicht in:

• Welke prestaties en resultaten er behaald dienen te worden.
• De tijdshorizon waarbinnen de doelen, prestaties, resultaten en kosten behaald en gemaakt zullen worden.

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Er is helder inzicht in:

• Welke beoogde effecten men nastreeft.
• Welke (centrale) beleidsdoelen er bereikt dienen te worden.
• De tijdshorizon waarbinnen de doelen, prestaties, resultaten en kosten behaald en gemaakt zullen worden.

• Er zijn indicatoren ontwikkeld die het mogelijk maken om te monitoren of het inhuurbeleid adequaat verloopt en na te gaan in welke mate beoogde effecten worden bereikt en geformuleerde doelstellingen worden gerealiseerd.
• De set aan indicatoren bevat zowel proces-indicatoren (indicatie over het verloop van het inhuurproces in de organisatie) als uitkomstindicatoren (indicatie over de daadwerkelijk ingehuurde medewerkers, aantal uren, gehanteerde tarieven, etc.).

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• De Werkorganisatie BUCH, respectievelijk de afzonderlijke gemeenten, beschikken over een actueel beleidskader voor externe inhuur.
• Het beleid bevat eenduidige doelstellingen.
• In het beleid is aangegeven waaraan de opdrachtverlening moet voldoen.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• De verantwoordingsinformatie van de gemeenten en de Werkorganisatie BUCH voldoet aan de eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Toetsing op en verantwoording over de naleving van de regels en afspraken zijn duidelijk geregeld.

Kaderstellende rol

• De gemeenteraden hebben de kaderstelling besproken en vastgesteld.

Controlerende rol

• Toetsing op en verantwoording over de naleving van de regels en afspraken zijn duidelijk geregeld.
• De gemeenteraden worden in de positie gebracht hun kaderstellende en controlerende rol uit te kunnen voeren.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De verantwoordingsinformatie van de gemeenten en de Werkorganisatie BUCH voldoet aan de eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).
• De gemeenten en de Werkorganisatie BUCH leveren de benodigde verantwoordingsinformatie voor IV3 bij CBS aan.

Organisatie externe inhuur

• Er zijn heldere procesafspraken voor de inhuur van externen.
• Er zijn organisatorisch duidelijke rollen en taken toegewezen.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De gemeenten en de Werkorganisatie BUCH leveren de benodigde verantwoordingsinformatie voor IV3 bij CBS aan.

Protocol/werkinstructies

• Er zijn heldere procesafspraken voor de inhuur van externen.
• Het inkoop- en aanbestedingsproces is gevolgd.
• Eventuele verlengingen zijn volgens de regels verlopen.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Flex inzet van personeel ondersteunt de continuïteit van werkprocessen.
• Flex inzet van personeel gaat niet ten koste van de inzet van vast personeel.
• De effecten van externe inhuur op werkprocessen, dienstverlening en arbeidsorganisatie zijn bekend.

Uitvoering Externe Inhuur

• Eventuele verlengingen zijn volgens de regels verlopen.
• Flex inzet van personeel ondersteunt de continuïteit van werkprocessen.
• Er is aandacht voor kennisoverdracht van extern op intern personeel.
• Er is aandacht voor begeleiding van extern personeel door intern personeel.
• Er is aandacht voor toezicht door intern personeel op extern personeel.

Besluit tot externe inhuur

• De keuze voor externe inhuur is gemotiveerd.
• Het doel van de externe inhuur is specifiek, meetbaar en tijdsgebonden.

Opdrachtformulering

• In het beleid is aangegeven waaraan de opdrachtverlening moet voldoen.
• Er is een budget vastgesteld.

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Het inkoop- en aanbestedingsproces is gevolgd.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Toetsing op en verantwoording over de naleving van de regels en afspraken zijn duidelijk geregeld.
• De inhuur is geëvalueerd.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Het resultaat ten opzichte van de opdracht is beschreven.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• De effecten van externe inhuur op werkprocessen, dienstverlening en arbeidsorganisatie zijn bekend.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is een visie op externe inhuur.
• De visie heeft draagvlak.
• De visie op externe inhuur is gebaseerd op een probleemanalyse en heeft aandacht voor kosten, baten en neveneffecten.
• De visie is uitgewerkt in een beleidslijn en vastgelegd in een kaderstellend document.
• Dit document is toegankelijk, inzichtelijk en leesbaar.
• De informatie over het externe inhuurbeleid wordt gerelateerd aan de gestelde kaders en de begrotingen en wordt geëvalueerd.
• Visie en kaders van extern inhuurbeleid worden geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• De informatie over het externe inhuurbeleid wordt gerelateerd aan de gestelde kaders en de begrotingen en wordt geëvalueerd.

Uitgaven

-

Sturende rol college

• De visie is uitgewerkt in een beleidslijn en vastgelegd in een kaderstellend document.
• Dit document is toegankelijk, inzichtelijk en leesbaar.
• De registratie van de flexibele inzet van extern personeel is afdoende voor het handhaven van de beleidslijn (tijdig, voldoende, maar niet teveel).
• Er is toezicht op extern inhuurbeleid.
• Gemeenten reageren m.b.t. extern inhuurbeleid adequaat op relevante ontwikkelingen (bijv. rechterlijke uitspraken over payrolling).
• Visie en kaders van extern inhuurbeleid worden geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.

Kaderstellende rol

• De visie is uitgewerkt in een beleidslijn en vastgelegd in een kader stellend document.
• Dit document is toegankelijk, inzichtelijk en leesbaar.
• De gemeenteraden hebben de kaderstelling besproken en vastgesteld.
• Gemeenten reageren m.b.t. extern inhuurbeleid adequaat op relevante ontwikkelingen (bijv. rechterlijke uitspraken over payrolling).
  Visie en kaders van extern inhuurbeleid worden geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.

Controlerende rol

• Visie en kaders van extern inhuurbeleid worden geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.

Monitoring

• Flexibele inzet van extern personeel wordt sluitend geregistreerd/ gemonitord.

Evaluatie/onderzoek

• De visie op externe inhuur is gebaseerd op een probleemanalyse en heeft aandacht voor kosten, baten en neveneffecten.
• De informatie over het externe inhuurbeleid wordt gerelateerd aan de gestelde kaders en de begrotingen en wordt geëvalueerd.
• Visie en kaders van extern inhuurbeleid worden geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.

Informatievoorziening sturing

• De registratie van de flexibele inzet van extern personeel is afdoende voor het handhaven van de beleidslijn (tijdig, voldoende, maar niet teveel).
• Over alle typen flexibele inzet die onderwerp van dit onderzoek zijn is adequate informatie beschikbaar.
• Informatie over externe inhuur wordt als adequaat beoordeeld door de Rekenkamer.

Informatievoorziening kaderstelling

• Over alle typen flexibele inzet die onderwerp van dit onderzoek zijn is adequate informatie beschikbaar.
• Informatie over externe inhuur wordt als adequaat beoordeeld door de Rekenkamer.

Informatievoorziening controle

• Over alle typen flexibele inzet die onderwerp van dit onderzoek zijn is adequate informatie beschikbaar.
• Informatie over externe inhuur wordt als adequaat beoordeeld door de Rekenkamer.
• Informatie over feitelijke inhuur wordt tijdig gedeeld met gemeenteraden en/of raadscommissies.
• De informatie over het externe inhuurbeleid wordt gerelateerd aan de gestelde kaders en de begrotingen en wordt geëvalueerd.

Organisatie externe inhuur

• De visie is uitgewerkt in een beleidslijn en vastgelegd in een kaderstellend document.
• Dit document is toegankelijk, inzichtelijk en leesbaar.
• De effecten van externe inhuur op werkprocessen, dienstverlening en arbeidsorganisatie zijn bekend.
• Extern inhuurbeleid is intern zodanig georganiseerd dat gezagslijnen duidelijk zijn.
• Gemeenten reageren m.b.t. extern inhuurbeleid adequaat op relevante ontwikkelingen (bijv. rechterlijke uitspraken over payrolling).

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• Flex inzet van personeel gaat niet ten koste van de inzet van vast personeel.

Uitvoering Externe Inhuur

• De beleidslijn wordt nageleefd.
• Flex inzet van personeel ondersteunt de continuïteit van werkprocessen.
• Flex inzet van personeel gaat niet ten koste van de inzet van vast personeel.
• Er is aandacht voor kennisoverdracht van extern personeel op intern personeel.
• Er is aandacht voor begeleiding van extern personeel door intern personeel.
• Er is aandacht voor toezicht van intern personeel op extern personeel.
• De effecten van externe inhuur op werkprocessen, dienstverlening en arbeidsorganisatie zijn bekend.
• Er is toezicht op extern inhuurbeleid.
• Gemeenten reageren m.b.t. extern inhuurbeleid adequaat op relevante ontwikkelingen (bijv. rechterlijke uitspraken over payrolling).

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Flexibele inzet van extern personeel wordt sluitend geregistreerd/ gemonitord.
• De registratie van de flexibele inzet van extern personeel is afdoende voor het handhaven van de beleidslijn (tijdig, voldoende, maar niet teveel).
• Over alle typen flexibele inzet die onderwerp van dit onderzoek zijn is adequate informatie beschikbaar.
• Informatie over externe inhuur wordt als adequaat beoordeeld door de Rekenkamer.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Flexibele inzet van extern personeel wordt sluitend geregistreerd/ gemonitord.
• Er is aandacht voor toezicht van intern personeel op extern personeel.
• Er is toezicht op extern inhuurbeleid.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• De effecten van externe inhuur op werkprocessen, dienstverlening en arbeidsorganisatie zijn bekend.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• Het beleid is volledig, rechtmatig, toepasbaar, doelmatig en hangt samen met het personeelsbeleid en andere beleidsterreinen.
• De praktijk is overeenkomstig het beleid.

Beleid(sdoelen)

• Het beleid regelt in elk geval:

• Wie in welke gevallen beslissings- en budget- bevoegd zijn
• De bekostiging (dekking) van de inhuur
• De administratie ervan (informatie en stukken die dossiers dienen te bevatten)
• Selectie- en gunningscriteria
• Criteria in welke situaties of omstandigheden wel of niet tot inhuur mag worden overgegaan
• Evaluatie

• Het beleid is volledig, rechtmatig, toepasbaar, doelmatig en hangt samen met het personeelsbeleid en andere beleidsterreinen.
• De gemeente heeft een langetermijnvisie geformuleerd waarin wordt ingegaan op de gewenste verhouding tussen het vaste personeel en de flexibele schil.
• In het beleid zijn doelstellingen opgenomen voor de inhuur van derden.

Budget

• Het beleid regelt in elk geval:

• Wie in welke gevallen beslissings- en budget- bevoegd zijn
• De bekostiging (dekking) van de inhuur

• Voor elke inhuur is vooraf financiële dekking aanwezig.
• Bij overschrijdingen van het budget wordt dit gemotiveerd.

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• De totale inhuur is lager dan de (eventuele) uiterste grens die is gesteld aan de verhouding tussen inhuur en loonsom.
• De uitgaven voor inhuur van derden gerelateerd aan de totale personele kosten zijn passend aan de visie van de gemeente hierop.
• De uitgaven voor inhuur van derden gerelateerd aan de totale personele kosten passen bij de visie van de gemeente hierop.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

• Het beleid regelt in elk geval:

• Wie in welke gevallen beslissings- en budget- bevoegd zijn
• De administratie ervan (informatie en stukken die dossiers dienen te bevatten)
• Selectie- en gunningscriteria
• Criteria in welke situaties of omstandigheden wel of niet tot inhuur mag worden overgegaan
• Evaluatie

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• De gemeente heeft een langetermijnvisie geformuleerd waarin wordt ingegaan op de gewenste verhouding tussen het vaste personeel en de flexibele schil.

Uitvoering Externe Inhuur

• Het beleid is volledig, rechtmatig, toepasbaar, doelmatig en hangt samen met het personeelsbeleid en andere beleidsterreinen.
• De praktijk is overeenkomstig het beleid.
• Inhuur vindt niet langer plaats dan nodig (niet meer dan 6 maanden).

Besluit tot externe inhuur

• Het beleid regelt in elk geval:

• Wie in welke gevallen beslissings- en budget- bevoegd zijn
• Selectie- en gunningscriteria
• Criteria in welke situaties of omstandigheden wel of niet tot inhuur mag worden overgegaan.

• Voor elke inhuur is vooraf financiële dekking aanwezig.
• Er wordt eerst naar oplossingen binnen de gemeentelijke organisatie als geheel gezocht voordat tot inhuur wordt overgegaan.
• Voor elke inhuur bestaat een duidelijk argument of aanleiding om tot inhuur over te gaan.

Opdrachtformulering

• In individuele gevallen wordt het te behalen resultaat of doel schriftelijk vastgelegd, evenals de kosten en de doorlooptijd van de inhuur.

Offertes

• Er worden meerdere offerteverzoeken gedaan, in ieder geval wanneer het beleid dat voorschrijft.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

• De inhuur vindt qua kosten en tijdsbeslag voor de gemeente plaats tegen zo gunstig mogelijke (financiële) voorwaarden en omstandigheden.

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

• De inhuur vindt qua kosten en tijdsbeslag voor de gemeente plaats tegen zo gunstig mogelijke (financiële) voorwaarden en omstandigheden.

Dossiervorming/contractregistratie

• Het beleid regelt in elk geval:

• De administratie ervan (informatie en stukken die dossiers dienen te bevatten)

• Er is sprake van kostenbewaking gedurende het inhuur traject.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Het beleid regelt in elk geval:

• Evaluatie

• De inhuur wordt achteraf door de opdrachtgever intern en/of met de opdrachtnemer geëvalueerd.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Het doel van de inhuur is gerealiseerd.
• Er worden afspraken gemaakt met de opdrachtnemer wat er wordt gedaan wanneer het werk niet goed is gedaan.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• In het beleid zijn doelstellingen opgenomen voor de inhuur van derden.
• De uitgaven voor inhuur van derden gerelateerd aan de totale personele kosten passen bij de visie van de gemeente hierop.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Het beleid is volledig, rechtmatig, toepasbaar, doelmatig en hangt samen met het personeelsbeleid en andere beleidsterreinen.
  -De totale inhuur is lager dan de (eventuele) uiterste grens die is gesteld aan de verhouding tussen inhuur en loonsom.
• De uitgaven voor inhuur van derden gerelateerd aan de totale personele kosten zijn passend aan de visie van de gemeente hierop.
• De inhuur vindt qua kosten en tijdsbeslag voor de gemeente plaats tegen zo gunstig mogelijke (financiële) voorwaarden en omstandigheden.
• Inhuur vindt niet langer plaats dan nodig (niet meer dan 6 maanden).
• De uitgaven voor inhuur van derden gerelateerd aan de totale personele kosten passen bij de visie van de gemeente hierop.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• De gemeente heeft beleid opgesteld inzake inhuur van derden.
• Dit beleid is helder, begrijpelijk en voor één interpretatie vatbaar.
• Het beleid beschrijft wanneer tot inhuur mag worden overgegaan.
• In het beleid is de wijze van evaluatie opgenomen.
• Het beleid is vastgesteld door de raad.
• Het beleid is vertaald in normen en richtlijnen.
• Het beleid is dynamisch en leent zich ervoor in te spelen op actuele behoeften.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Er worden duidelijke criteria of regels gehanteerd om de in gehuurde diensten en prestaties op het einde van het begrotingsjaar te verantwoorden en af te rekenen.

Uitgaven

• Er worden duidelijke criteria of regels gehanteerd om de in gehuurde diensten en prestaties op het einde van het begrotingsjaar te verantwoorden en af te rekenen.
• Het evalueren gaat over resultaten, kosten en verantwoording. Deze afspraken worden nageleefd.
• De raad wordt op de hoogte gesteld van de kosten en beargumentering voor inhuur.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• Het beleid is vastgesteld door de raad.
• De raad stelt kaders vast voor inhuur.

Controlerende rol

• Vooraf is bepaald welke informatie de gemeenteraad nodig heeft voor de uitvoering van hun kaderstellende en controlerende taak.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• In het beleid is de wijze van evaluatie opgenomen.
• Er zijn duidelijke afspraken over de frequentie en wijze van evalueren.
• Het evalueren gaat over resultaten, kosten en verantwoording. Deze afspraken worden nageleefd.

Informatievoorziening sturing

• Op het niveau van het college bestaat voldoende inzicht in de mate waarin de doelstellingen zijn/worden bereikt.
• Op het niveau van het college is inzicht in de (hoofdlijnen van) de omvang van de inhuur en de redenen hiertoe.
• Er is inzicht in de kosten van beoogde en gerealiseerde inhuur.
• De informatie van de verantwoording door de inhuurder is transparant en toereikend om het rendement te kunnen beoordelen.

Informatievoorziening kaderstelling

• Vooraf is bepaald welke informatie de gemeenteraad nodig heeft voor de uitvoering van hun kaderstellende en controlerende taak.
• De raad ontvangt deze informatie tijdig.
• Deze informatie is getoetst op juistheid.
• Deze informatie is relevant voor de beoordeling.

Informatievoorziening controle

• Er is inzicht in de kosten van beoogde en gerealiseerde inhuur.
• De informatie van de verantwoording door de inhuurder is transparant en toereikend om het rendement te kunnen beoordelen.
• Vooraf is bepaald welke informatie de gemeenteraad nodig heeft voor de uitvoering van hun kaderstellende en controlerende taak.
• De raad wordt op de hoogte gesteld van de kosten en beargumentering voor inhuur.
• De raad ontvangt deze informatie tijdig.
• Deze informatie is getoetst op juistheid.
• Deze informatie is relevant voor de beoordeling.

Organisatie externe inhuur

• Het beleid beschrijft wanneer tot inhuur mag worden overgegaan.
• Het beleid is vertaald in normen en richtlijnen.
• Het proces van inhuur is beschreven en generiek toepasbaar.
• Het proces ter beoordeling van een inhuuraanvraag is duidelijk omschreven.
• Besluitvorming inzake inhuur (strategisch, tactisch en operationeel) is eenduidig belegd.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Op het niveau van het college is inzicht in de (hoofdlijnen van) de omvang van de inhuur en de redenen hiertoe.
• Voorafgaand aan inhuur wordt de medewerkercapaciteit geraamd.

Protocol/werkinstructies

• Het beleid is vertaald in normen en richtlijnen.
• Er worden duidelijke criteria of regels gehanteerd ten aanzien van inhuur.
• Deze criteria zijn voldoende richtinggevend en SMART geformuleerd.
• Er worden duidelijke criteria of regels gehanteerd voor het al dan niet overgaan tot inhuur.
• Het proces ter beoordeling van een inhuuraanvraag is duidelijk omschreven.
• Besluiten tot inhuur voldoen zowel inhoudelijk als procedureel aan de eisen die het beleid voorschrijft (waaronder: er is een expliciete opdracht).

(Strategisch) personeelsbeleid

• Voorafgaand aan inhuur wordt de medewerkercapaciteit geraamd.

Uitvoering Externe Inhuur

• Managers of leidinggevenden zijn bekend met het inhuurbeleid.
• Voorafgaand aan inhuur wordt de wijze van kennisoverdracht vastgelegd.

Besluit tot externe inhuur

• Het beleid beschrijft wanneer tot inhuur mag worden overgegaan.
• Er worden duidelijke criteria of regels gehanteerd voor het al dan niet overgaan tot inhuur.
• De inhuur vindt in concurrentie plaats (tenzij anders vastgelegd) en de keuze voor een extern bureau wordt gemotiveerd.
• Het proces ter beoordeling van een inhuuraanvraag is duidelijk omschreven.
• Besluiten tot inhuur voldoen zowel inhoudelijk als procedureel aan de eisen die het beleid voorschrijft (waaronder: er is een expliciete opdracht).
• Besluitvorming inzake inhuur (strategisch, tactisch en operationeel) is eenduidig belegd.

Opdrachtformulering

• Besluiten tot inhuur voldoen zowel inhoudelijk als procedureel aan de eisen die het beleid voorschrijft (waaronder: er is een expliciete opdracht).

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Er worden duidelijke criteria of regels gehanteerd om de in gehuurde diensten en prestaties op het einde van het begrotingsjaar te verantwoorden en af te rekenen.
• Er is inzicht in de kosten van beoogde en gerealiseerde inhuur.
• De informatie van de verantwoording door de inhuurder is transparant en toereikend om het rendement te kunnen beoordelen.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Er zijn duidelijke afspraken over de frequentie en wijze van evalueren.
• Het evalueren gaat over resultaten, kosten en verantwoording. Deze afspraken worden nageleefd.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• De informatie van de verantwoording door de inhuurder is transparant en toereikend om het rendement te kunnen beoordelen.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

• Het evalueren gaat over resultaten, kosten en verantwoording. Deze afspraken worden nageleefd.

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Op het niveau van het college bestaat voldoende inzicht in de mate waarin de doelstellingen zijn/worden bereikt.
• De informatie van de verantwoording door de inhuurder is transparant en toereikend om het rendement te kunnen beoordelen.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Er is inzicht in de kosten van beoogde en gerealiseerde inhuur.
• De informatie van de verantwoording door de inhuurder is transparant en toereikend om het rendement te kunnen beoordelen.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is een visie op externe inhuur.
• De visie op externe inhuur heeft een relatie met het personeelsbeleid in algemene zin.
• De visie op externe inhuur is gebaseerd op een probleemanalyse en heeft aandacht voor kosten, baten en neveneffecten.
• De visie is uitgewerkt in een beleidslijn en vastgelegd in een kaderstellend document.
• Het kaderstellend document gaat in elk geval in op alle typen flexibele inzet die onderwerp van dit onderzoek zijn.
• Dit document is toegankelijk, inzichtelijk en leesbaar.
• De informatie over het externe inhuurbeleid wordt gerelateerd aan de gestelde kaders en de begroting en wordt regelmatig geëvalueerd.
• Er is een toekomstvisie op externe inhuur.
• De toekomstvisie op externe inhuur heeft een relatie met de visie op toekomstig personeelsbeleid in algemene zin.
• De toekomstvisie over externe inhuur is gebaseerd op een probleemanalyse en heeft aandacht voor kosten, baten en neveneffecten.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• De informatie over het externe inhuurbeleid wordt gerelateerd aan de gestelde kaders en de begroting en wordt regelmatig geëvalueerd.

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Visie en kaders van extern inhuurbeleid worden periodiek geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.

Kaderstellende rol

• De gemeenteraad heeft de kaderstelling besproken en vastgesteld.
• Visie en kaders van extern inhuurbeleid worden periodiek geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.

Controlerende rol

-

Monitoring

• Kwantitatieve informatie over externe inhuur is adequaat.

Evaluatie/onderzoek

• De visie op externe inhuur is gebaseerd op een probleemanalyse en heeft aandacht voor kosten, baten en neveneffecten.
• Visie en kaders van extern inhuurbeleid worden periodiek geëvalueerd en zo nodig bijgesteld.
• De informatie over het externe inhuurbeleid wordt gerelateerd aan de gestelde kaders en de begroting en wordt regelmatig geëvalueerd.
• De toekomstvisie over externe inhuur is gebaseerd op een probleemanalyse en heeft aandacht voor kosten, baten en neveneffecten.

Informatievoorziening sturing

• De voordelen van externe inhuur voor arbeidsorganisatie, dienstverlening en werkprocessen zijn bekend.
• De nadelen van externe inhuur voor arbeidsorganisatie, dienstverlening en werkprocessen zijn bekend.
• Kwantitatieve informatie over externe inhuur is adequaat.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De voordelen van externe inhuur voor arbeidsorganisatie, dienstverlening en werkprocessen zijn bekend.
• De nadelen van externe inhuur voor arbeidsorganisatie, dienstverlening en werkprocessen zijn bekend.
• Kwantitatieve informatie over externe inhuur is adequaat.
• Informatie over feitelijke inhuur wordt tijdig gedeeld met gemeenteraad en/of raadscommissie.

Organisatie externe inhuur

• De voordelen van externe inhuur voor arbeidsorganisatie, dienstverlening en werkprocessen zijn bekend.
• De nadelen van externe inhuur voor arbeidsorganisatie, dienstverlening en werkprocessen zijn bekend.
• De nadelen van flexibele inhuur staan niet op gespannen voet met de doelen ervan.
• Extern inhuurbeleid is intern zodanig georganiseerd en vastgelegd dat gezagslijnen duidelijk zijn.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• De visie op externe inhuur heeft een relatie met het personeelsbeleid in algemene zin.
• De toekomstvisie op externe inhuur heeft een relatie met de visie op toekomstig personeelsbeleid in algemene zin.
• De toekomstvisie over externe inhuur is gebaseerd op een probleemanalyse en heeft aandacht voor kosten, baten en neveneffecten.

Uitvoering Externe Inhuur

• De voordelen van externe inhuur voor arbeidsorganisatie, dienstverlening en werkprocessen zijn bekend.
• De nadelen van externe inhuur voor arbeidsorganisatie, dienstverlening en werkprocessen zijn bekend.
• De nadelen van flexibele inhuur staan niet op gespannen voet met de doelen ervan.
• De beleidslijn flexibele inhuur wordt in de praktijk nageleefd.
• Er is toezicht op extern inhuurbeleid.
• Gemeente reageert m.b.t. extern inhuurbeleid adequaat op relevante ontwikkelingen (bijv. rechterlijke uitspraken over payrolling).

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Flexibele inzet van extern personeel wordt sluitend geregistreerd/gemonitord.
• Deze registratie is afdoende voor het handhaven van de beleidslijn (tijdig, voldoende, maar niet te veel).
• Over alle typen flexibele inzet die onderwerp van dit onderzoek zijn is adequate informatie beschikbaar.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Flexibele inzet van extern personeel wordt sluitend geregistreerd/gemonitord.
• Er is toezicht op extern inhuurbeleid.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• De nadelen van flexibele inhuur staan niet op gespannen voet met de doelen ervan.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is een beleid met uitgangspunten voor inhuur.
• Er is een definitie van externe inhuur.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• De inhuuruitgaven zijn op een juiste en consistente wijze verwerkt in het financiële systeem.
• Er wordt gestuurd op de totale kosten van inhuur.

Sturende rol college

• Er wordt gestuurd op de omvang van inhuur.
• Er wordt gestuurd op de totale kosten van inhuur.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• De verantwoording geeft een juist en volledig beeld van de totale inhuur.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De verantwoording geeft een juist en volledig beeld van de totale inhuur.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Er is vastgelegd de hoeveelheid, de prijs en de duur van inhuur.
• Er wordt gestuurd op de omvang van inhuur.

Protocol/werkinstructies

• Er zijn algemene regels en richtlijnen voor externe inhuur.
• Er vindt controle plaats op naleving van de regels.
• Er zijn regels over de wijze en het proces van inhuur.
• Er zijn regels over het doorlopen van stappen in het inhuurproces:

• afweging tussen inhuur en zelf doen.
• opdrachtformulering
• opdrachtverlening.
• monitoring.
• evaluatie.

• Er zijn regels over aansturing op de meest gunstige prijs-kwaliteitverhouding.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Er zijn regels over het doorlopen van stappen in het inhuurproces:

• afweging tussen inhuur en zelf doen.
• opdrachtformulering
• opdrachtverlening.
• monitoring.
• evaluatie.

• Er zijn regels over aansturing op de meest gunstige prijs-kwaliteitverhouding.

Besluit tot externe inhuur

• Er zijn regels over het doorlopen van stappen in het inhuurproces:

• afweging tussen inhuur en zelf doen.

• Er is vastgelegd waarvoor en waarom wordt ingehuurd.

Opdrachtformulering

• Er zijn regels over het doorlopen van stappen in het inhuurproces:

• opdrachtformulering

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• De inhuuruitgaven zijn op een juiste en consistente wijze verwerkt in het financiële systeem.
• Er is vastgelegd de hoeveelheid, de prijs en de duur van inhuur.

Verstrekken opdracht

• Er zijn regels over het doorlopen van stappen in het inhuurproces:

• opdrachtverlening.

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Er vindt controle plaats op naleving van de regels.
• Er zijn regels over het doorlopen van stappen in het inhuurproces:

• monitoring.

• Er vindt budgetbeheer en –bewaking plaats van inhuur.
• Er is vastgelegd waarvoor en waarom wordt ingehuurd.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Er zijn regels over het doorlopen van stappen in het inhuurproces:

• evaluatie.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• Het beleid is steekhoudend, volledig, relevant, rechtmatig, intern consistent en toegesneden op de praktijk.
• De middelen worden rechtmatig ingezet.

Beleid(sdoelen)

• Er is sprake van geschreven of ongeschreven beleid voor de inhuur van derden.
• In het beleid is vastgelegd dat de inhuur van derden tijdens en/of na afloop van het traject intern en met de externe wordt geëvalueerd.
• Het beleid is steekhoudend, volledig, relevant, rechtmatig, intern consistent en toegesneden op de praktijk.

Budget

• De wijze van dekking van de kosten is vooraf omschreven.

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• Er is van tevoren inzicht in de kosten die gemoeid zijn met de inhuur.
• De wijze van dekking van de kosten is vooraf omschreven.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Er is van tevoren inzicht in de kosten die gemoeid zijn met de inhuur.
• De inhuur van derden is administratief dusdanig ingericht dat op verzoek snel inzicht in de mate en wijze van inhuur kan worden verstrekt.
• MT/Directie, het college van Burgemeester en Wethouders en de Gemeenteraad worden via de voor hen reguliere rapportages periodiek en op maat geinformeerd over de gang van zaken omtrent de inhuur.

Informatievoorziening kaderstelling

• MT/Directie, het college van Burgemeester en Wethouders en de Gemeenteraad worden via de voor hen reguliere rapportages periodiek en op maat geinformeerd over de gang van zaken omtrent de inhuur.

Informatievoorziening controle

• De inhuur van derden is administratief dusdanig ingericht dat op verzoek snel inzicht in de mate en wijze van inhuur kan worden verstrekt.
• MT/Directie, het college van Burgemeester en Wethouders en de Gemeenteraad worden via de voor hen reguliere rapportages periodiek en op maat geinformeerd over de gang van zaken omtrent de inhuur.

Organisatie externe inhuur

• Vastgelegd is wie beslissings- en budgetbevoegd is met betrekking tot de inhuur van derden.
• Het afwegingskader voor de inhuur van derden is vastgelegd; daarbij gaat het om de vragen wanneer externen ingehuurd mogen worden (noodzaak) en om de procedures die gevolgd moeten worden bij verschillende drempelbedragen en de selectie- en gunningscriteria.
• Besluitvorming om tot inhuur over te gaan vindt plaats overeenkomstig de bevoegdheidstoedeling.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De inhuur van derden is administratief dusdanig ingericht dat op verzoek snel inzicht in de mate en wijze van inhuur kan worden verstrekt.

Protocol/werkinstructies

• Het afwegingskader voor de inhuur van derden is vastgelegd; daarbij gaat het om de vragen wanneer externen ingehuurd mogen worden (noodzaak) en om de procedures die gevolgd moeten worden bij verschillende drempelbedragen en de selectie- en gunningscriteria.
• Opdrachtformulering vindt expliciet plaats en is in overeenstemming met het daaromtrent vastgestelde beleid.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• De aanbestedingsdossiers leveren een volledig beeld van het inhuurtraject en de wijze waarop het inkoopbeleid in de praktijk is toegepast.

Besluit tot externe inhuur

• Het afwegingskader voor de inhuur van derden is vastgelegd; daarbij gaat het om de vragen wanneer externen ingehuurd mogen worden (noodzaak) en om de procedures die gevolgd moeten worden bij verschillende drempelbedragen en de selectie- en gunningscriteria.
• Voordat tot inhuur van derden wordt overgegaan wordt expliciet vastgesteld dat inhuur noodzakelijk is.
• Besluitvorming om tot inhuur over te gaan vindt plaats overeenkomstig de bevoegdheidstoedeling.

Opdrachtformulering

• Opdrachtformulering vindt expliciet plaats en is in overeenstemming met het daaromtrent vastgestelde beleid.

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Vastgelegd is welke informatie en stukken de aanbestedingsdossiers in ieder geval dienen te bevatten. In ieder geval zouden deze moeten bevatten de offerteaanvraag, de opgevraagde offertes, de wijze van dekking van de kosten, de overwegingen op basis waarvan bij meerdere offertes een keuze is gemaakt, alle correspondentie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en een evaluatie van de inhuur.
• De aanbestedingsdossiers leveren een volledig beeld van het inhuurtraject en de wijze waarop het inkoopbeleid in de praktijk is toegepast.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

• Het afwegingskader voor de inhuur van derden is vastgelegd; daarbij gaat het om de vragen wanneer externen ingehuurd mogen worden (noodzaak) en om de procedures die gevolgd moeten worden bij verschillende drempelbedragen en de selectie- en gunningscriteria.

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Vastgelegd is welke informatie en stukken de aanbestedingsdossiers in ieder geval dienen te bevatten. In ieder geval zouden deze moeten bevatten de offerteaanvraag, de opgevraagde offertes, de wijze van dekking van de kosten, de overwegingen op basis waarvan bij meerdere offertes een keuze is gemaakt, alle correspondentie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en een evaluatie van de inhuur.
• De aanbestedingsdossiers leveren een volledig beeld van het inhuurtraject en de wijze waarop het inkoopbeleid in de praktijk is toegepast.
• De inhuur van derden is administratief dusdanig ingericht dat op verzoek snel inzicht in de mate en wijze van inhuur kan worden verstrekt.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• In het beleid is vastgelegd dat de inhuur van derden tijdens en/of na afloop van het traject intern en met de externe wordt geëvalueerd.
• Resultaten van de ingehuurde derden worden tussentijds en na afloop getoetst aan de doelstellingen.
• De inhuur van derden wordt per geval geëvalueerd.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Resultaten van de ingehuurde derden worden tussentijds en na afloop getoetst aan de doelstellingen.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

• De (politieke) afweging ten aanzien van nut en noodzaak van externe inhuur dient ook de te leveren prestaties te omvatten.
• Het instrument dient oog te hebben voor de heterogeniteit van het overheidsappaaat en de (politieke) context waarin een en ander moet worden gerealiseerd.

Kaderstellende rol

• De (politieke) afweging ten aanzien van nut en noodzaak van externe inhuur dient ook de te leveren prestaties te omvatten.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

• De beslissing om al of niet over te gaan tot externe inhuur is, binnen de politieke kaders, een managementbeslissing.
• Het instrument dient oog te hebben voor de heterogeniteit van het overheidsappaaat en de (politieke) context waarin een en ander moet worden gerealiseerd.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Voorkomen dient te worden dat externe inhuur onbegrensd kan plaatsvinden, daarvoor dient een maatstaf te worden geformuleerd.
• Er moet een relatie worden gelegd tussen de omvang van het ambtelijk apparaat en de omvang van de externe inhuur, dus wanneer de formatie afneemt, moeten ook de kosten voor inhuur van personeel van derden afnemen.

Protocol/werkinstructies

• Voorkomen dient te worden dat externe inhuur onbegrensd kan plaatsvinden, daarvoor dient een maatstaf te worden geformuleerd.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Er moet een relatie worden gelegd tussen de omvang van het ambtelijk apparaat en de omvang van de externe inhuur, dus wanneer de formatie afneemt, moeten ook de kosten voor inhuur van personeel van derden afnemen.
• Het instrument dient oog te hebben voor de heterogeniteit van het overheidsappaaat en de (politieke) context waarin een en ander moet worden gerealiseerd.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

• De beslissing om al of niet over te gaan tot externe inhuur is, binnen de politieke kaders, een managementbeslissing.
• De (politieke) afweging ten aanzien van nut en noodzaak van externe inhuur dient ook de te leveren prestaties te omvatten.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• De (politieke) afweging ten aanzien van nut en noodzaak van externe inhuur dient ook de te leveren prestaties te omvatten.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

• De (politieke) afweging ten aanzien van nut en noodzaak van externe inhuur dient ook de te leveren prestaties te omvatten.

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• Het beleid is in lijn met Europese en Haarlemse (aanbestedings-)regels en wordt in de praktijk rechtmatig uitgevoerd.

Beleid(sdoelen)

• De gemeente heeft actueel beleid ten aanzien van externe inhuur waarin de doelen, uitgangspunten en afwegingen zijn opgenomen.
• het beleid is gebaseerd op een probleemanalyse en is integraal onderdeel van het strategisch personeelsbeleid.
• Het beleid is in lijn met Europese en Haarlemse (aanbestedings-)regels en wordt in de praktijk rechtmatig uitgevoerd.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• De omvang, samenstelling en kosten van externe inhuur worden sluitend geregistreerd.

Sturende rol college

• Het beleid wordt periodiek geëvalueerd en indien nodig wordt er bijgestuurd.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

'- De gemeente monitort de ontwikkelingen in de externe inhuur (met indicatoren) en de naleving van het beleid. Hierover wordt gerapporteerd aan het college.

Evaluatie/onderzoek

• Het beleid is gebaseerd op een probleemanalyse en is integraal onderdeel van het strategisch personeelsbeleid.
• Het beleid wordt periodiek geëvalueerd en indien nodig wordt er bijgestuurd.

Informatievoorziening sturing

• De gemeente monitort de ontwikkelingen in de externe inhuur (met indicatoren) en de naleving van het beleid. Hierover wordt gerapporteerd aan het college.
• De rapportages zijn volledig en bevatten informatie over de mate van doelrealisatie, de samenstelling en de kosten van externe inhuur, vergelijking met andere gemeenten en de afwijkingen in de praktijk.

Informatievoorziening kaderstelling

• Externe inhuur wordt ten minste een maal per jaar door de gemeenteraad besproken.

Informatievoorziening controle

-De raad wordt tijdig en volledig geïnformeerd over de externe inhuur van de gemeente Haarlem. De raadsinformatie is transparant.

• Externe inhuur wordt ten minste een maal per jaar door de gemeenteraad besproken.

Organisatie externe inhuur

• Het beleid is geoperationaliseerd in een werkinstructie met procedures voor afdelingen/leidinggevenden en directie waarin taken, verantwoordelijkheden en werkprocessen helder zijn beschreven.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• Het beleid is gebaseerd op een probleemanalyse en is integraal onderdeel van het strategisch personeelsbeleid.

Uitvoering Externe Inhuur

• Het beleid is in lijn met Europese en Haarlemse (aanbestedings-)regels en wordt in de praktijk rechtmatig uitgevoerd.
• Het beleid en de uitwerking zijn bekend bij de afdelingen/leidinggevenden en wordt transparant nageleefd. Daarbij wordt inhuur zorgvuldig afgewogen.

Besluit tot externe inhuur

• Het beleid en de uitwerking zijn bekend bij de afdelingen/leidinggevenden en wordt transparant nageleefd. Daarbij wordt inhuur zorgvuldig afgewogen.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Het beleid is in lijn met Europese en Haarlemse (aanbestedings-)regels en wordt in de praktijk rechtmatig uitgevoerd.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• De omvang, samenstelling en kosten van externe inhuur worden sluitend geregistreerd.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• De gemeente monitort de ontwikkelingen in de externe inhuur (met indicatoren) en de naleving van het beleid. Hierover wordt gerapporteerd aan het college.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• De rapportages zijn volledig en bevatten informatie over de mate van doelrealisatie, de samenstelling en de kosten van externe inhuur, vergelijking met andere gemeenten en de afwijkingen in de praktijk.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De rapportages zijn volledig en bevatten informatie over de mate van doelrealisatie, de samenstelling en de kosten van externe inhuur, vergelijking met andere gemeenten en de afwijkingen in de praktijk.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is beleid/kaders ten aanzien van inhuur.
• Het beleid is concreet uitgewerkt in mandaten, richtlijnen (of werkprocessen) ten aanzien van:

• Inhoudelijke, procesmatige en financiële verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
• De regels van inkoop en aanbesteding die moeten worden gevolgd bij inhuur.
• De regels ten aanzien van personeelsbeleid die moeten worden gevolgd bij inhuur.
• Dossiervorming, registratie en monitoring van de inhuur.

• Uit het beleid, kaders en richtlijnen is expliciet op te maken:

• In welke gevallen en op welke wijze overgegaan mag worden op inhuur.
• Wat, wanneer en hoe moet worden gehandeld wanneer additionele kosten en/of verlenging/verbreding van de opdracht worden verwacht.

Budget

• Het is duidelijk of en tot op welke hoogte een bepaald budget wel of niet (mede) besteed mag worden aan inhuur.

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Het management c.q. het college heeft maatregelen/ruimte tot zijn beschikking om (bij) te sturen binnen de afgesproken kaders met de gemeenteraad (waaronder de begroting).
• Er is indien nodig tijdig (bij)gestuurd op inhuur.
• Als de raad aan het college heeft aangegeven dat de raad kaders wil stellen ten aanzien van inhuur, dan heeft het college de raad daartoe in positie gebracht.

Kaderstellende rol

• Als de raad aan het college heeft aangegeven dat de raad kaders wil stellen ten aanzien van inhuur, dan heeft het college de raad daartoe in positie gebracht.

Controlerende rol

• Als de raad kaders heeft gesteld ten aanzien van inhuur, dan wordt de raad ook regelmatig en adequaat door het college hierover geïnformeerd, zodat de raad invulling kan geven aan zijn controlerende taak.

Monitoring

• De wijze van registreren maakt monitoring van de in de wet of het beleid onderscheiden categorieën en vormen mogelijk.
• De monitoring c.q. managementinformatie biedt inzicht in een eventuele veelvuldige ad hoc inhuur van dezelfde partij.
• Er wordt informatie verzameld welke inzicht biedt in de mate waarin de doelstellingen ten aanzien van inhuur worden bereikt.

Evaluatie/onderzoek

• Er wordt informatie verzameld welke inzicht biedt in de mate waarin de doelstellingen ten aanzien van inhuur worden bereikt.
• Inhuur wordt adequaat geëvalueerd in relatie tot de doelstellingen en kaders. Daartoe wordt in ieder geval vastgelegd:

• Het verloop van de inhuur en de kwaliteit van de inzet van inhuur c.q. het resultaat van de inhuur en de bruikbaarheid daarvan.
• De (meer)kosten van inhuur.

Informatievoorziening sturing

• De monitoring c.q. managementinformatie biedt inzicht in een eventuele veelvuldige ad hoc inhuur van dezelfde partij.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De monitoring c.q. managementinformatie biedt inzicht in een eventuele veelvuldige ad hoc inhuur van dezelfde partij.
• Als de raad kaders heeft gesteld ten aanzien van inhuur, dan wordt de raad ook regelmatig en adequaat door het college hierover geïnformeerd, zodat de raad invulling kan geven aan zijn controlerende taak.

Organisatie externe inhuur

• Als er sprake is van structurele inhuur dan uit zich dat in specifieke elementen in de vormgeving.
• Het beleid is concreet uitgewerkt in mandaten, richtlijnen (of werkprocessen) ten aanzien van:

• Inhoudelijke, procesmatige en financiële verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

• Uit het beleid, kaders en richtlijnen is expliciet op te maken:

• In welke gevallen en op welke wijze overgegaan mag worden op inhuur.
• Wat, wanneer en hoe moet worden gehandeld wanneer additionele kosten en/of verlenging/verbreding van de opdracht worden verwacht.

• Het management c.q. het college heeft maatregelen/ruimte tot zijn beschikking om (bij) te sturen binnen de afgesproken kaders met de gemeenteraad (waaronder de begroting).

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De omvang en uitgaven worden van alle inhuur geregistreerd.

Protocol/werkinstructies

• Het is duidelijk of en tot op welke hoogte een bepaald budget wel of niet (mede) besteed mag worden aan inhuur.
• Er is beleid/kaders ten aanzien van inhuur.
• Uit het beleid, kaders en richtlijnen is expliciet op te maken:

• In welke gevallen en op welke wijze overgegaan mag worden op inhuur.
• Wat, wanneer en hoe moet worden gehandeld wanneer additionele kosten en/of verlenging/verbreding van de opdracht worden verwacht.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Het beleid is concreet uitgewerkt in mandaten, richtlijnen (of werkprocessen) ten aanzien van:

• De regels ten aanzien van personeelsbeleid die moeten worden gevolgd bij inhuur.

Uitvoering Externe Inhuur

• Het management wordt regelmatig geïnformeerd over de stand van zaken t.a.v. inhuur.
• Er is conform beleid, kaders en richtlijnen gewerkt.
• Er is indien nodig tijdig (bij)gestuurd op inhuur.
• De inhuur blijft in de praktijk binnen de afgesproken kaders.
• De te betalen facturen worden getoetst aan de gemaakte afspraken.

Besluit tot externe inhuur

• Inhuur heeft een reden.
• De monitoring c.q. managementinformatie biedt inzicht in een eventuele veelvuldige ad hoc inhuur van dezelfde partij.
• Inhuren wordt gemotiveerd.
• Uit het beleid, kaders en richtlijnen is expliciet op te maken:

• In welke gevallen en op welke wijze overgegaan mag worden op inhuur.
• Wat, wanneer en hoe moet worden gehandeld wanneer additionele kosten en/of verlenging/verbreding van de opdracht worden verwacht.

• In de casussen blijkt dat aan de inhuur een expliciete beslissing ten grondslag ligt door degene die daartoe bevoegd is. Deze beslissing is gebaseerd op:

• Omschrijving doel inhuur en beoogd resultaat;
• Begroting: kostenopzet en financiering;
• Motivatie en afweging;
• Toetsing aan beleid, kaders en richtlijnen.

• Uit de casussen blijkt dat er vooraf doelstellingen of beoogde resultaten zijn geformuleerd bij het besluit om in te gaan huren.
• Er wordt voorafgaand aan het besluit om over te gaan op inhuur een inschatting gemaakt van zowel de kosten van inhuur als de kosten van relevante alternatieven zoals uitbesteden, zelf uitvoeren (indien mogelijk) of in (tijdelijke) dienst nemen van de betreffende capaciteit, scholen van medewerkers enzovoort.
• Er wordt voorafgaand aan het aangaan van inhuur concreet inzicht verkregen in de (maximale) te verwachten kosten.

Opdrachtformulering

-

Offertes

• Uit de casussen blijkt dat in het offerte/aanbestedingstraject de doelstellingen of het beoogde resultaat duidelijk zijn benoemd en er eisen zijn gesteld aan de in te huren persoon die moeten waarborgen dat de doelstelling of het beoogde resultaat ook door deze persoon kunnen worden gerealiseerd.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Het beleid is concreet uitgewerkt in mandaten, richtlijnen (of werkprocessen) ten aanzien van:

• De regels van inkoop en aanbesteding die moeten worden gevolgd bij inhuur.

• Uit de casussen blijkt dat in het offerte/aanbestedingstraject de doelstellingen of het beoogde resultaat duidelijk zijn benoemd en er eisen zijn gesteld aan de in te huren persoon die moeten waarborgen dat de doelstelling of het beoogde resultaat ook door deze persoon kunnen worden gerealiseerd.

Communicatie

• De voortgang is gevolgd en is (blijkens verslaglegging) besproken met de ingehuurde persoon c.q. met de werkgever van die persoon.

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• De omvang en uitgaven worden van alle inhuur geregistreerd.
• De wijze van registreren maakt monitoring van de in de wet of het beleid onderscheiden categorieën en vormen mogelijk.
• Het beleid is concreet uitgewerkt in mandaten, richtlijnen (of werkprocessen) ten aanzien van:

• Dossiervorming, registratie en monitoring van de inhuur.

• Voor de casussen zijn die stukken beschikbaar die duidelijkheid geven over hoe de inhuur op hoofdlijnen is verlopen, te weten:

• Expliciete beslissing met genoemde onderbouwing.
• Het offerte- en selectieproces
• Contracten, overeenkomsten of eventueel op andere wijze vastgelegde afspraken.
• Veranderingen tijdens de uitvoering.
• Facturen en betalingen.
• Evaluatie van de betreffende inhuur, waaronder een beoordeling van het resultaat ten opzichte van de verwachting vooraf.

• In de vastgelegde afspraken zijn de doelstellingen of resultaten en/of kwaliteitseisen daaraan opgenomen.
• De beoordeling van het uiteindelijke resultaat ten opzichte van de vooraf bepaalde doelstellingen is vastgelegd.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• De monitoring c.q. managementinformatie biedt inzicht in een eventuele veelvuldige ad hoc inhuur van dezelfde partij.
• Er wordt informatie verzameld welke inzicht biedt in de mate waarin de doelstellingen ten aanzien van inhuur worden bereikt.
• De voortgang is gevolgd en is (blijkens verslaglegging) besproken met de ingehuurde persoon c.q. met de werkgever van die persoon.
• Inhuur wordt adequaat geëvalueerd in relatie tot de doelstellingen en kaders. Daartoe wordt in ieder geval vastgelegd:

• Het verloop van de inhuur en de kwaliteit van de inzet van inhuur c.q. het resultaat van de inhuur en de bruikbaarheid daarvan.
• De (meer)kosten van inhuur.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Uit de casussen ten aanzien van inhuur van kennis/expertise blijkt dat vooraf is nagedacht over de vraag hoe de kwaliteit van het advies of product c.q. de ingehuurde persoon kan worden vastgesteld.
• Uit de casussen blijkt dat in het offerte/aanbestedingstraject de doelstellingen of het beoogde resultaat duidelijk zijn benoemd en er eisen zijn gesteld aan de in te huren persoon die moeten waarborgen dat de doelstelling of het beoogde resultaat ook door deze persoon kunnen worden gerealiseerd.
• De beoordeling van het uiteindelijke resultaat ten opzichte van de vooraf bepaalde doelstellingen is vastgelegd.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

• Betrokken hebben van de kosten/baten (is het resultaat van het inhuren de (meer)kosten waard?) een beeld en kunnen daar ook onderbouwende bewijzen voor tonen.

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Betrokken hebben van de kosten/baten (is het resultaat van de (meer)kosten het inhuren waard?) een beeld en kunnen daar ook onderbouwende bewijzen voor tonen.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is een visie op externe inhuur.
  -De visie op externe inhuur is gebaseerd op een probleemanalyse en heeft aandacht voor kosten, baten en neveneffecten.
• De visie op externe inhuur is uitgewerkt in een beleidslijn en vastgelegd in een kaderstellend document.
• Het kaderstellend instrument gaat in elk geval in op alle voor gemeenten relevante typen flexibele inzet die onderwerp van dit onderzoek zijn.
• Het kaderstellend instrument gaat in elk geval in op redenen, duur en verantwoording van voorkomende flexibele inzet.
• Dit document is openbaar, inzichtelijk en leesbaar.
• De voor- en nadelen van externe inhuur voor arbeidsorganisatie, dienstverlening en werkprocessen zijn bekend.
• De nadelen van flexibele inhuur staan niet op gespannen voet met de doelen ervan.

Budget

• De visie op externe inhuur is gebaseerd op een probleemanalyse en heeft aandacht voor kosten, baten en neveneffecten.

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• De visie op externe inhuur is uitgewerkt in een beleidslijn en vastgelegd in een kaderstellend document.
• Het kaderstellend instrument gaat in elk geval in op alle voor gemeenten relevante typen flexibele inzet die onderwerp van dit onderzoek zijn.
• Het kaderstellend instrument gaat in elk geval in op redenen, duur en verantwoording van voorkomende flexibele inzet.
• Dit document is openbaar, inzichtelijk en leesbaar.
• De gemeenteraad heeft de kaderstelling besproken en vastgesteld.

Controlerende rol

-

Monitoring

• Er is toezicht op extern inhuurbeleid.

Evaluatie/onderzoek

• De visie op externe inhuur is gebaseerd op een probleemanalyse en heeft aandacht voor kosten, baten en neveneffecten.
• Er is toezicht op extern inhuurbeleid.
• Visie en kaders van extern inhuurbeleid worden periodiek geëvalueerd en zo nodig bijgesteld (kwaliteit).

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Informatie over feitelijke inhuur wordt tijdig gedeeld met gemeenteraad en/of raadscommissie om een goede afweging te kunnen maken.

Organisatie externe inhuur

• De voor- en nadelen van externe inhuur voor arbeidsorganisatie, dienstverlening en werkprocessen zijn bekend.
• Extern inhuurbeleid is intern zodanig georganiseerd en vastgelegd dat gezagslijnen duidelijk zijn.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De normering van externe inhuur is transparant.

Protocol/werkinstructies

• De feitelijke inhuur gebeurt aantoonbaar conform beleidslijn(en) en kaderstellend document.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Visie op externe inhuur heeft een relatie met het (strategisch) personeelsbeleid.

Uitvoering Externe Inhuur

• De feitelijke inhuur gebeurt aantoonbaar conform beleidslijn(en) en kaderstellend document.
• Visie en kaders van extern inhuurbeleid worden periodiek geëvalueerd en zo nodig bijgesteld (kwaliteit).

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Flexibele inzet van extern personeel wordt sluiten geregistreerd/gemonitord.
• Over alle typen flexibele inzet die onderwerp van dit onderzoek zijn is adequate informatie beschikbaar.
• Deze registratie is afdoende voor het handhaven van de beleidslijn (tijdig, voldoende, maar niet te veel).
• Informatie over feitelijke inhuur is zodanig geregistreerd dat deze kan worden vergeleken met andere gemeenten.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Flexibele inzet van extern personeel wordt sluiten geregistreerd/gemonitord.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• De inhuur vindt plaats volgens het gestelde beleidskader.
• Er vindt interne controle plaats op de naleving van beleid, de mandaatregels en het budgetbeheer.

Beleid(sdoelen)

• Er is een beleidskader waarin staat beschreven wanneer tot inhuur mag worden overgegaan (mandateringsbesluit, aanbestedingsbeleid) en aan welke eisen het proces van inhuur moet voldoen.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Er is inzicht in de bereikte resultaten en de gemaakte kosten (evaluatie).

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

• Er is een beleidskader waarin staat beschreven wanneer tot inhuur mag worden overgegaan (mandateringsbesluit, aanbestedingsbeleid) en aan welke eisen het proces van inhuur moet voldoen.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• De inhuur vindt plaats volgens het gestelde beleidskader.
• Er vindt interne controle plaats op de naleving van beleid, de mandaatregels en het budgetbeheer.

Besluit tot externe inhuur

• Elk besluit tot inhuur bevat een duidelijke omschrijving van de inhuuropdracht, het beoogd resultaat, een kostenopgave en een motivatie.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Van iedere inhuur wordt een dossier bijgehouden.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Er is inzicht in de bereikte resultaten en de gemaakte kosten (evaluatie).
• Er vindt interne controle plaats op de naleving van beleid, de mandaatregels en het budgetbeheer.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• '- Het beleid is volledig, rechtmatig, toepasbaar, doelmatig en hangt samen met het personeelssbeleid.

Beleid(sdoelen)

• Er moet geschreven of ongeschreven beleid voor de inhuur van derden aanwezig zijn.
• Het beleid regelt in elk geval:

• Wie in welke gevallen beslissings- en budgetbevoegd zijn.
• De bekostiging (dekking) van de inhuur.
• De administratie ervan (informatie en stukken die dossiers dienen te bevatten).
• Selectie- en gunningscriteria.
• Wanneer wel en niet tot inhuur mag worden overgegaan.

• Het beleid is volledig, rechtmatig, toepasbaar, doelmatig en hangt samen met het personeelssbeleid.

Budget

• Het beleid regelt in elk geval:

• De bekostiging (dekking) van de inhuur.

• Voor elke inhuur is vooraf financiële dekking aanwezig.

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• De uitgaven voor derden gerelateerd aan de totale personele kosten zijn niet groter dan in enkele referentiegemeenten.
• Er is van tevoren per inhuur inzicht in de kosten.
• Er is sprake van kostenbewaking gedurende het inhuurtraject.
• De raad wordt eens per jaar geïnformeerd over de uitgaven voor de inhuur van derden.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• De kosten voor inhuur van derden kunnen op een snelle en adequate wijze inzichtelijk worden gemaakt.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De kosten voor inhuur van derden kunnen op een snelle en adequate wijze inzichtelijk worden gemaakt.
• De raad wordt eens per jaar geïnformeerd over de uitgaven voor de inhuur van derden.

Organisatie externe inhuur

• Het beleid regelt in elk geval:

• Wie in welke gevallen beslissings- en budgetbevoegd zijn.
• De bekostiging (dekking) van de inhuur.
• De administratie ervan (informatie en stukken die dossiers dienen te bevatten).
• Selectie- en gunningscriteria.
• Wanneer wel en niet tot inhuur mag worden overgegaan.

• De inhuur vindt qua kosten en tijdsbeslag voor de gemeente plaats tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en omstandigheden.
• Er wordt samengewerkt in NOFA (Noordoost Friese Aanpak)-verband.
• Inkoop vindt centraal plaats.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Het beleid regelt in elk geval:

• Wanneer wel en niet tot inhuur mag worden overgegaan.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Het beleid is volledig, rechtmatig, toepasbaar, doelmatig en hangt samen met het personeelssbeleid.

Uitvoering Externe Inhuur

• De praktijk is overeenkomstig het beleid.
• De inhuur vindt qua kosten en tijdsbeslag voor de gemeente plaats tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en omstandigheden.
• Inkoop vindt centraal plaats.
• Inhuur vindt niet langer plaats dan noodzakelijk.

Besluit tot externe inhuur

• Het beleid regelt in elk geval:

• Wie in welke gevallen beslissings- en budgetbevoegd zijn.
• Wanneer wel en niet tot inhuur mag worden overgegaan.

• Voor elke inhuur is vooraf financiële dekking aanwezig.
• Er is van tevoren per inhuur inzicht in de kosten.
• De gemeente heeft in geval van inhuur van derden niet zelf de benodigde capaciteit of specialistische kennis in huis.
• De inhuur heeft toegevoegde waarde (kennis, capaciteit of deskundigheid).
• De inhuur vindt qua kosten en tijdsbeslag voor de gemeente plaats tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en omstandigheden.
• Er wordt eerst naar oplossingen binnen de gemeentelijke organisatie als geheel gezocht voordat tot inhuur wordt overgegaan.
• Inhuur vindt niet langer plaats dan noodzakelijk.

Opdrachtformulering

• De opdracht wordt schriftelijk vastgelegd.

Offertes

• Er worden meerdere offerteverzoeken gedaan.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

• Het beleid regelt in elk geval:

• Selectie- en gunningscriteria.

• De inhuur vindt qua kosten en tijdsbeslag voor de gemeente plaats tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en omstandigheden.
• Er worden meerdere offerteverzoeken gedaan.

Soorten contracten

• Er is een raamcontract.

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Het beleid regelt in elk geval:

• De administratie ervan (informatie en stukken die dossiers dienen te bevatten).

• Er is sprake van kostenbewaking gedurende het inhuurtraject.
• De kosten voor inhuur worden op een betrouwbare en eenduidige wijze geadministreerd.
• De kosten voor inhuur van derden kunnen op een snelle en adequate wijze inzichtelijk worden gemaakt.
• De (aanbestedings)dossiers bevatten in ieder geval de volgende bescheiden:

• Opgevraagde offertes.
• Schriftelijke opdrachtbevestiging.
• Alle correspondentie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Er is sprake van kostenbewaking gedurende het inhuurtraject.
• De inhuur wordt achteraf door de opdrachtgever intern en/of met de opdrachtnemer geëvalueerd.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Input (werkzaamheden) of output (resultaat) wordt vastgelegd.
• Het doel van de inhuur is gerealiseerd.
• De opdrachtnemer heeft naar tevredenheid werk geleverd.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

• Het doel van de inhuur is gerealiseerd.

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Het beleid is volledig, rechtmatig, toepasbaar, doelmatig en hangt samen met het personeelssbeleid.
• De inhuur heeft toegevoegde waarde (kennis, capaciteit of deskundigheid).
• Het doel van de inhuur is gerealiseerd.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Het beleid is volledig, rechtmatig, toepasbaar, doelmatig en hangt samen met het personeelssbeleid.
• De inhuur vindt qua kosten en tijdsbeslag voor de gemeente plaats tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden en omstandigheden.
• Er worden meerdere offerteverzoeken gedaan.
• Er wordt samengewerkt in NOFA (Noordoost Friese Aanpak)-verband.
• Er wordt eerst naar oplossingen binnen de gemeentelijke organisatie als geheel gezocht voordat tot inhuur wordt overgegaan.
• Inkoop vindt centraal plaats.
• Er is een raamcontract.
• Inhuur vindt niet langer plaats dan noodzakelijk.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is een integraal beleid voor de inhuur van externe capaciteit opgesteld.
• In het beleid zijn regels opgenomen die aangeven wanneer er ingehuurd mag worden.
• In het beleid is aangegeven wie de beslissende bevoegdheden heeft.
• In het beleid is aangegeven waaraan het inhuurproces moet voldoen.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• De uitgaven van inhuur staan juist verantwoord in de financiele administratie.
• De uitgaven van inhuur worden door de verschillende verantwoordelijken op gelijke wijze verwerkt in de financiele administratie.
• Het aantal uren en de kosten zijn binnen de eerder gemaakte raming gebleven.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De verantwoording aan de raad is volledig, juist en begrijpelijk.

Organisatie externe inhuur

• In het beleid is aangegeven wie de beslissende bevoegdheden heeft.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• In het beleid zijn regels opgenomen die aangeven wanneer er ingehuurd mag worden.
• In het beleid is aangegeven waaraan het inhuurproces moet voldoen.
• Er is een aanbestedingsprocedure en deze wordt in de praktijk gevolgd

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Er heeft tijdens de uitvoering van de opdracht begeleiding vanuit de organisatie plaatsgevonden.

Besluit tot externe inhuur

• Er is een probleemanalyse.
• Er wordt een afweging gemaakt tussen het zelf uitvoeren en het inhuren van externen.
• De behoeftebepaling is functioneel.
• De behoeftebepaling is eindresultaatgericht qua prestatie en/of tijdshorizon.

Opdrachtformulering

• Er is een specificatie, toegespitst op de specifieke behoefte van de gemeente (inclusief eisen en wensen t.a.v. dienstverlening).
• Er is een profielbepaling van een externe deskundige.

Offertes

• Indien de aanbestedingsprocedure dit vereist, worden meerdere offertes gevraagd.
• De beoordeling van de offertes is niet alleen door de beschikkende functionaris uitgevoerd.
• Bij de selectie van een opdrachtnemer wordt gebruik gemaakt van inzichtelijke ervaringen uit het verleden.
• Het contract is in overeenstemming met de offerte.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Er is een aanbestedingsprocedure en deze wordt in de praktijk gevolgd.
• Indien de aanbestedingsprocedure dit vereist, worden meerdere offertes gevraagd.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

• Er is onderhandeld over de tarieven en mogelijke kortingen.

Dossiervorming/contractregistratie

• De uitgaven van inhuur staan juist verantwoord in de financiele administratie.
• De uitgaven van inhuur worden door de verschillende verantwoordelijken op gelijke wijze verwerkt in de financiele administratie.
• Relevante bescheiden zoals VAR verklaring zijn aanwezig bij de opdrachtgever (in geval van ZZP).
• Er is een overdrachtsdossier.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Er vindt bewaking plaats van de te leveren prestaties, de doorlooptijd en de begroting.
• Er is een eindrapportage opgesteld over het inhuurproces.
• Er is een eindinspectie op het geleverde product.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• (Tussentijdse) betaling vindt plaats na controle van de geleverde prestaties en eventuele meerkosten.
• In het geval van wanprestatie of onaanvaardbare meerkosten wordt actie ondernomen.
• Er is een eindinspectie op het geleverde product.
• In het geval de dienst een advies betreft, is er op basis van het advies een besluit genomen.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is een beleidskader vastgesteld met betrekking tot het inhuurbeleid (als onderdeel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid).
• In het beleidskader wordt aandacht geschonken aan drempelwaarden, enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbesteding en Europese aanbestedingsrichtlijnen.
• Er is een beleidskader met betrekking tot zelf doen of uitbesteden.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• De programmabegroting bevat in de paragraaf bedrijfsvoering informatie over beleidsvoornemens ten aanzien van externe inhuur.
• De gemeenteraad wordt jaarlijks via de bestuursrapportages actief geïnformeerd over externe inhuur.

Uitgaven

• Er is vooraf inzicht in de kosten van de betreffende inhuur.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

• De gemeenteraad wordt anderszins tussentijds geïnformeerd over trends en ontwikkelingen met betrekking tot externe inhuur.

Informatievoorziening controle

• De gemeenteraad wordt jaarlijks via de bestuursrapportages actief geïnformeerd over externe inhuur.
• De gemeenteraad wordt anderszins tussentijds geïnformeerd over trends en ontwikkelingen met betrekking tot externe inhuur.

Organisatie externe inhuur

• In de organisatie van de inkoop van externe opdrachten wordt nader aandacht geschonken aan de rollen van:

• Budgethouder.
• Sector- en concerncontrol.
• Inkoopconsulent.
• Bestuurlijke en ambtelijke opdrachtgevers- en opdrachtnemersrol.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Er is een protocol opgesteld dat gevolgd moet worden bij het aangaan van externe opdrachten, waarin richtlijnen zijn opgenomen inzake o.a. de kwaliteit van de opdrachtformulering en het aantal offertes.
• Bij het aangaan van externe opdrachten worden checklists als hulpmiddel gehanteerd.
• Volgens het gemeentelijk aanbestedingsreglement mag uitsluitend worden afgeweken, indien:

• Grote haast is geboden met de aanbesteding en de tijd ontbreekt voor een meervoudige aanbesteding.
• Het gaat om aanzienlijk meerwerk of vervolgopdrachten, waarvoor alleen maar de huidige leverancier in aanmerking komt.
• De marktsituatie daartoe aanleiding geeft.
• Het specialistisch werk betreft.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Bij het aangaan van externe opdrachten worden checklists als hulpmiddel gehanteerd.
• In geval van externe inhuur heeft toetsing aan de beleidskaders plaatsgevonden.

Besluit tot externe inhuur

• Aan de inhuur ligt een expliciete beslissing ten grondslag. Deze beslissing benoemt:

• Omschrijving doel inhuur en beoogd resultaat.
• Begroting en kostenopzet.
• Motivatie en afweging.
• Kennisoverdracht.
• Toetsing aan de richtlijn, inclusief een juridische contracttoetsing.

Opdrachtformulering

• Er is een protocol opgesteld dat gevolgd moet worden bij het aangaan van externe opdrachten, waarin richtlijnen zijn opgenomen inzake o.a. de kwaliteit van de opdrachtformulering en het aantal offertes.
• Er is sprake van een vastgelegde opdracht. In de opdracht zijn aangegeven:

• Kwaliteitseisen t.a.v. de opdracht en resultaatbepaling.
• Wijze van voortgangscontrole en kostenbewaking.
• Vastlegging en documentatie.

• Er is duidelijkheid ten aanzien van:

• Bereikte resultaten.
• Uiteindelijke kosten.
• Vastlegging en verantwoording.

Offertes

• Er is een protocol opgesteld dat gevolgd moet worden bij het aangaan van externe opdrachten, waarin richtlijnen zijn opgenomen inzake o.a. de kwaliteit van de opdrachtformulering en het aantal offertes.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• In het beleidskader wordt aandacht geschonken aan drempelwaarden, enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbesteding en Europese aanbestedingsrichtlijnen.
• Er is een beleidskader met betrekking tot zelf doen of uitbesteden.
• Volgens het gemeentelijk aanbestedingsreglement mag uitsluitend worden afgeweken, indien:

• Grote haast is geboden met de aanbesteding en de tijd ontbreekt voor een meervoudige aanbesteding.
• Het gaat om aanzienlijk meerwerk of vervolgopdrachten, waarvoor alleen maar de huidige leverancier in aanmerking komt.
• De marktsituatie daartoe aanleiding geeft.
• Het specialistisch werk betreft.

• Onder omvangrijke inhuur wordt verstaan de inhuur boven de drempelwaarde van meervoudige onderhandse aanbesteding (Є 10.000).

Communicatie

• Ter borging van het beleid ten aanzien van externe inhuur, wordt in de communicatie met het personeel aandacht besteed aan de implementatie van de inhuurbeleidskaders, en wordt in een continue vorm het inhuurbeleid onder de aandacht van de medewerkers gebracht.

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

• Er is vooraf inzicht in de kosten van de betreffende inhuur.

Dossiervorming/contractregistratie

• Er is duidelijkheid ten aanzien van:

• Bereikte resultaten.
• Uiteindelijke kosten.
• Vastlegging en verantwoording.

• Er is een projectdossier (inhuurdossier) samengesteld, opdat duidelijk is hoe het project op hoofdlijnen is verlopen. Het dossier bevat (volgens het gemeentelijk aanbestedingsreglement):

• startdocument.
• schriftelijke offerteaanvragen.
• schriftelijke offertes.
• vooraf gestelde selectiecriteria.
• vooraf gestelde gunningcriteria.
• vooraf gestelde wegingsfactoren.
• proces verbaal van aanbesteding.
• verslag informatieronde, inlichtingen.
• offertebeoordeling.
• gunningadvies en collegebesluit.
• proces verbaal van gunning.
• gemotiveerde schriftelijke afwijzingen.
• alle overige correspondentie met inschrijvers.
• contract.

• Het dossier dient ten minste vijf jaar te worden bewaard, deze periode gaat in na afronding van de aanbesteding.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Er is duidelijkheid ten aanzien van:

• Bereikte resultaten.
• Uiteindelijke kosten.
• Vastlegging en verantwoording.

• Er wordt, met name bij grote projecten/ omvangrijke inhuur, altijd geëvalueerd. Daartoe zijn vastgelegd:

• Het verloop van de inhuur en de kwaliteit van de inzet van inhuur derden.
• Het resultaat van de inhuur en de bruikbaarheid daarvan.
• Gevolgen voor het beleid.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• Randvoorwaarden voor de rechtmatigheid van inhuur zijn aanwezig.

Beleid(sdoelen)

• De gemeente heeft beleid met betrekking tot inhuur externen
• In de doelstellingen wordt aandacht besteed aan doelmatigheid.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

• De informatie over aard, omvang en kosten van inhuur worden op een betrouwbare en
  transparante wijze bijgehouden.

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De informatie over aard, omvang en kosten van inhuur worden op een betrouwbare en
  transparante wijze bijgehouden.

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• De uitvoering is beleidsconform.

Besluit tot externe inhuur

• De afwegingen bij de keuze voor inhuur zijn transparant.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• De informatie over aard, omvang en kosten van inhuur worden op een betrouwbare en transparante wijze bijgehouden.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• In de doelstellingen wordt aandacht besteed aan doelmatigheid.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is beleid geformuleerd over externe inhuur.
• Het beleid is geoperationaliseerd in regels en richtlijnen over: het proces en de stappen hierbinnen; doel en uitgangspunten; duur en kosten; de afweging tussen externe inhuur en andere vormen van (flexibele) arbeid; monitoring en sturing; evaluatie.
• Er is een toekomstvisie op personeelsbeleid en de rol van externe inhuur hierbinnen.
• Aan deze visie ligt een onderbouwde probleemanalyse (van de arbeidsmarkt en de taken van de gemeente) ten grondslag.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• De inzet van externe inhuur vindt plaats binnen de hiervoor gestelde kaders (waaronder de begroting).
• De informatie over externe inhuur wordt gerelateerd aan de gestelde kaders en de begroting.

Uitgaven

• Er is adequate informatie beschikbaar over de ontwikkeling van de kosten van externe inhuur ten opzichte van andere vormen van flexibele arbeid.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• De gemeenteraad heeft de kaderstelling besproken en vastgesteld.
• De gemeenteraad heeft kennisgenomen van de verwachte ontwikkelingen en op basis daarvan besproken of het kader aangepast moet worden of niet.

Controlerende rol

• Externe inhuur komt tenminste 1 keer per jaar aan de orde in de gemeenteraad.

Monitoring

• Er is adequate informatie beschikbaar over de ontwikkeling van de kosten van externe inhuur ten opzichte van andere vormen van flexibele arbeid.
• Deze informatie wordt geanalyseerd en waar nodig wordt er bijgestuurd.

Evaluatie/onderzoek

• Beleid, werking en resultaten worden periodiek geëvalueerd.

Informatievoorziening sturing

• Er is adequate informatie beschikbaar over de ontwikkeling van de kosten van externe inhuur ten opzichte van andere vormen van flexibele arbeid.
• Deze informatie wordt geanalyseerd en waar nodig wordt er bijgestuurd.
• Er is actueel inzicht in verwachte interne en externe ontwikkelingen die raken aan het personeelsbeleid in algemene zin en daarbinnen de externe inhuur in het bijzonder.

Informatievoorziening kaderstelling

• Er is actueel inzicht in verwachte interne en externe ontwikkelingen die raken aan het personeelsbeleid in algemene zin en daarbinnen de externe inhuur in het bijzonder.

Informatievoorziening controle

• Er is adequate informatie beschikbaar over de ontwikkeling van de kosten van externe inhuur ten opzichte van andere vormen van flexibele arbeid.
• Er is actueel inzicht in verwachte interne en externe ontwikkelingen die raken aan het personeelsbeleid in algemene zin en daarbinnen de externe inhuur in het bijzonder.
• De informatie over externe inhuur wordt gerelateerd aan de gestelde kaders en de begroting.

Organisatie externe inhuur

• Het beleid is geoperationaliseerd in regels en richtlijnen over: het proces en de stappen hierbinnen; doel en uitgangspunten; duur en kosten; de afweging tussen externe inhuur en andere vormen van (flexibele) arbeid; monitoring en sturing; evaluatie.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De omvang, samenstelling en kosten van externe inhuur worden sluitend geregistreerd.

Protocol/werkinstructies

• Het beleid is geoperationaliseerd in regels en richtlijnen over: het proces en de stappen hierbinnen; doel en uitgangspunten; duur en kosten; de afweging tussen externe inhuur en andere vormen van (flexibele) arbeid; monitoring en sturing; evaluatie.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Er is een toekomstvisie op personeelsbeleid en de rol van externe inhuur hierbinnen.
• Aan deze visie ligt een onderbouwde probleemanalyse (van de arbeidsmarkt en de taken van de gemeente) ten grondslag.

Uitvoering Externe Inhuur

• Er is aandacht voor het inwerken en de begeleiding van externe medewerkers.
• Er is aandacht voor de kennisoverdracht van externe medewerkers aan het interne personeel.
• De inzet van externe inhuur vindt plaats binnen de hiervoor gestelde kaders (waaronder de begroting).

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• De omvang, samenstelling en kosten van externe inhuur worden sluitend geregistreerd.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

Externe inhuur draagt bij aan de kwaliteit en continuïteit van de werkprocessen.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Er is adequate informatie beschikbaar over de ontwikkeling van de kosten van externe inhuur ten opzichte van andere vormen van flexibele arbeid.

Wet- en regelgeving

• De provincie heeft procedureel en organisatorisch maatregelen getroffen voor een doelmatige (kostenbewuste) en rechtmatige (naleving van regels) inkoop van externen.

Beleid(sdoelen)

• De provincie beschikt over een visie op externe inhuur en heeft daarvoor beleidskaders opgesteld.
• Er is een eenduidig afwegingskader om tot externe inhuur over te gaan.
• De visie, het beleid en het afwegingskader voor externe inhuur zijn in lijn met het (strategisch) personeelsbeleid.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Het beleid wordt binnen de provincie eenduidig toegepast en aangestuurd.
• De provincie heeft het systeem zodanig ingericht dat controle en verantwoording zijn geborgd.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

• De provincie heeft het systeem zodanig ingericht dat controle en verantwoording zijn geborgd.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• De provincie evalueert achteraf de geleverde prestaties.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

• De provincie heeft procedureel en organisatorisch maatregelen getroffen voor een doelmatige (kostenbewuste) en rechtmatige (naleving van regels) inkoop van externen.
• De provincie heeft het systeem zodanig ingericht dat controle en verantwoording zijn geborgd.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De provincie beschikt over een eenduidig, volledig en juist overzicht van de externe inhuur en uitbesteding in de periode 2010-2013.

Protocol/werkinstructies

• Er is een eenduidig afwegingskader om tot externe inhuur over te gaan.

(Strategisch) personeelsbeleid

• De visie, het beleid en het afwegingskader voor externe inhuur zijn in lijn met het (strategisch) personeelsbeleid.
• De provincie heeft procedureel en organisatorisch maatregelen getroffen voor een doelmatige (kostenbewuste) en rechtmatige (naleving van regels) inkoop van externen.

Uitvoering Externe Inhuur

• Het beleid wordt binnen de provincie eenduidig toegepast en aangestuurd.

Besluit tot externe inhuur

• Er is een eenduidig afwegingskader om tot externe inhuur over te gaan.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• De provincie heeft het systeem zodanig ingericht dat controle en verantwoording zijn geborgd.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• De provincie evalueert achteraf de geleverde prestaties.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

• De provincie evalueert achteraf de geleverde prestaties.

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De provincie heeft procedureel en organisatorisch maatregelen getroffen voor een doelmatige (kostenbewuste) en rechtmatige (naleving van regels) inkoop van externen.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is duidelijk vastgelegd wat de Provincie Zeeland wil bereiken met de provinciale organisatie en de rol van de flexibele schil daarbij.
• De visie op de plek van externe inhuur in de provinciale organisatie is vertaald in SMART geformuleerde doelstellingen.
• De organisatorische en procedurele maatregelen zijn in lijn met het door PS en GS vastgestelde beleid.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Er zijn voldoende waarborgen in de provinciale organisatie zodat er in de praktijk goed op de daarvoor bedoelde posten wordt geboekt waardoor de informatie over externe inhuur in de P&C cyclus betrouwbaar is.

Uitgaven

• Er zijn voldoende waarborgen in de provinciale organisatie zodat er in de praktijk goed op de daarvoor bedoelde posten wordt geboekt waardoor de informatie over externe inhuur in de P&C cyclus betrouwbaar is.

Sturende rol college

• Er is een duidelijke beschrijving van de rolopvatting van GS en PS aanwezig aangaande externe inhuur, zodat duidelijk is waar PS niet en wel over gaan.

Kaderstellende rol

• Er is een duidelijke beschrijving van de rolopvatting van GS en PS aanwezig aangaande externe inhuur, zodat duidelijk is waar PS niet en wel over gaan.

Controlerende rol

• Er is een duidelijke beschrijving van de rolopvatting van GS en PS aanwezig aangaande externe inhuur, zodat duidelijk is waar PS niet en wel over gaan.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Er zijn voldoende waarborgen in de provinciale organisatie zodat er in de praktijk goed op de daarvoor bedoelde posten wordt geboekt waardoor de informatie over externe inhuur in de P&C cyclus betrouwbaar is.

Informatievoorziening kaderstelling

• PS hebben duidelijk vastgesteld welke informatie over externe inhuur zij wanneer willen ontvangen van GS.

Informatievoorziening controle

• Er zijn voldoende waarborgen in de provinciale organisatie zodat er in de praktijk goed op de daarvoor bedoelde posten wordt geboekt waardoor de informatie over externe inhuur in de P&C cyclus betrouwbaar is.
• PS hebben duidelijk vastgesteld welke informatie over externe inhuur zij wanneer willen ontvangen van GS.
• De toezichtsinformatie over externe inhuur door de Provincie is voor PS voldoende bruikbaar. Dit houdt in dat deze informatie eenduidig, volledig, tijdig en juist is.

Organisatie externe inhuur

• Er is duidelijk vastgelegd wat de Provincie Zeeland wil bereiken met de provinciale orga- nisatie en de rol van de flexibele schil daarbij.
• De beleidsvisie op externe inhuur is uitgewerkt naar een afwegingskader voor zelf doen en verschillende vormen van externe inhuur.
• Er zijn voldoende waarborgen in de provinciale organisatie zodat er in de praktijk goed op de daarvoor bedoelde posten wordt geboekt waardoor de informatie over externe inhuur in de P&C cyclus betrouwbaar is.
• De organisatorische en procedurele maatregelen zijn in lijn met het door PS en GS vastgestelde beleid.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• De organisatorische en procedurele maatregelen zijn in lijn met het door PS en GS vastgestelde beleid.
• De werkafspraken worden in de praktijk gevolgd.

(Strategisch) personeelsbeleid

• De provinciale organisatie heeft strategisch personeelsmanagement dat in lijn is met de organisatievisie op externe inhuur.

Uitvoering Externe Inhuur

• Er zijn voldoende waarborgen in de provinciale organisatie zodat er in de praktijk goed op de daarvoor bedoelde posten wordt geboekt waardoor de informatie over externe inhuur in de P&C cyclus betrouwbaar is.
• De werkafspraken worden in de praktijk gevolgd.

Besluit tot externe inhuur

• De beleidsvisie op externe inhuur is uitgewerkt naar een afwegingskader voor zelf doen en verschillende vormen van externe inhuur.
• De ambtelijke organisatie heeft organisatorische en procedurele maatregelen getroffen om externe inhuur kostenbewust te laten plaatsvinden.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Er zijn voldoende waarborgen in de provinciale organisatie zodat er in de praktijk goed op de daarvoor bedoelde posten wordt geboekt waardoor de informatie over externe inhuur in de P&C cyclus betrouwbaar is.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

• Het gestelde doel op het gebied van externe inhuur in relatie met doeltreffendheid en doelmatigheid wordt gerealiseerd. In de onderzoeksperiode bedroeg het percentage inhuur nooit meer dan 10%.

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Het gestelde doel op het gebied van externe inhuur in relatie met doeltreffendheid en doelmatigheid wordt gerealiseerd. In de onderzoeksperiode bedroeg het percentage inhuur nooit meer dan 10%.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Het gestelde doel op het gebied van externe inhuur in relatie met doeltreffendheid en doelmatigheid wordt gerealiseerd. In de onderzoeksperiode bedroeg het percentage inhuur nooit meer dan 10%.
• De ambtelijke organisatie heeft organisatorische en procedurele maatregelen getroffen om externe inhuur kostenbewust te laten plaatsvinden.

Wet- en regelgeving

• De procedures voor externe inhuur sluiten aan bij veranderingen in de Aanbestedingswet, de Wet Deregulering Arbeidsrelaties en de Wet werk en zekerheid.

Beleid(sdoelen)

• De gemeente beschikt over een actueel beleidskader voor externe inhuur.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• De gemeente baseert zich bij het opstellen van de begroting op reële aannames over de ontwikkeling van de externe inhuur.

Uitgaven

-

Sturende rol college

• De gemeente monitort de ontwikkelingen en geeft gevolg aan de bevindingen die hieruit naar voren komen.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

• De gemeente monitort de ontwikkelingen en geeft gevolg aan de bevindingen die hieruit naar voren komen.

Monitoring

• De gemeente monitort de ontwikkelingen en geeft gevolg aan de bevindingen die hieruit naar voren komen.

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Het college informeert de raad tijdig en volledig over de ontwikkeling van de externe inhuur conform de afspraken in de Regels Inhuur Externen.
• De informatie die het college aan de raad verstrekt is in lijn met de feitelijke aard en omvang van de externe inhuur.

Organisatie externe inhuur

• De procedures voor externe inhuur sluiten aan bij veranderingen in de Aanbestedingswet, de Wet Deregulering Arbeidsrelaties en de Wet werk en zekerheid.
• De gemeente beschikt over vastgelegde en actuele procesafspraken voor inhuur van extern personeel.
• De gemeente beschikt over transparante procesafspraken voor de omgang met afwijkingen of uitzonderingen.
• De taken en verantwoordelijkheden van betrokkenen bij de uitvoering van het inhuurproces zijn helder.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De gemeente baseert zich bij het opstellen van de begroting op reële aannames over de ontwikkeling van de externe inhuur.
• De informatie die het college aan de raad verstrekt is in lijn met de feitelijke aard en omvang van de externe inhuur.

Protocol/werkinstructies

• De procedures voor externe inhuur sluiten aan bij veranderingen in de Aanbestedingswet, de Wet Deregulering Arbeidsrelaties en de Wet werk en zekerheid.
• De gemeente beschikt over vastgelegde en actuele procesafspraken voor inhuur van extern personeel.
• De gemeente beschikt over transparante procesafspraken voor de omgang met afwijkingen of uitzonderingen.
• De procesafspraken worden nageleefd.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• De procesafspraken worden nageleefd.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• De wettelijke kaders zijn bekend en doorgevoerd in het beleid omtrent inhuur van derden.
• De inhuur van externen is rechtmatig uitgevoerd, dus conform wet- en regelgeving en eigen beleidsuitgangspunten (indicatie via rapporten van bevindingen accountant).

Beleid(sdoelen)

• Er is duidelijk vastgelegd wat de gemeente Stichtse Vecht met de inhuur wil bereiken en er is vastgelegd welke relaties dat heeft met de inhoudelijke beleidsdoelen van de gemeente (externe inhuur als middel).
• Het beleid is doorvertaald in SMART-geformuleerde doelstellingen en deze zijn vervolgens weer doorvertaald naar concrete activiteiten.
• De wettelijke kaders zijn bekend en doorgevoerd in het beleid omtrent inhuur van derden.
• Er is een afweging gemaakt van zelf doen en inhuur/uitbesteden c.q. verschillende vormen van inhuur/uitbesteden.
• Er is een duidelijke samenhang aanwezig tussen het beleid omtrent inhuur derden en het strategisch personeelsbeleid, het inhuurbeleid en het aanbestedings- en inkoopbeleid.
• Gerealiseerde resultaten zijn te herleiden naar de gestelde doelstellingen, alsmede is inzichtelijk gemaakt welke activiteiten tot welke resultaten hebben geleid.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• De omvang van inhuur (in euro’s), afgezet tegen de totale loonkosten van de organisatie, is ongeveer gelijk aan die van vergelijkbare gemeenten.
• De externe inhuur is doelmatig en blijft binnen de door de raad gestelde kaders (financieel, kwantitatief, kwalitatief en qua duur).

Sturende rol college

• Er is een duidelijke beschrijving van de rolopvatting van college en gemeenteraad weergegeven. Waar gaat de gemeenteraad wel over en waarover niet?

Kaderstellende rol

• Er is een duidelijke beschrijving van de rolopvatting van college en gemeenteraad weergegeven. Waar gaat de gemeenteraad wel over en waarover niet?
• De gemeenteraad heeft duidelijke kaders vastgesteld.

Controlerende rol

• Er is een duidelijke beschrijving van de rolopvatting van college en gemeenteraad weergegeven. Waar gaat de gemeenteraad wel over en waarover niet?

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• In de boekingen/financiële verantwoording dient een onderverdeling te zijn gemaakt in: inhuur voor interim-management, specialistische kennis, extra werkzaamheden en vervanging (check op (project)administratie of andere informatiebronnen).

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De gemeenteraad wordt tijdig en volledig geïnformeerd over behaalde resultaten ten aanzien van de geformuleerde doelstellingen.
• De gemeente heeft vastgelegd waarover, wanneer en hoe de gemeenteraad wordt geïnformeerd ten aanzien van externe inhuur en de resultaten die zij hebben behaald in relatie tot de gestelde kaders, de wijze waarop deze zijn behaald en wat de meest relevante kansen en risico’s zijn voor de gemeente (onderscheiden naar rol binnen de gemeente).

Organisatie externe inhuur

• Het beleid is doorvertaald in SMART-geformuleerde doelstellingen en deze zijn vervolgens weer doorvertaald naar concrete activiteiten.
• In de fase strategische inkoop zijn duidelijke afspraken (protocollen) gemaakt met betrekking tot inhuur derden. Er is in deze protocollen een duidelijke koppeling gemaakt met het eigen inkoopbeleid, wettelijke kaders en de behoeftebepaling van de gemeente is bepaald (make-or-buy beslissing).

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De verhouding externe inhuur/vaste formatie is binnen de door de raad gestelde kaders en verhoudt zich met vergelijkbare gemeenten.
• De omvang van inhuur (in euro’s), afgezet tegen de totale loonkosten van de organisatie, is ongeveer gelijk aan die van vergelijkbare gemeenten.

Protocol/werkinstructies

• In de fase strategische inkoop zijn duidelijke afspraken (protocollen) gemaakt met betrekking tot inhuur derden. Er is in deze protocollen een duidelijke koppeling gemaakt met het eigen inkoopbeleid, wettelijke kaders en de behoeftebepaling van de gemeente is bepaald (make-or-buy beslissing).
• In de fase specificeren is een duidelijk programma van eisen of een offerteaanvraag gemaakt voor de inhuur van derden. Hierin zijn selectie- en gunningscriteria geformuleerd die rekening houden met wet- en regelgeving en bijvoorbeeld de Algemene Beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie en de inkoopprincipes van het eigen beleid gericht op doelmatigheid en doeltreffendheid.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Er is een duidelijke samenhang aanwezig tussen het beleid omtrent inhuur derden en het strategisch personeelsbeleid, het inhuurbeleid en het aanbestedings- en inkoopbeleid.

Uitvoering Externe Inhuur

• De inhuur van externen is rechtmatig uitgevoerd, dus conform wet- en regelgeving en eigen beleidsuitgangspunten (indicatie via rapporten van bevindingen accountant).

Besluit tot externe inhuur

• Er is een afweging gemaakt van zelf doen en inhuur/uitbesteden c.q. verschillende vormen van inhuur/uitbesteden.
• In de fase specificeren is een duidelijk programma van eisen of een offerteaanvraag gemaakt voor de inhuur van derden. Hierin zijn selectie- en gunningscriteria geformuleerd die rekening houden met wet- en regelgeving en bijvoorbeeld de Algemene Beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie en de inkoopprincipes van het eigen beleid gericht op doelmatigheid en doeltreffendheid.

Opdrachtformulering

-

Offertes

• In de fase specificeren is een duidelijk programma van eisen of een offerteaanvraag gemaakt voor de inhuur van derden. Hierin zijn selectie- en gunningscriteria geformuleerd die rekening houden met wet- en regelgeving en bijvoorbeeld de Algemene Beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie en de inkoopprincipes van het eigen beleid gericht op doelmatigheid en doeltreffendheid.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Manier van aanbesteden is toegespitst op de eigen drempelbedragen, zoals geformuleerd in het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Stichtse Vecht.

Communicatie

• De aanbieders worden geïnformeerd over de gunning en de Alcatel-termijn wordt gehanteerd bij officiële aanbestedingen.
• In de bewakingsfase wordt regelmatig met de aanbieder afgestemd over te leveren werkzaamheden, resultaten en/of voortgang (tussenevaluatie). Dit is vastgelegd in bijbehorende dossiers.

Selectie-/Gunningcriteria

• In de fase specificeren is een duidelijk programma van eisen of een offerteaanvraag gemaakt voor de inhuur van derden. Hierin zijn selectie- en gunningscriteria geformuleerd die rekening houden met wet- en regelgeving en bijvoorbeeld de Algemene Beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie en de inkoopprincipes van het eigen beleid gericht op doelmatigheid en doeltreffendheid.

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• In de selectiefase is duidelijk vastgelegd hoe de verschillende aanbieders scoren op de selectie- en gunningscriteria.
• In de uitvoeringsfase wordt de uitvoering gemonitord. Bevindingen worden vastgelegd en gerapporteerd aan het management, waarop eventueel bijsturing plaatsvindt.
• In de bewakingsfase wordt regelmatig met de aanbieder afgestemd over te leveren werkzaamheden, resultaten en/of voortgang (tussenevaluatie). Dit is vastgelegd in bijbehorende dossiers.
• Er is per afdeling in kaart gebracht wie wordt ingehuurd, waarom, voor
  hoe lang en tegen welke kosten.
• In de boekingen/financiële verantwoording dient een onderverdeling te zijn gemaakt in: inhuur voor interim-management, specialistische kennis, extra werkzaamheden en vervanging (check op (project)administratie of andere informatiebronnen).
• De bekostiging van inhuur derden is vastgelegd (onderscheid naar projecten en overige inhuur).

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• In de uitvoeringsfase wordt de uitvoering gemonitord. Bevindingen worden vastgelegd en gerapporteerd aan het management, waarop eventueel bijsturing plaatsvindt.
• In de bewakingsfase wordt regelmatig met de aanbieder afgestemd over te leveren werkzaamheden, resultaten en/of voortgang (tussenevaluatie). Dit is vastgelegd in bijbehorende dossiers.
• In de nazorgfase wordt een eindevaluatie gehouden met de aanbieder waar gekeken wordt of de gemaakte afspraken ook daadwerkelijk zijn nagekomen en of het gewenste resultaat is gehaald tegen het vooraf afgesproken budget.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

• Gerealiseerde resultaten zijn te herleiden naar de gestelde doelstellingen, alsmede is inzichtelijk gemaakt welke activiteiten tot welke resultaten hebben geleid.

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De externe inhuur is doelmatig en blijft binnen de door de raad gestelde kaders (financieel, kwantitatief, kwalitatief en qua duur).

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Doelstellingen tav niveau van inhuur en werkwijze m.b.t. inhuur moeten eenduidig zijn vastgelegd en eenduidig zijn gecommuniceerd binnen de organisatie.

Budget

• De informatie zal actueel en betrouwbaar moeten zijn. De informatie moet minimaal per kwartaal ingaan op de omvang van de inhuur op het niveau van de budgethouder, afgezet tegen het beschikbare budget dat voor inhuur staat gereserveerd. Daarnaast moet de informatie uiteraard betrouwbaar zijn, waarmee wordt bedoeld dat de informatie juist en volledig zal moeten zijn.

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• De informatie zal actueel en betrouwbaar moeten zijn. De informatie moet minimaal per kwartaal ingaan op de omvang van de inhuur op het niveau van de budgethouder, afgezet tegen het beschikbare budget dat voor inhuur staat gereserveerd. Daarnaast moet de informatie uiteraard betrouwbaar zijn, waarmee wordt bedoeld dat de informatie juist en volledig zal moeten zijn.
• De communicatie richting het college en de raad moet adequaat zijn; aansluitend op de behoefte van raad en college en gevraagde informatie dient tijdig geleverd te worden.

Informatievoorziening kaderstelling

• De communicatie richting het college en de raad moet adequaat zijn; aansluitend op de behoefte van raad en college en gevraagde informatie dient tijdig geleverd te worden.

Informatievoorziening controle

• De informatie zal actueel en betrouwbaar moeten zijn. De informatie moet minimaal per kwartaal ingaan op de omvang van de inhuur op het niveau van de budgethouder, afgezet tegen het beschikbare budget dat voor inhuur staat gereserveerd. Daarnaast moet de informatie uiteraard betrouwbaar zijn, waarmee wordt bedoeld dat de informatie juist en volledig zal moeten zijn.
• De communicatie richting het college en de raad moet adequaat zijn; aansluitend op de behoefte van raad en college en gevraagde informatie dient tijdig geleverd te worden.

Organisatie externe inhuur

• Doelstellingen tav niveau van inhuur en werkwijze m.b.t. inhuur moeten eenduidig zijn vastgelegd en eenduidig zijn gecommuniceerd binnen de organisatie.
• De bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden moeten helder zijn belegd binnen de organisatie.

• Budgethouder: Mag binnen de kaders besluiten om tot inhuur over te gaan.
• Directie: Bewaakt de kaders en kan interveniëren.
• Controller: Controleert de inhuur op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.
• Financiën/HRM: Genereert adequate informatie met betrekking tot inhuur.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De informatie zal actueel en betrouwbaar moeten zijn. De informatie moet minimaal per kwartaal ingaan op de omvang van de inhuur op het niveau van de budgethouder, afgezet tegen het beschikbare budget dat voor inhuur staat gereserveerd. Daarnaast moet de informatie uiteraard betrouwbaar zijn, waarmee wordt bedoeld dat de informatie juist en volledig zal moeten zijn.

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• Voor een doelmatige en rechtmatige inkoop / inhuur van zijn voldoende organisatorische en procedurele voorzieningen getroffen inclusief waarborgen voor het borgen van integriteit bij inkoop. Het gaat onder meer om:

• Voorlichting, training, actuele werkinstructies, checklists, (al dan niet geautomatiseerd) inkoophandboek, interne toets en helpfunctie.
• Samenwerking rond de inkoopfunctie met andere overheden om daarmee schaalvoordelen en kwaliteitsvoordelen te realiseren.
• Aangaan van mantelcontracten voor externe inhuur.

• De externe inhuur vindt rechtmatig, doelmatig en doeltreffend plaats. Dit geldt ook voor tussentijdse verlengingen van opdrachten.

• In algemene zin geldt dat de gemeente voldoet aan geldende landelijke en lokale wet- en regelgeving, met name bij het nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie.

• De raad heeft inzicht in de mate en wijze waarop het college de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van externe inhuur stimuleert en controleert.

Beleid(sdoelen)

• De gemeente beschikt over evalueerbaar (dat wil zeggen Specifiek, Meetbaar en Tijdgebonden) strategisch personeelsbeleid en beleid voor de inhuur van externen.
• De gemeente formuleert een visie op de samenhang tussen strategisch personeelsbeleid, de inhuur van derden en het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Aandachtspunten zijn onder meer:

• De gemeente speelt met het beleid in op ontwikkelingen namelijk vergrijzing van het personeelsbestand, decentralisatie en uitbreiding van taken, toename van regionale samenwerking.
• De gemeente speelt in op het vraagstuk ‘wat voor gemeente Tynaarlo wil zijn’. Bijvoorbeeld: wil Tynaarlo alles zelf doen? Wil Tynaarlo een kleine vaste organisatie zijn voor routinematige opgaven en inhuren voor niet-standaard opgaven? Wil Tynaarlo een regiegemeente zijn?
• Heldere uitgangspunten voor duurzaam inkopen, het stellen van sociale voorwaarden, stimuleren van de lokale of regionale economie, het verminderen van administratieve lasten voor de gemeente en marktpartijen.

• Bij voorstellen aan de raad voor nieuw beleid of wijziging van beleid biedt het college een uitvoerbaarheidstoets inclusief de personele consequenties en de afstemming met de Ondernemingsraad.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• De gemeentebegrotingen en rekening geven inzicht in de geraamde en gerealiseerde omvang van de formatie en inhuur van derden (omvang in Fte’s en kosten (€)).
• Afwijkingen worden door het college met argumenten verantwoord aan de raad.

Uitgaven

• De ontwikkeling van het personeel (vast en extern) wordt gemonitord en op basis daarvan vindt sturing plaats door directie en management, bijvoorbeeld op basis van het bezettingsresultaat (Bezettingsresultaat = formatie – (bezetting + bovenformatieve inhuur)):

• Wat zijn de kosten vast personeel gesplitst in formatie (plan) versus bezetting (realisatie)?
• Wat zijn de kosten van inhuur: formatieve en boven-formatieve inhuur? (Inhuur op formatie of inhuur bovenformatief is feitelijk inhuur met de bedoeling om vervangingscapaciteit resp. extra capaciteit toe te voegen sec vanuit redenen van productiviteit (gerealiseerde output/geplande output). Deze kosten behoren dus ook tot de personele kosten).
• Hoe ziet dan het bezettingsresultaat er uit in fte (dus bezettingsresultaat = formatie –(bezetting + bovenformatieve inhuur)).

Sturende rol college

• Over de inhuur wordt tussen college en directie en tussen directie en medewerkers afgestemd. Aandachtspunten zijn:

• Aan de hand van politiek-bestuurlijke opgaven en prioriteiten wordt de benodigde competenties en capaciteit vastgesteld die nodig is om een opgave te realiseren.
  *Aan de hand van afwegingskaders kan transparant worden gemaakt op basis waarvan gekozen wordt voor inhuur versus het bezien van de mogelijkheden binnen de organisatie.

• Bij voorstellen aan de raad voor nieuw beleid of wijziging van beleid biedt het college een uitvoerbaarheidstoets inclusief de personele consequenties en de afstemming met de Ondernemingsraad.

Kaderstellende rol

• De raad is in staat te sturen op het personeelsbeleid (kwaliteit, omvang, kosten) in relatie tot de door de raad gemaakte keuzen voor uit te voeren taken, te realiseren prestaties en effecten.
• Bij voorstellen aan de raad voor nieuw beleid of wijziging van beleid biedt het college een uitvoerbaarheidstoets inclusief de personele consequenties en de afstemming met de Ondernemingsraad.

Controlerende rol

• De raad is in staat te sturen op het personeelsbeleid (kwaliteit, omvang, kosten) in relatie tot de door de raad gemaakte keuzen voor uit te voeren taken, te realiseren prestaties en effecten.

Monitoring

• De ontwikkeling van het personeel (vast en extern) wordt gemonitord en op basis daarvan vindt sturing plaats door directie en management, bijvoorbeeld op basis van het bezettingsresultaat (Bezettingsresultaat = formatie – (bezetting + bovenformatieve inhuur)):

• Wat zijn de kosten vast personeel gesplitst in formatie (plan) versus bezetting (realisatie)?
• Wat zijn de kosten van inhuur: formatieve en boven-formatieve inhuur? (Inhuur op formatie of inhuur bovenformatief is feitelijk inhuur met de bedoeling om vervangingscapaciteit resp. extra capaciteit toe te voegen sec vanuit redenen van productiviteit (gerealiseerde output/geplande output). Deze kosten behoren dus ook tot de personele kosten).
• Hoe ziet dan het bezettingsresultaat er uit in fte (dus bezettingsresultaat = formatie –(bezetting + bovenformatieve inhuur)).

Evaluatie/onderzoek

• Er is aandacht voor evaluatie van het strategische personeelsbeleid en het beleid voor externe inhuur in het licht van gestelde doelen en het realiseren van gemeentelijk opgaven.
• De inkoopprocedure is geëvalueerd en de leerpunten zijn op schrift gesteld.
• Er worden lessen getrokken uit de evaluatie van het inkoopproces.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De gemeentebegrotingen en rekening geven inzicht in de geraamde en gerealiseerde omvang van de formatie en inhuur van derden (omvang in Fte’s en kosten (€)).
• Afwijkingen worden door het college met argumenten verantwoord aan de raad.
• De raad heeft inzicht in de mate en wijze waarop het college de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van externe inhuur stimuleert en controleert.

Organisatie externe inhuur

• Voor een doelmatige en rechtmatige inkoop / inhuur zijn voldoende organisatorische en procedurele voorzieningen getroffen inclusief waarborgen voor het borgen van integriteit bij inkoop. Het gaat onder meer om:

• Voorlichting, training, actuele werkinstructies, checklists, (al dan niet geautomatiseerd) inkoophandboek, interne toets en helpfunctie.
• Samenwerking rond de inkoopfunctie met andere overheden om daarmee schaalvoordelen en kwaliteitsvoordelen te realiseren.
• Aangaan van mantelcontracten voor externe inhuur.

• De organisatie van de inkoopfunctie is helder belegd in termen van verantwoordelijkheden, mandaat en tijdige betrokkenheid van functionarissen waaronder de inkoopadviseur.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De omvang van het personeelsbestand en van externe inhuur loopt in de pas met gemeenten van een vergelijkbare grootteklasse.
• De ontwikkeling van het personeel (vast en extern) wordt gemonitord en op basis daarvan vindt sturing plaats door directie en management, bijvoorbeeld op basis van het bezettingsresultaat (Bezettingsresultaat = formatie – (bezetting + bovenformatieve inhuur)):

• Wat zijn de kosten vast personeel gesplitst in formatie (plan) versus bezetting (realisatie)?
• Wat zijn de kosten van inhuur: formatieve en boven-formatieve inhuur? (Inhuur op formatie of inhuur bovenformatief is feitelijk inhuur met de bedoeling om vervangingscapaciteit resp. extra capaciteit toe te voegen sec vanuit redenen van productiviteit (gerealiseerde output/geplande output). Deze kosten behoren dus ook tot de personele kosten).
• Hoe ziet dan het bezettingsresultaat er uit in fte (dus bezettingsresultaat = formatie –(bezetting + bovenformatieve inhuur)).

Protocol/werkinstructies

• Voor een doelmatige en rechtmatige inkoop / inhuur zijn voldoende organisatorische en procedurele voorzieningen getroffen inclusief waarborgen voor het borgen van integriteit bij inkoop. Het gaat onder meer om:

• Voorlichting, training, actuele werkinstructies, checklists, (al dan niet geautomatiseerd) inkoophandboek, interne toets en helpfunctie.
• Samenwerking rond de inkoopfunctie met andere overheden om daarmee schaalvoordelen en kwaliteitsvoordelen te realiseren.
• Aangaan van mantelcontracten voor externe inhuur.

• De juiste inkoopprocedure wordt gevolgd voor externe inhuur / diensten: enkelvoudig, meervoudig onderhands, openbaar, Europees.

(Strategisch) personeelsbeleid

• De gemeente beschikt over evalueerbaar (dat wil zeggen Specifiek, Meetbaar en Tijdgebonden) strategisch personeelsbeleid en beleid voor de inhuur van externen.
• De gemeente formuleert een visie op de samenhang tussen strategisch personeelsbeleid, de inhuur van derden en het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Aandachtspunten zijn onder meer:

• De gemeente speelt met het beleid in op ontwikkelingen namelijk vergrijzing van het personeelsbestand, decentralisatie en uitbreiding van taken, toename van regionale samenwerking.
• De gemeente speelt in op het vraagstuk ‘wat voor gemeente Tynaarlo wil zijn’. Bijvoorbeeld: wil Tynaarlo alles zelf doen? Wil Tynaarlo een kleine vaste organisatie zijn voor routinematige opgaven en inhuren voor niet-standaard opgaven? Wil Tynaarlo een regiegemeente zijn?
• Heldere uitgangspunten voor duurzaam inkopen, het stellen van sociale voorwaarden, stimuleren van de lokale of regionale economie, het verminderen van administratieve lasten voor de gemeente en marktpartijen.

• Er is aandacht voor evaluatie van het strategische personeelsbeleid en het beleid voor externe inhuur in het licht van gestelde doelen en het realiseren van gemeentelijk opgaven.

Uitvoering Externe Inhuur

• De ontwikkeling van het personeel (vast en extern) wordt gemonitord en op basis daarvan vindt sturing plaats door directie en management, bijvoorbeeld op basis van het bezettingsresultaat (Bezettingsresultaat = formatie – (bezetting + bovenformatieve inhuur)):

• Wat zijn de kosten vast personeel gesplitst in formatie (plan) versus bezetting (realisatie)?
• Wat zijn de kosten van inhuur: formatieve en boven-formatieve inhuur? (Inhuur op formatie of inhuur bovenformatief is feitelijk inhuur met de bedoeling om vervangingscapaciteit resp. extra capaciteit toe te voegen sec vanuit redenen van productiviteit (gerealiseerde output/geplande output). Deze kosten behoren dus ook tot de personele kosten).
• Hoe ziet dan het bezettingsresultaat er uit in fte (dus bezettingsresultaat = formatie –(bezetting + bovenformatieve inhuur)).
  .

Besluit tot externe inhuur

• Het selectieproces start met een marktoriëntatie en het opstellen van een lijst met potentiële leveranciers. (Tenzij sprake is van een openbare of Europese aanbesteding).
• Voor de selectie van aanbieders op de shortlist zijn criteria geformuleerd.

Opdrachtformulering

• Er is een interne opdrachtformulering opgesteld met daarin de probleemdefinitie en het doel van inhuur, een omschrijving van de te leveren diensten, de kwaliteitseisen, de financiële randvoorwaarden en het tijdpad.

Offertes

• Voor onderhandse aanbestedingen is een offerteaanvraag verzonden met een duidelijke omschrijving van de gevraagde producten, diensten of werken.
• De beoordeling van de offertes en de wijze waarop die tot stand is gekomen, is (verifieerbaar) vastgelegd en in matrixvorm gebaseerd op de vooraf vastgestelde gunningscriteria. Alle offertes zijn in het dossier aanwezig.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• De juiste inkoopprocedure wordt gevolgd voor externe inhuur / diensten: enkelvoudig, meervoudig onderhands, openbaar, Europees.
• Voor onderhandse aanbestedingen is een offerteaanvraag verzonden met een duidelijke omschrijving van de gevraagde producten, diensten of werken.

Communicatie

• Over de inhuur wordt tussen college en directie en tussen directie en medewerkers afgestemd. Aandachtspunten zijn:

• Aan de hand van politiek-bestuurlijke opgaven en prioriteiten wordt de benodigde competenties en capaciteit vastgesteld die nodig is om een opgave te realiseren.
  *Aan de hand van afwegingskaders kan transparant worden gemaakt op basis waarvan gekozen wordt voor inhuur versus het bezien van de mogelijkheden binnen de organisatie.

• Potentiële aanbieders krijgen bij voorkeur de gelegenheid tot het stellen van vragen.

Selectie-/Gunningcriteria

-Voor de gunning zijn criteria met weegfactoren gesteld.

• De beoordeling van de offertes en de wijze waarop die tot stand is gekomen, is (verifieerbaar) vastgelegd en in matrixvorm gebaseerd op de vooraf vastgestelde gunningscriteria. Alle offertes zijn in het dossier aanwezig.

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• De externe inhuur vindt rechtmatig, doelmatig en doeltreffend plaats. Dit geldt ook voor tussentijdse verlengingen van opdrachten.

• Voor alle punten geldt bovendien het criterium van verifieerbaarheid: de
  diverse handelingen en resultaten daarvan zijn gedocumenteerd en expliciet gemaakt. Dit betekent ook dat inkoopdossiers volledig en toegankelijk zijn gearchiveerd.

• De beoordeling van de offertes en de wijze waarop die tot stand is gekomen, is (verifieerbaar) vastgelegd en in matrixvorm gebaseerd op de vooraf vastgestelde gunningscriteria. Alle offertes zijn in het dossier aanwezig.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Tijdens de uitvoering (na de opdrachtverlening) wordt periodiek bezien of de gemaakte afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen.
• Het geleverde eindproduct of dienstverlening wordt op de vastgestelde kwaliteit en realisatie van beoogde doelen beoordeeld. Als de kwaliteit niet voldoet is de leverancier hier schriftelijk van op de hoogte gesteld en verzocht de verplichting na te komen.
• De inkoopprocedure is geëvalueerd en de leerpunten zijn op schrift gesteld.
• Er worden lessen getrokken uit de evaluatie van het inkoopproces.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Het geleverde eindproduct of dienstverlening wordt op de vastgestelde kwaliteit en realisatie van beoogde doelen beoordeeld. Als de kwaliteit niet voldoet is de leverancier hier schriftelijk van op de hoogte gesteld en verzocht de verplichting na te komen.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

• De raad is in staat te sturen op het personeelsbeleid (kwaliteit, omvang, kosten) in relatie tot de door de raad gemaakte keuzen voor uit te voeren taken, te realiseren prestaties en effecten.

Resultaat beleid Externe Inhuur

• Er is aandacht voor evaluatie van het strategische personeelsbeleid en het beleid voor externe inhuur in het licht van gestelde doelen en het realiseren van gemeentelijk opgaven.

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Er is aandacht voor evaluatie van het strategische personeelsbeleid en het beleid voor externe inhuur in het licht van gestelde doelen en het realiseren van gemeentelijk opgaven.
• De externe inhuur vindt rechtmatig, doelmatig en doeltreffend plaats. Dit geldt ook voor tussentijdse verlengingen van opdrachten.

• Voor alle punten geldt bovendien het criterium van verifieerbaarheid: de diverse handelingen en resultaten daarvan zijn gedocumenteerd en expliciet gemaakt. Dit betekent ook dat inkoopdossiers volledig en toegankelijk zijn gearchiveerd.
• In algemene zin geldt dat de gemeente voldoet aan geldende landelijke en lokale wet- en regelgeving, met name bij het nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie.

• De raad heeft inzicht in de mate en wijze waarop het college de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van externe inhuur stimuleert en controleert.
• De raad is in staat te sturen op het personeelsbeleid (kwaliteit, omvang, kosten) in relatie tot de door de raad gemaakte keuzen voor uit te voeren taken, te realiseren prestaties en effecten.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Voor een doelmatige en rechtmatige inkoop / inhuur zijn voldoende organisatorische en procedurele voorzieningen getroffen inclusief waarborgen voor het borgen van integriteit bij inkoop. Het gaat onder meer om:

• Voorlichting, training, actuele werkinstructies, checklists, (al dan niet geautomatiseerd) inkoophandboek, interne toets en helpfunctie.
• Samenwerking rond de inkoopfunctie met andere overheden om daarmee schaalvoordelen en kwaliteitsvoordelen te realiseren.
• Aangaan van mantelcontracten voor externe inhuur.

• De externe inhuur vindt rechtmatig, doelmatig en doeltreffend plaats. Dit geldt ook voor tussentijdse verlengingen van opdrachten.

• Voor alle punten geldt bovendien het criterium van verifieerbaarheid: de diverse handelingen en resultaten daarvan zijn gedocumenteerd en expliciet gemaakt. Dit betekent ook dat inkoopdossiers volledig en toegankelijk zijn gearchiveerd.
• In algemene zin geldt dat de gemeente voldoet aan geldende landelijke en lokale wet- en regelgeving, met name bij het nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie.

• De raad heeft inzicht in de mate en wijze waarop het college de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van externe inhuur stimuleert en controleert.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• Ten aanzien van de beslissingsbevoegdheid is in een mandaatregeling vastgelegd, wie, in welke gevallen en tot welke bedragen bevoegd is beslissingen ten aanzien van de inhuur van externen te nemen.

Beleid(sdoelen)

• Er is een kader vastgesteld, waarin helder en eenduidig is vastgelegd in welke gevallen en op welke wijze er sprake kan zijn van inhuur van externen.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• In de periodieke rapportages alsmede in de jaarrekening is een helder overzicht opgenomen van de uitgegeven bedragen aan externe inhuur in relatie tot de daarvoor ter beschikking staande budgetten.

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• In de periodieke rapportages alsmede in de jaarrekening is een helder overzicht opgenomen van de uitgegeven bedragen aan externe inhuur in relatie tot de daarvoor ter beschikking staande budgetten.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• In de periodieke rapportages alsmede in de jaarrekening is een helder overzicht opgenomen van de uitgegeven bedragen aan externe inhuur in relatie tot de daarvoor ter beschikking staande budgetten.

Organisatie externe inhuur

• Er is een kader vastgesteld, waarin helder en eenduidig is vastgelegd in welke gevallen en op welke wijze er sprake kan zijn van inhuur van externen.
• Ten aanzien van de beslissingsbevoegdheid is in een mandaatregeling vastgelegd, wie, in welke gevallen en tot welke bedragen bevoegd is beslissingen ten aanzien van de inhuur van externen te nemen.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

• Ten aanzien van de beslissingsbevoegdheid is in een mandaatregeling vastgelegd, wie, in welke gevallen en tot welke bedragen bevoegd is beslissingen ten aanzien van de inhuur van externen te nemen.
• In de besluiten ten aanzien van de inhuur is een heldere afweging opgenomen, waarom in dat onderhavige geval de inhuur van externen de meest geëigende oplossing is.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• In de contracten is expliciet opgenomen hoe en op welke momenten, zowel tussentijds als na afloop, wordt geëvalueerd of de beoogde prestaties/resultaten zijn geleverd/behaald

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• In de contracten is expliciet opgenomen hoe en op welke momenten, zowel tussentijds als na afloop, wordt geëvalueerd of de beoogde prestaties/resultaten zijn geleverd/behaald

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is een duidelijke samenhang aanwezig tussen het beleid omtrent inhuur van derden en het strategisch personeelsbeleid, het inhuurbeleid en het aanbestedings- en inkoopbeleid.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• In de periodieke rapportages alsmede in de jaarrekening is een helder overzicht opgenomen van de uitgegeven bedragen aan externe inhuur in relatie tot de daarvoor ter beschikking staande budgetten.

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Er s een duidelijke beschrijving van de rolopvatting van college en gemeenteraad. Waar gaat de gemeenteraad wel over en waarover niet.

Kaderstellende rol

• Er s een duidelijke beschrijving van de rolopvatting van college en gemeenteraad. Waar gaat de gemeenteraad wel over en waarover niet.

Controlerende rol

• Er s een duidelijke beschrijving van de rolopvatting van college en gemeenteraad. Waar gaat de gemeenteraad wel over en waarover niet.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• In de periodieke rapportages alsmede in de jaarrekening is een helder overzicht opgenomen van de uitgegeven bedragen aan externe inhuur in relatie tot de daarvoor ter beschikking staande budgetten.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• In de periodieke rapportages alsmede in de jaarrekening is een helder overzicht opgenomen van de uitgegeven bedragen aan externe inhuur in relatie tot de daarvoor ter beschikking staande budgetten.

Organisatie externe inhuur

• Er is een kader vastgesteld, waarin helder en eenduidig is vastgelegd in welke gevallen en op welke wijze er sprake kan zijn van inhuur van externen.
• Ten aanzien van de beslissingsbevoegdheid is in een mandaatregeling vastgelegd, wie, in welke gevallen en tot welke bedragen bevoegd is beslissingen ten aanzien van de inhuur van externen te nemen.
• De beslissingsbevoegdheid is voor alle verantwoordelijken helder vastgelegd in een mandaatregeling.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Er wordt per afdeling in kaart gebracht wie wordt ingehuurd, waarom, voor hoe lang en tegen welke kosten.

Protocol/werkinstructies

• Er is een protocol vastgesteld voor de inhuur van derden.
• Er wordt gehandeld conform het opgestelde protocol.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Er is een duidelijke samenhang aanwezig tussen het beleid omtrent inhuur van derden en het strategisch personeelsbeleid, het inhuurbeleid en het aanbestedings- en inkoopbeleid.

Uitvoering Externe Inhuur

• Er wordt gehandeld conform het opgestelde protocol.
• Inhuur van derden vindt plaats binnen de financiële kaders en conform de doelen, die vooraf zijn vastgesteld.

Besluit tot externe inhuur

• Er is een kader vastgesteld, waarin helder en eenduidig is vastgelegd in welke gevallen en op welke wijze er sprake kan zijn van inhuur van externen.
• De beslissingsbevoegdheid is voor alle verantwoordelijken helder vastgelegd in een mandaatregeling.
• In de besluiten ten aanzien van de inhuur is een heldere afweging opgenomen, waarom in dat onderhavige geval de inhuur van externen de meest geëigende oplossing is.
• Bij verlenging van een contract wordt een heroverweging gemaakt van noodzaak en beoogde resultaten.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Er wordt per afdeling in kaart gebracht wie wordt ingehuurd, waarom, voor hoe lang en tegen welke kosten.
• In de besluiten ten aanzien van de inhuur is een heldere afweging opgenomen, waarom in dat onderhavige geval de inhuur van externen de meest geëigende oplossing is.
• Na afloop van een contract vindt een exitgesprek plaats, waarin wordt vastgesteld op de beoogde doelen zijn bereikt. Bij langlopende contracten vinden deze gesprekken ook tussentijds plaats. Van de gesprekken wordt een verslag opgemaakt.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Na afloop van een contract vindt een exitgesprek plaats, waarin wordt vastgesteld op de beoogde doelen zijn bereikt. Bij langlopende contracten vinden deze gesprekken ook tussentijds plaats. Van de gesprekken wordt een verslag opgemaakt.
• In de contracten is expliciet opgenomen hoe en op welke momenten, zowel tussentijds als na afloop, wordt geëvalueerd of de beoogde prestaties/resultaten zijn geleverd/behaald.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Na afloop van een contract vindt een exitgesprek plaats, waarin wordt vastgesteld op de beoogde doelen zijn bereikt. Bij langlopende contracten vinden deze gesprekken ook tussentijds plaats. Van de gesprekken wordt een verslag opgemaakt.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• In de periodieke rapportages alsmede in de jaarrekening is een helder overzicht opgenomen van de uitgegeven bedragen aan externe inhuur in relatie tot de daarvoor ter beschikking staande budgetten.

Wet- en regelgeving

• Er zijn procedureel en organisatorische maatregelen getroffen voor een doelmatige (kostenbewuste) en rechtmatige (naleving van regels) inhuur van externen.

Beleid(sdoelen)

• De beleidskaders / afwegingskaders geven duidelijk en onderbouwd aan in welke situaties er ingehuurd mag worden.
• Het beleid en het afwegingskader voor externe inhuur is in lijn met het (strategisch) personeelsbeleid.
• Als de raad kaders heeft gesteld ten aanzien van inhuur en/of de controle daarop, dan is dat geborgd in beleid, kaders en/of procesrichtlijnen.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• De verplichte informatie over de beleidsindicator externe inhuur is verstrekt in begroting en jaarrekening 2017.

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Als de sturingsinformatie, de evaluaties, of de interne of accountantscontrole daar aanleiding toe geven, vindt er (bij)sturing plaats.

Kaderstellende rol

• Als de raad kaders heeft gesteld ten aanzien van inhuur en/of de controle daarop, dan is dat geborgd in beleid, kaders en/of procesrichtlijnen.

Controlerende rol

• Als de sturingsinformatie, de evaluaties, of de interne of accountantscontrole daar aanleiding toe geven, vindt er (bij)sturing plaats.
• Als de raad kaders heeft gesteld ten aanzien van inhuur en/of de controle daarop, dan is dat geborgd in beleid, kaders en/of procesrichtlijnen.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Er vinden evaluaties plaats ten aanzien van inhuur.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

• Als de raad kaders heeft gesteld ten aanzien van de informatieverstrekking over inhuur en/of de controle daarop, dan wordt dat conform uitgevoerd.

Informatievoorziening controle

• De verplichte informatie over de beleidsindicator externe inhuur is verstrekt in begroting en jaarrekening 2017.
• Als de raad kaders heeft gesteld ten aanzien van de informatieverstrekking over inhuur en/of de controle daarop, dan wordt dat conform uitgevoerd.

Organisatie externe inhuur

• De verantwoordelijkheid voor inhuur is middels de mandaatregeling belegd in de ambtelijke organisatie en de regierol is ingevuld.
• Er zijn procedureel en organisatorische maatregelen getroffen voor een doelmatige (kostenbewuste) en rechtmatige (naleving van regels) inhuur van externen.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• De beleidskaders / afwegingskaders geven duidelijk en onderbouwd aan in welke situaties er ingehuurd mag worden.
• Er zijn procedureel en organisatorische maatregelen getroffen voor een doelmatige (kostenbewuste) en rechtmatige (naleving van regels) inhuur van externen.
• Als de raad kaders heeft gesteld ten aanzien van inhuur en/of de controle daarop, dan is dat geborgd in beleid, kaders en/of procesrichtlijnen.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Het beleid en het afwegingskader voor externe inhuur is in lijn met het (strategisch) personeelsbeleid.

Uitvoering Externe Inhuur

• De uitvoering is conform kaders en afspraken.

Besluit tot externe inhuur

• Als er geen richtlijn is, wordt voorafgaand aan het besluit van inhuur, meerdere opties overwogen en met elkaar vergeleken waarbij ook kostenaspecten worden meegenomen. Dit is in het inhuurproces geborgd dan wel geborgd via checks en balances.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Er vinden evaluaties plaats ten aanzien van inhuur.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Er zijn procedureel en organisatorische maatregelen getroffen voor een doelmatige (kostenbewuste) en rechtmatige (naleving van regels) inhuur van externen.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• Er wordt voldaan aan de wet- en regelgeving.

Beleid(sdoelen)

• Er is integraal beleid voor inhuur van externe personele capaciteit vastgesteld.
• In het beleid zijn regels opgenomen die aangegeven wanneer er ingehuurd mag worden.
• In het beleid is aangegeven wie welke rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft bij externe inhuur.
• In het beleid is aangegeven waaraan de inhuurprestaties moeten voldoen.
• Het inhuurbeleid sluit aan bij het strategisch HRM-beleid.

Budget

• Aantal uren en kosten zijn binnen de eerdere opgestelde ramingen gebleven (Waterschap Hollandse Delta is in control).

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• Aantal uren en kosten zijn binnen de eerdere opgestelde ramingen gebleven (Waterschap Hollandse Delta is in control).
• De verhouding tussen vaste en externe personele kosten is beleidsmatig gelegitimeerd.

Sturende rol college

• Aantal uren en kosten zijn binnen de eerdere opgestelde ramingen gebleven (Waterschap Hollandse Delta is in control).
• Aan het college van dijkgraaf en heemraden wordt tijdig adequate informatie verstrekt om beleidsuitvoerende rol te vervullen.

Kaderstellende rol

• Aan de Verenigde Vergadering wordt periodiek informatie verstrekt om de controlerende en kaderstellende taken te kunnen vervullen.

Controlerende rol

• Aan de Verenigde Vergadering wordt periodiek informatie verstrekt om de controlerende en kaderstellende taken te kunnen vervullen.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Aan de behoefte tot externe inhuur ligt een probleemanalyse ten grondslag.

Informatievoorziening sturing

• Aan het college van dijkgraaf en heemraden wordt tijdig adequate informatie verstrekt om beleidsuitvoerende rol te vervullen.

Informatievoorziening kaderstelling

• Aan de Verenigde Vergadering wordt periodiek informatie verstrekt om de controlerende en kaderstellende taken te kunnen vervullen.

Informatievoorziening controle

• Aan de Verenigde Vergadering wordt periodiek informatie verstrekt om de controlerende en kaderstellende taken te kunnen vervullen.

Organisatie externe inhuur

• In het beleid is aangegeven wie welke rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft bij externe inhuur.
• In het proces is geborgd dat kennis en ervaring van externen aan de organisatie wordt overgedragen.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• In het beleid zijn regels opgenomen die aangegeven wanneer er ingehuurd mag worden.
• In het beleid is aangegeven wie welke rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft bij externe inhuur.
• In het beleid is aangegeven waaraan de inhuurprestaties moeten voldoen.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Het inhuurbeleid sluit aan bij het strategisch HRM-beleid.
• Het HRM-beleid is er op gericht het personele potentieel optimaal te benutten.
• Het HRM-beleid is erop gericht afhankelijkheid van derden te beperken.

Uitvoering Externe Inhuur

• Ervaringen uit het verleden worden meegenomen in het inhuurproces.
• In het proces is geborgd dat kennis en ervaring van externen aan de organisatie wordt overgedragen.

Besluit tot externe inhuur

• In het beleid zijn regels opgenomen die aangegeven wanneer er ingehuurd mag worden.
• Ervaringen uit het verleden worden meegenomen in het inhuurproces.
• Aan de behoefte tot externe inhuur ligt een probleemanalyse ten grondslag.
• Er is een afweging gemaakt tussen het zelf uitvoeren en het inhuren van externen voor een begrensde periode gekoppeld aan een prestatie.
• Meerdere personen zijn bij de selectie betrokken geweest.

Opdrachtformulering

• De opdracht aan de externe is adequaat geformuleerd.

Offertes

• Indien de aanbestedingsprocedure dit vereist worden meerdere offertes gevraagd.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Indien de aanbestedingsprocedure dit vereist worden meerdere offertes gevraagd.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

• Er is onderhandeld over tarieven en kortingen.

Dossiervorming/contractregistratie

• Het proces van inhuur en het vastleggen van gegevens is inzichtelijk en navolgbaar.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Het proces van inhuur en het vastleggen van gegevens is inzichtelijk en navolgbaar.
• Er is bewaking van te leveren prestaties, doorlooptijd en kosten.
• In geval van wanprestatie, substantiële overschrijding van de doorlooptijd of onaanvaardbare meerkosten wordt actie ondernomen.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• In het beleid is aangegeven waaraan de inhuurprestaties moeten voldoen.
• Ervaringen uit het verleden worden meegenomen in het inhuurproces.
• In geval van wanprestatie, substantiële overschrijding van de doorlooptijd of onaanvaardbare meerkosten wordt actie ondernomen.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

• In het beleid is aangegeven waaraan de inhuurprestaties moeten voldoen.

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• Er is een vastgesteld personeelsbeleid (gericht op onder meer uitgaven, opleiding, doorstroming en loopbaanbegeleiding).
• Het personeelsbeleid voldoet aan de criteria SMART-C.
• Het personeelsbeleid is strategisch van opzet: er is een herkenbare relatie tussen de inzet van personeel en het doelmatig bereiken van de organisatiedoelen.
• Er is een vastgesteld beleid voor externe inhuur.
• Het beleid voor inhuur voldoet aan de criteria SMART-C.
• In het beleid voor externe inhuur worden in ieder geval eisen gesteld aan de afweging, opdrachtverlening, aansturing en verantwoording.
• De gemeente heeft een organisatievisie waarin wordt uitgesproken welke taken de gemeente zelf wil uitvoeren en de taken waarvoor de gemeente wil inhuren.
• Het beleid voor het personeelsbeleid en het beleid voor externe inhuur zijn op elkaar afgestemd.

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• De raad heeft bewust kaders gesteld voor de organisatievisie (bijvoorbeeld in de paragraaf bedrijfsvoering).
• De raad heeft bewust kaders gesteld voor de inrichting van het strategisch personeelsbeleid (bijvoorbeeld in de paragraaf bedrijfsvoering).

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• De raad heeft bewust kaders gesteld voor de organisatievisie (bijvoorbeeld in de paragraaf bedrijfsvoering).
• De raad heeft bewust kaders gesteld voor de inrichting van het strategisch personeelsbeleid (bijvoorbeeld in de paragraaf bedrijfsvoering).
• Op basis van de informatievoorziening aan de raad over het personeelsbeleid en de externe inhuur, is de raad in staat kaders te stellen en te controleren.
• De verantwoording over de personele uitgaven en personele ontwikkeling stelt de raad in staat kaders te stellen en te controleren op een doelmatige realisatie van de gemeentelijke doelen.

Controlerende rol

• Op basis van de informatievoorziening aan de raad over het personeelsbeleid en de externe inhuur, is de raad in staat kaders te stellen en te controleren.
• De verantwoording over de personele uitgaven en personele ontwikkeling stelt de raad in staat kaders te stellen en te controleren op een doelmatige realisatie van de gemeentelijke doelen.

Monitoring

• Er is voorzien in de monitoring van (financiële) ontwikkelingen ten aanzien van eigen personeel en de externe inhuur.

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Het college heeft periodiek inzicht in het bereik van organisatiedoelen door personeelsbeleid en externe inhuur.

Informatievoorziening kaderstelling

• Op basis van de informatievoorziening aan de raad over het personeelsbeleid en de externe inhuur, is de raad in staat kaders te stellen en te controleren.
• De verantwoording over de personele uitgaven en personele ontwikkeling stelt de raad in staat kaders te stellen en te controleren op een doelmatige realisatie van de gemeentelijke doelen.

Informatievoorziening controle

• Op basis van de informatievoorziening aan de raad over het personeelsbeleid en de externe inhuur, is de raad in staat kaders te stellen en te controleren.
• De verantwoording over de personele uitgaven en personele ontwikkeling stelt de raad in staat kaders te stellen en te controleren op een doelmatige realisatie van de gemeentelijke doelen.

Organisatie externe inhuur

• De ambtelijke bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor
  de uitvoering van de personele ontwikkeling en de externe inhuur alsook de beheersing van de kosten die ermee zijn gemoeid zijn, zijn helder en logisch belegd.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Het college is in staat inzicht te bieden in de kengetallen voor personele uitgaven en personele ontwikkeling.
• Bij vergelijking van de kengetallen voor Woerden met informatie van andere vergelijkbare gemeenten, zijn de eventuele verschillen verklaarbaar.

Protocol/werkinstructies

• In het beleid voor externe inhuur worden in ieder geval eisen gesteld aan de afweging, opdrachtverlening, aansturing en verantwoording.
• Er zijn procedures opgesteld voor de personele ontwikkeling en de externe inhuur en die worden nageleefd.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Er is een vastgesteld personeelsbeleid (gericht op onder meer uitgaven, opleiding, doorstroming en loopbaanbegeleiding).
• Er is sprake van strategische personeelsplanning.
• Het personeelsbeleid voldoet aan de criteria SMART-C.
• Het personeelsbeleid is strategisch van opzet: er is een herkenbare relatie tussen de inzet van personeel en het doelmatig bereiken van de organisatiedoelen.
• Het beleid voor het personeelsbeleid en het beleid voor externe inhuur zijn op elkaar afgestemd.

Uitvoering Externe Inhuur

• Er zijn procedures opgesteld voor de personele ontwikkeling en de externe inhuur en die worden nageleefd.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

• Verantwoordelijken stemmen de uitvoering van het personeelsbeleid en de externe inhuur met elkaar af.

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Het college heeft periodiek inzicht in het bereik van organisatiedoelen door personeelsbeleid en externe inhuur.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De verantwoording over de personele uitgaven en personele ontwikkeling stelt de raad in staat kaders te stellen en te controleren op een doelmatige realisatie van de gemeentelijke doelen.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is een (beleids)kader ten aanzien van inhuur van derden.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Er is inzicht in de omvang van de kosten van inhuur en het totale beslag op de middelen, gespecificeerd naar relevante categorieën.

Uitgaven

• Er is inzicht in de omvang van de kosten van inhuur en het totale beslag op de middelen, gespecificeerd naar relevante categorieën.
• Er is (expost) inzicht in de uiteindelijke kosten van de inhuur.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Er wordt periodiek geëvalueerd op basis van:

• De kwaliteit/bruikbaarheid van inhuur van derden.
• Het proces van inhuur.
• Gevolgen voor het gemeentelijk beleid in bredere zin.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

• Er ligt een expliciete en gedocumenteerde beslissing ten grondslag aan elk geval van inhuur. Elke beslissing moet bevatten:

• Doelomschrijving en beoogd resultaat.
• Begroting/kostenopzet.
• Motivatie en afweging.
• Toetsing aan beleid.
• Opdrachtverlening.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Er ligt een expliciete en gedocumenteerde beslissing ten grondslag aan elk geval van inhuur. Elke beslissing moet bevatten:

• Doelomschrijving en beoogd resultaat.
• Begroting/kostenopzet.
• Motivatie en afweging.
• Toetsing aan beleid.
• Opdrachtverlening.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

• Er is (expost) inzicht in de bereikte resultaten van de inhuur.

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-