Metadossier Externe inhuur

Wet- en regelgeving

• Op één onderdeel wordt duidelijk níet aan het beleid voldaan: het opnemen van de juiste documenten in de zgn. 'inhuurdossiers'. In twee van de 23 bestudeerde gevallen was in het geheel geen inhuurdossier beschikbaar, in nog eens twee andere gevallen waren dossiers helemaal leeg.
• Omschrijvingen van inhuursituaties in de crediteurenadministratie konden niet kloppen met de geboekte bedragen. De onderzochte dossiers gaven hierover geen duidelijkheid. Dit draagt niet bij aan de transparantie van de verantwoording. Voor de rechtmatigheid van de verantwoording in concrete gevallen is het van belang dat de administratie op orde is en dat steeds duidelijkheid kan worden verschaft over de aard en inhoud van de uitgaven voor derden.

Beleid(sdoelen)

• Het beleid is volledig en niet in strijd met hogere regelgeving.
• Als het gaat om de doeltreffendheid was het in het onderzoek een complicatie dat er van tevoren nauwelijks concrete doelen zijn bepaald.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• De kosten voor inhuur gerelateerd aan de personeelskosten zijn wat hoger dan in enkele omliggende gemeenten, maar lopen zeker niet totaal uit de pas.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Omschrijvingen van inhuursituaties in de crediteurenadministratie konden niet kloppen met de geboekte bedragen. De onderzochte dossiers gaven hierover geen duidelijkheid. Dit draagt niet bij aan de transparantie van de verantwoording. Voor de rechtmatigheid van de verantwoording in concrete gevallen is het van belang dat de administratie op orde is en dat steeds duidelijkheid kan worden verschaft over de aard en inhoud van de uitgaven voor derden.
• Wat niet doelmatig is, is de wijze waarop de inhuur wordt geadministreerd. De totale kosten van inhuur zijn niet snel en eenduidig te achterhalen en facturen worden niet altijd inzichtelijk geboekt.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Omschrijvingen van inhuursituaties in de crediteurenadministratie konden niet kloppen met de geboekte bedragen. De onderzochte dossiers gaven hierover geen duidelijkheid. Dit draagt niet bij aan de transparantie van de verantwoording. Voor de rechtmatigheid van de verantwoording in concrete gevallen is het van belang dat de administratie op orde is en dat steeds duidelijkheid kan worden verschaft over de aard en inhoud van de uitgaven voor derden.
• Wat niet doelmatig is, is de wijze waarop de inhuur wordt geadministreerd. De totale kosten van inhuur zijn niet snel en eenduidig te achterhalen en facturen worden niet altijd inzichtelijk geboekt.

Organisatie externe inhuur

• De procedures worden door de gebruikers werkbaar geacht.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Wat betreft de aard en omvang kan geconcludeerd worden dat de gemeente op een weloverwogen wijze inhuurt, passend bij de taakopvatting en het algemene personeelsbeleid.

Protocol/werkinstructies

• In aangetroffen lege dossiers was sprake van niet onaanzienlijke bedragen (2008: ruim 60 mille, 2009: bijna 3 ton). Juist bij dergelijk hoge bedragen mag een nauwkeurige naleving van afgesproken procedures c.q. administratieve verantwoording worden verwacht.
• De procedures worden door de gebruikers werkbaar geacht.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Wat betreft de aard en omvang kan geconcludeerd worden dat de gemeente op een weloverwogen wijze inhuurt, passend bij de taakopvatting en het algemene personeelsbeleid.
• De gemeente profileert zich steeds meer als regiegemeente, hetgeen onder meer betekent dat er bewust voor gekozen is om niet alle deskundigheden zelf in huis te hebben maar deze in plaats daarvan in te huren.

Uitvoering Externe Inhuur

• Op één onderdeel wordft duidelijk níet aan dat beleid voldaan: het opnemen van de juiste documenten in de zgn. 'inhuurdossiers'. In twee van de 23 bestudeerde gevallen was in het geheel geen inhuurdossier beschikbaar, in nog eens twee andere gevallen waren dossiers helemaal leeg.
• In aangetroffen lege dossiers was sprake van niet onaanzienlijke bedragen (2008: ruim 60 mille, 2009: bijna 3 ton). Juist bij dergelijk hoge bedragen mag een nauwkeurige naleving van afgesproken procedures c.q. administratieve verantwoording worden verwacht.
• Het beleid wordt goed nageleefd.
• De procedures worden door de gebruikers werkbaar geacht.
• Niet doelmatig is de mate waarin inhuurcontracten verlengd worden; als er ingehuurd wordt blijkt dat er weinig zicht is op de duur van deze inhuur.

Besluit tot externe inhuur

• Er wordt doorgaans eerst gekeken naar andere mogelijkheden om capaciteitsproblemen op te vangen voordat extern ingehuurd wordt.
• Niet doelmatig is de mate waarin inhuurcontracten verlengd worden; als er ingehuurd wordt blijkt dat er weinig zicht is op de duur van deze inhuur.

Opdrachtformulering

-

Offertes

• Het drempelbedrag waarboven meervoudig dient te worden aanbesteed, is in de loop van 2009 verhoogd, maar dit heeft niet tot gevolg dat minder offertes opgevraagd worden; door enkele afdelingsmanagers blijft er behoefte aan het vergelijken van verschillende aanbieders.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Het drempelbedrag waarboven meervoudig dient te worden aanbesteed, is in de loop van 2009 verhoogd, maar dit heeft niet tot gevolg dat minder offertes opgevraagd worden; door enkele afdelingsmanagers blijft er behoefte aan het vergelijken van verschillende aanbieders.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

• Er zijn randvoorwaarden gecreëerd voor een doelmatige inhuur, zoals enkele raamcontracten.
• Met andere (detacherings)bedrijven waar ook regelmatig bij ingehuurd wordt, zijn geen raamcontracten gesloten.

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Op één onderdeel wordft duidelijk níet aan dat beleid voldaan: het opnemen van de juiste documenten in de zgn. 'inhuurdossiers'. In twee van de 23 bestudeerde gevallen was in het geheel geen inhuurdossier beschikbaar, in nog eens twee andere gevallen waren dossiers helemaal leeg.
• In aangetroffen lege dossiers was sprake van niet onaanzienlijke bedragen (2008: ruim 60 mille, 2009: bijna 3 ton). Juist bij dergelijk hoge bedragen mag een nauwkeurige naleving van afgesproken procedures c.q. administratieve verantwoording worden verwacht.
• Omschrijvingen van inhuursituaties in de crediteurenadministratie konden niet kloppen met de geboekte bedragen. De onderzochte dossiers gaven hierover geen duidelijkheid. Dit draagt niet bij aan de transparantie van de verantwoording. Voor de rechtmatigheid van de verantwoording in concrete gevallen is het van belang dat de administratie op orde is en dat steeds duidelijkheid kan worden verschaft over de aard en inhoud van de uitgaven voor derden.
• Wat niet doelmatig is, is de wijze waarop de inhuur wordt geadministreerd. De totale kosten van inhuur zijn niet snel en eenduidig te achterhalen en facturen worden niet altijd inzichtelijk geboekt.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• De inhuur wordt niet structureel achteraf geëvalueerd. Objectief is de doeltreffendheid daardoor niet vast te stellen. Wel is gevraagd naar de tevredenheid achteraf van de afdelingsmanagers. Daaruit bleek dat de tevredenheid groot is.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Als het gaat om de doeltreffendheid was het in het onderzoek een complicatie dat er van tevoren nauwelijks concrete doelen zijn bepaald.
• De inhuur wordt niet structureel achteraf geëvalueerd. Objectief is de doeltreffendheid daardoor niet vast te stellen. Wel is gevraagd naar de tevredenheid achteraf van de afdelingsmanagers. Daaruit bleek dat de tevredenheid groot is.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De kosten voor inhuur gerelateerd aan de personeelskosten zijn wat hoger dan in enkele omliggende gemeenten, maar lopen zeker niet totaal uit de pas.
• De gemeente huurt op een weloverwogen en doelmatige wijze in.
• Er zijn randvoorwaarden gecreëerd voor een doelmatige inhuur, zoals enkele raamcontracten.
• Wat niet doelmatig is, is de wijze waarop de inhuur wordt geadministreerd. De totale kosten van inhuur zijn niet snel en eenduidig te achterhalen en facturen worden niet altijd inzichtelijk geboekt.
• Niet doelmatig is de mate waarin inhuurcontracten verlengd worden; als er ingehuurd wordt blijkt dat er weinig zicht is op de duur van deze inhuur.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Specifiek beleid ten aanzien van externe inhuur ontbreekt; het inkoop- en aanbestedingsbeleid is beperkt relevant.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• De gemeenten en ABG-organisatie huren relatief weinig in, maar wel structureel meer dan begroot.

Uitgaven

• De gemeenten en ABG-organisatie huren relatief weinig in, maar wel structureel meer dan begroot.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

• Monitoring is vooral financieel van aard; de beperkte verslaglegging zorgt voor kwetsbaarheden.

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

• De gemeenteraden worden regelmatig geïnformeerd over externe inhuur; kwalitatieve informatie ontbreekt.

Informatievoorziening controle

• De gemeenteraden worden regelmatig geïnformeerd over externe inhuur; kwalitatieve informatie ontbreekt.

Organisatie externe inhuur

• Uitvoeringskaders zijn beperkt vastgelegd; het aanbestedingsmechanisme functioneert niet optimaal.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De gemeenten en ABG-organisatie huren relatief weinig in, maar wel structureel meer dan begroot.

Protocol/werkinstructies

• Uitvoeringskaders zijn beperkt vastgelegd; het aanbestedingsmechanisme functioneert niet optimaal.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Uitvoeringskaders zijn beperkt vastgelegd; het aanbestedingsmechanisme functioneert niet optimaal.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Van integraal en samenhangend inhuurbeleid is nog geen sprake. Het huidige beleid is te typeren als onvolkomen, complex en warrig.
• Het college wil elk jaar weer minder geld uitgeven aan externe inhuur, maar de kosten van externe inhuur nemen jaarlijks toe.
• Zorgvuldig vormgegeven beleid voor externe inhuur dat rekening houdt met de uitgangspunten van het inkoop- en HR-beleid ontbreekt.
• Alle aandacht en discussie in de raad lijken nog niet geleid te hebben tot een consensus die de basis zou kunnen vormen voor heldere kaders.
• Een helder beleid voor externe inhuur vraagt om een duidelijke visie op zaken zoals gewenste personeelsomvang en –samenstelling, organisatievorm (compact en flexibel of breed en vast?) en de wijze van aansturing (centraal of decentraal?). Maar ook de uitgangspunten in de kerntakendiscussie en het belang van duurzaamheid, social return en MKB-gunning in het inhuurproces verdienen aandacht.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• Het college wil elk jaar weer minder geld uitgeven aan externe inhuur, maar de kosten van externe inhuur nemen jaarlijks toe.

Sturende rol college

• Het college wil elk jaar weer minder geld uitgeven aan externe inhuur, maar de kosten van externe inhuur nemen jaarlijks toe.
• De aandacht voor externe inhuur lijkt nog steeds gericht te zijn op het op de korte termijn invulling geven aan capaciteitsvraagstukken, waarbij de geformuleerde afwegingskaders er voor moeten zorgen dat het inhuurproces enigszins ordentelijk verloopt.
• Daarnaast verdienen de organisatorische en administratieve veranderingen en ook het noodzakelijke cultuurveranderingstraject meer bestuurlijke aandacht dan nu wordt gegeven.
• Alle aandacht en discussie in de raad lijken nog niet geleid te hebben tot een consensus die de basis zou kunnen vormen voor heldere kaders.
• Een helder beleid voor externe inhuur vraagt om een duidelijke visie op zaken zoals gewenste personeelsomvang en –samenstelling, organisatievorm (compact en flexibel of breed en vast?) en de wijze van aansturing (centraal of decentraal?). Maar ook de uitgangspunten in de kerntakendiscussie en het belang van duurzaamheid, social return en MKB-gunning in het inhuurproces verdienen aandacht.
• Als het bestuur op teveel gedachten blijft hinken is de kans groot dat uitsluitend de wensen van een individu, de lijnmanager, de keuze voor een vorm van personele inzet bepaalt.

Kaderstellende rol

• De aandacht voor externe inhuur lijkt nog steeds gericht te zijn op het op de korte termijn invulling geven aan capaciteitsvraagstukken, waarbij de geformuleerde afwegingskaders er voor moeten zorgen dat het inhuurproces enigszins ordentelijk verloopt.
• Daarnaast verdienen de organisatorische en administratieve veranderingen en ook het noodzakelijke cultuurveranderingstraject meer bestuurlijke aandacht dan nu wordt gegeven.
• Alle aandacht en discussie in de raad lijken nog niet geleid te hebben tot een consensus die de basis zou kunnen vormen voor heldere kaders.
• Een helder beleid voor externe inhuur vraagt om een duidelijke visie op zaken zoals gewenste personeelsomvang en –samenstelling, organisatievorm (compact en flexibel of breed en vast?) en de wijze van aansturing (centraal of decentraal?). Maar ook de uitgangspunten in de kerntakendiscussie en het belang van duurzaamheid, social return en MKB-gunning in het inhuurproces verdienen aandacht.
• Als het bestuur op teveel gedachten blijft hinken is de kans groot dat uitsluitend de wensen van een individu, de lijnmanager, de keuze voor een vorm van personele inzet bepaalt.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Al in 2008 werd door het gemeentebestuur besloten om de informatievoorziening rondom externe inhuur te verbeteren en een integraal inhuurbeleid op te stellen. Hoewel de informatievoorziening in eerste instantie voortvarend werd opgepakt, verslechterde dit in de loop der jaren en markeert het jaar 2015 op dit vlak een dieptepunt.
• Er zitten veel fouten en inconsistenties in de geregistreerde gegevens. Dat komt omdat veel medewerkers van alles en nog wat kunnen veranderen. Er zijn geen controles die de integriteit van de data borgen.
• Het is niet mogelijk om zinnige relaties te leggen tussen de verschillende registraties. Daardoor kan de lead buyer niet nagaan of de ingeschatte inhuur (op basis van het contractenregister) correspondeert met de daadwerkelijke inhuur (op basis van de financiële administratie in AFS). Overigens heeft de lead buyer überhaupt niet het recht om zelf de daadwerkelijke inhuurcijfers te raadplegen.

Informatievoorziening kaderstelling

• Al in 2008 werd door het gemeentebestuur besloten om de informatievoorziening rondom externe inhuur te verbeteren en een integraal inhuurbeleid op te stellen. Hoewel de informatievoorziening in eerste instantie voortvarend werd opgepakt, verslechterde dit in de loop der jaren en markeert het jaar 2015 op dit vlak een dieptepunt.

Informatievoorziening controle

• Al in 2008 werd door het gemeentebestuur besloten om de informatievoorziening rondom externe inhuur te verbeteren en een integraal inhuurbeleid op te stellen. Hoewel de informatievoorziening in eerste instantie voortvarend werd opgepakt, verslechterde dit in de loop der jaren en markeert het jaar 2015 op dit vlak een dieptepunt.
• Het inhuurbeleid is warrig en complex en daarom ook voor de raad niet goed navolgbaar. Het college heeft de gemeenteraad echter wel geïnformeerd over het bestaan van de gedragscode en het protocol en de regels die daaruit volgen.
• Over de uitzonderingen daarop, de gronden waarop deze gebaseerd zijn en de daaraan gestelde randvoorwaarden is het college niet transparant geweest.
• De uitzondering is gebaseerd op een wat aparte interpretatie van de gedragscode, waarbij inhuur van juristen, financiële en communicatie medewerkers beschouwd wordt als uitbesteding, omdat deze werkzaamheden ook gerelateerd zijn aan het realiseren van een infrastructuur. Deze interpretatie is niet alleen apart maar ook organisatiespecifiek. Want de inhuurkosten voor het realiseren van de ICT- infrastructuur worden wel als inhuur en niet als uitbesteding verantwoord.

Organisatie externe inhuur

• De aandacht voor externe inhuur lijkt nog steeds gericht te zijn op het op de korte termijn invulling geven aan capaciteitsvraagstukken, waarbij de geformuleerde afwegingskaders er voor moeten zorgen dat het inhuurproces enigszins ordentelijk verloopt.
• Daarnaast verdienen de organisatorische en administratieve veranderingen en ook het noodzakelijke cultuurveranderingstraject meer bestuurlijke aandacht dan nu wordt gegeven.
• Een helder beleid voor externe inhuur vraagt om een duidelijke visie op zaken zoals gewenste personeelsomvang en –samenstelling, organisatievorm (compact en flexibel of breed en vast?) en de wijze van aansturing (centraal of decentraal?). Maar ook de uitgangspunten in de kerntakendiscussie en het belang van duurzaamheid, social return en MKB-gunning in het inhuurproces verdienen aandacht.
• Bij het ‘reorganiseren van het inhuurproces’ is er gestreefd naar meer centrale invloed op externe inhuur. Maar daarbij zijn de discretionaire bevoegdheden van de lijnmanager wel in stand gebleven terwijl de lead buyer Personeel slechts een faciliterende rol kreeg. Dit op ‘twee gedachten hinken’ maakt het lastig om de bestaande patronen bij inhuur door lijnmanagers te doorbreken en strategisch personeelsbeleid, dat bijdraagt aan doeltreffende, doelmatige en maatschappelijke taakvervulling van de gemeente als geheel, echt van de grond te krijgen.
• Het is de vraag of de keuze voor een uniform inhuurbeleid wel voldoende recht doet aan diversiteit aan activiteiten en organisaties binnen het concern. Als in de regels onvoldoende ruimte wordt geboden voor flexibiliteit zal er een ongereguleerde praktijk blijven ontstaan.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Zonder duidelijk geëxpliciteerde (strategische) uitgangspunten zijn afwegingskaders zoals de gedragscode en het protocol te weinig sturend.
• Er is ruimere bewegingsvrijheid dan bedoeld bij afspraken over uitzonderingen.
• Het inhuurbeleid is warrig en complex en daarom ook voor de raad niet goed navolgbaar. Het college heeft de gemeenteraad echter wel geïnformeerd over het bestaan van de gedragscode en het protocol en de regels die daaruit volgen.
• Over de uitzonderingen op de gedragscode en het protocol en de regels die daaruit volgen, de gronden waarop deze gebaseerd zijn en de daaraan gestelde randvoorwaarden is het college niet transparant geweest.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Het externe inhuurvraagstuk wordt momenteel nog niet gezien als een onderdeel van de strategische bedrijfsvoering die de hele organisatie raakt.
• Zorgvuldig vormgegeven beleid voor externe inhuur dat rekening houdt met de uitgangspunten van het inkoop- en HR-beleid ontbreekt.
• Een helder beleid voor externe inhuur vraagt om een duidelijke visie op zaken zoals gewenste personeelsomvang en –samenstelling, organisatievorm (compact en flexibel of breed en vast?) en de wijze van aansturing (centraal of decentraal?). Maar ook de uitgangspunten in de kerntakendiscussie en het belang van duurzaamheid, social return en MKB-gunning in het inhuurproces verdienen aandacht.
• Bij het ‘reorganiseren van het inhuurproces’ is er gestreefd naar meer centrale invloed op externe inhuur. Maar daarbij zijn de discretionaire bevoegdheden van de lijnmanager wel in stand gebleven terwijl de lead buyer Personeel slechts een faciliterende rol kreeg. Dit op ‘twee gedachten hinken’ maakt het lastig om de bestaande patronen bij inhuur door lijnmanagers te doorbreken en strategisch personeelsbeleid, dat bijdraagt aan doeltreffende, doelmatige en maatschappelijke taakvervulling van de gemeente als geheel, echt van de grond te krijgen.

Uitvoering Externe Inhuur

• In het inhuurproces gaat het nodige mis.
• Als het bestuur op teveel gedachten blijft hinken is de kans groot dat uitsluitend de wensen van een individu, de lijnmanager, de keuze voor een vorm van personele inzet bepaalt.
• Hoewel voor elke werkwijze op zich begrip kan worden opgebracht, wekt het totaalplaatje de indruk dat het afwijken de regel was in 2015.
• Er is ruimere bewegingsvrijheid dan bedoeld bij afspraken over uitzonderingen.
• Het is de vraag of de keuze voor een uniform inhuurbeleid wel voldoende recht doet aan diversiteit aan activiteiten en organisaties binnen het concern. Als in de regels onvoldoende ruimte wordt geboden voor flexibiliteit zal er een ongereguleerde praktijk blijven ontstaan.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Er is onvoldoende aandacht voor de betrouwbaarheid van de gegevens van de administratieve systemen die gebruikt worden in het inhuurproces.
• Er zitten veel fouten en inconsistenties in de geregistreerde gegevens. Dat komt omdat veel medewerkers van alles en nog wat kunnen veranderen. Er zijn geen controles die de integriteit van de data borgen.
• Het is niet mogelijk om zinnige relaties te leggen tussen de verschillende registraties. Daardoor kan de lead buyer niet nagaan of de ingeschatte inhuur (op basis van het contractenregister) correspondeert met de daadwerkelijke inhuur (op basis van de financiële administratie in AFS). Overigens heeft de lead buyer überhaupt niet het recht om zelf de daadwerkelijke inhuurcijfers te raadplegen.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Aan de belangrijke randvoorwaarden om te komen tot een doelmatig en doeltreffend inhuurbeleid is niet voldaan.
• Daarnaast zijn er ook concrete aanwijzingen dat de doeltreffendheid en doelmatigheid beperkt is.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Het college wil elk jaar weer minder geld uitgeven aan externe inhuur, maar de kosten van externe inhuur nemen jaarlijks toe.
• Aan de belangrijke randvoorwaarden om te komen tot een doelmatig en doeltreffend inhuurbeleid is niet voldaan.
• Daarnaast zijn er ook concrete aanwijzingen dat de doeltreffendheid en doelmatigheid beperkt is.

Wet- en regelgeving

• De toetsing en verantwoording over de naleving van de regels zijn duidelijk vastgelegd.
• Of de aanbestedingsregels worden gevolgd bij verlengingen van de inhuur, bijvoorbeeld als iemand wordt ingezet op een vervolgopdracht, valt niet uit de dossiers te reconstrueren. Dit levert een rechtmatigheidsrisico op. Als het gaat om een overtreding van de Europese aanbestedingsregels dan kunnen aanzienlijke boetes het gevolg zijn. De accountant heeft deze bevinding eerder ook gerapporteerd.
• Op basis van bestudering van de dossiers is slechts zeer gedeeltelijk te bepalen of in de praktijk conform het beleid van toetsing en verantwoording wordt gewerkt. Daarmee is niet gezegd dat niet conform de vereiste procedure is gewerkt. Het wordt in ieder geval niet systematisch geregistreerd. Dat brengt, zoals ook de accountant al eerder constateerde, risico's op het vlak van rechtmatigheid met zich.
• De verplichting om aan het CBS ten behoeve van Informatie voor derden (Iv3) aan te leveren, voldoen de gemeenten en de Werkorganisatie BUCH niet volledig.
• In de jaarverslagen van individuele gemeenten en de Werkorganisatie BUCH wordt nauwelijks gerapporteerd over omvang en ontwikkeling van de inhuur van externen. Daarmee wordt niet volledig voldaan aan de eisen, die zijn gesteld in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Beleid(sdoelen)

• De Werkorganisatie BUCH beschikt niet over een integraal personeelsbeleid, waarin een inhoudelijk afwegingskader voor de inhuur van externen wordt geboden.
• De Werkorganisatie BUCH heeft wel een beleidskader voor het inkoopbeleid. De externe inhuur vindt plaats via dit beleid, óók voor de afzonderlijke gemeenten, in ieder geval vanaf 1-1-2017. Er is geen apart beleidskader aangetroffen voor het werken in opdracht.
• Er zijn geen doelstellingen aangetroffen voor de inhoud of omvang van de inhuur van externen. Ook zijn er door de gemeenteraden geen specifieke targets gesteld. In de periode tot 2017 heeft de gemeente Castricum wel met een specifiek kader gewerkt.

Budget

• Uit de dossiers blijkt niet of er voor de inhuur van externen budget is vastgesteld.

Begroting/Jaarverslag

• In de jaarverslagen van individuele gemeenten en de Werkorganisatie BUCH wordt nauwelijks gerapporteerd over omvang en ontwikkeling van de inhuur van externen. Daarmee wordt niet volledig voldaan aan de eisen, die zijn gesteld in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).
• Gestructureerde informatie voor gemeenteraden om de kaderstellende en controlerende rol uit te voeren op het onderwerp inhuur van externen ontbreekt in de stukken van de P&C-cyclus.
• In de stukken van de P&C-cyclus worden de gemeenteraden wel incidenteel geïnformeerd op onderdelen waarop externe inhuur heeft plaatsgevonden.

Uitgaven

• Bij Bergen zien we in 2018 een flinke stijging van de inhuur van externen. De oorzaak daarvan is gelegen in specifieke bestuurlijke en juridische vraagstukken die in die tijd in Bergen hebben gespeeld. Deze stijging van de uitgave is op grond daarvan aan te merken als incidenteel.
• De uitgaven van Heiloo die in 2017 en 2018 zijn op een relatief hoog niveau zijn blijven hangen. Als oorzaak hiervan wordt gewezen op de inhuur op projecten op het terrein van Ruimtelijke ordening. Deze projecten worden in de organisatie ‘incidenteel’ genoemd, maar uit de cijfers van 2019 zal moeten blijken of dat inderdaad zo is.
• Bij de Werkorganisatie zijn uitgaven gedaan op de inhuur van externen ten behoeve van de inrichting van de gezamenlijke ICT-infrastructuur. Dit wordt geboekt op Bestuur en overhead en zou een incidentele uitgave betreffen. Maar ICT-infrastructuur brengt doorgaans ook structurele onderhoudslasten met zich mee. Het zal moeten blijken of die uitgaven niet toch een structurele component hebben.
• In 2016 zijn bij alle vier de gemeenten de uitgaven op de inhuur van externen gestegen. De verklaring hiervoor is de afgekondigde vacaturestop in de aanloop naar de vorming van de Werkorganisatie BUCH. De openstaande vacatures zijn gepareerd met de inhuur van externen.
• In 2017 en 2018 is er sprake van een daling van de uitgaven op de inhuur van externen bij de gemeenten (met de bovengenoemde uitzonderingen). Dat is logisch, want de uitvoeringstaken zijn dan immers overgeheveld naar de Werkorganisatie BUCH.
• Na een daling van de totale uitgaven (gemeenten én Werkorganisatie) voor de inhuur van externen in 2017, is er in 2018 sprake van een flinke stijging. Die stijging komt vooral op het conto van de Werkorganisatie en in mindere mate van Bergen. Of dat een structurele ontwikkeling is, zal moeten blijken in de jaren daarna.

Sturende rol college

• De toetsing en verantwoording over de naleving van de regels zijn duidelijk vastgelegd.

Kaderstellende rol

• De conclusie is dat de gemeenteraden van de BUCH-gemeenten, in ieder geval in de periode 2017-2018, met de aan hen aangereikte sturings- en verantwoordingsinformatie, niet voldoende in positie zijn gebracht om hun kaderstellende en controlerende rol te kunnen uitvoeren.

Controlerende rol

• De conclusie is dat de gemeenteraden van de BUCH-gemeenten, in ieder geval in de periode 2017-2018, met de aan hen aangereikte sturings- en verantwoordingsinformatie, niet voldoende in positie zijn gebracht om hun kaderstellende en controlerende rol te kunnen uitvoeren.

Monitoring

• De verplichting om aan het CBS ten behoeve van Informatie voor derden (Iv3) aan te leveren, voldoen de gemeenten en de Werkorganisatie BUCH niet volledig.

Evaluatie/onderzoek

• De verplichting om aan het CBS ten behoeve van Informatie voor derden (Iv3) aan te leveren, voldoen de gemeenten en de Werkorganisatie BUCH niet volledig.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

• Gestructureerde informatie voor gemeenteraden om de kaderstellende en controlerende rol uit te voeren op het onderwerp inhuur van externen ontbreekt in de stukken van de P&C-cyclus.

Informatievoorziening controle

• In de jaarverslagen van individuele gemeenten en de Werkorganisatie BUCH wordt nauwelijks gerapporteerd over omvang en ontwikkeling van de inhuur van externen. Daarmee wordt niet volledig voldaan aan de eisen, die zijn gesteld in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).
• De verplichting om aan het CBS ten behoeve van Informatie voor derden (Iv3) aan te leveren, voldoen de gemeenten en de Werkorganisatie BUCH niet volledig.
• Gestructureerde informatie voor gemeenteraden om de kaderstellende en controlerende rol uit te voeren op het onderwerp inhuur van externen ontbreekt in de stukken van de P&C-cyclus.
• In de stukken van de P&C-cyclus worden de gemeenteraden wel incidenteel geïnformeerd op onderdelen waarop externe inhuur heeft plaatsgevonden.
• Ook worden de gemeenteraden soms informeel geïnformeerd. Zo praat in ieder geval de gemeentesecretaris de raad geregeld bij over lopende zaken.
• Ook door middel van de projecten, zoals het Verbeterplan, zijn de gemeenteraden wel incidenteel geïnformeerd over het onderwerp.

Organisatie externe inhuur

• Op onderdelen van het inkoopproces zijn procesbeschrijvingen aangetroffen. Deze beschrijven zijn helder en onderscheiden duidelijk de rollen en taken van de teammanager, de controller en HR- adviseur.
• In de procesbeschrijvingen is opgenomen waar de opdrachtverlening aan moet voldoen.
• Verder staat In de procesbeschrijvingen vermeld wat in de aanbestedingsdossiers (bij opdrachten van meer dan €5.000) opgenomen dient te zijn om rechtmatigheidstoetsen te kunnen uitvoeren en hoe dit te administreren.
• Over overschrijdingen van het personeelsbudget dient door het managementteam van het desbetreffende domein, de directie of bestuur besloten te worden.
• De toetsing en verantwoording over de naleving van de regels zijn duidelijk vastgelegd.
• Respondenten geven aan dat in het afgelopen jaar de nodige stappen zijn gezet in het verbeteren van de administratieve organisatie en processen. Veel zaken ter verbetering zijn opgepakt gedurende de looptijd van het onderzoek, zoals een contractenregister en het inrichten van een dashboard met up-to- date overzichten op financiën en personeel voor de teammanagers.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Er zijn geen doelstellingen aangetroffen voor de inhoud of omvang van de inhuur van externen. Ook zijn er door de gemeenteraden geen specifieke targets gesteld. In de periode tot 2017 heeft de gemeente Castricum wel met een specifiek kader gewerkt.
• Geconstateerd moet worden dat zeker voor de jaren 2017 en 2018 sprake is geweest van omvangrijke inhuur van externe medewerkers. Als verklaring wordt door veel respondenten gewezen op de fusie, waarbij de organisatie zich moest ‘zetten’ en de vacaturestop. Een doorwrochte analyse hebben we echter niet kunnen maken, vanwege het ontbreken van voldoende gegevens.
• In de jaarverslagen van individuele gemeenten en de Werkorganisatie BUCH wordt nauwelijks gerapporteerd over omvang en ontwikkeling van de inhuur van externen. Daarmee wordt niet volledig voldaan aan de eisen, die zijn gesteld in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).
• Bij Bergen zien we in 2018 een flinke stijging van de inhuur van externen. De oorzaak daarvan is gelegen in specifieke bestuurlijke en juridische vraagstukken die in die tijd in Bergen hebben gespeeld. Deze stijging van de uitgave is op grond daarvan aan te merken als incidenteel.
• In 2016 zijn bij alle vier de gemeenten de uitgaven op de inhuur van externen gestegen. De verklaring hiervoor is de afgekondigde vacaturestop in de aanloop naar de vorming van de Werkorganisatie BUCH. De openstaande vacatures zijn gepareerd met de inhuur van externen.
• In 2017 en 2018 is er sprake van een daling van de uitgaven op de inhuur van externen bij de gemeenten (met de bovengenoemde uitzonderingen). Dat is logisch, want de uitvoeringstaken zijn dan immers overgeheveld naar de Werkorganisatie BUCH.

Protocol/werkinstructies

• Op basis van bestudering van de dossiers is slechts zeer gedeeltelijk te bepalen of in de praktijk conform het beleid van toetsing en verantwoording wordt gewerkt. Daarmee is niet gezegd dat niet conform de vereiste procedure is gewerkt. Het wordt in ieder geval niet systematisch geregistreerd. Dat brengt, zoals ook de accountant al eerder constateerde, risico's op het vlak van rechtmatigheid met zich.
• Aandacht voor de overdracht van de kennis van externen op intern personeel en de begeleiding van externen door intern personeel ontbreekt. Procedures en afspraken daarover zijn niet aangetroffen.
• Er wordt in principe onderscheid gemaakt in de procedure voor de inkoop van bedragen onder en boven de € 5.000,- euro. Voor bedragen boven die grens gelden verzwaarde eisen.

(Strategisch) personeelsbeleid

• De Werkorganisatie BUCH beschikt niet over een integraal personeelsbeleid, waarin een inhoudelijk afwegingskader voor de inhuur van externen wordt geboden.
• De OR heeft er vanuit zijn rol voor gewaakt dat de inzet van externen niet ten koste zou gaan van de doorontwikkeling van het intern personeel en dat streven is ook uitgesproken door de teammanagers. Tegelijkertijd kan geconcludeerd worden dat het opleidingsbudget niet bij elke afdeling volledig wordt benut. Het eerder geconstateerde ontbreken van een integraal personeelsbeleid lijkt hier een rol in te spelen.

Uitvoering Externe Inhuur

• Er wordt in principe onderscheid gemaakt in de procedure voor de inkoop van bedragen onder en boven de € 5.000,- euro. Voor bedragen boven die grens gelden verzwaarde eisen.
• Op basis van bestudering van de dossiers is slechts zeer gedeeltelijk te bepalen of in de praktijk conform het beleid van toetsing en verantwoording wordt gewerkt. Daarmee is niet gezegd dat niet conform de vereiste procedure is gewerkt. Het wordt in ieder geval niet systematisch geregistreerd. Dat brengt, zoals ook de accountant al eerder constateerde, risico's op het vlak van rechtmatigheid met zich.
• Op basis van dit onderzoek kunnen we geen conclusies trekken over de bijdrage van de inhuur van externen aan de kwaliteit en de continuïteit van de werkprocessen. Zoals eerder opgemerkt, ontbreken gegevens over effecten van de externe inhuur op werkprocessen, de dienstverlening en de organisatie. Door respondenten wordt aangegeven dat de inzet van externen heeft geleid tot continuïteit van de dienstverlening aan burgers en tot verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening door de inbreng van gespecialiseerde kennis.
• Aandacht voor de overdracht van de kennis van externen op intern personeel en de begeleiding van externen door intern personeel ontbreekt. Procedures en afspraken daarover zijn niet aangetroffen.

Besluit tot externe inhuur

• De Werkorganisatie BUCH beschikt niet over een integraal personeelsbeleid, waarin een inhoudelijk afwegingskader voor de inhuur van externen wordt geboden.
• Uit de meeste van de onderzochte dossiers kon niet gereconstrueerd worden hoe tot een besluit is gekomen om tot inhuur van externen over te gaan. Dat besluit moet worden vastgelegd, maar die registratie vindt nauwelijks plaats.
• Over overschrijdingen van het personeelsbudget dient door het managementteam van het desbetreffende domein, de directie of bestuur besloten te worden.
• Of besluitvorming conform de voorgeschreven procedure plaatsvindt, blijkt niet uit de bestudeerde dossiers.
• Er zijn geen evaluaties van de prestaties in de bestudeerde dossiers aangetroffen. Dit is opvallend omdat in het inkoopbeleid juist nadrukkelijk aandacht wordt besteed aan de 'past performance' als onderbouwing om al dan niet opnieuw in te huren. In interviews wordt wel aangegeven dat bij nieuwe aanbestedingen die ‘past performance’ nadrukkelijk wordt meegewogen. Omdat de ‘past performance’ niet wordt geregistreerd, lijkt het geheugen van medewerkers hier de beslissende factor te zijn.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Verder staat In de procesbeschrijvingen vermeld wat in de aanbestedingsdossiers (bij opdrachten van meer dan €5.000) opgenomen dient te zijn om rechtmatigheidstoetsen te kunnen uitvoeren en hoe dit te administreren.
• Of de aanbestedingsregels worden gevolgd bij verlengingen van de inhuur, bijvoorbeeld als iemand wordt ingezet op een vervolgopdracht, valt niet uit de dossiers te reconstrueren. Dit levert een rechtmatigheidsrisico op. Als het gaat om een overtreding van de Europese aanbestedingsregels dan kunnen aanzienlijke boetes het gevolg zijn. De accountant heeft deze bevinding eerder ook gerapporteerd.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Verder staat In de procesbeschrijvingen vermeld wat in de aanbestedingsdossiers (bij opdrachten van meer dan €5.000) opgenomen dient te zijn om rechtmatigheidstoetsen te kunnen uitvoeren en hoe dit te administreren.
• Of de aanbestedingsregels worden gevolgd bij verlengingen van de inhuur, bijvoorbeeld als iemand wordt ingezet op een vervolgopdracht, valt niet uit de dossiers te reconstrueren. Dit levert een rechtmatigheidsrisico op. Als het gaat om een overtreding van de Europese aanbestedingsregels dan kunnen aanzienlijke boetes het gevolg zijn. De accountant heeft deze bevinding eerder ook gerapporteerd.
• Uit de meeste van de onderzochte dossiers kon niet gereconstrueerd worden hoe tot een besluit is gekomen om tot inhuur van externen over te gaan. Dat besluit moet worden vastgelegd, maar die registratie vindt nauwelijks plaats.
• Er wordt niet stelselmatig vastgelegd of de ingehuurde externe uiteindelijk het gewenste resultaat oplevert.
• Op basis van bestudering van de dossiers is slechts zeer gedeeltelijk te bepalen of in de praktijk conform het beleid van toetsing en verantwoording wordt gewerkt. Daarmee is niet gezegd dat niet conform de vereiste procedure is gewerkt. Het wordt in ieder geval niet systematisch geregistreerd. Dat brengt, zoals ook de accountant al eerder constateerde, risico's op het vlak van rechtmatigheid met zich.
• Het verbeteren van de administratie is een belangrijk aandachtspunt in de Werkorganisatie BUCH. Sommige teammanagers houden het personeelsbestand in een eigen subadministratie (in Excelsheets) bij. Deze zijn echter niet automatisch gekoppeld aan andere systemen, zoals PIMS, en deze (particuliere) werkwijze brengt risico op inefficiëntie en onnauwkeurigheid met zich.

Verstrekken opdracht

• Opvallend is dat de Werkorganisatie BUCH niet standaard met eigen opdrachtbevestigingen en daaraan gekoppelde leveringsvoorwaarden werkt. In de bestudeerde dossiers zijn vele verschillende opdrachtbevestigingen, met verschillende leveringsvoorwaarden, aangetroffen. De organisatie maakt zich daardoor potentieel afhankelijk van de verschillende voorwaarden van leveranciers. In mantelcontracten zijn bijvoorbeeld verschillende termijnen aangetroffen waarop inhuur gecontinueerd of afgekocht kan worden. Dat levert risico's op inefficiëntie op. Voor kleinere organisaties is dat verklaarbaar. Een werkorganisatie met de omvang van de BUCH zou dat risico niet hoeven te lopen.

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• De toetsing en verantwoording over de naleving van de regels zijn duidelijk vastgelegd.
• Er zijn geen evaluaties van de prestaties in de bestudeerde dossiers aangetroffen. Dit is opvallend omdat in het inkoopbeleid juist nadrukkelijk aandacht wordt besteed aan de 'past performance' als onderbouwing om al dan niet opnieuw in te huren. In interviews wordt wel aangegeven dat bij nieuwe aanbestedingen die ‘past performance’ nadrukkelijk wordt meegewogen. Omdat de ‘past performance’ niet wordt geregistreerd, lijkt het geheugen van medewerkers hier de beslissende factor te zijn.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Er wordt niet stelselmatig vastgelegd of de ingehuurde externe uiteindelijk het gewenste resultaat oplevert.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Op basis van dit onderzoek kunnen we geen conclusies trekken over de bijdrage van de inhuur van externen aan de kwaliteit en de continuïteit van de werkprocessen. Zoals eerder opgemerkt, ontbreken gegevens over effecten van de externe inhuur op werkprocessen, de dienstverlening en de organisatie. Door respondenten wordt aangegeven dat de inzet van externen heeft geleid tot continuïteit van de dienstverlening aan burgers en tot verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening door de inbreng van gespecialiseerde kennis.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Binnen het ambtelijk apparaat is de visie op externe inhuur duidelijk: “geen inhuur, tenzij”. De huidige portefeuillehouder onderschrijft deze visie.
• Het uitgangspunt: “geen inhuur tenzij” is verwoord in het beleidskader 2010 en impliciet verwoord in begroting en jaarstukken, in memo’s en brieven.
• De keuze van het management voor externe inhuur wordt zowel op inhoudelijke gronden als budgettair bepaald. Een vastgelegd HRM‐beleid op dit gebied ontbreekt.

Budget

• Er vinden geen overschrijdingen plaats. Indien externe inhuur buiten de vastgestelde budgetten in de programmabegroting plaatsvindt, wordt een budget gevraagd aan de gemeenteraad. Er is géén apart budget voor inhuur. Dit is conform de begrotingsregels.
• Het management draagt er zorg voor dat de programma’s in de programmabegroting zoals vastgesteld door de gemeenteraad binnen de beschikbare budgetten worden uitgevoerd. Inhuur is een onderdeel van de bedrijfsvoering om de uitvoering te realiseren.

Begroting/Jaarverslag

• Inhuur van externen vindt plaats binnen het door de gemeenteraad in de programmabegroting vastgestelde loonsom.
• Er wordt gerapporteerd volgens de voorschriften uit het Besluit begroten en verantwoorden. In de jaarstukken wordt toegelicht wat de reden voor externe inhuur was.
• Er vinden geen overschrijdingen plaats. Indien externe inhuur buiten de vastgestelde budgetten in de programmabegroting plaatsvindt, wordt een budget gevraagd aan de gemeenteraad. Er is géén apart budget voor inhuur. Dit is conform de begrotingsregels.
• In de programmabegroting 2019 is voor het eerst een indicator voor externe inhuur opgenomen: 14% van de loonsom. Er is geen relatie gelegd met een strategisch HRM beleid. Daarmee bestaat de kans dat de discussie wel of niet externe inhuur alleen nog budgettair gevoerd wordt.
• De gemeenteraad wordt via de jaarstukken geïnformeerd over aard en omvang van externe inhuur. De toelichting bij de cijfers is door de jaren heen steeds uitgebreider geworden.
• Het management draagt er zorg voor dat de programma’s in de programmabegroting zoals vastgesteld door de gemeenteraad binnen de beschikbare budgetten worden uitgevoerd. Inhuur is een onderdeel van de bedrijfsvoering om de uitvoering te realiseren.

Uitgaven

• Er vinden geen overschrijdingen plaats. Indien externe inhuur buiten de vastgestelde budgetten in de programmabegroting plaatsvindt, wordt een budget gevraagd aan de gemeenteraad. Er is géén apart budget voor inhuur. Dit is conform de begrotingsregels.
• Uit de AenO monitor blijkt dat het percentage van de loonsom 2017 dat in Beverwijk wordt besteed aan externe inhuur vergelijkbaar is met andere gemeenten.

Sturende rol college

• De rol van het college bij externe inhuur is niet beschreven en niet uitgewerkt en onduidelijk. Met uitzondering van de rol die het college heeft ten aanzien van het aanstellen van de gemeentesecretaris en leden van het algemeen management team.

Kaderstellende rol

• De gemeenteraad stemt in met het beleid bij het vaststellen van begroting en jaarstukken.
• De rol van de raad bij externe inhuur is niet beschreven en onduidelijk.
• Voor nieuwe raadsleden is vaak niet duidelijk of en welke rol gemeenteraadsleden hebben bij de keuze voor externe inhuur.

Controlerende rol

• De rol van de raad bij externe inhuur is niet beschreven en onduidelijk.
• Voor nieuwe raadsleden is vaak niet duidelijk of en welke rol gemeenteraadsleden hebben bij de keuze voor externe inhuur.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De gemeenteraad wordt via de jaarstukken geïnformeerd over aard en omvang van externe inhuur. De toelichting bij de cijfers is door de jaren heen steeds uitgebreider geworden.

Organisatie externe inhuur

• Binnen het ambtelijk apparaat is de visie op externe inhuur duidelijk: “geen inhuur, tenzij”. De huidige portefeuillehouder onderschrijft deze visie.
• Er is in Beverwijk sprake van rolonduidelijkheid: wie heeft of neemt welke rol heeft bij de beslissingen over externe inhuur.

• Voor het gemeentelijk management is de tactische en operationele rol bij externe inhuur duidelijk.
• De rol van de portefeuillehouder bij externe inhuur is niet beschreven en onduidelijk. De portefeuillehouder overlegt naar bevindt van zaken met het management.
• De rol van het college bij externe inhuur is niet beschreven en niet uitgewerkt en onduidelijk. Met uitzondering van de rol die het college heeft ten aanzien van het aanstellen van de gemeentesecretaris en leden van het algemeen management team.
• De rol van de raad bij externe inhuur is niet beschreven en onduidelijk.
• Voor nieuwe raadsleden is vaak niet duidelijk of en welke rol gemeenteraadsleden hebben bij de keuze voor externe inhuur.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• In de programmabegroting 2019 is voor het eerst een indicator voor externe inhuur opgenomen: 14% van de loonsom. Er is geen relatie gelegd met een strategisch HRM beleid. Daarmee bestaat de kans dat de discussie wel of niet externe inhuur alleen nog budgettair gevoerd wordt.
• Het strategisch personeel‐ en organisatiebeleid, inclusief inhuur externen is, in samenspraak met de portefeuillehouder, op het moment van het onderzoek in ontwikkeling.

Uitvoering Externe Inhuur

• Er wordt gewerkt via een vaste werkwijze.
• Er wordt gewerkt volgens vaste procedures en afspraken.
• Het management draagt er zorg voor dat de programma’s in de programmabegroting zoals vastgesteld door de gemeenteraad binnen de beschikbare budgetten worden uitgevoerd. Inhuur is een onderdeel van de bedrijfsvoering om de uitvoering te realiseren.

Besluit tot externe inhuur

• De keuze van het management voor externe inhuur wordt zowel op inhoudelijke gronden als budgettair bepaald. Een vastgelegd HRM‐beleid op dit gebied ontbreekt.
• Er is in Beverwijk sprake van rolonduidelijkheid: wie heeft of neemt welke rol heeft bij de beslissingen over externe inhuur.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is een beleidslijn voor de BEL Combinatie, maar geen afzonderlijke voor elk van de drie gemeenten.
• De Beleidslijn Inhuur is een procedurele gedragslijn, niet een breed gedragen, uniforme visie op inhuur die ingebed is in de organisatie.
• De drie gemeenten zijn nauw betrokken bij het beleid op het gebied van externe inhuur van de BEL Combinatie. Wat betreft externe inhuur binnen hun eigen organisatie, kunnen de afzonderlijke gemeenten eigen beleid voeren.
• Wat betreft het inhuurbeleid sluiten de gemeenten in principe aan bij het beleid van de BEL Combinatie.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Het besluit tot inhuur ligt bij het college van B en W en de financiering vindt rechtstreeks plaats uit de gemeentebegroting.
• De gemeenteraden staan op afstand van de bedrijfsvoering. Zij zijn geen directe partij in de besluitvorming over de bedrijfsvoering van de BEL Combinatie. In principe hebben de raden, vanuit hun budgetrecht, alleen iets te zeggen over het begrote inhuurbudget dat de gemeenten beschikbaar stellen aan de BEL Combinatie; de raden kunnen zienswijzen indienen over de begroting.

Uitgaven

• Er is tussen de drie gemeenten verschil in de omvang van de externe inhuur. Blaricum heeft de laagste kosten aan inhuur, Eemnes de hoogste.
• Het feit dat bijna 70% van de totale inhuurlasten vanuit de vacatureruimte wordt betaald, maakt het voor de gemeenteraden lastig hun controlerende taak op dit terrein adequaat uit te oefenen. Een groot deel van de externe inhuur blijft hierdoor namelijk buiten het zicht van de gemeenteraden.

Sturende rol college

• Volgens de Beleidslijn moeten voor iedere inhuuraanvraag bepaalde stappen doorlopen worden, anders mag geen inhuur plaatsvinden. Deze stappen, met als eindoordeel het besluit van de directieraad, zijn een aantal jaren geleden ingevoerd om sturing en controle op het inhuurbudget te hebben.
• Doordat de sturing en controle centraal zijn belegd, kan overkoepelend naar de gehele organisatie gekeken worden, om te zien waar de hoogste prioriteiten liggen wat betreft ondersteuningsbehoeften en waar eventueel budget beschikbaar is.

Kaderstellende rol

• De gemeenteraden staan op afstand van de bedrijfsvoering. Zij zijn geen directe partij in de besluitvorming over de bedrijfsvoering van de BEL Combinatie. In principe hebben de raden, vanuit hun budgetrecht, alleen iets te zeggen over het begrote inhuurbudget dat de gemeenten beschikbaar stellen aan de BEL Combinatie; de raden kunnen zienswijzen indienen over de begroting.

Controlerende rol

• De gemeenteraden hebben de verantwoordelijkheid controle uit te oefenen op de wijze waarop hun colleges hun bestuurlijke rol in de BEL Combinatie vervullen.
• In de afzonderlijke gemeenten is de bedrijfsvoering een verantwoordelijkheid van de colleges van B en W, waarbij de raden naast hun budgetrecht een controlerende rol hebben.
• Het feit dat bijna 70% van de totale inhuurlasten vanuit de vacatureruimte wordt betaald, maakt het voor de gemeenteraden lastig hun controlerende taak op dit terrein adequaat uit te oefenen. Een groot deel van de externe inhuur blijft hierdoor namelijk buiten het zicht van de gemeenteraden.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Het feit dat bijna 70% van de totale inhuurlasten vanuit de vacatureruimte wordt betaald, maakt het voor de gemeenteraden lastig hun controlerende taak op dit terrein adequaat uit te oefenen. Een groot deel van de externe inhuur blijft hierdoor namelijk buiten het zicht van de gemeenteraden.

Organisatie externe inhuur

• De Beleidslijn Inhuur is een procedurele gedragslijn, niet een breed gedragen, uniforme visie op inhuur die ingebed is in de organisatie.
• Volgens de Beleidslijn moeten voor iedere inhuuraanvraag bepaalde stappen doorlopen worden, anders mag geen inhuur plaatsvinden. Deze stappen, met als eindoordeel het besluit van de directieraad, zijn een aantal jaren geleden ingevoerd om sturing en controle op het inhuurbudget te hebben.
• Vanwege de posities waarvoor binnen de BEL Combinatie wordt ingehuurd, ligt veel belangrijke kennis bij de externe krachten. Men geeft aan liefst langdurige inhuurrelaties aan te gaan om de continuïteit van werkprocessen zo goed mogelijk te waarborgen.
• Op dit moment is er veel aandacht voor het op niveau krijgen en houden van de kwaliteit van de (dienstverlening van de) organisatie. Voor het borgen en implementeren van de kennis die daarvoor nodig is, bestaat nog (te) weinig structurele aandacht.
• Men is zich ervan bewust dat het de organisatie kwetsbaar maakt, als relevante kennis niet wordt uitgewisseld tussen extern ingehuurd en vast personeel.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• In de drie onderzochte bronnen verschilt de omvang van de externe inhuur voor de respectievelijke organisaties. De belangrijkste verklaring hiervoor is dat er in de grootboeken van de vier organisaties ook inhuur geboekt wordt onder de categorie ‘externe advisering’. De als externe advisering geboekte inhuur geeft, samen met de andere inhuur uit de grootboeken, in totaal een omvang van 21% ten opzichte van de salarislasten van de vier organisaties samen. De BEL Combinatie heeft in deze 21% (uiteraard) het grootste aandeel.
• De afdelingen Planning & Control en Ruimtelijke & Maatschappelijke Ontwikkeling hebben binnen de BEL Combinatie de meeste inhuur. Dit is veelal projectmatige inhuur. Uit interviews blijkt dat er voornamelijk voor bedrijfsvoering en beleidsmatige werkzaamheden wordt ingehuurd en in veel mindere mate voor uitvoerend werk.
  De belangrijkste reden voor inhuur is vacaturevervanging. Hier worden verschillende verklaringen voor gegeven:

• Vacatures zijn lastig te vervullen vanwege de gewenste kwaliteit in relatie tot de schaalgrootte van de BEL Combinatie.
• De BEL Combinatie maakt momenteel een doorontwikkeling door, waardoor functies en werkzaamheden nog niet uitgekristalliseerd zijn en men die nog niet vast wil invullen.
• Voor sommige taken van de BEL Combinatie wordt onderzocht of er samenwerking met of uitbesteding aan andere gemeenten mogelijk is, waardoor het onzeker is of functies in de organisatie blijven bestaan.

• Er is tussen de drie gemeenten verschil in de omvang van de externe inhuur. Blaricum heeft de laagste kosten aan inhuur, Eemnes de hoogste.
• De afzonderlijke gemeenten maken eigen keuzen op het gebied van externe inhuur voor bepaalde taken en projecten binnen hun eigen gemeente. Daarbij is sprake van verschillende accenten. Enkele voorbeelden: Laren huurt voor de werkzaamheden in de openbare ruimte een Sociale Werkvoorziening in. De andere gemeenten zetten hiervoor eigen medewerkers van de BEL Combinatie in. Eemnes kiest ervoor om onder andere voor het Jeugd- en gezinsteam en voor het klimaatbeleid expertise in te huren, waar de andere gemeenten dat niet doen. Blaricum huurt in voor het project de Blaricummermeent.

Protocol/werkinstructies

• Volgens de Beleidslijn moeten voor iedere inhuuraanvraag bepaalde stappen doorlopen worden, anders mag geen inhuur plaatsvinden. Deze stappen, met als eindoordeel het besluit van de directieraad, zijn een aantal jaren geleden ingevoerd om sturing en controle op het inhuurbudget te hebben.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Vanwege de posities waarvoor binnen de BEL Combinatie wordt ingehuurd, ligt veel belangrijke kennis bij de externe krachten. Men geeft aan liefst langdurige inhuurrelaties aan te gaan om de continuïteit van werkprocessen zo goed mogelijk te waarborgen.
• Men is zich ervan bewust dat het de organisatie kwetsbaar maakt, als relevante kennis niet wordt uitgewisseld tussen extern ingehuurd en vast personeel.

Besluit tot externe inhuur

• Het besluit tot inhuur ligt bij het college van B en W en de financiering vindt rechtstreeks plaats uit de gemeentebegroting.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Er wordt geregistreerd wat, wie en waar er wordt ingehuurd.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Er wordt gemonitord hoeveel inhuurbudget er nog beschikbaar is.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is rechtmatig en toepasbaar.
• De uitvoeringspraktijk was tijdens de onderzoeksperiode 2013-2014 niet op alle onderdelen in overeenstemming met het beleid.
• Er zijn geen aanwijzingen gevonden dat de inhuur niet rechtmatig plaatsvond, maar er werd in mindere mate aandacht besteed aan de procedures.
• Uit de dossierstudie blijkt dat het opvragen van offertes regelmatig achterwege blijft en dit is bevestigd in de interviews.
• De rol van de inkoopcoördinator zoals deze in het beleid is beschreven, is niet ingevuld en daardoor werden bijvoorbeeld inkoopformulieren niet structureel bekeken op inkoopaspecten.
• In algemene zin is het inhuurbeleid en de uitvoering daarvan in de gemeente Dalfsen rechtmatig, doelmatig en doeltreffend te noemen.
• De inhuur wordt regelmatig verlengd zonder andere opties te verkennen en wordt nog steeds afgeweken van het beleid om offertes op te vragen.

Beleid(sdoelen)

• Het beleid is niet volledig, want de administratie van documenten in het dossier en de evaluatie van inhuurtrajecten zijn niet geregeld in het beleid.
• De gemeente heeft een duidelijke langetermijnvisie geformuleerd ten aanzien van de inhuur van derden en handelt hier ook naar.
• In de visie wordt niet ingegaan op de gewenste verhouding tussen het vaste personeel en de flexibele schil. Daar is bewust voor gekozen omdat de gemeente geen kostengedreven beleid wil voeren, maar goed onderbouwde keuzes per geval wil maken.
• De uitvoeringspraktijk was tijdens de onderzoeksperiode 2013-2014 niet op alle onderdelen in overeenstemming met het beleid.

Budget

• De kostenbewaking van inhuur was tijdens de onderzoeksperiode al goed op orde. In eerste instantie zijn de eenheidsmanagers als budgethouders hiervoor verantwoordelijk, maar ook de directie bewaakt dit en P&O eveneens door het vaststellen van de vervangingsbudgetten. Er wordt niet ingehuurd zonder dat budget beschikbaar is.

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• De uitgaven voor inhuur van derden zijn passend bij de rolopvatting die de gemeente heeft, namelijk een gemeente met een kleiner ambtenarenapparaat en een grotere flexibele schil.
• De kostenbewaking van inhuur was tijdens de onderzoeksperiode al goed op orde. In eerste instantie zijn de eenheidsmanagers als budgethouders hiervoor verantwoordelijk, maar ook de directie bewaakt dit en P&O eveneens door het vaststellen van de vervangingsbudgetten. Er wordt niet ingehuurd zonder dat budget beschikbaar is.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

• De eenheidsmanagers zijn bekend met de procedures en vinden deze werkbaar.
• De rol van de inkoopcoördinator zoals deze in het beleid is beschreven, is niet ingevuld en daardoor werden bijvoorbeeld inkoopformulieren niet structureel bekeken op inkoopaspecten.
• De kostenbewaking van inhuur was tijdens de onderzoeksperiode al goed op orde. In eerste instantie zijn de eenheidsmanagers als budgethouders hiervoor verantwoordelijk, maar ook de directie bewaakt dit en P&O eveneens door het vaststellen van de vervangingsbudgetten. Er wordt niet ingehuurd zonder dat budget beschikbaar is.
• Vanaf de reorganisatie per 1 januari 2015 is de uitvoeringspraktijk verbeterd.
• De inkoopfunctie is sinds de reorganisatie verbeterd; de zichtbaarheid van de inkoopcoördinator op de werkvloer voor één dag per week zorgt ervoor dat hij beter gevonden wordt. Hij kan op deze manier ook zelf de inhuur controleren. Hierdoor worden, zo blijkt uit de gesprekken, ook de inkoopprocedures beter uitgevoerd.
• De omvang van de inkoopfunctie blijft te beperkt om de rol die in het beleid is omschreven te kunnen vervullen, maar voor deze invulling is mede gekozen omdat in de toekomst mogelijk aangesloten gaat worden bij het Shared Service Centre in Zwolle voor onder andere inkoop.
• De huidige mogelijkheden sluiten niet volledig aan op de wensen van de eenheidsmanagers.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• De eenheidsmanagers zijn bekend met de procedures en vinden deze werkbaar.
• Er zijn geen aanwijzingen gevonden dat de inhuur niet rechtmatig plaatsvond, maar er werd in mindere mate aandacht besteed aan de procedures.
• De inkoopfunctie is sinds de reorganisatie verbeterd; de zichtbaarheid van de inkoopcoördinator op de werkvloer voor één dag per week zorgt ervoor dat hij beter gevonden wordt. Hij kan op deze manier ook zelf de inhuur controleren. Hierdoor worden, zo blijkt uit de gesprekken, ook de inkoopprocedures beter uitgevoerd.

(Strategisch) personeelsbeleid

• In de visie wordt niet ingegaan op de gewenste verhouding tussen het vaste personeel en de flexibele schil. Daar is bewust voor gekozen omdat de gemeente geen kostengedreven beleid wil voeren, maar goed onderbouwde keuzes per geval wil maken.

Uitvoering Externe Inhuur

• De eenheidsmanagers zijn bekend met de procedures en vinden deze werkbaar.
• De gemeente heeft een duidelijke langetermijnvisie geformuleerd ten aanzien van de inhuur van derden en handelt hier ook naar.
• De uitvoeringspraktijk was tijdens de onderzoeksperiode 2013-2014 niet op alle onderdelen in overeenstemming met het beleid.
• De rol van de inkoopcoördinator zoals deze in het beleid is beschreven, is niet ingevuld en daardoor werden bijvoorbeeld inkoopformulieren niet structureel bekeken op inkoopaspecten.
• De kostenbewaking van inhuur was tijdens de onderzoeksperiode al goed op orde. In eerste instantie zijn de eenheidsmanagers als budgethouders hiervoor verantwoordelijk, maar ook de directie bewaakt dit en P&O eveneens door het vaststellen van de vervangingsbudgetten. Er wordt niet ingehuurd zonder dat budget beschikbaar is.
• Over de doeltreffendheid geven de eenheidsmanagers aan dat de individuele inhuur meestal aan de verwachtingen voldoet en wanneer dat niet het geval is, worden hier consequenties aan verbonden en wordt de negatieve ervaring in het managementteam besproken.
• Langdurige inhuur vindt onder andere plaats bij de inhuur van projectleiders. De huidige Talentenregio blijkt hiervoor onvoldoende geschikt om gekwalificeerd personeel te vinden.
• Vanaf de reorganisatie per 1 januari 2015 is de uitvoeringspraktijk verbeterd.
• De inkoopfunctie is sinds de reorganisatie verbeterd; de zichtbaarheid van de inkoopcoördinator op de werkvloer voor één dag per week zorgt ervoor dat hij beter gevonden wordt. Hij kan op deze manier ook zelf de inhuur controleren. Hierdoor worden, zo blijkt uit de gesprekken, ook de inkoopprocedures beter uitgevoerd.
• De omvang van de inkoopfunctie blijft te beperkt om de rol die in het beleid is omschreven te kunnen vervullen, maar voor deze invulling is mede gekozen omdat in de toekomst mogelijk aangesloten gaat worden bij het Shared Service Centre in Zwolle voor onder andere inkoop.

Besluit tot externe inhuur

• De kostenbewaking van inhuur was tijdens de onderzoeksperiode al goed op orde. In eerste instantie zijn de eenheidsmanagers als budgethouders hiervoor verantwoordelijk, maar ook de directie bewaakt dit en P&O eveneens door het vaststellen van de vervangingsbudgetten. Er wordt niet ingehuurd zonder dat budget beschikbaar is.
• Er wordt weloverwogen een keuze gemaakt of tot inhuur wordt overgegaan, deze keuze wordt in het managementteam besproken en er wordt eerst nadrukkelijk afgewogen of er geen andere mogelijkheden binnen de organisatie of bij andere gemeenten zijn.
• Langdurige inhuur vindt onder andere plaats bij de inhuur van projectleiders. De huidige Talentenregio blijkt hiervoor onvoldoende geschikt om gekwalificeerd personeel te vinden.
• De inhuur wordt regelmatig verlengd zonder andere opties te verkennen en wordt nog steeds afgeweken van het beleid om offertes op te vragen.

Opdrachtformulering

• De rol van de inkoopcoördinator zoals deze in het beleid is beschreven, is niet ingevuld en daardoor werden bijvoorbeeld inkoopformulieren niet structureel bekeken op inkoopaspecten.

Offertes

• Uit de dossierstudie blijkt dat het opvragen van offertes regelmatig achterwege blijft en dit is bevestigd in de interviews.
• De inhuur wordt regelmatig verlengd zonder andere opties te verkennen en wordt nog steeds afgeweken van het beleid om offertes op te vragen.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

• Er zijn randvoorwaarden gecreëerd voor een doelmatige inhuur, zoals enkele raamcontracten. Met andere (detacherings)bedrijven waar ook regelmatig bij ingehuurd wordt, zijn geen raamcontracten gesloten.

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Het beleid is niet volledig, want de administratie van documenten in het dossier en de evaluatie van inhuurtrajecten zijn niet geregeld in het beleid.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Het beleid is niet volledig, want de administratie van documenten in het dossier en de evaluatie van inhuurtrajecten zijn niet geregeld in het beleid.
• De inhuur wordt niet of nauwelijks geëvalueerd.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Over de doeltreffendheid geven de eenheidsmanagers aan dat de individuele inhuur meestal aan de verwachtingen voldoet en wanneer dat niet het geval is, worden hier consequenties aan verbonden en wordt de negatieve ervaring in het managementteam besproken.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• In algemene zin is het inhuurbeleid en de uitvoering daarvan in de gemeente Dalfsen rechtmatig, doelmatig en doeltreffend te noemen.
• Over de doeltreffendheid geven de eenheidsmanagers aan dat de individuele inhuur meestal aan de verwachtingen voldoet en wanneer dat niet het geval is, worden hier consequenties aan verbonden en wordt de negatieve ervaring in het managementteam besproken.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• In algemene zin is het inhuurbeleid en de uitvoering daarvan in de gemeente Dalfsen rechtmatig, doelmatig en doeltreffend te noemen.
• Er zijn randvoorwaarden gecreëerd voor een doelmatige inhuur, zoals enkele raamcontracten. Met andere (detacherings)bedrijven waar ook regelmatig bij ingehuurd wordt, zijn geen raamcontracten gesloten.
• Langdurige inhuur vindt onder andere plaats bij de inhuur van projectleiders. De huidige Talentenregio blijkt hiervoor onvoldoende geschikt om gekwalificeerd personeel te vinden.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• De rekenkamercommissie komt tot het oordeel dat de gemeente Dinkelland niet over vastgesteld beleid ten aanzien van inhuur van externen beschikt. Hierdoor is het voor de rekenkamercommissie niet mogelijk om de doelmatigheid en doeltreffendheid van dat beleid te bepalen.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

• Kijkend naar de werkwijze van de gemeente Dinkelland dan constateert de rekenkamercommissie dat hierin de waarborgen om te komen tot een doelmatige en doeltreffende inhuur grotendeels ontbreken.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Kijkend naar de werkwijze van de gemeente Dinkelland dan constateert de rekenkamercommissie dat hierin de waarborgen om te komen tot een doelmatige en doeltreffende inhuur grotendeels ontbreken.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

• De opdracht aan de externe partij wordt grotendeels niet expliciet geformuleerd,waardoor de effectiviteit en dus doeltreffendheid van inhuur moeilijk is vast te stellen.

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

• De prijs van inhuur wordt niet systematisch en consequent getoetst aan de marktprijs, waardoor de waarborg voor een marktconforme prijs ontbreekt. Als gevolg hiervan ontbreekt de waarborg voor doelmatige inhuur.

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• De rekenkamercommissie komt tot het oordeel dat de gemeente Dinkelland niet over vastgesteld beleid ten aanzien van inhuur van externen beschikt. Hierdoor is het voor de rekenkamercommissie niet mogelijk om de doelmatigheid en doeltreffendheid van dat beleid te bepalen.
• Kijkend naar de werkwijze van de gemeente Dinkelland dan constateert de rekenkamercommissie dat hierin de waarborgen om te komen tot een doelmatige en doeltreffende inhuur grotendeels ontbreken.
• De opdracht aan de externe partij wordt grotendeels niet expliciet geformuleerd,waardoor de effectiviteit en dus doeltreffendheid van inhuur moeilijk is vast te stellen.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De rekenkamercommissie komt tot het oordeel dat de gemeente Dinkelland niet over vastgesteld beleid ten aanzien van inhuur van externen beschikt. Hierdoor is het voor de rekenkamercommissie niet mogelijk om de doelmatigheid en doeltreffendheid van dat beleid te bepalen.
• Kijkend naar de werkwijze van de gemeente Dinkelland dan constateert de rekenkamercommissie dat hierin de waarborgen om te komen tot een doelmatige en doeltreffende inhuur grotendeels ontbreken.
• De prijs van inhuur wordt niet systematisch en consequent getoetst aan de marktprijs,waardoor de waarborg voor een marktconforme prijs ontbreekt. Als gevolg hiervan ontbreekt de waarborg voor doelmatige inhuur.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is geen formeel inhuurbeleid vastgesteld door de raad, terwijl daar een belangrijk deel van het gemeentelijk budget aan wordt besteed: 11% van het budget van Dordrecht bestaat uit personeelskosten. Daarvan wordt meer dan 20% besteed aan externe inhuur (2,5% van de totale lasten).
• Er zijn geen specifieke doelen voor externe inhuur geformuleerd. Er worden wel voor- en nadelen van externe inhuur gesignaleerd, maar met het ontbreken van specifieke doelen kan doeltreffendheid niet systematisch in kaart worden gebracht.

Budget

• In de praktijk wordt er dubbel zo veel geld aan inhuur besteed dan geraamd. Dat is deels het gevolg van de manier van ramen: budget voor inhuur is deels opgenomen in het regulier personeelsbudget.
• In de afgelopen jaren is in de gemeente Dordrecht steeds meer extern ingehuurd (van 7,6 miljoen euro in 2013 naar 12,3 miljoen in 2016). Als percentage op de totale personeelskosten zien we een stijging van 17% naar zeker 20%. De reden waarom dit gebeurt is niet duidelijk. Het verschil tussen gebudgetteerde inhuur en gerealiseerde inhuur is de afgelopen jaren ook steeds groter geworden (tot 7,2 miljoen in 2016). Het verschil ontstaat doordat een substantieel deel van de inhuur niet onder de noemer ‘inhuur’ wordt begroot en verscholen zit in andere budgetten. Wat er aan inhuur is gerealiseerd wordt pas duidelijk bij het verschijnen van de jaarrekening.
• Voor het werven van nieuw personeel geldt dat er eerst binnen de eigen afdeling wordt gezocht, daarna in de rest van de gemeentelijke organisatie, daarna in Drechtstedenverband en pas daarna extern. Het budgettaire kader van externe inhuur wordt daarmee bepaald door het beschikbaar gestelde afdelingsbudget en het inkoopkader levert de aanbestedingsregels voor inkoop. Het is onduidelijk of altijd eerst binnen de organisatie wordt gekeken naar geschikte medewerkers.

Begroting/Jaarverslag

• In de afgelopen jaren is in de gemeente Dordrecht steeds meer extern ingehuurd (van 7,6 miljoen euro in 2013 naar 12,3 miljoen in 2016). Als percentage op de totale personeelskosten zien we een stijging van 17% naar zeker 20%. De reden waarom dit gebeurt is niet duidelijk. Het verschil tussen gebudgetteerde inhuur en gerealiseerde inhuur is de afgelopen jaren ook steeds groter geworden (tot 7,2 miljoen in 2016). Het verschil ontstaat doordat een substantieel deel van de inhuur niet onder de noemer ‘inhuur’ wordt begroot en verscholen zit in andere budgetten. Wat er aan inhuur is gerealiseerd wordt pas duidelijk bij het verschijnen van de jaarrekening.

Uitgaven

• In de praktijk wordt er dubbel zo veel geld aan inhuur besteed dan geraamd. Dat is deels het gevolg van de manier van ramen: budget voor inhuur is deels opgenomen in het regulier personeelsbudget.
• In de afgelopen jaren is in de gemeente Dordrecht steeds meer extern ingehuurd (van 7,6 miljoen euro in 2013 naar 12,3 miljoen in 2016). Als percentage op de totale personeelskosten zien we een stijging van 17% naar zeker 20%. De reden waarom dit gebeurt is niet duidelijk. Het verschil tussen gebudgetteerde inhuur en gerealiseerde inhuur is de afgelopen jaren ook steeds groter geworden (tot 7,2 miljoen in 2016). Het verschil ontstaat doordat een substantieel deel van de inhuur niet onder de noemer ‘inhuur’ wordt begroot en verscholen zit in andere budgetten. Wat er aan inhuur is gerealiseerd wordt pas duidelijk bij het verschijnen van de jaarrekening.
• Daarnaast maakt Dordrecht een verschil tussen direct en indirect geboekte kosten voor externe inhuur. De direct geboekte kosten neemt men niet mee als externe inhuur omdat men deze beschouwt als ‘vaste’ externe inhuur. Het gaat dan bijvoorbeeld om bemensing van de externe fietsenstalling en de parkeerhandhaving. Deze kosten rekent de gemeente Dordrecht niet tot de ‘flexibele schil’.
• Er is geen formeel inhuurbeleid vastgesteld door de raad, terwijl daar een belangrijk deel van het gemeentelijk budget aan wordt besteed: 11% van het budget van Dordrecht bestaat uit personeelskosten. Daarvan wordt meer dan 20% besteed aan externe inhuur (2,5% van de totale lasten).
• Er wordt op organisatieniveau geen systematische kosten-baten afweging gemaakt.

Sturende rol college

• De raad heeft geen maximaal inhuurpercentage vastgesteld. Het college bepaalt zelf voor hoeveel geld er mag worden ingehuurd.
• Het college van Dordrecht wil met de ambtelijke organisatie een beweging maken naar opgavengestuurd werken, waarbij de te realiseren maatschappelijke opgaven centraal staan. De gemeente heeft echter geen beeld van wat de gevolgen van deze manier van werken zouden kunnen of moeten zijn voor het zittend personeel en voor de inhuur van externen. De organisatieverandering die is ingezet, houdt weinig tot geen rekening met de mogelijkheden die het zittend personeel biedt. Dit kán leiden tot een relatief grote mismatch tussen ambities van de organisatie en capaciteiten van het personeelsbestand.

Kaderstellende rol

• De raad heeft geen maximaal inhuurpercentage vastgesteld. Het college bepaalt zelf voor hoeveel geld er mag worden ingehuurd.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

• Het college van Dordrecht wil met de ambtelijke organisatie een beweging maken naar opgavengestuurd werken, waarbij de te realiseren maatschappelijke opgaven centraal staan. De gemeente heeft echter geen beeld van wat de gevolgen van deze manier van werken zouden kunnen of moeten zijn voor het zittend personeel en voor de inhuur van externen. De organisatieverandering die is ingezet, houdt weinig tot geen rekening met de mogelijkheden die het zittend personeel biedt. Dit kán leiden tot een relatief grote mismatch tussen ambities van de organisatie en capaciteiten van het personeelsbestand.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De gemeente Dordrecht beschikt op dit moment niet over een kant-en-klaar totaaloverzicht van de omvang en de aard van de externe inhuur van personeel.
• Alleen door uitgebreide analyse op grootboekrekeningen krijgen we zicht op de omvang en de aard van de externe inhuur en dan blijkt dat ruim de helft van de externe inhuur wordt ingezet voor reguliere werkzaamheden (met name ziekte en vacaturevervulling). Voor het overige deel wordt de inzet op externe inhuur momenteel nagenoeg gelijk verdeeld tussen het inhuren van specialisten en het inhuren van medewerkers voor specifieke projecten. De laatste groep (projecten) laat wel een stijgende lijn zien.
• Er zijn geen cijfers bekend over de omvang van de verschillende typen inhuur. Het gaat onder andere om uitzendkrachten en zzp’ers.
• Degenen die beslissingsbevoegd zijn om externen in te huren, besluiten daartoe binnen de logica van hun eigen afdeling. Dat blijkt ertoe te leiden dat er organisatiebreed een andere omvang en een andere verdeling van soorten inhuur is dan de individuele ‘inhuurders’ zeggen te verwachten. Leidinggevenden kunnen hun eigen inhuurproces transparant vinden, maar op organisatieniveau is het dat zeker niet.

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• Het college van Dordrecht wil met de ambtelijke organisatie een beweging maken naar opgavengestuurd werken, waarbij de te realiseren maatschappelijke opgaven centraal staan. De gemeente heeft echter geen beeld van wat de gevolgen van deze manier van werken zouden kunnen of moeten zijn voor het zittend personeel en voor de inhuur van externen. De organisatieverandering die is ingezet, houdt weinig tot geen rekening met de mogelijkheden die het zittend personeel biedt. Dit kán leiden tot een relatief grote mismatch tussen ambities van de organisatie en capaciteiten van het personeelsbestand.

Uitvoering Externe Inhuur

• Er wordt op organisatieniveau geen systematische kosten-baten afweging gemaakt.
• Voor het werven van nieuw personeel geldt dat er eerst binnen de eigen afdeling wordt gezocht, daarna in de rest van de gemeentelijke organisatie, daarna in Drechtstedenverband en pas daarna extern. Het budgettaire kader van externe inhuur wordt daarmee bepaald door het beschikbaar gestelde afdelingsbudget en het inkoopkader levert de aanbestedingsregels voor inkoop. Het is onduidelijk of altijd eerst binnen de organisatie wordt gekeken naar geschikte medewerkers.

Besluit tot externe inhuur

• De keuze voor inhuur is geheel overgelaten aan de afdelingsmanagers.
• De praktijk leert dat afdelingsmanagers in grote mate van vrijheid kunnen beslissen over de omvang en aard van de externe inhuur. Vanuit integraal management mogen zij zelf bepalen hoe het afdelingsbudget wordt ingezet; dat kan door het werven van vast personeel, maar ook door externe krachten in te huren.
• Degenen die beslissingsbevoegd zijn om externen in te huren, besluiten daartoe binnen de logica van hun eigen afdeling. Dat blijkt ertoe te leiden dat er organisatiebreed een andere omvang en een andere verdeling van soorten inhuur is dan de individuele ‘inhuurders’ zeggen te verwachten. Leidinggevenden kunnen hun eigen inhuurproces transparant vinden, maar op organisatieniveau is het dat zeker niet.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Er zijn geen specifieke doelen voor externe inhuur geformuleerd. Er worden wel voor- en nadelen van externe inhuur gesignaleerd, maar met het ontbreken van specifieke doelen kan doeltreffendheid niet systematisch in kaart worden gebracht.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• In de praktijk wordt er dubbel zo veel geld aan inhuur besteed dan geraamd. Dat is deels het gevolg van de manier van ramen: budget voor inhuur is deels opgenomen in het regulier personeelsbudget.
• In de afgelopen jaren is in de gemeente Dordrecht steeds meer extern ingehuurd (van 7,6 miljoen euro in 2013 naar 12,3 miljoen in 2016). Als percentage op de totale personeelskosten zien we een stijging van 17% naar zeker 20%. De reden waarom dit gebeurt is niet duidelijk. Het verschil tussen gebudgetteerde inhuur en gerealiseerde inhuur is de afgelopen jaren ook steeds groter geworden (tot 7,2 miljoen in 2016). Het verschil ontstaat doordat een substantieel deel van de inhuur niet onder de noemer ‘inhuur’ wordt begroot en verscholen zit in andere budgetten. Wat er aan inhuur is gerealiseerd wordt pas duidelijk bij het verschijnen van de jaarrekening.
• Daarnaast maakt Dordrecht een verschil tussen direct en indirect geboekte kosten voor externe inhuur. De direct geboekte kosten neemt men niet mee als externe inhuur omdat men deze beschouwt als ‘vaste’ externe inhuur. Het gaat dan bijvoorbeeld om bemensing van de externe fietsenstalling en de parkeerhandhaving. Deze kosten rekent de gemeente Dordrecht niet tot de ‘flexibele schil’.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is geen centrale visie en vastgesteld concernbeleid geformuleerd ten aanzien van het inhuren van externen.
• Binnen de sectoren zijn, variërend in de tijd, uitgangspunten geformuleerd en is impliciet inhuurbeleid ontwikkeld.
• Er bestaan geen centrale, noch decentrale beleidsafspraken over de mate waarin de gemeente en de sectoren mogen inhuren.
• Er is geen concernbreed afwegingskader voor de keuze tussen inhuur en de inzet van de eigen personeelsformatie.
• Er is geen algemene norm geformuleerd voor de verhouding tussen inhuur en de vaste personeelsformatie en de totale loonsom.
• De gemeente hanteert een definitie van inhuur waarbij sprake is van externen, die een werkplek hebben in een van de gemeentelijke gebouwen en worden aangestuurd door de gemeentelijke organisatie. Advies- en onderzoekswerkzaamheden van externe bureaus worden tot uitbesteed werk gerekend en tellen niet mee in de totale kosten van inhuur.
• Er zijn weinig algemeen geldende regels voor externe inhuur.
• Centrale regels die er zijn vloeien voort uit het inkoopbeleid en de afspraken over de registratie van inhuurkosten.
• Er zijn geen specifieke kaders gesteld voor sturing op inhuur anders dan financieel-beheersmatige afspraken en richtlijnen.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• De gemeente hanteert een definitie van inhuur waarbij sprake is van externen, die een werkplek hebben in een van de gemeentelijke gebouwen en worden aangestuurd door de gemeentelijke organisatie. Advies- en onderzoekswerkzaamheden van externe bureaus worden tot uitbesteed werk gerekend en tellen niet mee in de totale kosten van inhuur.
• Halfjaarlijks wordt aan de raad gerapporteerd over de totale uitgaven met een uitsplitsing naar inhuurcategorieën.
• De inhuurkosten zijn niet altijd juist en consistent in het financiële systeem ingevoerd. Dat leidt tot correcties en mutaties die voor de rekenkamercommissie niet eenduidig herleidbaar zijn. Dat heeft een geringe invloed op de totale inhuurcijfers.
• Inhuur wordt gefinancierd uit verschillende dekkingsbronnen, waaronder de decentrale P-budgetten. De werking van de P-norm systematiek levert geen bijdrage aan het inperken van inhuur. Vermindering van de kosten van inhuur leidt niet noodzakelijkerwijs tot bezuinigingen en budgettaire vrijval. Wel kan sprake zijn van een toename van de P-reserves.
• Inhuur gezien als percentage van de totale loonsom neemt jaarlijks toe. De inhuurpercentages van de gemeentelijke sectoren vertonen onderling forse verschillen. Het inhuurpercentage van de gemeente Ede als totaal komt overeen met het gemiddelde van andere gemeenten. Het inhuurpercentage overstijgt de Ter Horst-norm van 13% voor de landelijke overheid.

Sturende rol college

• Er zijn geen specifieke kaders gesteld voor sturing op inhuur anders dan financieel-beheersmatige afspraken en richtlijnen.
• Er vindt geen regievoering plaats op de omvang en totale uitgaven van inhuur. De voornemens voor een kostenreductie en vermindering van inhuuruitgaven voor 2003 en volgende jaren hebben niet tot het beoogde resultaat geleid. De totale kosten van inhuur zijn in deze jaren niet beheersbaar gebleken.
• Er is geen politiek-bestuurlijke sturing op het inhuren van extern personeel en op de relatie tussen inhuur en de beschikbare en gewenste personele capaciteit binnen de gemeentelijke organisatie.

Kaderstellende rol

• Er zijn geen specifieke kaders gesteld voor sturing op inhuur anders dan financieel-beheersmatige afspraken en richtlijnen.
• Er is geen politiek-bestuurlijke sturing op het inhuren van extern personeel en op de relatie tussen inhuur en de beschikbare en gewenste personele capaciteit binnen de gemeentelijke organisatie.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Evaluatiegegevens over doelbereiking van inhuur zijn in de jaren 2006-2009 niet systematisch bijgehouden. Er is geen centrale informatie beschikbaar over de resultaten, de toegevoegde waarde en het rendement van inhuur voor de organisatie.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Halfjaarlijks wordt aan de raad gerapporteerd over de totale uitgaven met een uitsplitsing naar inhuurcategorieën.

Organisatie externe inhuur

• Inhuur maakt onderdeel uit van het integraal management.
• Binnen de sectoren zijn, variërend in de tijd, uitgangspunten geformuleerd en is impliciet inhuurbeleid ontwikkeld.
• Er zijn geen specifieke kaders gesteld voor sturing op inhuur anders dan financieel-beheersmatige afspraken en richtlijnen.
• Er zijn weinig concernbrede richtlijnen vastgesteld voor het proces van het inhuren van externen.
• De inrichting van het proces van inhuur vindt decentraal door en binnen de sectoren plaats. De verschillen tussen de sectoren zijn beperkt.
• Toezicht op naleving van decentrale regels rondom inhuur is een interne verantwoordelijkheid van de sectoren.
• De registratie, verantwoording en het financieel-administratieve proces rondom inhuur is inzichtelijk en gestructureerd volgens organisatiebreed toegepaste principes.
• De sectoren zijn verantwoordelijk voor budgetbeheer en -beheersing en het juiste gebruik van de boekingcodes door de decentrale budgethouders en de interne controle. Daarop vindt geen centraal toezicht plaats vanuit het concern.
• Het systeem HumanWave voor registratie van inhuur levert managementinformatie op over het aanvragen en registreren van inhuur, waaronder de afweging en reden waarom tot inhuur wordt overgegaan. Het systeem draagt bij aan een concernbrede uniformering van het inhuurproces.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Er bestaan geen centrale, noch decentrale beleidsafspraken over de mate waarin de gemeente en de sectoren mogen inhuren.
• Er bestaat een grijs gebied tussen externe inhuur en uitbesteding. Afhankelijk van de definitie van externe inhuur die wordt gehanteerd, en de uitleg die daaraan wordt gegeven, verschillen aard, omvang en kosten van inhuur.
• Inhuur beperkt zich in het algemeen tot incidentele gevallen met een beperkte duur. In sommige gevallen wordt extern ingehuurd voor lange looptijden en, in een enkel geval, voor een zeer lange looptijd. Er wordt ingehuurd voor regulier werk, tijdelijke taken en projecten.
• Er zijn tussen de sectoren grote verschillen in inhuurvolume. De meeste inhuur, procentueel en in euro’s, vindt plaats in de sector ROB en als tweede gevolgd door de sector EWZ. De grootste inhuurcategorieën zijn uitzendkrachten en specialistisch advies.
• Er vindt geen regievoering plaats op de omvang en totale uitgaven van inhuur. De voornemens voor een kostenreductie en vermindering van inhuuruitgaven voor 2003 en volgende jaren hebben niet tot het beoogde resultaat geleid. De totale kosten van inhuur zijn in deze jaren niet beheersbaar gebleken.
• Inhuur gezien als percentage van de totale loonsom neemt jaarlijks toe. De inhuurpercentages van de gemeentelijke sectoren vertonen onderling forse verschillen. Het inhuurpercentage van de gemeente Ede als totaal komt overeen met het gemiddelde van andere gemeenten. Het inhuurpercentage overstijgt de Ter Horst-norm van 13% voor de landelijke overheid.

Protocol/werkinstructies

• Binnen de sectoren zijn, variërend in de tijd, uitgangspunten geformuleerd en is impliciet inhuurbeleid ontwikkeld.
• Er bestaan geen centrale, noch decentrale beleidsafspraken over de mate waarin de gemeente en de sectoren mogen inhuren.
• Er zijn weinig algemeen geldende regels voor externe inhuur.
• Centrale regels die er zijn vloeien voort uit het inkoopbeleid en de afspraken over de registratie van inhuurkosten.
• Er zijn weinig concernbrede richtlijnen vastgesteld voor het proces van het inhuren van externen.
• Voor een aantal stappen in het inhuurproces, waaronder afweging, monitoring en evaluatie, ontbreken concernregels.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Er is geen concernbreed afwegingskader voor de keuze tussen inhuur en de inzet van de eigen personeelsformatie.
• Er is geen algemene norm geformuleerd voor de verhouding tussen inhuur en de vaste personeelsformatie en de totale loonsom.
• Er is geen expliciete relatie tussen inhuur en het personeelsbeleid. Door volume en omvang is inhuur bij de grotere sectoren een substantieel en gangbaar deel van de bedrijfsvoering geworden. Daarmee maakt inhuur impliciet deel uit van het personeelsbeleid zonder dat daaraan een visie ten grondslag ligt.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

• Er bestaan geen centrale, noch decentrale beleidsafspraken over de mate waarin de gemeente en de sectoren mogen inhuren.
• Voor een aantal stappen in het inhuurproces, waaronder afweging, monitoring en evaluatie, ontbreken concernregels.
• Het systeem HumanWave voor registratie van inhuur levert managementinformatie op over het aanvragen en registreren van inhuur, waaronder de afweging en reden waarom tot inhuur wordt overgegaan. Het systeem draagt bij aan een concernbrede uniformering van het inhuurproces.

Opdrachtformulering

-

Offertes

• Bij inhuur onder de € 50.000,- is sprake van een enkelvoudige offerteaanvraag. Dat leidt ertoe dat er geen vergelijking wordt gemaakt en niet kan worden gestuurd op de meest gunstige prijs-kwaliteitverhouding.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Bij inhuur onder de € 50.000,- is sprake van een enkelvoudige offerteaanvraag. Dat leidt ertoe dat er geen vergelijking wordt gemaakt en niet kan worden gestuurd op de meest gunstige prijs-kwaliteitverhouding.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Centrale regels die er zijn vloeien voort uit het inkoopbeleid en de afspraken over de registratie van inhuurkosten.
• De registratie, verantwoording en het financieel-administratieve proces rondom inhuur is inzichtelijk en gestructureerd volgens organisatiebreed toegepaste principes.
• De kosten worden decentraal geadministreerd en centraal geregistreerd in het financiële systeem.
• De inhuurkosten zijn niet altijd juist en consistent in het financiële systeem ingevoerd. Dat leidt tot correcties en mutaties die voor de rekenkamercommissie niet eenduidig herleidbaar zijn. Dat heeft een geringe invloed op de totale inhuurcijfers.
• De geleidelijke invoering binnen de sectoren van het systeem HumanWave voor registratie van inhuur vanaf 2009 is een positieve ontwikkeling.
• Het systeem HumanWave voor registratie van inhuur levert managementinformatie op over het aanvragen en registreren van inhuur, waaronder de afweging en reden waarom tot inhuur wordt overgegaan. Het systeem draagt bij aan een concernbrede uniformering van het inhuurproces.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Voor een aantal stappen in het inhuurproces, waaronder afweging, monitoring en evaluatie, ontbreken concernregels.
• Toezicht op naleving van decentrale regels rondom inhuur is een interne verantwoordelijkheid van de sectoren.
• Evaluatiegegevens over doelbereiking van inhuur zijn in de jaren 2006-2009 niet systematisch bijgehouden. Er is geen centrale informatie beschikbaar over de resultaten, de toegevoegde waarde en het rendement van inhuur voor de organisatie.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

• Evaluatiegegevens over doelbereiking van inhuur zijn in de jaren 2006-2009 niet systematisch bijgehouden. Er is geen centrale informatie beschikbaar over de resultaten, de toegevoegde waarde en het rendement van inhuur voor de organisatie.
• Er vindt geen regievoering plaats op de omvang en totale uitgaven van inhuur. De voornemens voor een kostenreductie en vermindering van inhuuruitgaven voor 2003 en volgende jaren hebben niet tot het beoogde resultaat geleid. De totale kosten van inhuur zijn in deze jaren niet beheersbaar gebleken.

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Evaluatiegegevens over doelbereiking van inhuur zijn in de jaren 2006-2009 niet systematisch bijgehouden. Er is geen centrale informatie beschikbaar over de resultaten, de toegevoegde waarde en het rendement van inhuur voor de organisatie.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Er is geen algemene norm geformuleerd voor de verhouding tussen inhuur en de vaste personeelsformatie en de totale loonsom.
• Evaluatiegegevens over doelbereiking van inhuur zijn in de jaren 2006-2009 niet systematisch bijgehouden. Er is geen centrale informatie beschikbaar over de resultaten, de toegevoegde waarde en het rendement van inhuur voor de organisatie.
• Er vindt geen regievoering plaats op de omvang en totale uitgaven van inhuur. De voornemens voor een kostenreductie en vermindering van inhuuruitgaven voor 2003 en volgende jaren hebben niet tot het beoogde resultaat geleid. De totale kosten van inhuur zijn in deze jaren niet beheersbaar gebleken.
• Inhuur wordt gefinancierd uit verschillende dekkingsbronnen, waaronder de decentrale P-budgetten. De werking van de P-norm systematiek levert geen bijdrage aan het inperken van inhuur. Vermindering van de kosten van inhuur leidt niet noodzakelijkerwijs tot bezuinigingen en budgettaire vrijval. Wel kan sprake zijn van een toename van de P-reserves.
• Inhuur gezien als percentage van de totale loonsom neemt jaarlijks toe. De inhuurpercentages van de gemeentelijke sectoren vertonen onderling forse verschillen. Het inhuurpercentage van de gemeente Ede als totaal komt overeen met het gemiddelde van andere gemeenten. Het inhuurpercentage overstijgt de Ter Horst-norm van 13% voor de landelijke overheid.

Wet- en regelgeving

• Elburg, Nunspeet, Putten:

• De commissie heeft geen reden om te twijfelen aan de rechtmatigheid van de inzet van de middelen voor de inhuur van derden.

• Elburg:

• Het beleid is grotendeels in overeenstemming met Europese en nationale regelgeving, met dien verstande dat de norm voor openbare aanbesteding nog moet worden aangepast.

• Nunspeet, Oldebroek:

• Het beleid is in overeenstemming met Europese en nationale regelgeving, met dien verstande dat met ingang van 1 januari 2010 de norm voor openbare aanbesteding moet worden aangepast.

• Putten:

• Dat beleid is niet op alle punten in overeenstemming met Europese en nationale regelgeving. Dat is vooral het geval bij de in het beleid vastgelegde drempelwaarde voor openbare aanbesteding.

Beleid(sdoelen)

• Elburg en Nunspeet, Oldenbroek:

• In het beleid is niet opgenomen, dat de opdrachtgever in een concreet geval van meervoudige aanbesteding moet aangeven waarom voor de ene en niet de andere offertes is gekozen.
• Wat in het beleid mist is een evaluatiebepaling: in concrete situaties van inhuur moet tijdens en/of na afloop van de inhuur intern en met de externe worden geevalueerd.

• Elburg en Nunspeet, Putten:

• Vastgelegd is wie beslissings- en budgetbevoegd is als het gaat om de inhuur van derden.

• Elburg en Nunspeet:

• De dekking van de kosten van de inhuur is geen eis die volgens het beleid wordt gesteld.
• Niet is vastgelegd wanneer derden mogen worden ingehuurd. De noodzaak, dus in welke situaties in inhuur geoorloofd, wordt ook niet in het beleid omschreven.

• Elburg, Oldenbroek, Putten:

• In het beleid staat niet dat men zoveel mogelijk via raamovereenkomsten werkt en steeds nagaat of bij inhuur regionale samenwerking mogelijk en nuttig is.

• Elburg:

• De gemeente Elburg heeft geschreven beleid in de vorm van een ‘Regeling inkoop- en aanbestedingsbeleid’ uit 2008.
• Het beleid is grotendeels in overeenstemming met Europese en nationale regelgeving, met dien verstande dat de norm voor openbare aanbesteding nog moet worden aangepas
• In het beleid is, anders dan in de andere gemeenten, ook bepaald wat er in het dossier dient te worden vastgelegd.

• Nunspeet:

• De gemeente Nunspeet heeft geschreven beleid in de vorm van de ‘Nota Aanbeste- dingsbeleid 2008’.
• Het beleid is in overeenstemming met Europese en nationale regelgeving, met dien verstande dat met ingang van 1 januari 2010 de norm voor openbare aanbesteding moet worden aangepast.
• De procedure van inhuur is niet beschreven.
• Niet is bepaald wat er in het dossier dient te worden vastgelegd. In de aanbestedingsnota wordt in dit kader verwezen naar een niet bestaande bijlage.

• Oldebroek:

• De gemeente Oldebroek heeft geschreven beleid in de vorm van de ‘Aanbestedingsregels’ van mei 2008.

• Putten:

• De gemeente Putten heeft in 2001 beleidsregels opgesteld voor het aanbesteden van leveringen, diensten en uitvoering van werken.
• Over de dekking bevat het beleid voorschriften.
• Het beleid bevat duidelijke uitgangspunten voor gunning en selectie.
• Volgens het beleid moet periodiek gerapporteerd moet worden aan het college over het proces van aanbesteding, de financiën en de prestaties.

Budget

• Elburg en Nunspeet:

• De dekking van de kosten van de inhuur is geen eis die volgens het beleid wordt gesteld.

• Putten:

• Over de dekking bevat het beleid voorschriften.

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• Elburg, Nunspeet, Putten:

• De commissie heeft geen reden om te twijfelen aan de rechtmatigheid van de inzet van de middelen voor de inhuur van derden.

• Oldebroek:

• De wijze van dekking van de kosten was in de meeste gevallen uit de dossiers af te leiden.

• Elburg, Oldebroek, Putten:

• In algemene zin kon de organisatie snel inzicht verschaffen in de dekking van de kosten die zijn gemoeid met inhuur.
• Er vindt geen periodieke rapportage plaats over de algemene gang van zaken, noch over de kosten die dat met zich meebrengt.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• MT/Directie, college en raad hebben geen actueel en volledig organisatiebreed inzicht in de aard en omvang van de inhuur van derden.

• Elburg, Oldebroek, Putten:

• In algemene zin kon de organisatie snel inzicht verschaffen in de dekking van de kosten die zijn gemoeid met inhuur.
• Er vindt geen periodieke rapportage plaats over de algemene gang van zaken, noch over de kosten die dat met zich meebrengt.

• Putten:

• Volgens het beleid moet periodiek gerapporteerd moet worden aan het college over het proces van aanbesteding, de financiën en de prestaties.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• MT/Directie, college en raad hebben geen actueel en volledig organisatiebreed inzicht in de aard en omvang van de inhuur van derden.

• Elburg, Oldebroek, Putten:

• In algemene zin kon de organisatie snel inzicht verschaffen in de dekking van de kosten die zijn gemoeid met inhuur.
• Er vindt geen periodieke rapportage plaats over de algemene gang van zaken, noch over de kosten die dat met zich meebrengt.

Organisatie externe inhuur

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• Vastgelegd is wie beslissings- en budgetbevoegd is als het gaat om de inhuur van derden.

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek:

• de inhuur is, voor zover kon worden nagegaan, volgens de in het beleid vastgelegde bevoegdheidstoedeling verlopen.

• Elburg:

• Niet is vastgelegd wanneer derden mogen worden ingehuurd. De noodzaak, dus in welke situaties inhuur geoorloofd is, zou nog in het beleid moeten worden omschreven.
• In het beleid is, anders dan in de andere gemeenten, ook bepaald wat er in het dossier dient te worden vastgelegd.
  '- Nunspeet:
• De procedure van inhuur is niet beschreven.
• Niet is vastgelegd wanneer derden mogen worden ingehuurd. De noodzaak, dus in welke situaties in inhuur geoorloofd, wordt ook niet in het beleid omschreven.

• Oldebroek:

• De procedure van inhuur is vrij precies beschreven.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Elburg, Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• MT/Directie, college en raad hebben geen actueel en volledig organisatiebreed inzicht in de aard en omvang van de inhuur van derden.

Protocol/werkinstructies

• Elburg:

• Er is ook een afwegingskader waarin criteria staan als prijs, kwaliteit, betrouwbaar- heid en waarin de procedure van inhuur is beschreven.
• Het was niet steeds duidelijk of volgens de afgesproken procedures wordt gewerkt.

• Nunspeet:

• De procedure van inhuur is niet beschreven.

• Oldebroek:

• In het beleid is voorzien in een aantal criteria op grond waarvan moet worden bepaald wanneer derden mogen worden ingehuurd.
• Het college heeft in november 2008 besloten (met terugwerkende kracht per 1 januari 2008) de inkoopregels buiten werking te stellen “omdat het vrijwel onmogelijk [is] om deze in de inkoopvoorwaarden bepaalde werkwijze te volgen”. Tot heden is er geen nieuw (on)geschreven beleid ontwikkeld. Overigens is niet helemaal duidelijk waarom het onmogelijk zou zijn de vastgestelde werkwijze te volgen.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Elburg, Nunspeet, Putten:

• In de gesprekken is te kennen gegeven dat overeenkomstig het beleid wordt gewerkt bij de inhuur van derden.

• Elburg, Nunspeet:

• de inhuur is, voor zover kon worden nagegaan, volgens de in het beleid vastgelegde bevoegdheidstoedeling verlopen.

• Elburg:

• Het was niet steeds duidelijk of volgens de afgesproken procedures wordt gewerkt.
• In de praktijk wordt een pragmatische lijn gevolgd waarbij per geval een keuze wordt gemaakt tussen uitvoering door de eigen organisatie en de inhuur van derden.

• Nunspeet:

• Niet is per dossier duidelijk geworden of het beleid in het concrete geval is gevolgd.

• Oldebroek:

• Het is niet duidelijk vast komen te staan dat in Oldebroek conform het vastgestelde beleid wordt gewerkt.

• Putten:

• Er wordt uitgegaan van lokaal voorkeursbeleid.

Besluit tot externe inhuur

• Elburg, Nunspeet

• Vastgelegd is wie beslissings- en budgetbevoegd is als het gaat om de inhuur van derden.
• Niet is vastgelegd wanneer derden mogen worden ingehuurd. De noodzaak, dus in welke situaties inhuur geoorloofd is, zou nog in het beleid moeten worden omschreven.

• Elburg:

• Uit alle dossiers was de noodzaak van inhuur impliciet dan wel expliciet duidelijk.
• Een beoordeling van de offertes en een motivering van de gemaakte keuze werd in de dossiers niet aangetroffen.

• Oldebroek:

• In het beleid is voorzien in een aantal criteria op grond waarvan moet worden bepaald wanneer derden mogen worden ingehuurd.

Opdrachtformulering

-

Offertes

• Elburg, Nunspeet:

• Een beoordeling van de offertes en een motivering van de gemaakte keuze werd in de dossiers niet aangetroffen.

• Elburg:

• In het beleid is niet opgenomen, dat de opdrachtgever in een concreet geval van meervoudige aanbesteding moet aangeven waarom voor de ene en niet de andere offertes is gekozen.

• Nunspeet:

• In de dossiers waren de niet gehonoreerde offertes niet opgenomen.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Elburg, Nunspeet:

• In het beleid is niet opgenomen, dat de opdrachtgever in een concreet geval van meervoudige aanbesteding moet aangeven waarom voor de ene en niet de andere offertes is gekozen.

• Putten:

• Er wordt uitgegaan van lokaal voorkeursbeleid.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

• Putten:

• Het beleid bevat duidelijke uitgangspunten voor gunning en selectie.

Soorten contracten

• Elburg, Oldenbroek:

• In het beleid staat niet dat men zoveel mogelijk via raamovereenkomsten werkt en steeds nagaat of bij inhuur regionale samenwerking mogelijk en nuttig is.

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Elburg:

• In het beleid is, anders dan in de andere gemeenten, ook bepaald wat er in het dossier dient te worden vastgelegd.
• Uit alle dossiers was de noodzaak van inhuur impliciet dan wel expliciet duidelijk.
• In de dossiers waren de niet-gehonoreerde offertes niet opgenomen.
• Een beoordeling van de offertes en een motivering van de gemaakte keuze werd in de dossiers niet aangetroffen.

• Nunspeet:

• Niet is bepaald wat er in het dossier dient te worden vastgelegd. In de aanbestedingsnota wordt in dit kader verwezen naar een niet bestaande bijlage.
• De dossiers zijn in Nunspeet op een overzichtelijke wijze opgebouwd.

• Oldebroek:

• Niet is vastgelegd welke stukken er in het dossier aanwezig moet zijn.

• Putten:

• Niet op alle punten voldoen de dossiers aan het vastgestelde beleid.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Elburg en Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• In de dossiers zijn die doelstellingen niet SMART geformuleerd met de bedoeling de realisatie ervan achteraf te toetsen.
• Evaluatie van de inhuur van derden vindt niet plaats.

• Elburg en Nunspeet:

• Wat in het beleid mist is een evaluatiebepaling: in concrete situaties van inhuur moet tijdens en/of na afloop van de inhuur intern en met de externe worden geevalueerd.
• Wat in het beleid mist is een evaluatiebepaling: in concrete situaties van inhuur moet tijdens en/of na afloop van de inhuur intern en met de externe worden geevalueerd.

• Oldebroek:

• Niet is bepaald dat er bij inhuur geëvalueerd moet worden.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Elburg en Nunspeet, Oldebroek, Putten:

• In de dossiers zijn die doelstellingen niet SMART geformuleerd met de bedoeling de realisatie ervan achteraf te toetsen.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• De rechtmatigheid en een efficiënt proces van externe inhuur zijn geborgd.
• De contracten worden opgenomen in een centrale contractenbank, van waaruit gesignaleerd wordt wanneer de looptijd van een contract afloopt. Daarmee is de rechtmatigheid van de externe inhuur geborgd.
• De rechtmatigheid van externe inhuur is geborgd doordat in de praktijk eenzelfde proces wordt gevolgd, wat wordt gedocumenteerd en bewaakt.

Beleid(sdoelen)

• De gemeente Gooise Meren heeft geen beleid ten aanzien van externe inhuur vastgesteld.

Budget

• Middels vaststelling van de gemeentebegroting wordt het budget voor de personeelsuitgaven vastgesteld.
• Periodiek vindt controlling van het beschikbare budget plaats door de financieel adviseur.
• Uit oogpunt van financiële controlling leggen de afdelingsmanagers periodiek verantwoording af aan de directie over de besteding van het toegewezen personeelsbudget. Bij tekorten vindt zo mogelijk verevening plaats met overschotten bij andere afdelingen. Als dat geen soelaas biedt, wordt bij uitzondering gebruikgemaakt van het geoormerkte directiebudget.
• Er is binnen het personeelsbudget geen ruimte meer voor groei en dat betekent dat ‘het plafond’ in financiële zin is bereikt.

Begroting/Jaarverslag

• Middels vaststelling van de gemeentebegroting wordt het budget voor de personeelsuitgaven vastgesteld.
• De huidige presentatie van ramingen voor externe inhuur in de gemeentebegroting leidt tot misverstanden.
• In de gemeentebegroting worden weliswaar ramingen opgenomen voor externe inhuur die de indruk wekken dat dit extra kosten zijn boven de reguliere budgetten voor salariskosten, hetgeen niet zo is. De regel is dat de kosten van externe inhuur opgevangen dienen te worden binnen de reguliere budgetten voor salariskosten tot ‘het plafond’ is bereikt.

Uitgaven

• Indien extra capaciteit nodig is vanwege een nieuwe bestuurlijke opdracht en er binnen de bestaande budgetten geen dekking is, vindt een extra personele uitgaaf plaats die achteraf bij het tweede voortgangsverslag aan de raad wordt verantwoord.
• Voor de uitvoering van incidentele (grote) projecten zijn afzonderlijke budgetten dan wel kredieten beschikbaar, waarvoor ook extern personeel wordt ingehuurd, maar wat niet tot externe inhuur voor de reguliere taken wordt gerekend.
• Over de kosten van externe inhuur leggen de afdelingsmanagers verantwoording af aan de directie.
• Uit oogpunt van financiële controlling leggen de afdelingsmanagers periodiek verantwoording af aan de directie over de besteding van het toegewezen personeelsbudget. Bij tekorten vindt zo mogelijk verevening plaats met overschotten bij andere afdelingen. Als dat geen soelaas biedt, wordt bij uitzondering gebruikgemaakt van het geoormerkte directiebudget.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• Sturing door de gemeenteraad vindt impliciet plaats via het stellen van een financieel kader.
• De gemeenteraad heeft in de bestuurlijke praktijk van de gemeente Gooise Meren geen rol ten aanzien van externe inhuur.

Controlerende rol

• De gemeenteraad heeft in de bestuurlijke praktijk van de gemeente Gooise Meren geen rol ten aanzien van externe inhuur.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Gestructureerde verantwoording van de kosten van externe inhuur vindt niet plaats aan het college van burgemeester en wethouders of de gemeenteraad.
• Behalve via de financiële administratie op te vragen gegevens, vindt geen verantwoording aan de hand van documenten plaats over externe inhuur aan het college van burgemeester en wethouders of de gemeenteraad.
• In de sociale jaarverslagen wordt (behoudens een korte tekst in 2017) geen aandacht besteed aan externe inhuur.

Informatievoorziening kaderstelling

• De gemeenteraad ontvangt geen specifieke informatie over aard, inhoud en uitgaven rondom externe inhuur.

Informatievoorziening controle

• De gemeenteraad ontvangt geen specifieke informatie over aard, inhoud en uitgaven rondom externe inhuur.
• Bij uitzondering en incidenteel wordt de gemeenteraad geïnformeerd over aan welke werkzaamheden extra personeelsinzet is toegewezen. De uitgave is dan echter al gedaan.
• Gestructureerde verantwoording van de kosten van externe inhuur vindt niet plaats aan het college van burgemeester en wethouders of de gemeenteraad.
• Indien extra capaciteit nodig is vanwege een nieuwe bestuurlijke opdracht en er binnen de bestaande budgetten geen dekking is, vindt een extra personele uitgaaf plaats die achteraf bij het tweede voortgangsverslag aan de raad wordt verantwoord.
• Behalve via de financiële administratie op te vragen gegevens, vindt geen verantwoording aan de hand van documenten plaats over externe inhuur aan het college van burgemeester en wethouders of de gemeenteraad.
• In de sociale jaarverslagen wordt (behoudens een korte tekst in 2017) geen aandacht besteed aan externe inhuur.

Organisatie externe inhuur

• Ambtelijke sturing vindt plaats via financiële controlling en inhoudelijke ondersteuning van personeelsadviseurs.
• De rechtmatigheid en een efficiënt proces van externe inhuur zijn geborgd.
• Het is een vaste praktijk hoe het proces voor externe inhuur verloopt, met inschakeling van de personeelsadviseur. Dit is vastgelegd in een stappenplan.
• Afdelingsmanagers hebben de bevoegdheid om in overleg met de personeelsadviseur over te gaan tot externe inhuur.
• De afdelingsmanagers zijn integraal verantwoordelijk voor een goede uitvoering van de opgedragen taken aan de betreffende afdeling.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De omvang van externe inhuur in de gemeente Gooise Meren loopt in de pas met het landelijk gemiddelde bij gemeenten van dezelfde gemeentegrootteklasse (50.00-100.000 inwoners).

Protocol/werkinstructies

• Het is een vaste praktijk hoe het proces voor externe inhuur verloopt, met inschakeling van de personeelsadviseur. Dit is vastgelegd in een stappenplan.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Uitgangspunt is dat wordt gewerkt met een vaste bezetting voor de uitvoering van de reguliere werkzaamheden. Wanneer dat niet lukt, wordt ingehuurd. Daarbij zijn de personele budgetten leidend.
• Strategische personeelsplanning (SPP) staat nog in de kinderschoenen.

Uitvoering Externe Inhuur

• Ambtelijke sturing vindt plaats via financiële controlling en inhoudelijke ondersteuning van personeelsadviseurs.
• De afdelingsmanagers zijn integraal verantwoordelijk voor een goede uitvoering van de opgedragen taken aan de betreffende afdeling.

Besluit tot externe inhuur

• Afdelingsmanagersde hebben de bevoegdheid om in overleg met de personeelsadviseur over te gaan tot externe inhuur.
• Indien extra capaciteit nodig is vanwege een nieuwe bestuurlijke opdracht en er binnen de bestaande budgetten geen dekking is, vindt een extra personele uitgaaf plaats die achteraf bij het tweede voortgangsverslag aan de raad wordt verantwoord.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• De contracten worden opgenomen in een centrale contractenbank, van waaruit gesignaleerd wordt wanneer de looptijd van een contract afloopt. Daarmee is de rechtmatigheid van de externe inhuur geborgd.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Periodiek vindt controlling van het beschikbare budget plaats door de financieel adviseur.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Aangezien informatie ontbreekt over de noodzaak van de gerealiseerde externe inhuur, kan geen uitspraak worden gedaan over de mate van doelmatigheid.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• De gemeente werkt met een toegestane formatie (prognose) in de begroting en een (feitelijk gerealiseerde) gemiddelde personele bezetting in de rekening. Daartussen zit een zogenaamde flexibele schil, die naar eigen inzicht kan worden ingezet voor de inhuur van extern personeel, bijvoorbeeld om een piekbelasting in de werkzaamheden op te vangen.
• Inkomstenbronnen voor externe inhuur zijn de inkomsten uit projecten, de vergoeding van het UWV voor ziekte en inkomsten uit uitbestede diensten. Omdat pas in de loop van een jaar duidelijk wordt hoeveel vacatureruimte er is of welke extra inkomsten de gemeente heeft, worden deze inkomsten niet begroot, maar wel gebruikt voor het inhuren van extern personeel. Daarom zijn de kosten voor externe inhuur aan het eind van het jaar altijd hoger dan begroot. Daar staan echter ook inkomsten tegenover die de extra kosten van externe inhuur afdekken.

Uitgaven

• Uit het onderzoek blijkt dat de omvang van de externe inhuur vooral in 2007 en 2008 fors is gestegen. In 2004, 2005 en 2006 bedroegen de uitgaven voor externe inhuur ongeveer 18 miljoen euro, in 2007 was dit ruim 24 miljoen euro en in 2008 30 miljoen euro.
• Inkomstenbronnen voor externe inhuur zijn de inkomsten uit projecten, de vergoeding van het UWV voor ziekte en inkomsten uit uitbestede diensten. Omdat pas in de loop van een jaar duidelijk wordt hoeveel vacatureruimte er is of welke extra inkomsten de gemeente heeft, worden deze inkomsten niet begroot, maar wel gebruikt voor het inhuren van extern personeel. Daarom zijn de kosten voor externe inhuur aan het eind van het jaar altijd hoger dan begroot. Daar staan echter ook inkomsten tegenover die de extra kosten van externe inhuur afdekken.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Het is erg lastig voor de raad om inzicht te krijgen in de werkelijke omvang van het personeelsbestand van de gemeente Groningen. Er circuleren verschillende cijfers gedurende het jaar voor wat betreft de personeelsomvang. Zo is in de begroting sprake van de toegestane formatie en in de rekening van een gemiddelde personele bezetting. Tussendoor wordt in de voortgangsrapportages gerapporteerd over ontwikkelingen en wijzigingen.

Organisatie externe inhuur

• Er kan geen causaal verband aangetoond worden tussen de krimp van de organisatie en de groei van de externe inhuur.
• Doordat er in de onderzochte periode meer autonome groei dan krimp heeft plaatsgevonden, is de totale personeelsomvang in genoemde periode niet met de totale bezuinigingstaakstelling van 387 formatieplaatsen gedaald, maar met 220 fte. De groei heeft in de meeste gevallen te maken met nieuwe taken en werkzaamheden voor de gemeente die uit externe middelen worden betaald of inkomsten opleveren.
• Kwaliteit van de administratieve organisatie inzake personeelsontwikkelingen varieert sterk per dienst.
• De gemeente heeft een verouderd personeelsinformatiesysteem.
• De bevoegdheid voor het inhuren van derden verschilt nogal per dienst.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Er kan geen causaal verband aangetoond worden tussen de krimp van de organisatie en de groei van de externe inhuur.
• Doordat er in de onderzochte periode meer autonome groei dan krimp heeft plaatsgevonden, is de totale personeelsomvang in genoemde periode niet met de totale bezuinigingstaakstelling van 387 formatieplaatsen gedaald, maar met 220 fte. De groei heeft in de meeste gevallen te maken met nieuwe taken en werkzaamheden voor de gemeente die uit externe middelen worden betaald of inkomsten opleveren.
• Uit het onderzoek blijkt dat de omvang van de externe inhuur vooral in 2007 en 2008 fors is gestegen. In 2004, 2005 en 2006 bedroegen de uitgaven voor externe inhuur ongeveer 18 miljoen euro, in 2007 was dit ruim 24 miljoen euro en in 2008 30 miljoen euro.
• Een direct verband tussen de daling van de personeelsomvang en de toename van de externe inhuur is uit het onderzoek niet naar voren gekomen. Het zou kunnen dat bepaalde werkzaamheden door externen worden gedaan, omdat dit niet meer door de gekrompen vaste formatie kan worden uitgevoerd. Het onderzoek levert echter geen concrete aanwijzingen hiervoor.
• De gemeente werkt met een toegestane formatie (prognose) in de begroting en een (feitelijk gerealiseerde) gemiddelde personele bezetting in de rekening. Daartussen zit een zogenaamde flexibele schil, die naar eigen inzicht kan worden ingezet voor de inhuur van extern personeel, bijvoorbeeld om een piekbelasting in de werkzaamheden op te vangen.

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

• De bevoegdheid voor het inhuren van derden verschilt nogal per dienst.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• De gemeente heeft een verouderd personeelsinformatiesysteem.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Er kan geen causaal verband aangetoond worden tussen de krimp van de organisatie en de groei van de externe inhuur.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Doordat er in de onderzochte periode meer autonome groei dan krimp heeft plaatsgevonden, is de totale personeelsomvang in genoemde periode niet met de totale bezuinigingstaakstelling van 387 formatieplaatsen gedaald, maar met 220 fte. De groei heeft in de meeste gevallen te maken met nieuwe taken en werkzaamheden voor de gemeente die uit externe middelen worden betaald of inkomsten opleveren.
• Uit het onderzoek blijkt dat de omvang van de externe inhuur vooral in 2007 en 2008 fors is gestegen. In 2004, 2005 en 2006 bedroegen de uitgaven voor externe inhuur ongeveer 18 miljoen euro, in 2007 was dit ruim 24 miljoen euro en in 2008 30 miljoen euro.

Wet- en regelgeving

• De accountant stelde diverse malen dat er tekortkomingen waren met betrekking tot de rechtmatigheid van de inhuur: het Europees aanbestedingsbeleid en het eigen inkoopbeleid werden onvoldoende gevolgd.

Beleid(sdoelen)

• Integraal en actueel beleid ten aanzien van externe inhuur met een beleidsdoelstelling en een bovenliggend strategisch personeelsbeleid ontbrak in de onderzoeksperiode. In 2010 werden wel uitgangspunten geformuleerd, maar deze werden niet verder uitgewerkt in beleid.
• Het hoofdpunt uit het inhuurbeleid uit 2010, het Nee, tenzij-principe, lijkt buiten beeld te zijn geraakt en heeft inmiddels plaatsgemaakt voor de Roemernorm. Het accepteren van productieverlies uit het beleid uit 2010 leek in de onderzoeksperiode niet meer aan de orde of werd niet expliciet afgewogen.
• Ingegeven door de raadsmotie en de bevindingen van de accountant is in 2020 door de directie een nieuw concernkader voor externe inhuur vastgesteld en wordt er de komende jaren verder gewerkt aan het afbouwen van de inhuur naar de streefwaarde van 10%.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Hoewel het BBV sinds 2017 verplicht een streefwaarde voor de externe inhuur te publiceren, wordt de ontwikkeling van het percentage in de HR-rapportages pas sinds eind 2019 gerelateerd aan de streefwaarde in de begroting. De monitoring van de inhuur kreeg pas in recente jaren weer meer aandacht. De inhuur kon daardoor in de jaren 2014-2018 weer oplopen.
• Tijdens de onderzoeksperiode werd er in de P&C-documenten overgestapt van informatie in euro’s naar een % (de verplichte BBV-indicator) en er waren ook jaren zonder informatie. De raadsinformatie was daardoor gefragmenteerd over de jaren heen doordat niet altijd hetzelfde soort informatie is verstrekt.

Uitgaven

-

Sturende rol college

• De externe inhuur van de gemeente Haarlem is niet hoog vergeleken met andere gemeenten. Dit is het resultaat van strakke sturing op de omvang van de inhuur in de jaren 2012- 2014, maar dit effect is deels al weer tenietgedaan.
• Van centrale sturing op een inhuurdoelstelling was in de onderzoeksperiode geen sprake.
• De werking van en sturing vanuit de voorschriften met betrekking tot tarieven en termijnen bleek in de onderzochte dossiers beperkt.
• Bijsturing vond plaats naar aanleiding van de motie en de bevindingen van de accountant.
• Na een forse ingreep op de inhuur daalde deze tot het zeer lage niveau van 4,8% in 2015, terwijl de inhuur in de rest van het land juist opliep. Het laat wel zien dat de organisatie onder politieke druk en met een strikt beleid ten aanzien van tarieven en termijnen en een centrale positie voor de directie grip heeft gekregen op de omvang van de inhuur.
• De in 2010 beoogde centrale sturing en grip op inhuur zijn in de praktijk na verloop van tijd uitgehold, mede doordat de begrenzing van de tarieven en termijnen slechts voor een deel van de inhuur effectief is. Pas na de motie uit 2019 die opriep tot toepassing van de Roemernorm als streefwaarde werd de stijging van de inhuur weer omgebogen. De totale uitgaven aan inhuur zijn nog altijd lager dan op het hoogste punt van 18,4 mln. in 2013.

Kaderstellende rol

• Het onderwerp kreeg bij de raad wel aandacht (zie moties), maar werd desondanks niet jaarlijks geagendeerd door het college of de raad.

Controlerende rol

• Het onderwerp kreeg bij de raad wel aandacht (zie moties), maar werd desondanks niet jaarlijks geagendeerd door het college of de raad.
• Bijsturing vond plaats naar aanleiding van de motie en de bevindingen van de accountant.
• De in 2010 beoogde centrale sturing en grip op inhuur zijn in de praktijk na verloop van tijd uitgehold, mede doordat de begrenzing van de tarieven en termijnen slechts voor een deel van de inhuur effectief is. Pas na de motie uit 2019 die opriep tot toepassing van de Roemernorm als streefwaarde werd de stijging van de inhuur weer omgebogen. De totale uitgaven aan inhuur zijn nog altijd lager dan op het hoogste punt van 18,4 mln. in 2013.

Monitoring

• Hoewel het BBV sinds 2017 verplicht een streefwaarde voor de externe inhuur te publiceren, wordt de ontwikkeling van het percentage in de HR-rapportages pas sinds eind 2019 gerelateerd aan de streefwaarde in de begroting. De monitoring van de inhuur kreeg pas in recente jaren weer meer aandacht. De inhuur kon daardoor in de jaren 2014-2018 weer oplopen.
• In de monitoring wordt alleen gekeken naar de omvang van de inhuur en niet naar de samenstelling.
• De prestaties van Haarlem worden in de HR-rapportage niet vergeleken met andere gemeenten.

Evaluatie/onderzoek

• De doeltreffendheid en doelmatigheid van het inhuurbeleid (als instrument van het personeelsbeleid) zijn in de onderzoeksperiode niet geëvalueerd.

Informatievoorziening sturing

• Er vindt geen reguliere rapportage over inhuur aan het college plaats.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Tijdens de onderzoeksperiode werd er in de P&C-documenten overgestapt van informatie in euro’s naar een % (de verplichte BBV-indicator) en er waren ook jaren zonder informatie. De raadsinformatie was daardoor gefragmenteerd over de jaren heen doordat niet altijd hetzelfde soort informatie is verstrekt.
• Gedurende het jaar wordt de raad wel bij tijd en wijle om budget voor extra inhuur gevraagd. Zonder financieel beeld zijn deze aanvragen voor de raad lastig in de juiste context te plaatsen.

Organisatie externe inhuur

• Gevolg van het ontbreken van beleid is dat de organisatie geen visie had op de gewenste omvang van de inhuur. Uit de groene smileys in de HR-rapportage maakt de RKC op dat met betrekking tot de omvang ‘minder is beter’ het uitgangspunt was, maar in de periode 2015-2019 werden er geen maatregelen getroffen om dat te bewerkstelligen.
• De praktische werkinstructies voor inhuur bleken goed bekend bij de afdelingshoofden, maar boden ook ruimte voor verschillende werkwijzen.
• Ingegeven door de raadsmotie en de bevindingen van de accountant is in 2020 door de directie een nieuw concernkader voor externe inhuur vastgesteld en wordt er de komende jaren verder gewerkt aan het afbouwen van de inhuur naar de streefwaarde van 10%.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De omvang van de externe inhuur in Haarlem op dit moment geen reden tot zorg is. De BBV-indicator, waarin de inhuur wordt uitgedrukt als percentage van de totale personeelslasten, laat zien dat de inhuur in Haarlem (14,1% in 2019) lager ligt dat het gemiddelde in dat van vergelijkbare gemeenten (19%) en Nederland (18%).
• Na een forse ingreep op de inhuur daalde deze tot het zeer lage niveau van 4,8% in 2015, terwijl de inhuur in de rest van het land juist opliep. Het laat wel zien dat de organisatie onder politieke druk en met een strikt beleid ten aanzien van tarieven en termijnen en een centrale positie voor de directie grip heeft gekregen op de omvang van de inhuur.
• De stijging van de inhuur na 2015, zonder dat er sprake was van een beleidswijziging, is wel aandachtspunt. In twee jaar tijd liep de inhuur op tot 16,1% en er werd een verdere stijging voorzien.
• Ingegeven door de raadsmotie en de bevindingen van de accountant is in 2020 door de directie een nieuw concernkader voor externe inhuur vastgesteld en wordt er de komende jaren verder gewerkt aan het afbouwen van de inhuur naar de streefwaarde van 10%.

Protocol/werkinstructies

• De praktische werkinstructies voor inhuur bleken goed bekend bij de afdelingshoofden, maar boden ook ruimte voor verschillende werkwijzen.
• Alle inhuuraanvragen moesten tot medio 2020 conform beleid aan de directie worden voorgelegd.
• De werking van en sturing vanuit de voorschriften met betrekking tot tarieven en termijnen bleek in de onderzochte dossiers beperkt.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Integraal en actueel beleid ten aanzien van externe inhuur met een beleidsdoelstelling en een bovenliggend strategisch personeelsbeleid ontbrak in de onderzoeksperiode. In 2010 werden wel uitgangspunten geformuleerd, maar deze werden niet verder uitgewerkt in beleid.

Uitvoering Externe Inhuur

• De praktische werkinstructies voor inhuur bleken goed bekend bij de afdelingshoofden, maar boden ook ruimte voor verschillende werkwijzen.
• De werking van en sturing vanuit de voorschriften met betrekking tot tarieven en termijnen bleek in de onderzochte dossiers beperkt.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

• De prestaties van Haarlem worden in de HR-rapportage niet vergeleken met andere gemeenten.

Resultaat beleid Externe Inhuur

• De omvang van de externe inhuur in Haarlem op dit moment geen reden tot zorg is. De BBV-indicator, waarin de inhuur wordt uitgedrukt als percentage van de totale personeelslasten, laat zien dat de inhuur in Haarlem (14,1% in 2019) lager ligt dat het gemiddelde in dat van vergelijkbare gemeenten (19%) en Nederland (18%).
• Na een forse ingreep op de inhuur daalde deze tot het zeer lage niveau van 4,8% in 2015, terwijl de inhuur in de rest van het land juist opliep. Het laat wel zien dat de organisatie onder politieke druk en met een strikt beleid ten aanzien van tarieven en termijnen en een centrale positie voor de directie grip heeft gekregen op de omvang van de inhuur.
• De stijging van de inhuur na 2015, zonder dat er sprake was van een beleidswijziging, is wel aandachtspunt. In twee jaar tijd liep de inhuur op tot 16,1% en er werd een verdere stijging voorzien.

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• De externe inhuur van de gemeente Haarlem is niet hoog vergeleken met andere gemeenten. Dit is het resultaat van strakke sturing op de omvang van de inhuur in de jaren 2012- 2014, maar dit effect is deels al weer tenietgedaan.
• Hoewel het BBV sinds 2017 verplicht een streefwaarde voor de externe inhuur te publiceren, wordt de ontwikkeling van het percentage in de HR-rapportages pas sinds eind 2019 gerelateerd aan de streefwaarde in de begroting. De monitoring van de inhuur kreeg pas in recente jaren weer meer aandacht. De inhuur kon daardoor in de jaren 2014-2018 weer oplopen.
• De doeltreffendheid en doelmatigheid van het inhuurbeleid (als instrument van het personeelsbeleid) zijn in de onderzoeksperiode niet geëvalueerd.
• De in 2010 beoogde centrale sturing en grip op inhuur zijn in de praktijk na verloop van tijd uitgehold, mede doordat de begrenzing van de tarieven en termijnen slechts voor een deel van de inhuur effectief is. Pas na de motie uit 2019 die opriep tot toepassing van de Roemernorm als streefwaarde werd de stijging van de inhuur weer omgebogen. De totale uitgaven aan inhuur zijn nog altijd lager dan op het hoogste punt van 18,4 mln. in 2013.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De doeltreffendheid en doelmatigheid van het inhuurbeleid (als instrument van het personeelsbeleid) zijn in de onderzoeksperiode niet geëvalueerd.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Verantwoording over de heroriëntatie, strategisch personeelsbeleid en externe inhuur vindt op hoofdlijnen plaats via de reguliere P&C cyclus.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Verantwoording over de heroriëntatie, strategisch personeelsbeleid en externe inhuur vindt op hoofdlijnen plaats via de reguliere P&C cyclus.

Organisatie externe inhuur

• Er is een keuze gemaakt voor een regieorganisatie, bestaande uit een vaste kern van wendbare medewerkers met een flexibele schil daaromheen.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Na invoering van de regieorganisatie – waarbij er een vaste kern is met een flexibele schil – is de omvang van de vaste formatie afgenomen en de inhuur van externen toegenomen.

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• Verantwoording over de heroriëntatie, strategisch personeelsbeleid en externe inhuur vindt op hoofdlijnen plaats via de reguliere P&C cyclus.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Na invoering van de regieorganisatie – waarbij er een vaste kern is met een flexibele schil – is de omvang van de vaste formatie afgenomen en de inhuur van externen toegenomen.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is geen specifiek kader voor inhuur. Daarin wijkt Winsum niet af van andere gemeenten.
• Er zijn algemene kaders rond inkoop en mandatering die ook van toepassing zijn op inhuur.

Budget

• De externe inhuur bij de gemeente Winsum neemt een stevig deel van het gemeentelijke personeelsbudget in.

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• De externe inhuur bij de gemeente Winsum neemt een stevig deel van het gemeentelijke personeelsbudget in.
• Het college hanteert een budget-technische benadering waarbij inhuur bij projecten en de decentralisaties (Sociaal Domein), en inhuur op vaste formatie niet worden meegeteld. Dat roept de vraag op over welke informatie ten aanzien van externe inhuur de gemeenteraad wil beschikken.

Sturende rol college

• Het proces rond inhuur wordt tot op zekere hoogte gekenmerkt door inhoudelijke sturing zo laag mogelijk in de organisatie (op het niveau van teamhoofden) en controle en toetsing vanuit budgettair kader en formatiebeheer.
• Het ontbreekt de gemeente aan goed inzicht in de omvang, de motieven, en de gang van zaken rond inhuur. Dit kan worden gezien als een gemiste kans, omdat betere sturing mogelijk leidt tot doelmatiger en doeltreffender inhuur.
• Het college hanteert een budget-technische benadering waarbij inhuur bij projecten en de decentralisaties (Sociaal Domein), en inhuur op vaste formatie niet worden meegeteld. Dat roept de vraag op over welke informatie ten aanzien van externe inhuur de gemeenteraad wil beschikken.

Kaderstellende rol

• De gemeenteraad heeft geen kaders aangegeven specifiek voor inhuur, wat aansluit bij het uitgangspunt dat inhuur vooral een kwestie van uitvoering is.

Controlerende rol

-

Monitoring

• Het proces rond inhuur is in termen van monitoring, evaluatie en het gebruiken van informatie op strategisch management niveau niet systematisch georganiseerd.

Evaluatie/onderzoek

• Het proces rond inhuur is in termen van monitoring, evaluatie en het gebruiken van informatie op strategisch management niveau niet systematisch georganiseerd.
• Aanbevelingen over dossiervorming en evaluatie uit een eerder onderzoek uit 2009 hebben niet geleid tot daadwerkelijke aanpassingen op die aspecten.

Informatievoorziening sturing

• Het proces rond inhuur is in termen van monitoring, evaluatie en het gebruiken van informatie op strategisch management niveau niet systematisch georganiseerd.
• Aanbevelingen over dossiervorming en evaluatie uit een eerder onderzoek uit 2009 hebben niet geleid tot daadwerkelijke aanpassingen op die aspecten.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De gemeenteraad krijgt wel de gegevens over inhuur zoals afgesproken in de Financiële verordening, maar daaruit is niet op te maken wat wel of wat niet wordt meegerekend. Door deze onduidelijkheid hebben de verstrekte gegevens nauwelijks tot geen informatiewaarde.
• Het college hanteert een budget-technische benadering waarbij inhuur bij projecten en de decentralisaties (Sociaal Domein), en inhuur op vaste formatie niet worden meegeteld. Dat roept de vraag op over welke informatie ten aanzien van externe inhuur de gemeenteraad wil beschikken.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Alhoewel de omvang van de inhuur bij gemeente Winsum niet afwijkend is van die van andere gemeenten, is het aandeel – zoals dat in dit onderzoek is afgebakend – wel hoger dan de ‘comply-or-explain’ norm die door het Rijk wordt aangehouden.
• Het algemene beeld is dat bij het merendeel van de gevallen van inhuur het gaat om relatief kleine, kortlopende opdrachten waarbij gemakkelijk kan worden voldaan aan de inkoopkaders en mandatering.

Protocol/werkinstructies

• Er zijn algemene kaders rond inkoop en mandatering die ook van toepassing zijn op inhuur.
• Het algemene beeld is dat bij het merendeel van de gevallen van inhuur het gaat om relatief kleine, kortlopende opdrachten waarbij gemakkelijk kan worden voldaan aan de inkoopkaders en mandatering.
• Er is in dit onderzoek geconstateerd dat er in een aantal gevallen sprake is van raamcontracten en meervoudige incidentele inhuur waarbij striktere toepassing van de inkoopregels op zijn plaats was geweest. Dit is onderbelicht gebleven bij de interne controle van de gemeente.

(Strategisch) personeelsbeleid

-In de casussen is geconstateerd dat er voldoende kennis en expertise is voor inhoudelijk opdrachtgeverschap bij inhuur. Met die insteek hangt een doelmatige en doeltreffende inzet van inhuur af van de keuze die het teamhoofd maakt. Inhuur wordt, mede daardoor, niet beoordeeld vanuit een strategische personeelsvisie.

Uitvoering Externe Inhuur

• Het algemene beeld is dat bij het merendeel van de gevallen van inhuur het gaat om relatief kleine, kortlopende opdrachten waarbij gemakkelijk kan worden voldaan aan de inkoopkaders en mandatering.
• Er is in dit onderzoek geconstateerd dat er in een aantal gevallen sprake is van raamcontracten en meervoudige incidentele inhuur waarbij striktere toepassing van de inkoopregels op zijn plaats was geweest. Dit is onderbelicht gebleven bij de interne controle van de gemeente.
• Het ontbreekt de gemeente aan goed inzicht in de omvang, de motieven, en de gang van zaken rond inhuur. Dit kan worden gezien als een gemiste kans, omdat betere sturing mogelijk leidt tot doelmatiger en doeltreffender inhuur.

Besluit tot externe inhuur

• Het ontbreekt de gemeente aan goed inzicht in de omvang, de motieven, en de gang van zaken rond inhuur. Dit kan worden gezien als een gemiste kans, omdat betere sturing mogelijk leidt tot doelmatiger en doeltreffender inhuur.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

• Er is in dit onderzoek geconstateerd dat er in een aantal gevallen sprake is van raamcontracten en meervoudige incidentele inhuur waarbij striktere toepassing van de inkoopregels op zijn plaats was geweest. Dit is onderbelicht gebleven bij de interne controle van de gemeente.

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Er is in dit onderzoek geconstateerd dat er in een aantal gevallen sprake is van raamcontracten en meervoudige incidentele inhuur waarbij striktere toepassing van de inkoopregels op zijn plaats was geweest. Dit is onderbelicht gebleven bij de interne controle van de gemeente.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-In de casussen is geconstateerd dat er voldoende kennis en expertise is voor inhoudelijk opdrachtgeverschap bij inhuur. Met die insteek hangt een doelmatige en doeltreffende inzet van inhuur af van de keuze die het teamhoofd maakt. Inhuur wordt, mede daardoor, niet beoordeeld vanuit een strategische personeelsvisie.

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-In de casussen is geconstateerd dat er voldoende kennis en expertise is voor inhoudelijk opdrachtgeverschap bij inhuur. Met die insteek hangt een doelmatige en doeltreffende inzet van inhuur af van de keuze die het teamhoofd maakt. Inhuur wordt, mede daardoor, niet beoordeeld vanuit een strategische personeelsvisie.

• Het ontbreekt de gemeente aan goed inzicht in de omvang, de motieven, en de gang van zaken rond inhuur. Dit kan worden gezien als een gemiste kans, omdat betere sturing mogelijk leidt tot doelmatiger en doeltreffender inhuur.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-In de casussen is geconstateerd dat er voldoende kennis en expertise is voor inhoudelijk opdrachtgeverschap bij inhuur. Met die insteek hangt een doelmatige en doeltreffende inzet van inhuur af van de keuze die het teamhoofd maakt. Inhuur wordt, mede daardoor, niet beoordeeld vanuit een strategische personeelsvisie.

• Het ontbreekt de gemeente aan goed inzicht in de omvang, de motieven, en de gang van zaken rond inhuur. Dit kan worden gezien als een gemiste kans, omdat betere sturing mogelijk leidt tot doelmatiger en doeltreffender inhuur.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is geen visie vastgelegd op welke wijze externe inhuur bijdraagt aan de organisatie of hoe invulling gegeven kan worden aan het terugdringen van externe inhuur.
• Het effect van (bijgestelde) ambities op de personele lasten is onvoldoende helder. Het niveau van de inhuurlasten wordt mede bepaald door de ambities van de gemeente. Wanneer het ambitieniveau hoog is vraagt dit op uitvoeringsniveau meer van de gemeentelijke organisatie. Dit kan ertoe leiden dat er meer personeel extern moet worden ingehuurd. Deze gevolgen zijn onvoldoende helder gemaakt op het moment dat het beleid (ambities) wordt geformuleerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de energietransitie of de woningbouwopgave. Hierbij is het voor de raad onduidelijk wat de gevolgen zijn voor de gemeentelijke organisatie als geheel alsmede de verhouding tussen vast en flexibel personeel.

Budget

• Er zijn belangrijke stappen gezet in de monitoring van de ontwikkeling van inhuurbudgetten.

Begroting/Jaarverslag

• De begrote inhuurlasten geven geen goed beeld van de feitelijke inhuurlasten. De doelstelling van 5% in de begroting 2021-2024 hield geen rekening met inhuur om onbezette formatie (vacatureruimte) in te vullen en inhuur om projecten/opgaven te kunnen realiseren. Hierdoor liep de realisatie van de feitelijke inhuur uit de pas met het uitgangspunt in de begroting.

Uitgaven

• Het kostenniveau van externe inhuur in de Hoeksche Waard is relatief hoog.

Sturende rol college

• Er is geen plan hoe de inhuurlasten kunnen worden teruggebracht naar een realistisch structureel niveau.

Kaderstellende rol

• Het effect van (bijgestelde) ambities op de personele lasten is onvoldoende helder. Het niveau van de inhuurlasten wordt mede bepaald door de ambities van de gemeente. Wanneer het ambitieniveau hoog is vraagt dit op uitvoeringsniveau meer van de gemeentelijke organisatie. Dit kan ertoe leiden dat er meer personeel extern moet worden ingehuurd. Deze gevolgen zijn onvoldoende helder gemaakt op het moment dat het beleid (ambities) wordt geformuleerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de energietransitie of de woningbouwopgave. Hierbij is het voor de raad onduidelijk wat de gevolgen zijn voor de gemeentelijke organisatie als geheel alsmede de verhouding tussen vast en flexibel personeel.

Controlerende rol

-

Monitoring

• Er zijn belangrijke stappen gezet in de monitoring van de ontwikkeling van inhuurbudgetten.

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De raad heeft geen kader om de ontwikkeling van externe inhuur te duiden. Informatie voor de raad heeft met name betrekking op het totaal van de personeelsbudgetten. Gegevens over de ontwikkeling van de externe inhuur zijn daarbij summier waarbij een nadere toelichting ontbreekt. De raad heeft daardoor geen goed inzicht in hoe het verschil tussen de begroting en de realisatie kan worden geduid.

Organisatie externe inhuur

• Er is geen visie vastgelegd op welke wijze externe inhuur bijdraagt aan de organisatie of hoe invulling gegeven kan worden aan het terugdringen van externe inhuur.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Het effect van (bijgestelde) ambities op de personele lasten is onvoldoende helder. Het niveau van de inhuurlasten wordt mede bepaald door de ambities van de gemeente. Wanneer het ambitieniveau hoog is vraagt dit op uitvoeringsniveau meer van de gemeentelijke organisatie. Dit kan ertoe leiden dat er meer personeel extern moet worden ingehuurd. Deze gevolgen zijn onvoldoende helder gemaakt op het moment dat het beleid (ambities) wordt geformuleerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de energietransitie of de woningbouwopgave. Hierbij is het voor de raad onduidelijk wat de gevolgen zijn voor de gemeentelijke organisatie als geheel alsmede de verhouding tussen vast en flexibel personeel.

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

• Financiële expertise ontbreekt bij de beoordeling van aanbod vanuit de inhuurdesk. Teammanagers hebben minder zicht op de tarieven die op de markt gebruikelijk zijn en de fee die door bureaus wordt gevraagd.

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

• De begrote inhuurlasten geven geen goed beeld van de feitelijke inhuurlasten. De doelstelling van 5% in de begroting 2021-2024 hield geen rekening met inhuur om onbezette formatie (vacatureruimte) in te vullen en inhuur om projecten/opgaven te kunnen realiseren. Hierdoor liep de realisatie van de feitelijke inhuur uit de pas met het uitgangspunt in de begroting.

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Er is geen visie vastgelegd op welke wijze externe inhuur bijdraagt aan de organisatie of hoe invulling gegeven kan worden aan het terugdringen van externe inhuur.
• Het effect van (bijgestelde) ambities op de personele lasten is onvoldoende helder. Het niveau van de inhuurlasten wordt mede bepaald door de ambities van de gemeente. Wanneer het ambitieniveau hoog is vraagt dit op uitvoeringsniveau meer van de gemeentelijke organisatie. Dit kan ertoe leiden dat er meer personeel extern moet worden ingehuurd. Deze gevolgen zijn onvoldoende helder gemaakt op het moment dat het beleid (ambities) wordt geformuleerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de energietransitie of de woningbouwopgave. Hierbij is het voor de raad onduidelijk wat de gevolgen zijn voor de gemeentelijke organisatie als geheel alsmede de verhouding tussen vast en flexibel personeel.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Het kostenniveau van externe inhuur in de Hoeksche Waard is relatief hoog.
• Er is geen plan hoe de inhuurlasten kunnen worden teruggebracht naar een realistisch structureel niveau.

Wet- en regelgeving

• Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt op een goede wijze uitgevoerd. De rekenkamercommissie ziet echter wel een risico op onrechtmatigheid. Onvoldoende wordt gecontroleerd of het verlengen van een inhuurcontract zou kunnen leiden tot het overschrijden van een grensbedrag met betrekking tot aanbesteding.

Beleid(sdoelen)

• De besturingsfilosofie is leidend maar is onvoldoende uitgewerkt in een beleidsdocument waardoor niet altijd duidelijk is hoe de uitgangspunten geïnterpreteerd worden. Dit geldt feitelijk ook voor het (op zich professionele) HR beleid.
• De rekenkamercommissie constateert dat de strategische visie van de gemeente Kerkrade duidelijk is verwoord, maar vraagt zich af of de wens om de gemeentelijke ambities zoveel mogelijk met eigen mensen uit te voeren wel waargemaakt kan worden, gegeven de bezuinigingen.

Budget

• Positief is dat de gemeente al jaren bezig is om de formatie aan te passen aan de beschikbare middelen.

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• De centrale conclusie is dat de omvang van de inhuur lager is dan de gehanteerde streefnorm, het aantal FTE is wel hoger dan de landelijke benchmark maar heeft financieel beperkte impact vanwege het inverdieneffect van de lage(re) kosten voor externe inhuur.

Sturende rol college

• Op uitwisseling van beschikbare kennis en competenties in de regio word nog onvoldoende gestuurd.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Uit het onderzoek is gebleken dat nog onvoldoende duidelijk is wat de impact van de bezuinigingen is, het beschikbaar stellen van krimpgelden heeft het urgentiebesef niet versterkt. Bezuinigingsvoorstellen zijn vooralsnog voor kennisgeving aangenomen.

Informatievoorziening kaderstelling

• Uit het onderzoek is gebleken dat nog onvoldoende duidelijk is wat de impact van de bezuinigingen is, het beschikbaar stellen van krimpgelden heeft het urgentiebesef niet versterkt. Bezuinigingsvoorstellen zijn vooralsnog voor kennisgeving aangenomen.

Informatievoorziening controle

• Uit het onderzoek is gebleken dat nog onvoldoende duidelijk is wat de impact van de bezuinigingen is, het beschikbaar stellen van krimpgelden heeft het urgentiebesef niet versterkt. Bezuinigingsvoorstellen zijn vooralsnog voor kennisgeving aangenomen.

Organisatie externe inhuur

• De besturingsfilosofie is leidend maar is onvoldoende uitgewerkt in een beleidsdocument waardoor niet altijd duidelijk is hoe de uitgangspunten geïnterpreteerd worden. Dit geldt feitelijk ook voor het (op zich professionele) HR beleid.
• Capaciteitsmanagement is onvoldoende gestructureerd en instrumenten, zoals afdelingsplannen, om op een normatieve wijze structureel capaciteitsmanagement een plek te geven zijn onvoldoende uitgewerkt en ingebed in de organisatie.
• In de gemeente Kerkrade wordt niet op een eenduidige wijze gewerkt met afdelingsplannen, bij uitstek een instrument om capaciteitsplanning te optimaliseren. Het capaciteitsvraagstuk wordt naar de mening van de rekenkamercommissie onvoldoende gestructureerd opgepakt.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De centrale conclusie is dat de omvang van de inhuur lager is dan de gehanteerde streefnorm, het aantal FTE is wel hoger dan de landelijke benchmark maar heeft financieel beperkte impact vanwege het inverdieneffect van de lage(re) kosten voor externe inhuur.

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

• De balans vast en flexibel personeel behoeft nader aandacht om ervoor te waken dat de noodzakelijke flexibele schil onder druk komt de staan door de vaste formatie uit te breiden.
• De besturingsfilosofie is leidend maar is onvoldoende uitgewerkt in een beleidsdocument waardoor niet altijd duidelijk is hoe de uitgangspunten geïnterpreteerd worden. Dit geldt feitelijk ook voor het (op zich professionele) HR beleid.
• De rekenkamercommissie constateert dat er in de gemeente Kerkrade nadrukkelijk aandacht is voor het strategische personeelsbeleid. Veel ambities, van flexibiliseren tot vitaliteitsmanagement en van leeftijdsbewust personeelsbeleid tot het ontwikkelen van nieuwe competenties. Veel van de uitgesproken ambities worden echter niet geoperationaliseerd en blijven hangen in theoretische modellen.
• Positief is dat de gemeente al jaren bezig is om de formatie aan te passen aan de beschikbare middelen.

Uitvoering Externe Inhuur

• Er is sprake van integraal management maar de algemeen directeur kan de bevoegdheden van de directeuren overrulen. De sterk sturende rol van de algemeen directeur heeft met name betrekking op het personeelsbeleid. Aangegeven wordt dat dit vooral te maken heeft met de opgelegde taakstelling van € 750.000.
• Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt op een goede wijze uitgevoerd. De rekenkamercommissie ziet echter wel een risico op onrechtmatigheid. Onvoldoende wordt gecontroleerd of het verlengen van een inhuurcontract zou kunnen leiden tot het overschrijden van een grensbedrag met betrekking tot aanbesteding.
• Zodra er een externe wordt ingehuurd vindt er onvoldoende kennisoverdracht plaats waarbij kennis dus onvoldoende geborgd wordt in de organisatie.
• Op uitwisseling van beschikbare kennis en competenties in de regio word nog onvoldoende gestuurd.

Besluit tot externe inhuur

• Met betrekking tot externe inhuur is voor iedereen duidelijk dat hier aan een deugdelijke onderbouwing aan ten grondslag moet liggen en dat er een extra toets plaats vindt.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt op een goede wijze uitgevoerd. De rekenkamercommissie ziet echter wel een risico op onrechtmatigheid. Onvoldoende wordt gecontroleerd of het verlengen van een inhuurcontract zou kunnen leiden tot het overschrijden van een grensbedrag met betrekking tot aanbesteding.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Onvoldoende duidelijk is wat in de personeelsdossiers van ingehuurden moet worden opgeslagen. De dossiers worden niet op een plek opgeslagen maar soms bij P&O en soms bij de afdeling. Er is dus geen eenduidige toets op de volledigheid van de personeelsdossiers.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De centrale conclusie is dat de omvang van de inhuur lager is dan de gehanteerde streefnorm, het aantal FTE is wel hoger dan de landelijke benchmark maar heeft financieel beperkte impact vanwege het inverdieneffect van de lage(re) kosten voor externe inhuur.

Wet- en regelgeving

• De kwaliteit van het beleid voldoet aan de gestelde normen. Het beleid is volledig en rechtmatig, dat wil zeggen, in overeenstemming met hogere regelgeving.

Beleid(sdoelen)

• De gemeente Kollumerland c.a. heeft weinig geschreven beleid opgesteld ten aanzien van de inhuur van derden.
• De gemeente heeft ongeschreven beleid met betrekking tot de beslissings- en budgetbevoegdheden, wanneer het vervangingsbudget aangesproken kan worden en welke selectie- en gunningscriteria gelden.
• De inhoud van het beleid voldoet aan de gestelde norm; voor alle gestelde punten is (geschreven dan wel ongeschreven) beleid aanwezig.
• De kwaliteit van het beleid voldoet aan de gestelde normen. Het beleid is volledig en rechtmatig, dat wil zeggen, in overeenstemming met hogere regelgeving.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• In alle gevallen van de bestudeerde dossiers was sprake van financiële dekking van de kosten. In veruit de meeste bestudeerde gevallen ging het daarbij om een reservering of krediet die door de raad beschikbaar is gesteld of om beschikbare vacaturegelden of niet ingevulde formatie.
• Er is niet altijd vooraf inzicht in de totale kosten van de inhuur.
• De totale kosten van inhuur kunnen niet met een druk op de knop uitgedraaid kunnen worden. In de praktijk worden ingehuurde derden, met name bij specialistische kennis, in incidentele gevallen op verschillende wijze geboekt. Niet bij alle budget- en krediethouders is de post 3.43 bekend en wordt inhuur standaard op 300.00 geboekt. Daarnaast is inhuur soms een onderdeel van een projectbudget en niet als inhuur uit de grootboekmutaties te herleiden.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• De totale kosten van inhuur kunnen niet met een druk op de knop uitgedraaid kunnen worden. In de praktijk worden ingehuurde derden, met name bij specialistische kennis, in incidentele gevallen op verschillende wijze geboekt. Niet bij alle budget- en krediethouders is de post 3.43 bekend en wordt inhuur standaard op 300.00 geboekt. Daarnaast is inhuur soms een onderdeel van een projectbudget en niet als inhuur uit de grootboekmutaties te herleiden.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De totale kosten van inhuur kunnen niet met een druk op de knop uitgedraaid kunnen worden. In de praktijk worden ingehuurde derden, met name bij specialistische kennis, in incidentele gevallen op verschillende wijze geboekt. Niet bij alle budget- en krediethouders is de post 3.43 bekend en wordt inhuur standaard op 300.00 geboekt. Daarnaast is inhuur soms een onderdeel van een projectbudget en niet als inhuur uit de grootboekmutaties te herleiden.

Organisatie externe inhuur

• De gemeente heeft ongeschreven beleid met betrekking tot de beslissings- en budgetbevoegdheden, wanneer het vervangingsbudget aangesproken kan worden en welke selectie- en gunningscriteria gelden.
  -Volgens het (geschreven) beleid is de budgethouder (dit is de afdelingsmanager) verantwoordelijk voor de inhuur van derden indien er vervangingsbudget aanwezig is. In andere gevallen is de gemeentesecretaris degene die bevoegd is. De praktijk is over het algemeen in overeenstemming met dat beleid.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De bescheiden omvang van de ambtelijke organisatie van Kollumerland c.a. heeft als consequentie dat het soms onvermijdelijk is dat tijdelijk extern personeel wordt ingehuurd.
• Geconcludeerd kan worden dat de gemeente Kollumerland c.a. relatief weinig inhuurt.

Protocol/werkinstructies

• Bij specialistische inhuur voor projecten is het onduidelijk wie (formeel) de regie voert. Expliciete afspraken hierover ontbreken.

(Strategisch) personeelsbeleid

• De inhuur van derden is in lijn met het personeelsbeleid.

Uitvoering Externe Inhuur

• Het beleid is toepasbaar volgens afdelingsmanagers.
• De afdelingsmanagers zijn over het algemeen goed op de hoogte van de inhuur die plaatsvindt. Ze hebben inzicht in de gemiddelde of maximale inzet van een ingehuurde kracht per week en het uurtarief en bewaken de kosten.
• Volgens het (geschreven) beleid is de budgethouder (dit is de afdelingsmanager) verantwoordelijk voor de inhuur van derden indien er vervangingsbudget aanwezig is. In andere gevallen is de gemeentesecretaris degene die bevoegd is. De praktijk is over het algemeen in overeenstemming met dat beleid.
• Er is de afgelopen jaren een paar keer samengewerkt met buurgemeenten als het gaat om inhuur. In een aantal gevallen van specialistische inhuur is gezamenlijk opgetrokken, hetgeen de kostprijs per gemeente gedrukt zal hebben.
• Inkoop vindt niet centraal plaats.

Besluit tot externe inhuur

• In alle gevallen van de bestudeerde dossiers was sprake van financiële dekking van de kos- ten. In veruit de meeste bestudeerde gevallen ging het daarbij om een reservering of krediet die door de raad beschikbaar is gesteld of om beschikbare vacaturegelden of niet ingevulde formatie.
• Er is niet altijd vooraf inzicht in de totale kosten van de inhuur.
• De budgethouder neemt in het merendeel het initiatief voor de inhuur en formuleert de opdrachtformulering.

Opdrachtformulering

• De budgethouder neemt in het merendeel het initiatief voor de inhuur en formuleert de opdrachtformulering.
• De opdrachtformuleringen zijn zeer beknopt, maar de noodzakelijke (bij de afdelingsmanager bekende) informatie is er over het algemeen in opgenomen.

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

• Er zijn geen raamcontracten

Inhoud contract

• Bij inhuur van personeel wordt vastgelegd dat de gemeente de regie voert bij inhuur van personeel.
• Bij specialistische inhuur voor projecten is het onduidelijk wie (formeel) de regie voert. Expliciete afspraken hierover ontbreken.

Tarieven inhuur

• De afdelingsmanagers zijn over het algemeen goed op de hoogte van de inhuur die plaatsvindt. Ze hebben inzicht in de gemiddelde of maximale inzet van een ingehuurde kracht per week en het uurtarief en bewaken de kosten.

Dossiervorming/contractregistratie

• Bij specialistische inhuur voor projecten wordt de output vastgelegd, bij inhuur van personeel wordt de input vastgelegd.
• Kosten en doorlooptijd worden meestal vastgelegd.
• De totale kosten van inhuur kunnen niet met een druk op de knop uitgedraaid kunnen worden. In de praktijk worden ingehuurde derden, met name bij specialistische kennis, in incidentele gevallen op verschillende wijze geboekt. Niet bij alle budget- en krediethouders is de post 3.43 bekend en wordt inhuur standaard op 300.00 geboekt. Daarnaast is inhuur soms een onderdeel van een projectbudget en niet als inhuur uit de grootboekmutaties te herleiden.
• Een onderverdeling naar typen inhuur (zoals specialistische kennis, vervanging, etc.), zoals die in het kader van dit onderzoek door de onderzoekers is opgesteld, wordt door de gemeente niet gehanteerd en is ook niet te herleiden.
• De aanbestedingsdossiers bevatten niet alle bescheiden die volgens het normenkader in het dossier te vinden moeten zijn. In alle bestudeerde gevallen bevatten de dossier de schriftelijke opdrachtbevestiging.
• Opgevraagde offertes van afgewezen bedrijven worden zelden opgenomen in de aanbestedingsdossiers.
• Ook de correspondentie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer ontbreekt vaak. Dit laatste is mede te wijten aan de telefonische afspraken die met bedrijven gemaakt worden, maar ook hiervan zou in het dossier een aantekening moeten zitten. Dat is niet het geval.
• De inhuurdossiers boden dus geen inzicht in de vraag of de doelen van de inhuur gerealiseerd zijn.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• De afdelingsmanagers zijn over het algemeen goed op de hoogte van de inhuur die plaatsvindt. Ze hebben inzicht in de gemiddelde of maximale inzet van een ingehuurde kracht per week en het uurtarief en bewaken de kosten.
• Evaluatie met de ingehuurde externe vindt nauwelijks plaats binnen de organisatie.
• Impliciet wordt wel intern geëvalueerd; eerdere ervaringen worden meegenomen bij nieuwe inhuur.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• De gestelde doelen in alle bestudeerde dossiers zijn gerealiseerd.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Het beleid moet doelmatig zijn; bij doelmatigheid gaat het erom dat met zo min mogelijk middelen (kosten) het doel bereikt wordt. Daar wordt aan voldaan; er is relatief weinig beleid opgesteld. Er is daardoor geen sprake van (onnodige) bureaucratie en het beleid is werkbaar.
• Concluderend kan wat betreft de doelmatigheid geconstateerd worden dat hieraan binnen de gemeente Kollumerland c.a. relatief weinig aandacht wordt besteed.
• Uit de bestudeerde dossiers blijkt dat nauwelijks meerdere offertes worden gevraagd als dat formeel wel zou moeten. Argumentatie hiervoor is meestal dat met het desbetreffende bedrijf al eerder goede ervaringen opgedaan zijn. Vanuit kostenperspectief kan dit ondoelmatig zijn. Andere aanbieders van soortgelijke diensten zijn wellicht goedkoper en als een aanbieder waarmee goede ervaringen bestaan, in concurrentie moet offreren zal dat de prijs vaak ook drukken. Vanuit een ander perspectief is de feitelijke werkwijze overigens wel doelmatig te noemen. Het kan beschouwd worden als een doelgerichte, tijdsefficiënte wijze van inhuur. Bovendien hoeft een op basis van eerdere ervaringen ingehuurde externe niet meer ingewerkt te worden. Ook dat is doelmatig te noemen.
• Er is de afgelopen jaren een paar keer samengewerkt met buurgemeenten als het gaat om inhuur. In een aantal gevallen van specialistische inhuur is gezamenlijk opgetrokken, hetgeen de kostprijs per gemeente gedrukt zal hebben.
• Inkoop vindt niet centraal plaats.

Wet- en regelgeving

• Uit de beoordeelde casuïstiek blijkt dat niet bij alle casussen de uitvoering volledig conform de regels verloopt.
• Bij de uitvoering van ‘opdrachten’ worden de regels vaker opgevolgd dan bij ‘werkzaamheden’.
• De niet opgevolgde regels hebben met name betrekking op de keuze van het type aanbesteding, het schriftelijk vastleggen van gemaakte keuzes en de dossieropbouw.

Beleid(sdoelen)

• De gemeente Meppel kent geen beleidsvisie of doelstellingen met betrekking tot de inhuur van derden.
• Er zijn uitvoeringsregels opgesteld. Het betreft hier regelgeving voor inkoop‐ en aanbestedingen, aangevuld met een notitie van de afdeling personeelszaken.
• De gemeente Meppel hanteert de ‘smalle’ definitie van inhuur derden en beschouwt daarmee alleen de categorie ‘werkzaamheden’ als inhuur derden.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• In Meppel ontvangt de gemeenteraad een keer per jaar een presentatie over de hoogte van de uitgaven en de redenen voor het inhuren van de inhuur derden in de categorie ‘werkzaamheden’.

Organisatie externe inhuur

• Er zijn uitvoeringsregels opgesteld. Het betreft hier regelgeving voor inkoop‐ en aanbestedingen, aangevuld met een notitie van de afdeling personeelszaken.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De gemeente Meppel hanteert de ‘smalle’ definitie van inhuur derden en beschouwt daarmee alleen de categorie ‘werkzaamheden’ als inhuur derden.
• In de gemeente wordt, afgezet tegen de indicatie van het gemiddelde uit 49 gemeenten van 16,9%, meer gebruik gemaakt van inhuur als ‘werkzaamheden’: in Meppel bedraagt de inhuur ten opzichte van de loonsom 24,7%.

Protocol/werkinstructies

• De regels gaan niet in op de inhoud van een contract.
• De regels bevatten geen bepalingen over een evaluatie of borging van de systemen, kennis of vaardigheden in de organisatie.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Uit de beoordeelde casuïstiek blijkt dat niet bij alle casussen de uitvoering volledig conform de regels verloopt.
• Bij de uitvoering van ‘opdrachten’ worden de regels vaker opgevolgd dan bij ‘werkzaamheden’.
• De niet opgevolgde regels hebben met name betrekking op de keuze van het type aanbesteding, het schriftelijk vastleggen van gemaakte keuzes en de dossieropbouw.
• Over het algemeen wordt tijdens het proces ondersteuning gevraagd: bij ‘werkzaamheden’ vooral in de persoon van de personeelsconsulent, bij ‘opdrachten’ wordt de inkoopcoördinator benaderd.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• De niet opgevolgde regels hebben met name betrekking op de keuze van het type aanbesteding, het schriftelijk vastleggen van gemaakte keuzes en de dossieropbouw.
• Het aanbestedingenregister biedt informatie over de inhuur van derden met een geraamd bedrag boven € 15.000,‐ en waarvoor een meervoudige procedure is gevolgd. Dit betekent dat niet alle inhuur in het aanbestedingsregister is opgenomen.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

• Prijs speelt bij de selectie en gunning een minder grote rol dan kwaliteit; de belangrijkste graadmeter voor deze kwaliteit zijn goede ervaringen uit het verleden en de ‘click’ met de leverancier.

Soorten contracten

-

Inhoud contract

• De regels gaan niet in op de inhoud van een contract.
• De contracten die de gemeente afsluit, dragen bij aan een goede opdrachtgever‐opdrachtnemerrelatie, maar zorgen ook voor risico’s voor de gemeente omdat de inkoopvoorwaarden niet standaard van toepassing verklaard worden.

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• De niet opgevolgde regels hebben met name betrekking op de keuze van het type aanbesteding, het schriftelijk vastleggen van gemaakte keuzes en de dossieropbouw.
• Organisatiebreed worden ervaringen met derden en de kennis van derden niet standaard vastgelegd en geborgd waardoor de mate van effectiviteit en efficiency niet helder is.
• In de gemeente Meppel is een register aanwezig van alle contracten.
• Het aanbestedingenregister informatie over de inhuur van derden met een geraamd bedrag boven € 15.000,‐ en waarvoor een meervoudige procedure is gevolgd. Dit betekent dat niet alle inhuur in het aanbestedingsregister is opgenomen.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• De regels bevatten geen bepalingen over een evaluatie of borging van de systemen, kennis of vaardigheden in de organisatie.
• De kwaliteit van de inhuur van derden wordt binnen individuele casussen geëvalueerd.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Organisatiebreed worden ervaringen met derden en de kennis van derden niet standaard vastgelegd en geborgd waardoor de mate van effectiviteit en efficiency niet helder is.

Opdrachtgeverschap

• De contracten die de gemeente afsluit, dragen bij aan een goede opdrachtgever‐opdrachtnemerrelatie, maar zorgen ook voor risico’s voor de gemeente omdat de inkoopvoorwaarden niet standaard van toepassing verklaard worden.

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Organisatiebreed worden ervaringen met derden en de kennis van derden niet standaard vastgelegd en geborgd waardoor de mate van effectiviteit en efficiency niet helder is.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Organisatiebreed worden ervaringen met derden en de kennis van derden niet standaard vastgelegd en geborgd waardoor de mate van effectiviteit en efficiency niet helder is.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• De gemeente beschikt over een “beschikking inhuur derden”, dat in 2005 door het college is vastgesteld. Deze beschikking is naar de mening van de rekenkamercommissie gedateerd en is niet door de raad goedgekeurd.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• In de jaarrekening 2009 is geen inzicht gegeven in de omvang van de inhuur in termen van kosten en aantallen fte ́s. Met ingang van 2010 wordt dit wel gedaan, hetgeen een aanzienlijke verbetering is in de verantwoording aan de Raad.

Uitgaven

• In de jaarrekening 2009 is geen inzicht gegeven in de omvang van de inhuur in termen van kosten en aantallen fte ́s. Met ingang van 2010 wordt dit wel gedaan, hetgeen een aanzienlijke verbetering is in de verantwoording aan de Raad.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• De gemeente beschikt over een “beschikking inhuur derden”, dat in 2005 door het college is vastgesteld. Deze beschikking is naar de mening van de rekenkamercommissie gedateerd en is niet door de raad goedgekeurd.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• In de jaarrekening 2009 is geen inzicht gegeven in de omvang van de inhuur in termen van kosten en aantallen fte ́s. Met ingang van 2010 wordt dit wel gedaan, hetgeen een aanzienlijke verbetering is in de verantwoording aan de Raad.

Organisatie externe inhuur

• De gemeente hanteert geen eigen voorwaarden, maar maakt gebruik van de leveringsvoorwaarden van de detacheringbureaus.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• In de jaarrekening 2009 is geen inzicht gegeven in de omvang van de inhuur in termen van kosten en aantallen fte ́s. Met ingang van 2010 wordt dit wel gedaan, hetgeen een aanzienlijke verbetering is in de verantwoording aan de Raad.

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Er zijn geen overdrachtsdossiers aangetroffen, maar aangezien de rekenkamercommissie alleen inzicht heeft gehad in de dossiers van personeelszaken, kan geen uitspraak worden gedaan over het al dan niet aanwezig zijn van overdracht binnen de betreffende afdeling waar de inhuur actief is geweest. Overdracht van informatie kan ook mondeling zijn gedaan.

Besluit tot externe inhuur

• Van enig vooronderzoek, laat staan een keuzeproces, zijn geen sporen aangetroffen. De cv's van de afvallers worden na de selectie vernietigd.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

• De gemeente hanteert geen eigen voorwaarden, maar maakt gebruik van de leveringsvoorwaarden van de detacheringbureaus.

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Van enig vooronderzoek, laat staan een keuzeproces, zijn geen sporen aangetroffen. De cv's van de afvallers worden na de selectie vernietigd.
• De dossiervorming is in 2010 is verbeterd t.o.v. 2009, maar het was onze indruk dat enkele dossiers kort voor onze komst nog werden ́opgefrist ́.
• De rekenkamercommissie heeft geen procedure of schriftelijke verslaglegging ten aanzien van nazorg of evaluatie aangetroffen.
• De rekenkamercommissie heeft in de dossiers geen eindproducten gevonden of informatie over de wijze waarop het geleverde product of dienst effectief of succesvol is geweest.
• Uit de gesprekken komt naar voren dat individuele bureaus cq externe medewerkers wel geëvalueerd worden. Dit wordt echter niet vastgelegd. Leerpunten worden niet geformuleerd.
• De dossiers zijn gefragmenteerd: relevante documenten (bijv. e-mails) over inhuurtrajecten bevinden zich verspreid over meerdere mappen en over meerdere afdelingen.
• Er zijn geen overdrachtsdossiers aangetroffen, maar aangezien de rekenkamercommis- sie alleen inzicht heeft gehad in de dossiers van personeelszaken, kan geen uitspraak worden gedaan over het al dan niet aanwezig zijn van overdracht binnen de betreffende afdeling waar de inhuur actief is geweest. Overdracht van informatie kan ook mondeling zijn gedaan.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• De rekenkamercommissie heeft geen procedure of schriftelijke verslaglegging ten aanzien van nazorg of evaluatie aangetroffen.
• Uit de gesprekken komt naar voren dat individuele bureaus cq externe medewerkers wel geëvalueerd worden. Dit wordt echter niet vastgelegd. Leerpunten worden niet geformuleerd.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• De gemeente kan niet verantwoorden of de gemeente steeds de verlangde prestatie heeft ontvangen van de externe inhuur.
• De rekenkamercommissie heeft in de dossiers geen eindproducten gevonden of informatie over de wijze waarop het geleverde product of dienst effectief of succesvol is geweest.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Het strategisch personeelsbeleid van de gemeente kan verder worden vormgegeven. Er is geen integraal personeelsbeleid vastgesteld waarin beleidsuitgangspunten met betrekking tot de personele organisatie zijn vastgesteld. Hierdoor ontbreekt het de gemeente aan uitgangspunten en visie ten aanzien van de gemeentelijke organisatie.

Budget

• De post voor personeel in dienstverband en de post voor inhuur op de begroting worden gebruikt als elkaar aanvullende middelen. Dat wil zeggen dat de budgetten voor salariskosten vast personeel en inhuur in de praktijk als één budget worden gebruikt. Daar ligt geen besluit aan ten grondslag. Tevens worden beide posten wel afzonderlijk verantwoord.
• In de periode 2018 tot en met 2020 heeft de gemeente ieder jaar een stijgend resultaat voor externe inhuur en ieder jaar een overschrijding van het budget. Voor de jaren 2018 tot 2020 is er ook een stijging van het budget voor inhuur. Voor het jaar 2021 is er echter een forse daling van het budget voor inhuur. Het begrote bedrag voor 2021 lijkt daardoor niet reëel.

Begroting/Jaarverslag

• De post voor personeel in dienstverband en de post voor inhuur op de begroting worden gebruikt als elkaar aanvullende middelen. Dat wil zeggen dat de budgetten voor salariskosten vast personeel en inhuur in de praktijk als één budget worden gebruikt. Daar ligt geen besluit aan ten grondslag. Tevens worden beide posten wel afzonderlijk verantwoord.
• In de periode 2018 tot en met 2020 heeft de gemeente ieder jaar een stijgend resultaat voor externe inhuur en ieder jaar een overschrijding van het budget. Voor de jaren 2018 tot 2020 is er ook een stijging van het budget voor inhuur. Voor het jaar 2021 is er echter een forse daling van het budget voor inhuur. Het begrote bedrag voor 2021 lijkt daardoor niet reëel.

Uitgaven

• In de periode 2018 tot en met 2020 laat het percentage dat van de totale loonkosten naar inhuur gaat een stijging zien van 12 procent naar 17 procent. Daarmee stijgt het percentage externe inhuur van de gemeente in deze periode ten opzichte van het landelijk gemiddelde van vergelijkbare gemeenten naar een gemiddeld percentage externe inhuur.
• In de periode 2018 tot en met 2020 heeft de gemeente ieder jaar een stijgend resultaat voor externe inhuur en ieder jaar een overschrijding van het budget. Voor de jaren 2018 tot 2020 is er ook een stijging van het budget voor inhuur. Voor het jaar 2021 is er echter een forse daling van het budget voor inhuur. Het begrote bedrag voor 2021 lijkt daardoor niet reëel.

Sturende rol college

• Er is een actieve dialoog tussen het management van de gemeente en het college over de prioritering van ambities passend bij de capaciteit en middelen van de organisatie. Er vindt prioritering plaats indien nodig.
• Er zijn geen vastgestelde doelen en resultaten waarop binnen de organisatie sturing plaatsvindt op externe inhuur.

Kaderstellende rol

• Kaderstelling en verantwoording over externe inhuur verlopen via de P&C-cyclus. Het budget is het vastgestelde kader waarover verantwoording wordt afgelegd.

Controlerende rol

• Kaderstelling en verantwoording over externe inhuur verlopen via de P&C-cyclus. Het budget is het vastgestelde kader waarover verantwoording wordt afgelegd.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

-

Organisatie externe inhuur

• Het strategisch personeelsbeleid van de gemeente kan verder worden vormgegeven. Er is geen integraal personeelsbeleid vastgesteld waarin beleidsuitgangspunten met betrekking tot de personele organisatie zijn vastgesteld. Hierdoor ontbreekt het de gemeente aan uitgangspunten en visie ten aanzien van de gemeentelijke organisatie.
• De verantwoordelijkheid voor externe inhuur ligt bij de organisatie; voor grote projecten bij de directie en voor de onderdelen bij de managers.
• Er zijn geen vastgestelde doelen en resultaten waarop binnen de organisatie sturing plaatsvindt op externe inhuur.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• De ambtelijke organisatie behandelt externe inhuur voornamelijk vanuit pragmatisme. Bij vacatures en ziekteverzuim wordt inhuur per situatie beoordeeld, het is daarmee een middel om uitvoering te geven aan de bestuurlijke ambities.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

• Er zijn geen vastgestelde doelen en resultaten waarop binnen de organisatie sturing plaatsvindt op externe inhuur.

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Er zijn geen vastgestelde doelen en resultaten waarop binnen de organisatie sturing plaatsvindt op externe inhuur.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• De nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid bevat waarborgen om te komen tot een doelmatige en rechtmatige inhuur van extern personeel (de inkoopactie van de inhuur).
• In een aantal gevallen wordt afgeweken van de aanbestedingsregels bij normbedragen (enkelvoudig of meervoudig onderhands), maar het wordt niet gemotiveerd. Daar waar vooraf te voorzien was geweest dat de inhuurkosten boven de norm van enkelvoudige onderhandse aanbesteding van Є25.000 uit zouden komen, heeft geen concurrentiestelling plaats kunnen vinden.
• Noordwijkerhout loopt hier ook een risico. Niet alleen voor wat betreft de rechtmatigheid (enkelvoudig aanbesteden waar meervoudig vereist is). In tijden van economische recessie zijn externe bureaus extra alert op het naleven van aanbestedingsregels door overheidsorganisaties en zij schuwen procedures niet.

Beleid(sdoelen)

• De gemeente Noordwijkerhout heeft in de nota Inkoopbeleid, het Aanbestedingsreglement en het Collegebesluit Inkoopbeleid een actueel beleid geformuleerd dat ook op inhuur (categorie Diensten) betrekking heeft.
• Enkele aspecten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn niet concreet voor inhuur uitgewerkt, zoals de juridische toetsing van overeenkomsten en het sturen op kwaliteit en doelbereik.
• Het accent ligt in de beleidskaders sterk op de inkoopactie van de inhuur (het offerte- en gunningproces) en te weinig op de realisatie (doelbereik).
• De raad heeft zelf geen beleidskaders (doelstellingen) geformuleerd ten aanzien van inhuur.
• Evenmin is een beleidskader vastgesteld waarin is geregeld hoe met inhuur wordt omgegaan: de criteria van inhuur (zelf doen versus uitbesteden). Het begrip inhuur is niet nader gedefinieerd (bedrijfsvoering- dan wel projectgerelateerde incidentele inhuur).
• De nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid bevat waarborgen om te komen tot een doelmatige en rechtmatige inhuur van extern personeel (de inkoopactie van de inhuur).
• Zonder inhoudelijke kaderstelling is het niet mogelijk om te toetsen op doelbereik.

Budget

• De raad heeft voor 2011 wel een budgettair kader gesteld: een vermindering van bijna 50% ten opzichte van 2009. De raad heeft hierbij niet aangegeven op welke inhuurcategorie dit betrekking heeft en of minder inhuur ook gevolgen heeft/mag hebben voor de beleidsrealisatie.

Begroting/Jaarverslag

• De programmabegroting 2010 geeft in budgettaire zin de beoogde budgetontwikkeling (lees: beperking) voor de komende jaren aan, doch aandachtspunt is dat de werkwijze er in voorziet dat zowel op management- als bestuurlijk niveau snel en adequaat inzicht in kosten en kostenontwikkeling kan worden gegeven, waardoor de gemeenteraad op inhuur kan sturen.
• Omdat met betrekking tot inhuur geen andere dan financiële kaders worden gesteld, vindt slechts financiële verantwoording plaats en wordt niet inhoudelijk over het inhuurbeleid verantwoording afgelegd.

Uitgaven

• Noordwijkerhout had in 2009 te weinig grip op omvang en kosten.

Sturende rol college

• Noordwijkerhout had in 2009 te weinig grip op omvang en kosten.
• Het niet gestructureerd tussentijds evalueren ontneemt Noordwijkerhout de mogelijkheid tot actieve sturing en bijsturing.

Kaderstellende rol

• De raad heeft zelf geen beleidskaders (doelstellingen) geformuleerd ten aanzien van inhuur.
• Evenmin is een beleidskader vastgesteld waarin is geregeld hoe met inhuur wordt omgegaan: de criteria van inhuur (zelf doen versus uitbesteden). Het begrip inhuur is niet nader gedefinieerd (bedrijfsvoering- dan wel projectgerelateerde incidentele inhuur).
• De raad heeft voor 2011 wel een budgettair kader gesteld: een vermindering van bijna 50% ten opzichte van 2009. De raad heeft hierbij niet aangegeven op welke inhuurcategorie dit betrekking heeft en of minder inhuur ook gevolgen heeft/mag hebben voor de beleidsrealisatie.
• Zonder inhoudelijke kaderstelling is het niet mogelijk om te toetsen op doelbereik.
• Noordwijkerhout had in 2009 te weinig grip op omvang en kosten.

Controlerende rol

• Noordwijkerhout had in 2009 te weinig grip op omvang en kosten.
• Het niet gestructureerd tussentijds evalueren ontneemt Noordwijkerhout de mogelijkheid tot actieve sturing en bijsturing.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Er wordt niet gestructureerd geëvalueerd, ook niet tussentijds.
• Het niet gestructureerd tussentijds evalueren ontneemt Noordwijkerhout de mogelijkheid tot actieve sturing en bijsturing.

Informatievoorziening sturing

• In de financiële administratie worden de inhuuruitgaven niet gestructureerd en niet naar inhuurcategorie vastgelegd. Hierdoor ontbreekt het aan adequaat inzicht in de omvang, de aard en de achtergronden van de inhuur van extern personeel.
• De programmabegroting 2010 geeft in budgettaire zin de beoogde budgetontwikkeling (lees: beperking) voor de komende jaren aan, doch aandachtspunt is dat de werkwijze er in voorziet dat zowel op management- als bestuurlijk niveau snel en adequaat inzicht in kosten en kostenontwikkeling kan worden gegeven, waardoor de gemeenteraad op inhuur kan sturen.
• Er wordt, met uitzondering van budgetinformatie, niet gestructureerd via management- en bestuursrapportages geïnformeerd over inhuurdoelstellingen en inhuurrealisatie.
• Omdat met betrekking tot inhuur geen andere dan financiële kaders worden gesteld, vindt slechts financiële verantwoording plaats en wordt niet inhoudelijk over het inhuurbeleid verantwoording afgelegd.

Informatievoorziening kaderstelling

• De programmabegroting 2010 geeft in budgettaire zin de beoogde budgetontwikkeling (lees: beperking) voor de komende jaren aan, doch aandachtspunt is dat de werkwijze er in voorziet dat zowel op management- als bestuurlijk niveau snel en adequaat inzicht in kosten en kostenontwikkeling kan worden gegeven, waardoor de gemeenteraad op inhuur kan sturen.

Informatievoorziening controle

• In de financiële administratie worden de inhuuruitgaven niet gestructureerd en niet naar inhuurcategorie vastgelegd. Hierdoor ontbreekt het aan adequaat inzicht in de omvang, de aard en de achtergronden van de inhuur van extern personeel.
• De programmabegroting 2010 geeft in budgettaire zin de beoogde budgetontwikkeling (lees: beperking) voor de komende jaren aan, doch aandachtspunt is dat de werkwijze er in voorziet dat zowel op management- als bestuurlijk niveau snel en adequaat inzicht in kosten en kostenontwikkeling kan worden gegeven, waardoor de gemeenteraad op inhuur kan sturen.
• Er wordt, met uitzondering van budgetinformatie, niet gestructureerd via management- en bestuursrapportages geïnformeerd over inhuurdoelstellingen en inhuurrealisatie.
• Omdat met betrekking tot inhuur geen andere dan financiële kaders worden gesteld, vindt slechts financiële verantwoording plaats en wordt niet inhoudelijk over het inhuurbeleid verantwoording afgelegd.

Organisatie externe inhuur

• Enkele aspecten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn niet concreet voor inhuur uitgewerkt, zoals de juridische toetsing van overeenkomsten en het sturen op kwaliteit en doelbereik.
• Het accent ligt in de beleidskaders sterk op de inkoopactie van de inhuur (het offerte- en gunningproces) en te weinig op de realisatie (doelbereik).
• Evenmin is een beleidskader vastgesteld waarin is geregeld hoe met inhuur wordt omgegaan: de criteria van inhuur (zelf doen versus uitbesteden). Het begrip inhuur is niet nader gedefinieerd (bedrijfsvoering- dan wel projectgerelateerde incidentele inhuur).
• Noordwijkerhout heeft vastgelegd wanneer en hoe hardheidsclausules kunnen worden toegepast, inclusief de betrokkenheid daarbij van de inkoopadviseur, doch in de praktijk blijkt niet dat hieraan uitvoering wordt gegeven.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De raad heeft voor 2011 wel een budgettair kader gesteld: een vermindering van bijna 50% ten opzichte van 2009. De raad heeft hierbij niet aangegeven op welke inhuurcategorie dit betrekking heeft en of minder inhuur ook gevolgen heeft/mag hebben voor de beleidsrealisatie.
• In de financiële administratie worden de inhuuruitgaven niet gestructureerd en niet naar inhuurcategorie vastgelegd. Hierdoor ontbreekt het aan adequaat inzicht in de omvang, de aard en de achtergronden van de inhuur van extern personeel.

Protocol/werkinstructies

• De betrokkenheid van de inkoopadviseur bij inhuur was in 2009 zeer beperkt, waardoor er onvoldoende control was op het correct naleven van de richtlijnen. In 2010 zijn hier nadere regels voor vastgelegd.
• De uitvoeringsbepalingen in de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid voorzien niet voldoende in sturing op realisatie van inhuurdoelstellingen.
• Noordwijkerhout heeft vastgelegd wanneer en hoe hardheidsclausules kunnen worden toegepast, inclusief de betrokkenheid daarbij van de inkoopadviseur, doch in de praktijk blijkt niet dat hieraan uitvoering wordt gegeven.
• In een aantal gevallen wordt afgeweken van de aanbestedingsregels bij normbedragen (enkelvoudig of meervoudig onderhands), maar het wordt niet gemotiveerd. Daar waar vooraf te voorzien was geweest dat de inhuurkosten boven de norm van enkelvoudige onderhandse aanbesteding van Є25.000 uit zouden komen, heeft geen concurrentiestelling plaats kunnen vinden.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Evenmin is een beleidskader vastgesteld waarin is geregeld hoe met inhuur wordt omgegaan: de criteria van inhuur (zelf doen versus uitbesteden). Het begrip inhuur is niet nader gedefinieerd (bedrijfsvoering- dan wel projectgerelateerde incidentele inhuur).

Uitvoering Externe Inhuur

• Het inhuurproces verliep in 2009 niet altijd gestructureerd.
• Er werden geen inhuurdossiers bijgehouden zoals het inkoop- en aanbestedingsbeleid dit bepaalt.
• De betrokkenheid van de inkoopadviseur bij inhuur was in 2009 zeer beperkt, waardoor er onvoldoende control was op het correct naleven van de richtlijnen. In 2010 zijn hier nadere regels voor vastgelegd.
• De beslissingen om tot inhuur over te gaan worden bevoegd genomen. Er vindt steeds besluitvorming door het college plaats en de bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden goed toegepast.
• Noordwijkerhout heeft vastgelegd wanneer en hoe hardheidsclausules kunnen worden toegepast, inclusief de betrokkenheid daarbij van de inkoopadviseur, doch in de praktijk blijkt niet dat hieraan uitvoering wordt gegeven.

Besluit tot externe inhuur

• Evenmin is een beleidskader vastgesteld waarin is geregeld hoe met inhuur wordt omgegaan: de criteria van inhuur (zelf doen versus uitbesteden). Het begrip inhuur is niet nader gedefinieerd (bedrijfsvoering- dan wel projectgerelateerde incidentele inhuur).
• De beslissingen om tot inhuur over te gaan worden bevoegd genomen. Er vindt steeds besluitvorming door het college plaats en de bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden goed toegepast.

Opdrachtformulering

-

Offertes

• Het accent ligt in de beleidskaders sterk op de inkoopactie van de inhuur (het offerte- en gunningproces) en te weinig op de realisatie (doelbereik).
• Uit schriftelijke stukken kon niet steeds worden afgeleid hoe het offerteproces verliep, of er sprake was van concurrentiestelling en om welke redenen voor een bepaalde leverancier gekozen is.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Enkele aspecten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn niet concreet voor inhuur uitgewerkt, zoals de juridische toetsing van overeenkomsten en het sturen op kwaliteit en doelbereik.
• Er werden geen inhuurdossiers bijgehouden zoals het inkoop- en aanbestedingsbeleid dit bepaalt.
• In een aantal gevallen wordt afgeweken van de aanbestedingsregels bij normbedragen (enkelvoudig of meervoudig onderhands), maar het wordt niet gemotiveerd. Daar waar vooraf te voorzien was geweest dat de inhuurkosten boven de norm van enkelvoudige onderhandse aanbesteding van Є25.000 uit zouden komen, heeft geen concurrentiestelling plaats kunnen vinden.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Er werden geen inhuurdossiers bijgehouden zoals het inkoop- en aanbestedingsbeleid dit bepaalt.
• In de financiële administratie worden de inhuuruitgaven niet gestructureerd en niet naar inhuurcategorie vastgelegd. Hierdoor ontbreekt het aan adequaat inzicht in de omvang, de aard en de achtergronden van de inhuur van extern personeel.
• De onderzochte dossiers bevatten, op enkele uitzonderingen na, geen complete informatie over zowel het verloop (de inkoopactie van de inhuur) als de evaluatie (de realisatie) van het inhuurproces.

Verstrekken opdracht

• Daar waar bij opdrachtverlening niet SMART de prestatieafspraken worden vastgelegd, is het ook niet mogelijk vast te stellen of de met inhuur beoogde doelen zijn bereikt.

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• De betrokkenheid van de inkoopadviseur bij inhuur was in 2009 zeer beperkt, waardoor er onvoldoende control was op het correct naleven van de richtlijnen. In 2010 zijn hier nadere regels voor vastgelegd.
• De onderzochte dossiers bevatten, op enkele uitzonderingen na, geen complete informatie over zowel het verloop (de inkoopactie van de inhuur) als de evaluatie (de realisatie) van het inhuurproces.
• Er wordt niet gestructureerd geëvalueerd, ook niet tussentijds.
• Daar waar bij opdrachtverlening niet SMART de prestatieafspraken worden vastgelegd, is het ook niet mogelijk vast te stellen of de met inhuur beoogde doelen zijn bereikt.
• Het niet gestructureerd tussentijds evalueren ontneemt Noordwijkerhout de mogelijkheid tot actieve sturing en bijsturing.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

• Het accent ligt in de beleidskaders sterk op de inkoopactie van de inhuur (het offerte- en gunningproces) en te weinig op de realisatie (doelbereik).
• De raad heeft voor 2011 wel een budgettair kader gesteld: een vermindering van bijna 50% ten opzichte van 2009. De raad heeft hierbij niet aangegeven op welke inhuurcategorie dit betrekking heeft en of minder inhuur ook gevolgen heeft/mag hebben voor de beleidsrealisatie.
• Daar waar bij opdrachtverlening niet SMART de prestatieafspraken worden vastgelegd, is het ook niet mogelijk vast te stellen of de met inhuur beoogde doelen zijn bereikt.
• Zonder inhoudelijke kaderstelling is het niet mogelijk om te toetsen op doelbereik.

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

Het accent ligt in de beleidskaders sterk op de inkoopactie van de inhuur (het offerte- en gunningproces) en te weinig op de realisatie (doelbereik).

• Daar waar bij opdrachtverlening niet SMART de prestatieafspraken worden vastgelegd, is het ook niet mogelijk vast te stellen of de met inhuur beoogde doelen zijn bereikt.
• (Tussentijds en achteraf) kan niet worden vastgesteld of zowel het beleid als de inhuur zelf heeft opgeleverd wat mocht worden verwacht. De inhuur wordt door de organisatie in het algemeen wel als effectief ervaren.
• Zonder inhoudelijke kaderstelling is het niet mogelijk om te toetsen op doelbereik.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid bevat waarborgen om te komen tot een doelmatige en rechtmatige inhuur van extern personeel (de inkoopactie van de inhuur).
• De raad heeft voor 2011 wel een budgettair kader gesteld: een vermindering van bijna 50% ten opzichte van 2009. De raad heeft hierbij niet aangegeven op welke inhuurcategorie dit betrekking heeft en of minder inhuur ook gevolgen heeft/mag hebben voor de beleidsrealisatie.

Wet- en regelgeving

• De organisatie heeft beleid vastgesteld en een nieuwe werkwijze ontwikkeld om inhuur van externen op een doelmatige en rechtmatige manier te laten plaatsvinden.

Beleid(sdoelen)

• De organisatie heeft beleid vastgesteld en een nieuwe werkwijze ontwikkeld om inhuur van externen op een doelmatige en rechtmatige manier te laten plaatsvinden.
• Het vastgestelde personeelsbeleid van de gemeente Ooststellingwerf kent geen visie op het inhuren en de inzet van extern personeel.
• Het overdragen en benutten van door externen verkregen kennis wordt in de praktijk wel gedaan, maar maakt geen onderdeel uit van het vastgestelde personeelsbeleid.
• De organisatie wil een bewuste afweging maken ten aanzien van aard en omvang van de flexibele schil maar heeft daarover geen beleidsmatige uitspraak vastgelegd.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• De informatie die de raad ontvangt over het inhuren van extern personeel beperkt zich tot een enkele passage in het sociaal jaarverslag.

Uitgaven

-

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• De raad is zich ervan bewust dat inhuur externen een onderdeel is van de bedrijfsvoering en dat de raad hierin geen kaderstellende en controlerende rol heeft.

Controlerende rol

• De raad is zich ervan bewust dat inhuur externen een onderdeel is van de bedrijfsvoering en dat de raad hierin geen kaderstellende en controlerende rol heeft.
• Er bestaat bij raadsleden en in de samenleving het beeld dat de gemeente Ooststellingwerf veel geld uitgeeft aan de inhuur van externen en dat de keuze om extern in te huren misschien te makkelijk wordt gemaakt. Meer informatie over dit onderwerp kan dit beeld nuanceren.

Monitoring

• In het te implementeren digitale systeem worden met behulp van het formulier en de nieuwe codering, aard, omvang en kosten vastgelegd op een eenduidige en transparante wijze. Hiermee kunnen overzichten en rapportages worden gemaakt.

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

• De raad wordt jaarlijks in november door de gemeentesecretaris bijgepraat over diverse organisatieontwikkelingen. Het onderwerp inhuur is tijdens deze bijeenkomsten nog niet aan de orde geweest.

Informatievoorziening controle

• De informatie die de raad ontvangt over het inhuren van extern personeel beperkt zich tot een enkele passage in het sociaal jaarverslag.
• Er bestaat bij raadsleden en in de samenleving het beeld dat de gemeente Ooststellingwerf veel geld uitgeeft aan de inhuur van externen en dat de keuze om extern in te huren misschien te makkelijk wordt gemaakt. Meer informatie over dit onderwerp kan dit beeld nuanceren. .
• De raad wordt jaarlijks in november door de gemeentesecretaris bijgepraat over diverse organisatieontwikkelingen. Het onderwerp inhuur is tijdens deze bijeenkomsten nog niet aan de orde geweest.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

• In het te implementeren digitale systeem worden met behulp van het formulier en de nieuwe codering, aard, omvang en kosten vastgelegd op een eenduidige en transparante wijze. Hiermee kunnen overzichten en rapportages worden gemaakt.
• De organisatie wil een bewuste afweging maken ten aanzien van aard en omvang van de flexibele schil maar heeft daarover geen beleidsmatige uitspraak vastgelegd.

Protocol/werkinstructies

• In de nieuwe werkafspraken wordt de beslissing tot inhuur van derden vastgelegd, gemotiveerd en getoetst. Ook worden interne alternatieven afgewogen.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Het vastgestelde personeelsbeleid van de gemeente Ooststellingwerf kent geen visie op het inhuren en de inzet van extern personeel.
• De organisatie wil een bewuste afweging maken ten aanzien van aard en omvang van de flexibele schil maar heeft daarover geen beleidsmatige uitspraak vastgelegd.

Uitvoering Externe Inhuur

• De rekenkamercommissie heeft niet kunnen toetsen of de uitvoering beleidsconform is, omdat de implementatie nog in ontwikkeling is. Desalniettemin zijn er voldoende randvoorwaarden aanwezig om de uitvoering beleidsconform te laten verlopen.
• Het overdragen en benutten van door externen verkregen kennis wordt in de praktijk wel gedaan, maar maakt geen onderdeel uit van van het vastgestelde personeelsbeleid.

Besluit tot externe inhuur

• In de nieuwe werkafspraken wordt de beslissing tot inhuur van derden vastgelegd, gemotiveerd en getoetst. Ook worden interne alternatieven afgewogen.
• Er is sprake van een integrale en afdelingsoverstijgende blik op nut en noodzaak van inhuur. Dit in ogenschouw nemende kan geconcludeerd worden dat er sprake is van doelmatigheid.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• In het te implementeren digitale systeem worden met behulp van het formulier en de nieuwe codering, aard, omvang en kosten vastgelegd op een eenduidige en transparante wijze. Hiermee kunnen overzichten en rapportages worden gemaakt.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• In het te implementeren digitale systeem worden met behulp van het formulier en de nieuwe codering, aard, omvang en kosten vastgelegd op een eenduidige en transparante wijze. Hiermee kunnen overzichten en rapportages worden gemaakt.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De organisatie heeft beleid vastgesteld en een nieuwe werkwijze ontwikkeld om inhuur van externen op een doelmatige en rechtmatige manier te laten plaatsvinden.
• Er is sprake van een integrale en afdelingsoverstijgende blik op nut en noodzaak van inhuur. Dit in ogenschouw nemende kan geconcludeerd worden dat er sprake is van doelmatigheid.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er is geen formeel beleid vastgelegd over externe inhuur, maar er worden door de organisatie wel beheersmatige uitgangspunten en procedures gehanteerd. Tot op heden functioneren deze (vanuit financieel oogpunt) goed.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-De kosten voor externe inhuur zijn de afgelopen jaren weliswaar toegenomen, maar lager dan in referentiegemeenten.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

• Doordat besluitvorming veelal in de organisatie plaatsvindt is de rol van de raad ten aanzien van dit onderwerp beperkt. Als externe inhuur vanuit een strategische visie wordt benaderd - en niet langer uitsluitend als een instrument ten behoeve van de bedrijfsvoering - is een grotere betrokkenheid van de raad gewenst.

Controlerende rol

• Doordat besluitvorming veelal in de organisatie plaatsvindt is de rol van de raad ten aanzien van dit onderwerp beperkt. Als externe inhuur vanuit een strategische visie wordt benaderd - en niet langer uitsluitend als een instrument ten behoeve van de bedrijfsvoering - is een grotere betrokkenheid van de raad gewenst.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Externe inhuur wordt - zowel op organisatieniveau als op het niveau van individuele opdrachten – niet geëvalueerd.

Informatievoorziening sturing

• Het is noodzakelijk dat de aard en omvang van externe inhuur goed in beeld zijn, zodat er indien nodig bijgestuurd kan worden. Dit is nu niet het geval. De gemeente beschikt niet over een adequaat cijfermatig overzicht van de aard en omvang van externe inhuur.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Het is noodzakelijk dat de aard en omvang van externe inhuur goed in beeld zijn, zodat er indien nodig bijgestuurd kan worden. Dit is nu niet het geval. De gemeente beschikt niet over een adequaat cijfermatig overzicht van de aard en omvang van externe inhuur.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Het is noodzakelijk dat de aard en omvang van externe inhuur goed in beeld zijn, zodat er indien nodig bijgestuurd kan worden. Dit is nu niet het geval. De gemeente beschikt niet over een adequaat cijfermatig overzicht van de aard en omvang van externe inhuur.

Protocol/werkinstructies

• Er is geen formeel beleid vastgelegd over externe inhuur, maar er worden door de organisatie wel beheersmatige uitgangspunten en procedures gehanteerd. Tot op heden functioneren deze (vanuit financieel oogpunt) goed.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Een strategische visie op de rol van externe inhuur binnen het personeelsbeleid (en de strategische personeelsplanning) van de organisatie ontbreekt. Er is bijvoorbeeld niet vastgelegd hoe externe inhuur bijdraagt aan de ambitie om flexibel in te kunnen spelen op vragen uit de samenleving, of hoe het zich verhoudt tot de talentontwikkeling van de eigen medewerkers.

Uitvoering Externe Inhuur

• Er is geen formeel beleid vastgelegd over externe inhuur, maar er worden door de organisatie wel beheersmatige uitgangspunten en procedures gehanteerd. Tot op heden functioneren deze (vanuit financieel oogpunt) goed.
• De inzet van het instrument externe inhuur door de gemeente Raalte heeft een praktische insteek. Het wordt ingezet ten behoeve van de bedrijfsvoering bij bijvoorbeeld ziekte, vacatures en projecten waarbij specialistische kennis nodig is.

Besluit tot externe inhuur

• De inzet van het instrument externe inhuur door de gemeente Raalte heeft een praktische insteek. Het wordt ingezet ten behoeve van de bedrijfsvoering bij bijvoorbeeld ziekte, vacatures en projecten waarbij specialistische kennis nodig is.
• Door de teammanagers wordt per individueel geval gekeken naar de wenselijkheid en kosten van externe inhuur.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Externe inhuur wordt - zowel op organisatieniveau als op het niveau van individuele opdrachten – niet geëvalueerd.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-De kosten voor externe inhuur zijn de afgelopen jaren weliswaar toegenomen, maar lager dan in referentiegemeenten.

• Of dit ook toekomstbestendig is – of dat er aanvullende maatregelen nodig zijn - laat zich op voorhand moeilijk voorspellen. Relevante ontwikkelingen hierbij zijn onder andere de wijze waarop de toenemende krapte op de arbeidsmarkt zich verder ontwikkelt en vragen die vanuit de samenleving op de gemeente afkomen.
• Op organisatieniveau worden geen systematische afwegingen gemaakt over de kosten en baten van externe inhuur ten opzichte van andere vormen van flexibele arbeid. Hierdoor is het onduidelijk of het instrument externe inhuur optimaal wordt ingezet.

Wet- en regelgeving

• In het systeem zijn controles ingebouwd om de rechtmatigheid te borgen.
• Sinds vorig jaar valt ook het extern ingehuurd personeel onder de Wet Normering Topinkomens (WNT). De provincie heeft de WNT-norm verrekend naar een uurtarief van maximaal € 135,-. De inzetdesk let erop of deze norm gehandhaafd wordt. Overschrijding is alleen mogelijk met instemming van de directie of het bestuur.

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• PS worden via de P&C-documenten geïnformeerd over de inhuur van uitzendkrachten en externe deskundigheid ten laste van het salarisbudget.
• De kosten voor inhuur van externen ten laste van de programmabudgetten zijn niet afzonderlijk in de begroting en rekening terug te vinden.

Uitgaven

• De taakstelling om de ambtelijke organisatie te verkleinen gaat tot en met 2013 niet gepaard met een toename van externe inhuur en uitbesteding. Voor de taakstelling is een periode tot 2016 uitgetrokken.
• De inhuur ten laste van het salarisbudget bedroeg in 2013 7,4%. Als we ook de inhuur ten laste van het programmabudget meenemen dan was in 2013 24,2% ingehuurd. Dit is conform de afspraken in het hoofdlijnenakkoord waarin de ruimte is geboden in te huren voor de programma’s, waaronder de investeringsagenda.
• De kosten voor inhuur van externen ten laste van de programmabudgetten zijn niet afzonderlijk in de begroting en rekening terug te vinden.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• De procedure van het inhuren werkt volgens de geïnterviewden efficiënt en effectief. De geïnterviewden geven aan dat de brokerstructuur leidt tot kostenbesparing. De provincie beschikt niet over een evaluatie waarin dit ook daadwerkelijk wordt aangetoond.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• PS worden via de P&C-documenten geïnformeerd over de inhuur van uitzendkrachten en externe deskundigheid ten laste van het salarisbudget. De kosten voor inhuur van externen ten laste van de programmabudgetten zijn niet afzonderlijk in de begroting en rekening terug te vinden.

Organisatie externe inhuur

• Sinds vorig jaar valt ook het extern ingehuurd personeel onder de Wet Normering Topinkomens (WNT). De provincie heeft de WNT-norm verrekend naar een uurtarief van maximaal € 135,-. De inzetdesk let erop of deze norm gehandhaafd wordt. Overschrijding is alleen mogelijk met instemming van de directie of het bestuur.
• Door het brokersysteem is er marktwerking ontstaan bij het inhuren van personeel. In de interviews hebben wij signalen gekregen dat deze (markt)prikkels in de loop van de tijd enigszins zijn afgezwakt.
• In het brokersysteem zijn verbeteringen mogelijk zoals het terugdringen van het aantal voorkeurskandidaten. Doordat er al een kandidaat met voorkeur is bestaat de indruk bij de geïnterviewden dat dit leidt tot minder inspanning van de brokers. De provincie geeft aan dat zij de brokersystematiek momenteel tegen het licht houdt.
• De procedures voor het inhuren van personeel zijn gestandaardiseerd en de uitvoering is decentraal neergelegd bij de inzetdeks en het Shared Service Center.
• Wanneer de route via de inzetdesk niet wordt gebruikt ligt het contractbeheer in handen van de provincie. Hier zijn aparte raamcontracten voor afgesloten, maar de voordelen van een centrale aansturing vervallen hierbij.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Vanaf 2010 neemt zowel de formatie als de totale omvang van externe inhuur en uitbesteding af.
• De taakstelling om de ambtelijke organisatie te verkleinen gaat tot en met 2013 niet gepaard met een toename van externe inhuur en uitbesteding. Voor de taakstelling is een periode tot 2016 uitgetrokken.

Protocol/werkinstructies

• De procedure van het inhuren werkt volgens de geïnterviewden efficiënt en effectief. De geïnterviewden geven aan dat de brokerstructuur leidt tot kostenbesparing. De provincie beschikt niet over een evaluatie waarin dit ook daadwerkelijk wordt aangetoond.
• De procedures voor het inhuren van personeel zijn gestandaardiseerd en de uitvoering is decentraal neergelegd bij de inzetdeks en het Shared Service Center.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• De procedure van het inhuren werkt volgens de geïnterviewden efficiënt en effectief. De geïnterviewden geven aan dat de brokerstructuur leidt tot kostenbesparing. De provincie beschikt niet over een evaluatie waarin dit ook daadwerkelijk wordt aangetoond.
• De procedures voor het inhuren van personeel zijn gestandaardiseerd en de uitvoering is decentraal neergelegd bij de inzetdeks en het Shared Service Center.
• Wanneer de route via de inzetdesk niet wordt gebruikt ligt het contractbeheer in handen van de provincie. Hier zijn aparte raamcontracten voor afgesloten, maar de voordelen van een centrale aansturing vervallen hierbij.
• Maandelijks worden de directie en de hoofden van eenheden geïnformeerd over de formatie, bezetting en ruimte, de kosten van de inkoop van personele capaciteit en monitoringsgegeven over de boventalligen.
• Sinds vorig jaar valt ook het extern ingehuurd personeel onder de Wet Normering Topinkomens (WNT). De provincie heeft de WNT-norm verrekend naar een uurtarief van maximaal € 135,-. De inzetdesk let erop of deze norm gehandhaafd wordt. Overschrijding is alleen mogelijk met instemming van de directie of het bestuur.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

• Wanneer de route via de inzetdesk niet wordt gebruikt ligt het contractbeheer in handen van de provincie. Hier zijn aparte raamcontracten voor afgesloten, maar de voordelen van een centrale aansturing vervallen hierbij.

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

• Sinds vorig jaar valt ook het extern ingehuurd personeel onder de Wet Normering Topinkomens (WNT). De provincie heeft de WNT-norm verrekend naar een uurtarief van maximaal € 135,-. De inzetdesk let erop of deze norm gehandhaafd wordt. Overschrijding is alleen mogelijk met instemming van de directie of het bestuur.

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• De procedure van het inhuren werkt volgens de geïnterviewden efficiënt en effectief. De geïnterviewden geven aan dat de brokerstructuur leidt tot kostenbesparing. De provincie beschikt niet over een evaluatie waarin dit ook daadwerkelijk wordt aangetoond.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De taakstelling om de ambtelijke organisatie te verkleinen gaat tot en met 2013 niet gepaard met een toename van externe inhuur en uitbesteding. Voor de taakstelling is een periode tot 2016 uitgetrokken.
• De procedure van het inhuren werkt volgens de geïnterviewden efficiënt en effectief. De geïnterviewden geven aan dat de brokerstructuur leidt tot kostenbesparing. De provincie beschikt niet over een evaluatie waarin dit ook daadwerkelijk wordt aangetoond.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Gedeputeerd Staten hebben in de hele onderzoeksperiode hun visie op de provinciale organisatie beschreven in visiedocumenten. Impliciet was er in deze visies een duidelijke focus op het continueren van een vast personeelsbestand.
• De doelstelling op het gebied van externe inhuur is ten dele SMART. Er is niet in documenten onder- bouwd waarom specifiek voor de provinciale organisatie 10% als grens geldt, gelet op maatschappe- lijke opgaven, bestuurlijke prioriteiten, personele capaciteit en beschikbare middelen.
• In de periode 2012 – 2018 hebben Provinciale en Gedeputeerde Staten geen kaders gesteld aan externe inhuur en uitbesteding, noch bij privaatrechtelijke als bij publiekrechtelijke partijen.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Gedeputeerde Staten en de provinciale organisatie hebben beleidsmatig en in de praktijk in de periode 2012-2018 op een goede manier uitvoering gegeven aan de visie van Provinciale Staten om terughoudend en afgewogen om te gaan met externe inhuur.
• Strategische personeelsplanning is voor de provinciale organisatie een belangrijk aandachtspunt. Er wordt een grote uitstroom van medewerkers verwacht na 2023-2025. De aandacht van Gedeputeerde Staten voor strategische personeelsplanning is duidelijk toegenomen in de onderzoeksperiode, maar er is tot dusver geen organisatiebreed plan opgesteld.
• Zeggenschap en een goede verdeling van verantwoordelijkheden zijn belangrijke componenten bij netwerksturing. Een onafhankelijke trekker blijkt in de praktijk belangrijk. Externe inhuur/uitbesteden biedt in dergelijke gevallen een mogelijke oplossing.
• In de periode 2012 – 2018 hebben Provinciale en Gedeputeerde Staten geen kaders gesteld aan externe inhuur en uitbesteding, noch bij privaatrechtelijke als bij publiekrechtelijke partijen.
• Bij gemeenschappelijke regelingen kan de Provincie meer invloed uitoefenen op externe inhuur/uitbesteden dan bij privaatrechtelijke verbonden partijen het geval is.

Kaderstellende rol

• In de periode 2012 – 2018 hebben Provinciale en Gedeputeerde Staten geen kaders gesteld aan externe inhuur en uitbesteding, noch bij privaatrechtelijke als bij publiekrechtelijke partijen.
• Provinciale Staten kunnen in beginsel, als zij dat belangrijk vinden sturen op externe inhuur bij privaatrechtelijke verbonden partijen.
• Bij gemeenschappelijke regelingen kan de Provincie meer invloed uitoefenen op externe inhuur/uitbesteden dan bij privaatrechtelijke verbonden partijen het geval is.

Controlerende rol

• De verantwoordingsinformatie aan Provinciale Staten brengt hen ten dele in de positie om invulling te geven aan hun toezichthoudende rol. Het onderzoek geeft geen aanleiding om opmerkingen te plaatsten bij de betrouwbaarheid van de verantwoordingsinformatie over externe inhuur.
• Provinciale Staten kunnen in beginsel, als zij dat belangrijk vinden sturen op externe inhuur bij privaatrechtelijke verbonden partijen.
• Bij gemeenschappelijke regelingen kan de Provincie meer invloed uitoefenen op externe inhuur/uitbesteden dan bij privaatrechtelijke verbonden partijen het geval is.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De verantwoordingsinformatie aan Provinciale Staten brengt hen ten dele in de positie om invulling te geven aan hun toezichthoudende rol. Het onderzoek geeft geen aanleiding om opmerkingen te plaatsten bij de betrouwbaarheid van de verantwoordingsinformatie over externe inhuur.

Organisatie externe inhuur

• Het nieuwe sturingsmodel sinds 2018: “Opgavegericht werken”, zorgt voor een nieuwe organisatiestructuur en introduceert een aantal nieuwe spelregels die ook ten dele externe inhuur raken. Het is belangrijk om oog te houden voor de risico’s die hiermee samengaan.
• Zeggenschap en een goede verdeling van verantwoordelijkheden zijn belangrijke componenten bij netwerksturing. Een onafhankelijke trekker blijkt in de praktijk belangrijk. Externe inhuur/uitbesteden biedt in dergelijke gevallen een mogelijke oplossing.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Om de visie in de praktijk handen en voeten te geven golden er in de gehele onderzoeksperiode afwegingskaders met een procedurebeschrijving die recht deed aan het doel om zo terughoudend mogelijk en afgewogen om te gaan met externe inhuur.
• In de onderzochte casussen werden afwegingskaders en beheersmaatregelen in de praktijk goed gevolgd.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Gedeputeerd Staten hebben in de hele onderzoeksperiode hun visie op de provinciale organisatie beschreven in visiedocumenten. Impliciet was er in deze visies een duidelijke focus op het continueren van een vast personeelsbestand.
• Strategische personeelsplanning is voor de provinciale organisatie een belangrijk aandachtspunt. Er wordt een grote uitstroom van medewerkers verwacht na 2023-2025. De aandacht van Gedeputeerde Staten voor strategische personeelsplanning is duidelijk toegenomen in de onderzoeksperiode, maar er is tot dusver geen organisatiebreed plan opgesteld.
• De provinciale organisatie zit volop in de fase waarin wordt verkend wat netwerksturing inhoudt voor de provinciale rolinvulling door de medewerkers. Ervaren wordt dat de garantie van een vaste aanstelling bijdraagt aan een goede rolinvulling. Het is van belang dat de provinciale organisatie ervoor zorgt dat de verbindende kwaliteit van het personeel voldoende is om externe inhuur op dat terrein te beperken.

Uitvoering Externe Inhuur

• Gedeputeerde Staten en de provinciale organisatie hebben beleidsmatig en in de praktijk in de periode 2012-2018 op een goede manier uitvoering gegeven aan de visie van Provinciale Staten om terughoudend en afgewogen om te gaan met externe inhuur.
• Om de visie in de praktijk handen en voeten te geven golden er in de gehele onderzoeksperiode afwegingskaders met een procedurebeschrijving die recht deed aan het doel om zo terughoudend mogelijk en afgewogen om te gaan met externe inhuur.
• In de onderzochte casussen werden afwegingskaders en beheersmaatregelen in de praktijk goed gevolgd.
• Het onderscheid tussen externe inhuur en uitbesteding leidt ertoe dat niet alle personele inzet die wordt ingehuurd bij organisaties met een winstoogmerk getoetst wordt aan een door Provinciale Staten gestelde norm.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Externe inhuur in de periode 2012-2018 is voldoende doeltreffend.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Externe inhuur in de periode 2012-2018 is voldoende doelmatig.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Het college toont een ambivalente houding ten opzichte van inhuur. Het inhuurbeleid is vooral gericht op voorkomen van inhuur en de daarbij behorende kosten (‘nee, tenzij...’). Tegelijkertijd streeft het college naar een flexibele organisatie en wordt er actief gebruik gemaakt van inhuur om de met de raad afgesproken prestaties te leveren. Het ontbreekt aan een kader dat voor de langere termijn duidelijk maakt in welke mate en voor welke organisatieonderdelen of taken de inzet van flexibel personeel gewenst is.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Hoewel de besteding relatief lager is dan het gemiddelde van andere gemeenten, zijn sinds 2014 de kosten voor inhuur jaarlijks wel aanzienlijk hoger dan was begroot. Vooral door de sturing op de totale programmakosten ontbreekt het aan een prikkel voor managers om het specifieke deel voor inhuurkosten zo goed mogelijk te ramen. Dit leidt tot een begroting voor inhuur waarvan op voorhand al kan worden voorzien dat deze onrealistisch is.

Uitgaven

• De gehanteerde norm voor de maximale omvang van de inhuurkosten (15% van de arbeidskosten) heeft geen toegevoegde waarde gehad. De normering sluit namelijk niet aan bij de wijze waarop wordt gestuurd op kosten. Sturing vindt plaats op de totale programmakosten en niet apart op inhuurkosten.
• De door de raad gewenste verdere verlaging van inhuur naar een streefpercentage van 10% van de arbeidskosten is onvoldoende onderbouwd. Rotterdam heeft al een relatief lage omvang van de inhuurkosten in vergelijking tot andere gemeenten. Bovendien is de verlaging gebaseerd op het door het rijk gehanteerde streefpercentage voor ministeries. Dit streefpercentage van het rijk is niet zondermeer toepasbaar op de gemeentelijke organisatie.
• Hoewel de besteding relatief lager is dan het gemiddelde van andere gemeenten, zijn sinds 2014 de kosten voor inhuur jaarlijks wel aanzienlijk hoger dan was begroot. Vooral door de sturing op de totale programmakosten ontbreekt het aan een prikkel voor managers om het specifieke deel voor inhuurkosten zo goed mogelijk te ramen. Dit leidt tot een begroting voor inhuur waarvan op voorhand al kan worden voorzien dat deze onrealistisch is.

Sturende rol college

• Het college toont een ambivalente houding ten opzichte van inhuur. Het inhuurbeleid is vooral gericht op voorkomen van inhuur en de daarbij behorende kosten (‘nee, tenzij...’). Tegelijkertijd streeft het college naar een flexibele organisatie en wordt er actief gebruik gemaakt van inhuur om de met de raad afgesproken prestaties te leveren. Het ontbreekt aan een kader dat voor de langere termijn duidelijk maakt in welke mate en voor welke organisatieonderdelen of taken de inzet van flexibel personeel gewenst is.
• De gehanteerde norm voor de maximale omvang van de inhuurkosten (15% van de arbeidskosten) heeft geen toegevoegde waarde gehad. De normering sluit namelijk niet aan bij de wijze waarop wordt gestuurd op kosten. Sturing vindt plaats op de totale programmakosten en niet apart op inhuurkosten.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De verantwoording over externe inhuur aan de raad was in de afgelopen jaren te summier. De raad heeft onvoldoende inzicht gekregen in verklaringen voor gemaakte kosten en overschrijdingen. Bovendien is de presentatie van de omvang van de kosten in de afgelopen jaren onvolledig geweest. Pas in 2018 zijn verbeteringen doorgevoerd, waardoor de raad nu ten dele beter wordt geïnformeerd.

Organisatie externe inhuur

• Voor het inhuren van externen heeft de gemeente een adequaat proces ingericht. Dit proces wordt in de praktijk voldoende nageleefd.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De gehanteerde norm voor de maximale omvang van de inhuurkosten (15% van de arbeidskosten) heeft geen toegevoegde waarde gehad. De normering sluit namelijk niet aan bij de wijze waarop wordt gestuurd op kosten. Sturing vindt plaats op de totale programmakosten en niet apart op inhuurkosten.

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Voor het inhuren van externen heeft de gemeente een adequaat proces ingericht. Dit proces wordt in de praktijk voldoende nageleefd.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• In de afgelopen jaren is een kleiner deel van de arbeidskosten besteed aan externe inhuur dan in andere gemeenten. Deze inhuur heeft voor een groot deel betrekking op uitvoerend werk voor reguliere gemeentelijke taken. De stijging van de kosten volgt hoofdzakelijk uit extra taken die de gemeente heeft gekregen, de eerdere (mede door de raad gewenste) formatieve krimp en krapte op de arbeidsmarkt.
• De gehanteerde norm voor de maximale omvang van de inhuurkosten (15% van de arbeidskosten) heeft geen toegevoegde waarde gehad. De normering sluit namelijk niet aan bij de wijze waarop wordt gestuurd op kosten. Sturing vindt plaats op de totale programmakosten en niet apart op inhuurkosten.
• De door de raad gewenste verdere verlaging van inhuur naar een streefpercentage van 10% van de arbeidskosten is onvoldoende onderbouwd. Rotterdam heeft al een relatief lage omvang van de inhuurkosten in vergelijking tot andere gemeenten. Bovendien is de verlaging gebaseerd op het door het rijk gehanteerde streefpercentage voor ministeries. Dit streefpercentage van het rijk is niet zondermeer toepasbaar op de gemeentelijke organisatie.
• Hoewel de besteding relatief lager is dan het gemiddelde van andere gemeenten, zijn sinds 2014 de kosten voor inhuur jaarlijks wel aanzienlijk hoger dan was begroot. Vooral door de sturing op de totale programmakosten ontbreekt het aan een prikkel voor managers om het specifieke deel voor inhuurkosten zo goed mogelijk te ramen. Dit leidt tot een begroting voor inhuur waarvan op voorhand al kan worden voorzien dat deze onrealistisch is.

Wet- en regelgeving

• We zien dat door de ingrepen en het strak sturen op het proces van externe inhuur de gemeente Stichtse Vecht meer in control is gekomen ten aanzien van externe inhuur en dat risico’s ten aanzien van rechtmatigheid zijn verkleind.

Beleid(sdoelen)

• De gestelde kaders ten aanzien van externe inhuur zijn niet integraal, eenzijdig, kwantitatief van aard en gericht op reductie.
• Het beleid omtrent externe inhuur bij de gemeente Stichtse Vecht wordt gevormd door meerdere afzonderlijke kaders, waarbij het onderwerp externe inhuur niet integraal wordt benaderd.
• De kaders zijn kwantitatief van aard, namelijk de externe inhuur mag niet meer dan 10% zijn van de loonsom. Deze norm is een impliciete afspraak (‘gentlemens agreement’), waar geen formeel besluit aan ten grondslag ligt.
• We concluderen dat de onderbouwing van de norm van 10% niet aanwezig is. Er is geen relatie gelegd met de organisatievisie, organisatieinrichting en taakuitvoering (kwaliteit en kwantiteit) en dus de mate van doeltreffendheid.
• We constateren dat de Memo Aanscherping Inhuurbeleid uit 2012 niet meer actueel is. Zo is het aantal categorieën van inhuur niet meer vijf maar drie en het proces van externe inhuur is sinds 2016 ingrijpend veranderd, waardoor de gemeente meer in control (van niet in control naar in control) is gekomen ten aanzien van externe inhuur. Het beleidskader is niet aangepast op basis van deze wijzigingen. Tevens constateren we geen expliciete koppeling of relatie met de organisatievisie en de strategische HRM-visie en beleid.
• Externe inhuur maakt geen onderdeel uit van strategisch HRM-visie en beleid.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• In 2017 is een dalende beweging te zien van de kosten externe inhuur, waarbij de externe inhuur lager is dan de norm van 10%.

Sturende rol college

• Benchmark – sturen op reductie van zowel externe inhuur als eigen formatie leidt tot risico’s ten aanzien van de kwaliteit van taakuitvoering.
• We zien dat vanuit het bestuur (met name de raad) gestuurd wordt op reductie van extern personeel. Daarnaast is men ook terughoudend met het beschikbaar stellen van middelen voor het aannemen van vast personeel.
• We zien dat door de ingrepen en het strak sturen op het proces van externe inhuur de gemeente Stichtse Vecht meer in control is gekomen ten aanzien van externe inhuur en dat risico’s ten aanzien van rechtmatigheid zijn verkleind.

Kaderstellende rol

• Benchmark – sturen op reductie van zowel externe inhuur als eigen formatie leidt tot risico’s ten aanzien van de kwaliteit van taakuitvoering.
• We zien dat vanuit het bestuur (met name de raad) gestuurd wordt op reductie van extern personeel. Daarnaast is men ook terughoudend met het beschikbaar stellen van middelen voor het aannemen van vast personeel.
• De informatievoorziening aan de gemeenteraad is voor verbetering vatbaar, maar dan dient de raad heldere kaders te stellen.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Evaluatie is voor verbetering vatbaar.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

• De informatievoorziening aan de gemeenteraad is voor verbetering vatbaar, maar dan dient de raad heldere kaders te stellen.

Informatievoorziening controle

• De informatievoorziening aan de gemeenteraad is voor verbetering vatbaar, maar dan dient de raad heldere kaders te stellen.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Wanneer we kijken naar benchmarking ten aanzien van externe inhuur, concluderen we het volgende: Hieruit blijkt dat het gemiddelde percentage inhuur 14% van de loonsom bedraagt voor gemeenten met een omvang van 50.000 tot 100.000 inwoners in 2016. Dit percentage bedraagt voor de gemeente Stichtse Vecht voor 2016 15,6%. Hiermee zit de gemeente Stichtse Vecht iets boven het landelijk gemiddelde, maar dit is ook goed te verklaren doordat de gemeente Stichtse Vecht over een relatief kleine vaste formatie beschikt ten opzichte van vergelijkbare gemeenten. Hierbij plaatsen wij de opmerking, dat de hoogte van de inhuur afhankelijk is van de loonsom van de vaste formatie en de aanwezigheid van vacatures. Met andere woorden, een relatief kleine formatie beperkt ook de mogelijkheden tot inhuur.
• In 2017 is een dalende beweging te zien van de kosten externe inhuur, waarbij de externe inhuur lager is dan de norm van 10%.

Protocol/werkinstructies

• Evaluatie en daaraan gerelateerd kennisborging is geen vast onderdeel van het proces. Op basis van de gesprekken constateren we dat dit overgelaten wordt aan de teams zelf. Zij zijn verantwoordelijk voor een goede aansturing van de externe die wordt ingehuurd en de kennisborging. Vanuit de HR-functie zijn hiervoor geen processen of protocollen aanwezig. Vanuit de gesprekken met de teamhoofden en programmamanagers constateren we dat de invulling van evaluatie op verschillende manieren gebeurt.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Externe inhuur maakt geen onderdeel uit van strategisch HRM-visie en beleid.
• We concluderen dat de gemeente Stichtse Vecht ten opzichte van andere gemeenten beschikt over een relatief kleine formatie in relatie tot ongeveer dezelfde taken. Daarnaast heeft de gemeente niet expliciet veel taken/diensten uitbesteed.

Uitvoering Externe Inhuur

• Benchmark – sturen op reductie van zowel externe inhuur als eigen formatie leidt tot risico’s ten aanzien van de kwaliteit van taakuitvoering.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• We constateren dat evaluatie plaatsvindt, maar de verslaglegging gebeurt vaak niet. Hierdoor is het bepalen van de mate van doeltreffendheid ‘een soort onderbuikgevoel’ vanuit de leidinggevende, waardoor echte sturing en verantwoording niet plaatsvindt.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Evaluatie en daaraan gerelateerd kennisborging is geen vast onderdeel van het proces. Op basis van de gesprekken constateren we dat dit overgelaten wordt aan de teams zelf. Zij zijn verantwoordelijk voor een goede aansturing van de externe die wordt ingehuurd en de kennisborging. Vanuit de HR-functie zijn hiervoor geen processen of protocollen aanwezig. Vanuit de gesprekken met de teamhoofden en programmamanagers constateren we dat de invulling van evaluatie op verschillende manieren gebeurt.
• We constateren dat evaluatie plaatsvindt, maar de verslaglegging gebeurt vaak niet. Hierdoor is het bepalen van de mate van doeltreffendheid ‘een soort onderbuikgevoel’ vanuit de leidinggevende, waardoor echte sturing en verantwoording niet plaatsvindt.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• We concluderen dat de onderbouwing van de norm van 10% niet aanwezig is. Er is geen relatie gelegd met de organisatievisie, organisatieinrichting en taakuitvoering (kwaliteit en kwantiteit) en dus de mate van doeltreffendheid.
• Sturing op doeltreffendheid is voor verbetering vatbaar.
• We constateren dat evaluatie plaatsvindt, maar de verslaglegging gebeurt vaak niet. Hierdoor is het bepalen van de mate van doeltreffendheid ‘een soort onderbuikgevoel’ vanuit de leidinggevende, waardoor echte sturing en verantwoording niet plaatsvindt.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De doelmatigheid is vergroot, doordat de externe inhuur binnen de kaders blijft op het gebied van geld (verwachting is dat in 2017 wordt voldaan aan de 10%-norm) en tijd (verlengingen van inhuur zijn vanaf september 2016 goed onderbouwd)

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Geconcludeerd kan worden, dat het nieuwe beleid met betrekking tot inhuur in de vorm van een presentatie vrij abstract is geformuleerd en niet ingaat op de diverse taken, bevoegdheden en rollen van de diverse partijen.
• Niet duidelijk is of een budgethouder in het nieuwe beleid nu zelf mag beslissen om tot inhuur over te gaan of dat deze beslissing moet worden genomen door het ketenmanagementteam of door de directie.
• Het is niet duidelijk hoe volgens het nieuwe beleid de controle plaatsvindt en hoe de rapportages en de contractregistratie vormgegeven worden.
• Tevens is voor de respondenten onduidelijk, wat in het nieuwe beleid nu precies de rol van de afdeling HR, de werkplaats, Súdwest Werkt Door, Friesland Werkt, het accountteam en de Fryske Flekspool is.
• In het nieuwe beleid met betrekking tot inhuur wordt geen rol toegekend aan de directie. Wel wordt aangegeven dat er behoefte is aan meer centrale sturing en regie op inhuur van externen.
• Binnen de gemeente wordt met verschillende normen ten aanzien van inhuur gewerkt. Zo presenteren de primitieve programmabegrotingen normen van 6% (2019), 8% (2020) en 9% (2021).
• Het college hanteert normen die ontleend worden aan het A+O fonds (18% in 2020), terwijl in de raad de Roemernorm is voorgesteld (10%).

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Binnen de gemeente wordt met verschillende normen ten aanzien van inhuur gewerkt. Zo presenteren de primitieve programmabegrotingen normen van 6% (2019), 8% (2020) en 9% (2021).

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Het college vat de oorspronkelijke normen niet al te stringent op en laat zich eerder leiden door de vacature ruimte die beschikbaar is voor inhuur.
• Het college hanteert normen die ontleend worden aan het A+O fonds (18% in 2020), terwijl in de raad de Roemernorm is voorgesteld (10%).
• Er vindt geen centrale sturing op de normen plaats en uit de interviews blijkt, dat de respondenten ook niet altijd bekend zijn met de normen.

Kaderstellende rol

• Het college hanteert normen die ontleend worden aan het A+O fonds (18% in 2020), terwijl in de raad de Roemernorm is voorgesteld (10%).

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

• Het college is terughoudend op het gebied van informatievoorziening met betrekking tot inhuur richting de raad.

Informatievoorziening controle

• Het college is terughoudend op het gebied van informatievoorziening met betrekking tot inhuur richting de raad.

Organisatie externe inhuur

• Geconcludeerd kan worden, dat het nieuwe beleid met betrekking tot inhuur in de vorm van een presentatie vrij abstract is geformuleerd en niet ingaat op de diverse taken, bevoegdheden en rollen van de diverse partijen.
• Tevens kan geconcludeerd worden dat sprake is van relatief veel partijen die een rol vervullen waar het externe inhuur betreft.
• Niet duidelijk is of een budgethouder in het nieuwe beleid nu zelf mag beslissen om tot inhuur over te gaan of dat deze beslissing moet worden genomen door het ketenmanagementteam of door de directie.
• Tevens is voor de respondenten onduidelijk, wat in het nieuwe beleid nu precies de rol van de afdeling HR, de werkplaats, Súdwest Werkt Door, Friesland Werkt, het accountteam en de Fryske Flekspool is.
• In het nieuwe beleid met betrekking tot inhuur wordt geen rol toegekend aan de directie. Wel wordt aangegeven dat er behoefte is aan meer centrale sturing en regie op inhuur van externen.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Binnen de gemeente wordt met verschillende normen ten aanzien van inhuur gewerkt. Zo presenteren de primitieve programmabegrotingen normen van 6% (2019), 8% (2020) en 9% (2021).
• Het college vat de oorspronkelijke normen niet al te stringent op en laat zich eerder leiden door de vacature ruimte die beschikbaar is voor inhuur.
• Het college hanteert normen die ontleend worden aan het A+O fonds (18% in 2020), terwijl in de raad de Roemernorm is voorgesteld (10%).
• De inhuur van externen laat vanaf 2017 in absolute zin een daling zien. Ook als percentage van de totale personele lasten daalt de inhuur vanaf dat jaar.

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• De gemeente huurt in bij ziek en piek. Daarnaast wordt vrij veel ingehuurd bij tijdelijke projecten of programma’s, hetgeen vermoedelijk samenhangt met de financiering.
• Inhuur vindt bij vrijwel ieder organisatie-onderdeel plaats, maar niet in gelijke mate. Binnen het sociaal domein vindt de meeste inhuur plaats over de periode 2017 tot en met 2020, hetgeen verklaarbaar is. In deze periode zijn zeer veel taken op het sociaal domein overgedragen aan gemeenten, met als gevolg dat een sterke behoefte ontstond aan extra capaciteit.
• Er vindt geen centrale sturing op de normen plaats en uit de interviews blijkt, dat de respondenten ook niet altijd bekend zijn met de normen.

Besluit tot externe inhuur

• Geconcludeerd kan worden, dat binnen de gemeente een werkwijze is ontstaan, waarbij men binnen sommige MT’s de afwegingen en beslissingen neemt met betrekking tot inhuur en waarbij men dan beziet in hoeverre de budgetten toereikend zijn en of men de vraag ook intern kan vervullen. In andere Mt’s gebeurt dit echter niet en wordt het besluit om tot inhuur over te gaan door de budgethouder genomen. Een daadwerkelijke sturing vanuit de directie is niet traceerbaar geconstateerd.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Het is niet duidelijk hoe volgens het nieuwe beleid de controle plaatsvindt en hoe de rapportages en de contractregistratie vormgegeven worden.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Er worden geen rapportages aan de directie met betrekking tot inhuur aangeboden. Ook worden geen concernbrede audits of interne controles uitgevoerd naar inhuur. De inhuur van externen is op dit moment geen object van interne controle of verbijzonderde interne controle.
• De huidige praktijk laat zien, dat de verschillende MT’s verschillend omgaan met de controle op inhuur.
• Het is niet duidelijk hoe volgens het nieuwe beleid de controle plaatsvindt en hoe de rapportages en de contractregistratie vormgegeven worden.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• De inhuur van externen laat vanaf 2017 in absolute zin een daling zien. Ook als percentage van de totale personele lasten daalt de inhuur vanaf dat jaar.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Het werken met een flexibele schil levert een efficiencywinst van 50% op. Het betreft hier vaste medewerkers die flexibel ingezet kunnen worden bij bijvoorbeeld verschillende gebiedsteams. Als deze medewerkers ingehuurd zouden worden, zou de gemeente het dubbele moeten betalen voor deze capaciteit. Een voorwaarde voor zo’n flexibele schil is wel, dat het moet gaan om medewerkers die ongeveer hetzelfde functieprofiel en takenpakket hebben.

Wet- en regelgeving

• Het actuele beleid voor inkoop is in zeer algemene termen verwoord en biedt onvoldoende houvast voor een effectieve, doelmatige en rechtmatige uitvoering.
• Het feitelijke verloop van externe inhuur is in onvoldoende mate rechtmatig en doelmatig.

Beleid(sdoelen)

• De huidige beleidslijn voor externe inhuur is met name gericht op het terugdringen van inhuur als onderdeel van de bezuinigingsopgave. De gemeente wil zoveel als mogelijk zonder externe inhuur de opgaven realiseren. Dat wil de gemeente bereiken door te investeren in de ontwikkeling van de eigen ambtelijke organisatie en het benutten van het volledige potentieel van eigen personeel.
• Een visie op externe inhuur - met verbijzondering naar verschillende categorieën voor inhuur - in samenhang met strategisch personeelsbeleid en organisatieontwikkeling is niet geformuleerd.
• Het actuele beleid voor inkoop is in zeer algemene termen verwoord en biedt onvoldoende houvast voor een effectieve, doelmatige en rechtmatige uitvoering.
• Een heldere omschrijving en afbakening van externe inhuur is geen onderdeel van dit beleid.
• Nadere uitwerking van het beleid in bijvoorbeeld procedures, checklists, drempelbedragen, werkinstructies en afwegingskaders ontbreekt.
• Tussen raad en college zijn de kaders voor organisatieontwikkeling en toekomstige opgaven niet in samenhang gethematiseerd. Dat geldt ook voor het beleid ten behoeve van inkoop en aanbesteding. Zo is het nieuwe inkoopbeleid uit 2012 vooral een zaak van het college en de ambtelijke organisatie.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Planning en control voor externe inhuur ontbreekt. Zo wordt bijvoorbeeld geen inkoopjaarplan opgesteld om de inhuurbehoefte in het licht van ontwikkelingen en opgaven te bepalen. Monitoring op basis van begroting en feitelijke realisatie van inhuur is daarmee lastig.

Uitgaven

• De omvang van externe inhuur, als percentage van de totale loonsom, is in vergelijking met gemeenten in dezelfde grootteklasse, in 2012 1.3% lager. De omvang van externe inhuur, als percentage van de totale loonsom van de ambtelijke organisatie, is vanaf 2011 aanzienlijk afgenomen met 5 procentpunten.

Sturende rol college

• Planning en control voor externe inhuur ontbreekt. Zo wordt bijvoorbeeld geen inkoopjaarplan opgesteld om de inhuurbehoefte in het licht van ontwikkelingen en opgaven te bepalen. Monitoring op basis van begroting en feitelijke realisatie van inhuur is daarmee lastig.
• Er wordt niet gestuurd op een heldere afbakening van externe inhuur. Zo wordt inlenen van medewerkers bij andere overheden ook onder externe inhuur geschaard.
• Adviezen van de inkoopfunctie/bureau Inkoop en expliciete instemming van het college voor afwijking van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure zijn niet aangetroffen. De besluiten van de directie (D-besluiten) worden verstrekt aan het college, maar instemming van het college voor afwijking van de geldende inkoopprocedures wordt niet verifieerbaar in een collegebesluit vastgelegd.

Kaderstellende rol

• Tussen raad en college zijn de kaders voor organisatieontwikkeling en toekomstige opgaven niet in samenhang gethematiseerd. Dat geldt ook voor het beleid ten behoeve van inkoop en aanbesteding. Zo is het nieuwe inkoopbeleid uit 2012 vooral een zaak van het college en de ambtelijke organisatie.

Controlerende rol

-

Monitoring

• De ontwikkeling van de ambtelijke organisatie, in termen van omvang en kwaliteit, wordt regelmatig geanalyseerd en gemonitord. Dit is sinds 2012 sterk in ontwikkeling door de ontwikkeling van strategische personeelsplanning en de inzet van een gesprekkencyclus met medewerkers: loopbaan-, functionerings- en beoordelingsgesprekken.
• Planning en control voor externe inhuur ontbreekt. Zo wordt bijvoorbeeld geen inkoopjaarplan opgesteld om de inhuurbehoefte in het licht van ontwikkelingen en opgaven te bepalen. Monitoring op basis van begroting en feitelijke realisatie van inhuur is daarmee lastig.
• Monitoring richt zich primair op naleving van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid in het kader van rechtmatigheid.

Evaluatie/onderzoek

• Evaluatie van de inhuur in termen van doelmatigheid en effectiviteit vindt onvoldoende plaats.

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De informatievoorziening over personeelsbeleid en externe inhuur aan de raad richt zich – mede als gevolg van ontbrekende kaders – op specifieke incidenten die ook in de media veel aandacht krijgen.

Organisatie externe inhuur

• Door instelling van een centraal Bureau Inkoop bestaat sinds 2012 veel meer aandacht voor professionalisering van inkoop en aanbesteding. De aandacht ligt tot nu toe echter niet bij de externe inhuur. De aandacht gaat tot op heden vooral uit naar grote inkoop- en aanbestedingstrajecten zoals bij Gemeentewerken. Trajecten voor externe inhuur worden op dit moment niet begeleid door bureau Inkoop.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De omvang van de ambtelijke organisatie Tynaarlo daalt in de afgelopen jaren en komt daarmee steeds meer in de buurt van het gemiddelde van gemeenten met dezelfde grootteklasse. In 2013 is, in vergelijking met gemeenten in dezelfde grootteklasse, de ambtelijke organisatie van gemeente Tynaarlo 5.5% groter. Dit was in 2010 nog circa 12%.
• Er wordt niet gestuurd op een heldere afbakening van externe inhuur. Zo wordt inlenen van medewerkers bij andere overheden ook onder externe inhuur geschaard.

Protocol/werkinstructies

• Nadere uitwerking van het beleid in bijvoorbeeld procedures, checklists, drempelbedragen, werkinstructies en afwegingskaders ontbreekt.
• Adviezen van de inkoopfunctie/bureau Inkoop en expliciete instemming van het college voor afwijking van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure zijn in niet aangetroffen. De besluiten van de directie (D-besluiten) worden verstrekt aan het college, maar instemming van het college voor afwijking van de geldende inkoopprocedures wordt niet verifieerbaar in een collegebesluit vastgelegd.

(Strategisch) personeelsbeleid

• De ontwikkeling van de ambtelijke organisatie, in termen van omvang en kwaliteit, wordt regelmatig geanalyseerd en gemonitord. Dit is sinds 2012 sterk in ontwikkeling door de ontwikkeling van strategische personeelsplanning en de inzet van een gesprekkencyclus met medewerkers: loopbaan-, functionerings- en beoordelingsgesprekken.
• Een visie op externe inhuur - met verbijzondering naar verschillende categorieën voor inhuur - in samenhang met strategisch personeelsbeleid en organisatieontwikkeling is niet geformuleerd.

Uitvoering Externe Inhuur

• Door instelling van een centraal Bureau Inkoop bestaat sinds 2012 veel meer aandacht voor professionalisering van inkoop en aanbesteding. De aandacht ligt tot nu toe echter niet bij de externe inhuur. De aandacht gaat tot op heden vooral uit naar grote inkoop- en aanbestedingstrajecten zoals bij Gemeentewerken. Trajecten voor externe inhuur worden op dit moment niet begeleid door bureau Inkoop.
• Bij vier van de acht onderzochte cases is sprake van onvoldoende concurrentiestelling. Dit betekent dat bij één aanbieder offerte is gevraagd (enkelvoudig onderhands) terwijl minimaal 3 offertes opgevraagd moeten worden (meervoudig onderhands).

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

• Bij vier van de acht onderzochte cases is sprake van onvoldoende concurrentiestelling. Dit betekent dat bij één aanbieder offerte is gevraagd (enkelvoudig onderhands) terwijl minimaal 3 offertes opgevraagd moeten worden (meervoudig onderhands).

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Bij vier van de acht onderzochte cases is sprake van onvoldoende concurrentiestelling. Dit betekent dat bij één aanbieder offerte is gevraagd (enkelvoudig onderhands) terwijl minimaal 3 offertes opgevraagd moeten worden (meervoudig onderhands).
• Adviezen van de inkoopfunctie/bureau Inkoop en expliciete instemming van het college voor afwijking van de voorgeschreven aanbestedingsprocedure zijn niet aangetroffen. De besluiten van de directie (D-besluiten) worden verstrekt aan het college, maar instemming van het college voor afwijking van de geldende inkoopprocedures wordt niet verifieerbaar in een collegebesluit vastgelegd.
• Monitoring richt zich primair op naleving van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid in het kader van rechtmatigheid.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• De inkoopdossiers voor externe inhuur zijn over de hele linie onvolledig. Zo ontbreken in veel gevallen programma’s van eisen, gunningcriteria, offerteaanvragen, offertes, uitslagen van offertevergelijkingen, contracten en (tussentijdse) evaluaties.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

• Planning en control voor externe inhuur ontbreekt. Zo wordt bijvoorbeeld geen inkoopjaarplan opgesteld om de inhuurbehoefte in het licht van ontwikkelingen en opgaven te bepalen. Monitoring op basis van begroting en feitelijke realisatie van inhuur is daarmee lastig.

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Het actuele beleid voor inkoop is in zeer algemene termen verwoord en biedt onvoldoende houvast voor een effectieve, doelmatige en rechtmatige uitvoering.
• Evaluatie van de inhuur in termen van doelmatigheid en effectiviteit vindt onvoldoende plaats.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De omvang van externe inhuur, als percentage van de totale loonsom, is in vergelijking met gemeenten in dezelfde grootteklasse, in 2012 1.3% lager. De omvang van externe inhuur, als percentage van de totale loonsom van de ambtelijke organisatie, is vanaf 2011 aanzienlijk afgenomen met 5 procentpunten.
• Het actuele beleid voor inkoop is in zeer algemene termen verwoord en biedt onvoldoende houvast voor een effectieve, doelmatige en rechtmatige uitvoering.
• Evaluatie van de inhuur in termen van doelmatigheid en effectiviteit vindt onvoldoende plaats.
• Het feitelijke verloop van externe inhuur is in onvoldoende mate rechtmatig en doelmatig.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

-

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• Geconcludeerd kan worden dat de bezuinigingstaakstelling uit het Collegeprogramma 2014¬ 2018 voor wat betreft het reduceren van de formatie is gehaald. Wel is inmiddels de bodem bereikt, hetgeen o.m. ten koste van de kwaliteit is gegaan. Op grond hiervan - en tussentijds aangepaste ambities - is er vanaf 2015 een sterke stijging van inhuur te zien.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

• Inhuur derden wordt door de organisatie gezien als bedrijfsvoering. Er is geen rapportagesystematiek richting raad ontwikkeld op dit punt. Geconcludeerd kan worden dat de informatievoorziening omtrent inhuur derden richting raad onvoldoende, onvolledig en onduidelijk is.

Informatievoorziening controle

• Inhuur derden wordt door de organisatie gezien als bedrijfsvoering. Er is geen rapportagesystematiek richting raad ontwikkeld op dit punt. Geconcludeerd kan worden dat de informatievoorziening omtrent inhuur derden richting raad onvoldoende, onvolledig en onduidelijk is.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Geconcludeerd kan worden dat de bezuinigingstaakstelling uit het Collegeprogramma 2014¬ 2018 voor wat betreft het reduceren van de formatie is gehaald. Wel is inmiddels de bodem bereikt, hetgeen o.m. ten koste van de kwaliteit is gegaan. Op grond hiervan - en tussentijds aangepaste ambities - is er vanaf 2015 een sterke stijging van inhuur te zien.
• In 2016 betreft het percentage inhuur 18,3% ten opzichte van 9,3% in 2015. Het landelijk percentage over 2016 bedraagt 13%.

Protocol/werkinstructies

-

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

• Vanuit de organisatie goed wordt nagedacht en gehandeld voordat tot inhuur van derden wordt overgegaan. Er wordt een duidelijke prioritering aangebracht door het managementteam.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

-

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Geconcludeerd kan worden dat de bezuinigingstaakstelling uit het Collegeprogramma 2014¬ 2018 voor wat betreft het reduceren van de formatie is gehaald. Wel is inmiddels de bodem bereikt, hetgeen o.m. ten koste van de kwaliteit is gegaan.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Geconcludeerd kan worden dat de bezuinigingstaakstelling uit het Collegeprogramma 2014¬ 2018 voor wat betreft het reduceren van de formatie is gehaald. Wel is inmiddels de bodem bereikt, hetgeen o.m. ten koste van de kwaliteit is gegaan. Op grond hiervan - en tussentijds aangepaste ambities - is er vanaf 2015 een sterke stijging van inhuur te zien.
• In 2016 betreft het percentage inhuur 18,3% ten opzichte van 9,3% in 2015. Het landelijk percentage over 2016 bedraagt 13%.

Wet- en regelgeving

• Uit interviews is gebleken dat de beschikking over de onderuitputting personeelskosten is voorbehouden aan het MT en dat daartoe strekkende voorstellen ter besluitvorming aan het MT moeten worden voorgelegd. Deze afspraak vindt geen basis in het mandaatbesluit.

Beleid(sdoelen)

• Verwondering over het ontbreken van rol raad bij de vaststelling van de regierol. De nota "Veldhoven neemt de regie" is een document van het Managementteam met betrekking tot het invoeren van een gewijzigd bedrijfsvoeringsconcept. Hoewel bedrijfsvoering primair een verantwoordelijkheid is van het college van burgemeester en wethouders en het ambtelijk management, is het voor de uitwerking van een bedrijfsvoeringsconcept van belang, dat het hoogste bestuursorgaan van de gemeente, in casu de raad, een visie heeft vastgelegd omtrent het type gemeente dat men wil zijn. Dat dient dus vooraf te gaan aan de uitwerking van een bedrijfsvoeringsconcept. Het verwondert de rekenkamercommissie dat op dat punt door de gemeenteraad geen formele stellingname heeft plaatsgevonden.

Budget

• Verschillende vormen van budgettoekenning niet wenselijk. Het is onjuist, dat afdelingen voor wat betreft de beschikbare budgetruimte verschillend behandeld worden. Het hebben van eigen "potjes" voor inhuur, ook al is dat historisch verklaarbaar, terwijl andere afdelingen die mogelijkheid niet hebben, bewerkstelligt een ongelijke behandeling van de afdelingen hetgeen tot frincties in de organisatie kan leiden.

Begroting/Jaarverslag

• Verbeteringen in de financiële administratie nodig. Ook de financiële administratie geeft onvoldoende duidelijkheid. Door met name bij de memoriaalboekingen vrijwel nooit in de omschrijving het ingehuurde bureau, de ingehuurde medewerker en de periode op te nemen, geven overzichten uit die financiële administratie onvoldoende inzicht. Informatie kan dan immers niet uit de grootboekhistorie worden afgeleid maar moet op documentniveau worden teruggezocht in het archief. De aansluiting met de financiële administratie en de jaarrekening is erg lastig te maken, omdat met name bij de overboekingen naar de grondexploitatie verschillende systemen worden gehanteerd. Soms vinden directe overboekingen plaats, soms lopen overboekingen via de urenverantwoording. De rekenkamercommissie is van mening, dat het hanteren van verschillende systemen en kostencategorieën de transparantie van de financiële administratie niet ten goede komt en dat het verstrekken van betrouwbare informatie uit die administratie wordt bemoeilijkt.

Uitgaven

• Omvang inhuur externen in Veldhoven relatief hoog. Wanneer we de inhuurkosten in relatie tot de eigen personeelskosten in ogenschouw nemen, moet worden geconcludeerd, dat het percentage inhuur in Veldhoven aanzienlijk hoger ligt dan het landelijk gemiddelde. Inclusief de inhuur ten behoeve van de grondexploitatie is het percentage inhuur ten opzichte van de loonsom van eigen personeel in Veldhoven ruim 3 x zo hoog dan het klassengemiddelde, exclusief de grond­exploitatie bedraagt de inhuur nog altijd het dubbele. Dit rechtvaardigt de conclusie, dat het inhuurbedrag in Veldhoven erg hoog is.
• Verbeteringen in de financiële administratie nodig. Ook de financiële administratie geeft onvoldoende duidelijkheid. Door met name bij de memoriaalboekingen vrijwel nooit in de omschrijving het ingehuurde bureau, de ingehuurde medewerker en de periode op te nemen, geven overzichten uit die financiële administratie onvoldoende inzicht. Informatie kan dan immers niet uit de grootboekhistorie worden afgeleid maar moet op documentniveau worden teruggezocht in het archief. De aansluiting met de financiële administratie en de jaarrekening is erg lastig te maken, omdat met name bij de overboekingen naar de grondexploitatie verschillende systemen worden gehanteerd. Soms vinden directe overboekingen plaats, soms lopen overboekingen via de urenverantwoording. De rekenkamercommissie is van mening, dat het hanteren van verschillende systemen en kostencategorieën de transparantie van de financiële administratie niet ten goede komt en dat het verstrekken van be­ trouwbare informatie uit die administratie wordt bemoeilijkt.
• Afwijkingen van de ramingen worden onvoldoende verwerkt in de Burap's. De rekenkamercommissie concludeert, dat de Marap's en de Burap's voor wat betreft de wenselijke budgettaire aanpassingen voor inhuur van personeel niet op elkaar aansluiten. Als voorbeelden daarvan: In de Marap I van 2010 wordt voor WIZ een budgetaanpassing gevraagd van €454.600,- en voor OZ bedragen van respectievelijk €99.000,- en €15.000,-, in Marap II van 2010 andermaal voor WIZ een bedrag van €450.000,- en geen van deze bedragen hebben hun doorwerking gekregen in de Burap's van 2010. Daarmee kan de raming als sturingsinstrument voor de bedrijfsvoering onvoldoende functioneren.

Sturende rol college

• Omvang inhuur vooraf niet aan de hand van ramingen vast te stellen. Bij de Bevindingen is geconstateerd, dat er aanzienlijke afwijkingen ten opzichte van de verschillende ramingen bestaan, zowel in positieve als in negatieve zin. Door de grootte van deze afwijkingen is niet vooraf vast te stellen, tot welke omvang er ingehuurd gaat worden. Ook tussentijds worden deze ramingen lang niet altijd aangepast, waardoor de raming niet goed als sturingsinstrument voor de inhuur van externen kan functioneren.
• Uit interviews is gebleken dat de beschikking over de onderuitputting personeelskosten is voorbehouden aan het MT en dat daartoe strekkende voorstellen ter besluitvorming aan het MT moeten worden voorgelegd. Deze afspraak vindt geen basis in het mandaatbesluit.
• Verschillende vormen van budgettoekenning niet wenselijk. Het is onjuist, dat afdelingen voor wat betreft de beschikbare budgetruimte verschillend behandeld worden. Het hebben van eigen "potjes" voor inhuur, ook al is dat historisch verklaarbaar, terwijl andere afdelingen die mogelijkheid niet hebben, bewerkstelligt een ongelijke behandeling van de afdelingen hetgeen tot frincties in de organisatie kan leiden.

Kaderstellende rol

• Verwondering over het ontbreken van rol raad bij de vaststelling van de regierol. De nota "Veldhoven neemt de regie" is een document van het Managementteam met betrekking tot het invoeren van een gewijzigd bedrijfsvoeringsconcept. Hoewel bedrijfsvoering primair een verantwoordelijkheid is van het college van burgemeester en wethouders en het ambtelijk management, is het voor de uitwerking van een bedrijfsvoeringsconcept van belang, dat het hoogste bestuursorgaan van de gemeente, in casu de raad, een visie heeft vastgelegd omtrent het type gemeente dat men wil zijn. Dat dient dus vooraf te gaan aan de uitwerking van een bedrijfsvoeringsconcept. Het verwondert de rekenkamercommissie dat op dat punt door de gemeenteraad geen formele stellingname heeft plaatsgevonden.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Door het ontbreken van een goede centrale registratie is ook moeilijk vast te leggen voor welke doeleinden de inhuur heeft plaatsgevonden. Door een betere registratie kan ook een beter inzicht worden verkregen in de soorten van inhuur en kan ook een betere vergelijking met landelijke gegevens worden gemaakt.

Informatievoorziening sturing

• Door het ontbreken van een goede centrale registratie is ook moeilijk vast te leggen voor welke doeleinden de inhuur heeft plaatsgevonden. Door een betere registratie kan ook een beter inzicht worden verkregen in de soorten van inhuur en kan ook een betere vergelijking met landelijke gegevens worden gemaakt.
• Afwijkingen van de ramingen worden onvoldoende verwerkt in de Burap's. De rekenkamercommissie concludeert, dat de Marap's en de Burap's voor wat betreft de wenselijke budgettaire aanpassingen voor inhuur van personeel niet op elkaar aansluiten. Als voorbeelden daarvan: In de Marap I van 2010 wordt voor WIZ een budgetaanpassing gevraagd van €454.600,- en voor OZ bedragen van respectievelijk €99.000,- en €15.000,-, in Marap II van 2010 andermaal voor WIZ een bedrag van €450.000,- en geen van deze bedragen hebben hun doorwerking gekregen in de Burap's van 2010. Daarmee kan de raming als sturingsinstrument voor de bedrijfsvoering onvoldoende functioneren.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Door het ontbreken van een goede centrale registratie is ook moeilijk vast te leggen voor welke doeleinden de inhuur heeft plaatsgevonden. Door een betere registratie kan ook een beter inzicht worden verkregen in de soorten van inhuur en kan ook een betere vergelijking met landelijke gegevens worden gemaakt.
• Afwijkingen van de ramingen worden onvoldoende verwerkt in de Burap's. De rekenkamercommissie concludeert, dat de Marap's en de Burap's voor wat betreft de wenselijke budgettaire aanpassingen voor inhuur van personeel niet op elkaar aansluiten. Als voorbeelden daarvan: In de Marap I van 2010 wordt voor WIZ een budgetaanpassing gevraagd van €454.600,- en voor OZ bedragen van respectievelijk €99.000,- en €15.000,-, in Marap II van 2010 andermaal voor WIZ een bedrag van €450.000,- en geen van deze bedragen hebben hun doorwerking gekregen in de Burap's van 2010. Daarmee kan de raming als sturingsinstrument voor de bedrijfsvoering onvoldoende functioneren.

Organisatie externe inhuur

• Beslissingsbevoegdheden helder vastgelegd. De bevoegdheden met betrekking tot de inhuur van extern personeel zijn naar de mening van de rekenkamercommissie voldoende duidelijk vastgelegd in het "Besluit Interne Mandaten, Volmachten en Machtigingen 2011".
• Uit interviews is gebleken dat de beschikking over de onderuitputting personeelskosten is voorbehouden aan het MT en dat daartoe strekkende voorstellen ter besluitvorming aan het MT moeten worden voorgelegd. Deze afspraak vindt geen basis in het mandaatbesluit.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Omvang inhuur externen in Veldhoven relatief hoog. Wanneer we de inhuurkosten in relatie tot de eigen personeelskosten in ogenschouw nemen, moet worden geconcludeerd, dat het percentage inhuur in Veldhoven aanzien­ lijk hoger ligt dan het landelijk gemiddelde. Inclusief de inhuur ten behoeve van de grondexploitatie is het percentage inhuur ten opzichte van de loonsom van eigen per­ soneel in Veldhoven ruim 3 x zo hoog dan het klassengemiddelde, exclusief de grond­exploitatie bedraagt de inhuur nog altijd het dubbele. Dit rechtvaardigt de conclusie, dat het inhuurbedrag in Veldhoven erg hoog is.
• Omvang inhuur vooraf niet aan de hand van ramingen vast te stellen. Bij de Bevindingen is geconstateerd, dat er aanzienlijke afwijkingen ten opzichte van de verschillende ramingen bestaan, zowel in positieve als in negatieve zin. Door de grootte van deze afwijkingen is niet vooraf vast te stellen, tot welke omvang er ingehuurd gaat worden. Ook tussentijds worden deze ramingen lang niet altijd aangepast, waardoor de raming niet goed als sturingsinstrument voor de inhuur van externen kan functioneren.

Protocol/werkinstructies

• Randvoorwaarden inhuur externen voldoende duidelijk. Op zich luidt onze conclusie, dat in de Nota Inkoop en Aanbesteding helder is vastgelegd binnen welke randvoorwaarden inhuur van extern personeel kan plaatsvinden. Deze regels geven overigens geen duidelijkheid met betrekking tot de vraag wanneér tot inhuur kan worden overgegaan. Dit staat primair ter beoordeling aan de leidinggevende van een afdeling.
• De algemene inkoop- en aanbestedingsregels lenen zich niet of minder voor het inhuren van extern personeel. Een snelle oplossing voor een acuut probleem is soms niet in te passen in de algemene regels.
• Bij verlenging van contracten is het vaak niet wenselijk om een nieuwe aanbestedingsprocedure op te starten als een ingehuurde goed is ingewerkt en uitstekend voldoet. Dit zou de bedrijfsvoering binnen een afdeling niet ten goede komen.
• Afspraken over besluitvorming die via het Managementteam moeten lopen worden onvoldoende nageleefd. De besluitvorming zoals die momenteel nog via het managementteam moet plaatsvinden gebeurt niet volgens de afspraken. In de notulen zijn slechts sporadisch besluiten met betrekking tot inhuur van personeel terug te vinden terwijl door verschillende af­ delingshoofden in de interviews is aangegeven, dat dit soort besluiten wel via het managementteam lopen.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Omvang eigen organisatie niet kleiner dan gemiddeld. Uit de benchmark van Berenschot blijkt niet dat als gevolg van een hogere inhuur de omvang van de eigen organisatie als klein mag worden aangemerkt. De netto omvang van de ambtelijke organisatie, dus na aftrek van de uitvoerende taken, is zelfs wat hoger dan gemiddeld in de klasse van Veldhoven. Daarnaast kan worden geconcludeerd dat Veldhoven verhoudingsgewijs veel hogere ambtenaren in dienst heeft, zo'n 60,9% van het totale personeel zit in de functionele schaal 9 of hoger.

Uitvoering Externe Inhuur

• De algemene inkoop- en aanbestedingsregels lenen zich niet of minder voor het inhuren van extern personeel. Een snelle oplossing voor een acuut probleem is soms niet in te passen in de algemene regels.
• Bij verlenging van contracten is het vaak niet wenselijk om een nieuwe aanbestedingsprocedure op te starten als een ingehuurde goed is ingewerkt en uitstekend voldoet. Dit zou de bedrijfsvoering binnen een afdeling niet ten goede komen.

Besluit tot externe inhuur

• Randvoorwaarden inhuur externen voldoende duidelijk. Op zich luidt onze conclusie, dat in de Nota Inkoop en Aanbesteding helder is vastgelegd binnen welke randvoorwaarden inhuur van extern personeel kan plaatsvinden. Deze regels geven overigens geen duidelijkheid met betrekking tot de vraag wanneér tot inhuur kan worden overgegaan. Dit staat primair ter beoordeling aan de leidinggevende van een afdeling.
• Afspraken over besluitvorming die via het Managementteam moeten lopen worden onvoldoende nageleefd. De besluitvorming zoals die momenteel nog via het managementteam moet plaatsvinden gebeurt niet volgens de afspraken. In de notulen zijn slechts sporadisch besluiten met betrekking tot inhuur van personeel terug te vinden terwijl door verschillende af­ delingshoofden in de interviews is aangegeven, dat dit soort besluiten wel via het managementteam lopen.
• Afweging vindt wel plaats maar wordt niet geregistreerd. De besluitvorming om tot inhuur over te gaan en de daarbij gehanteerde afwegingen, worden vrijwel nooit schriftelijk vastgelegd, daardoor kan geen oordeel worden gevormd over de noodzaak tot inhuur en de alternatieven die zijn afgewogen. Wel heeft de rekenkamercommissie de stellige indruk, dat er een professioneel afwegingsproces plaatsvindt en dat niet lichtvaardig tot inhuur wordt overgaan, maar dit gaat niet vergezeld van een heldere, transparante registratie daarvan.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• De algemene inkoop- en aanbestedingsregels lenen zich niet of minder voor het inhuren van extern personeel. Een snelle oplossing voor een acuut probleem is soms niet in te passen in de algemene regels.
• Bij verlenging van contracten is het vaak niet wenselijk om een nieuwe aanbestedingsprocedure op te starten als een ingehuurde goed is ingewerkt en uitstekend voldoet. Dit zou de bedrijfsvoering binnen een afdeling niet ten goede komen.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

• Prestatieafspraken worden onvoldoende in contracten opgenomen. Wij realiseren ons dat niet in alle gevallen expliciet in de contracten kan worden opgenomen welke prestaties van de ingehuurde worden verwacht en dat beschreven werk­ processen en projectplannen daar op zich een redelijk alternatief voor kunnen vormen. De rekenkamercommissie vindt het in die gevallen een gemis, dat in de contracten niet een korte verwijzing naar werkproces en/of projectplan plaatsvindt, om daarmee een sluitend geheel te bewerkstelligen.

Tarieven inhuur

• Uurtarieven inhuur externen dubbele van eigen personeelskosten maar niet extreem hoog. In de verhouding van inhuur versus eigen personeel zijn ook de uurtarieven met el­kaar vergeleken. Hoewel als gevolg van de economische ontwikkelingen, zo blijkt uit de praktijkervaringen, de inhuurtarieven een dalende tendens vertonen, bedragen ze nog altijd gemiddeld het dubbele van de eigen personeelskosten. Hoewel dit wellicht als hoog moet worden beschouwd, moet in de vergelijking ook worden meegenomen de kwetsbaarheid van de eigen organisatie, zeker als het om zeer specialistische kennis gaat. Rekening houdend met die aspecten beschouwt de rekenkamercommissie de inhuurtarieven niet als extreem hoog.

Dossiervorming/contractregistratie

• Vastlegging contracten in registratiesysteem Corsa schiet tekort. De registratie van contracten binnen Corsa moet als onvoldoende worden gekwalificeerd. Van de 129 onderzochte contracten bleek slechts 40% te worden geregistreerd, waardoor dit systeem geen goed overzicht kan bieden van gesloten en/of lopende con­ tracten. Bovendien komt de waarschuwingsfunctie van dit systeem in het gedrang door de onvolledige registratie. Een onderscheid tussen contracten en opdrachten, dat als mogelijke verklaring werd afgegeven, is niet relevant. In beide gevallen gaat het immers om vastlegging van afspraken met betrekking tot de inhuur en een bewaking van de afgesproken termijnen. Uit het onderzoek van het A. & O-fonds blijkt, dat 66% van de gemeenten een centrale registratie hanteert.
• Door het ontbreken van een goede centrale registratie is ook moeilijk vast te leggen voor welke doeleinden de inhuur heeft plaatsgevonden. Door een betere registratie kan ook een beter inzicht worden verkregen in de soorten van inhuur en kan ook een betere vergelijking met landelijke gegevens worden gemaakt.
• Afweging vindt wel plaats maar wordt niet geregistreerd. De besluitvorming om tot inhuur over te gaan en de daarbij gehanteerde afwegingen, worden vrijwel nooit schriftelijk vastgelegd, daardoor kan geen oordeel worden gevormd over de noodzaak tot inhuur en de alternatieven die zijn afgewogen. Wel heeft de rekenkamercommissie de stellige indruk, dat er een professioneel afwegingsproces plaatsvindt en dat niet lichtvaardig tot inhuur wordt overgaan, maar dit gaat niet vergezeld van een heldere, transparante registratie daarvan.
• Archivering contracten onvoldoende. Naast de conclusie over de digitale registratie van de contracten binnen Corsa, moet ook de fysieke archivering van de contracten als onvoldoende worden gekwalificeerd. In meerdere gevallen konden de contracten niet in de administratie van de gemeente worden teruggevonden en moesten kopieën worden opgevraagd bij het ingehuurde bureau.
• Verbeteringen in de financiële administratie nodig. Ook de financiële administratie geeft onvoldoende duidelijkheid. Door met name bij de memoriaalboekingen vrijwel nooit in de omschrijving het ingehuurde bureau, de ingehuurde medewerker en de periode op te nemen, geven overzichten uit die financiële administratie onvoldoende inzicht. Informatie kan dan immers niet uit de grootboekhistorie worden afgeleid maar moet op documentniveau worden teruggezocht in het archief. De aansluiting met de financiële administratie en de jaarrekening is erg lastig te maken, omdat met name bij de overboekingen naar de grondexploitatie verschillende systemen worden gehanteerd. Soms vinden directe overboekingen plaats, soms lopen overboekingen via de urenverantwoording. De rekenkamercommissie is van mening, dat het hanteren van verschillende systemen en kostencategorieën de transparantie van de financiële administratie niet ten goede komt en dat het verstrekken van be­ trouwbare informatie uit die administratie wordt bemoeilijkt.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Evaluatiegesprekken moeten zich meer richten op de prestaties van de ingehuurde. Ondanks het feit dat slechts in een beperkt aantal contracten de verplichting van tussentijdse en eindevaluaties is opgenomen, is uit de interviews gebleken, dat in een groot aantal gevallen wel evaluatiegesprekken worden gehouden.
• Bij de tussentijdse evaluaties wordt vooral gekeken naar de voortgang van het werk, bij de eindevaluatie ligt het accent veel meer op de ervaringen van de ingehuurde met de gemeente dan omgekeerd. Als reden wordt daarvoor aangegeven, dat het belangrijk wordt gevonden te horen, hoe externen tegen de gemeente en het werken bij de gemeente aankijken. Naar de mening van de rekenkamercommissie zou het accent wat meer moeten liggen op de door de ingehuurde geleverde prestaties in relatie met hetgeen daarover contractueel is vastgelegd.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Bij de tussentijdse evaluaties wordt vooral gekeken naar de voortgang van het werk, bij de eindevaluatie ligt het accent veel meer op de ervaringen van de ingehuurde met de gemeente dan omgekeerd. Als reden wordt daarvoor aangegeven, dat het belangrijk wordt gevonden te horen, hoe externen tegen de gemeente en het werken bij de gemeente aankijken. Naar de mening van de rekenkamercommissie zou het accent wat meer moeten liggen op de door de ingehuurde geleverde prestaties in relatie met hetgeen daarover contractueel is vastgelegd.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• Door het ontbreken van een goede centrale registratie is ook moeilijk vast te leggen voor welke doeleinden de inhuur heeft plaatsgevonden. Door een betere registratie kan ook een beter inzicht worden verkregen in de soorten van inhuur en kan ook een betere vergelijking met landelijke gegevens worden gemaakt.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Omvang inhuur externen in Veldhoven relatief hoog. Wanneer we de inhuurkosten in relatie tot de eigen personeelskosten in ogenschouw nemen, moet worden geconcludeerd, dat het percentage inhuur in Veldhoven aanzien­lijk hoger ligt dan het landelijk gemiddelde. Inclusief de inhuur ten behoeve van de grondexploitatie is het percentage inhuur ten opzichte van de loonsom van eigen per­ soneel in Veldhoven ruim 3 x zo hoog dan het klassengemiddelde, exclusief de grond­exploitatie bedraagt de inhuur nog altijd het dubbele. Dit rechtvaardigt de conclusie, dat het inhuurbedrag in Veldhoven erg hoog is.
• Uurtarieven inhuur externen dubbele van eigen personeelskosten maar niet extreem hoog. In de verhouding van inhuur versus eigen personeel zijn ook de uurtarieven met el­kaar vergeleken. Hoewel als gevolg van de economische ontwikkelingen, zo blijkt uit de praktijkervaringen, de inhuurtarieven een dalende tendens vertonen, bedragen ze nog altijd gemiddeld het dubbele van de eigen personeelskosten. Hoewel dit wellicht als hoog moet worden beschouwd, moet in de vergelijking ook worden meegenomen de kwetsbaarheid van de eigen organisatie, zeker als het om zeer specialistische kennis gaat. Rekening houdend met die aspecten beschouwt de rekenkamercommissie de inhuurtarieven niet als extreem hoog.

Wet- en regelgeving

• De rechtmatigheid wordt vooral bewaakt door Yacht.

Beleid(sdoelen)

• Er is beleid geformuleerd met betrekking tot het organisatiemodel.
• Er is geen specifiek beleid geformuleerd met betrekking tot de inhuur van derden.
• De raad heeft naast de visie op de regie- /netwerkorganisatie alleen financiële kaders vastgesteld.

Budget

• Zolang er binnen de beschikbare budgetten wordt gebleven, vindt er geen specifieke verantwoording plaats van de uitgegeven bedragen. Bij een dreigende overschrijding van budgetruimte wordt bij de tussenrapportages aanvullend budget gevraagd.

Begroting/Jaarverslag

• De raad heeft naast de visie op de regie- /netwerkorganisatie alleen financiële kaders vastgesteld.

Uitgaven

-

Sturende rol college

• De budgethouderregeling is door het college vastgesteld. Daarin zijn de bevoegdheden expliciet vastgelegd.

Kaderstellende rol

• De raad heeft naast de visie op de regie- /netwerkorganisatie alleen financiële kaders vastgesteld.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• Zolang er binnen de beschikbare budgetten wordt gebleven, vindt er geen specifieke verantwoording plaats van de uitgegeven bedragen. Bij een dreigende overschrijding van budgetruimte wordt bij de tussenrapportages aanvullend budget gevraagd.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Zolang er binnen de beschikbare budgetten wordt gebleven, vindt er geen specifieke verantwoording plaats van de uitgegeven bedragen. Bij een dreigende overschrijding van budgetruimte wordt bij de tussenrapportages aanvullend budget gevraagd.

Organisatie externe inhuur

• De keuze van het organisatiemodel heeft consequenties voor de inhuur. Er wordt immers gekozen voor een kleine, flexibele organisatie, die niet primair gericht is op het zelf doen.
• De budgethouderregeling is door het college vastgesteld. Daarin zijn de bevoegdheden expliciet vastgelegd.
• Een zekere rolverdeling is vastgelegd in de nota van het college over de regie-/netwerkorganisatie. Deze is meer algemeen en niet specifiek gericht op inhuur van derden.
• De beslissingsbevoegdheid is duidelijk vastgelegd in de budgethouderregeling. In de praktijk vindt een strengere toepassing plaats.
• Voor de verlenging van een contract geldt dezelfde procedure als voor het aangaan van een nieuw contract. Er dient een nieuwe afweging plaats te vinden van de noodzaak tot inhuur en de te realiseren doelen c.q. prestaties.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Er wordt gebruik gemaakt van een aanvraagformulier inhuur van derden.
• Een protocol voor inhuur ontbreekt. Dit kan op basis van het aanvraagformulier vrij eenvoudig worden opgesteld. Op onderdelen is aanscherping nodig.
• De regels met betrekking tot het aanvraagformulier worden correct nageleefd.
• De geldende afspraken worden goed nageleefd, zelfs in een wat strengere vorm dan conform de budgethouderregeling zou moeten.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Er wordt gebruik gemaakt van een aanvraagformulier inhuur van derden.
• Bij specifieke opdrachten zijn de te bereiken doelen helder geformuleerd in het aanvraagformulier, bij tijdelijke vervanging geldt de functiebeschrijving als zodanig.
• De regels met betrekking tot het aanvraagformulier worden correct nageleefd.
• De geldende afspraken worden goed nageleefd, zelfs in een wat strengere vorm dan conform de budgethouderregeling zou moeten.

Besluit tot externe inhuur

• De beslissingsbevoegdheid is duidelijk vastgelegd in de budgethouderregeling. In de praktijk vindt een strengere toepassing plaats.
• Een objectieve afweging van de noodzaak tot het zoeken van een externe oplossing zou onderdeel moeten uitmaken van het aanvraagformulier.
• Voor de verlenging van een contract geldt dezelfde procedure als voor het aangaan van een nieuw contract. Er dient een nieuwe afweging plaats te vinden van de noodzaak tot inhuur en de te realiseren doelen c.q. prestaties.

Opdrachtformulering

• Er wordt gebruik gemaakt van een aanvraagformulier inhuur van derden.
• Bij specifieke opdrachten zijn de te bereiken doelen helder geformuleerd in het aanvraagformulier, bij tijdelijke vervanging geldt de functiebeschrijving als zodanig.

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• In een Excel-bestand worden door P&O alle gegevens met betrekking tot inhuurcontracten bijgehouden.
• Tussentijds vinden er gesprekken plaats over de resultaten van de inhuur. Ook na afloop van de inhuurtermijn vinden er afrondingsgesprekken plaats. Deze worden echter niet vastgelegd.
• Bewaking en registratie vindt plaats middels een Excelbestand bij P. & O. De gemeente kent ook een zogenaamd ZAAK- systeem waar alle contracten van de gemeente worden vastgelegd. De inhuurcontracten worden daarin echter nog niet opgenomen.
• Gelet op de stringente bewaking en registratie vanuit P. & O. is de financiële en kwantitatieve kant alsmede de duur gewaarborgd.
• Voor de kwaliteit kan dit, vanwege het ontbreken van verslagen van evaluatie- en exitgesprekken niet worden vastgesteld.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• De doelmatigheid en doeltreffendheid wordt bewaakt door P&O en het management.
• Tussentijds vinden er gesprekken plaats over de resultaten van de inhuur. Ook na afloop van de inhuurtermijn vinden er afrondingsgesprekken plaats. Deze worden echter niet vastgelegd.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• De doelmatigheid en doeltreffendheid wordt bewaakt door P&O en het management.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De doelmatigheid en doeltreffendheid wordt bewaakt door P&O en het management.
• Gelet op de stringente bewaking en registratie vanuit P&O is de financiële en kwantitatieve kant alsmede de duur gewaarborgd.

Wet- en regelgeving

• De uitgaven aan externe inhuur van de vijf eilanden worden niet geadministreerd conform de definitie van het BBV. De gemeenten voldoen daarmee niet aan de betreffende regelgeving. Daarnaast beperkt dit de onderlinge vergelijkbaarheid van gegevens.

Beleid(sdoelen)

• Bij geen van de vijf Waddengemeenten is een specifiek kader of expliciet beleid van de gemeente voor externe inhuur aangetroffen. Beleid dat indirect kaders geeft voor externe inhuur is veelal niet meer actueel of in een fase van ontwikkeling, herijking of nadere uitwerking.
• Inkoop- en aanbestedingsbeleid vormt praktisch kader voor externe inhuur.
• Er zijn (te) lange doorlooptijden voor het ontwikkelen, herijken of implementeren van beleid

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Informatie in begroting en rekening is veelal versnipperd en niet systematisch.

Uitgaven

• De uitgaven aan externe inhuur van de vijf eilanden worden niet geadministreerd conform de definitie van het BBV. De gemeenten voldoen daarmee niet aan de betreffende regelgeving. Daarnaast beperkt dit de onderlinge vergelijkbaarheid van gegevens.

Sturende rol college

• Sturing vindt vooral plaats aan de ‘voorkant’.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

• De verantwoording aan de gemeenteraad over externe inhuur is onvoldoende en de raad, met uitzondering van Texel, stelt hierover niet of nauwelijks vragen.

Monitoring

• monitoring en evaluatie zijn onvoldoende geborgd.

Evaluatie/onderzoek

• monitoring en evaluatie zijn onvoldoende geborgd.

Informatievoorziening sturing

'- De uitgaven aan externe inhuur van de vijf eilanden worden niet geadministreerd conform de definitie van het BBV. De gemeenten voldoen daarmee niet aan de betreffende regelgeving. Daarnaast beperkt dit de onderlinge vergelijkbaarheid van gegevens.

• Zicht op de ontwikkeling van inhuur op basis van de Beleidsindicator BBV ontbreekt grotendeels

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

'- De uitgaven aan externe inhuur van de vijf eilanden worden niet geadministreerd conform de definitie van het BBV. De gemeenten voldoen daarmee niet aan de betreffende regelgeving. Daarnaast beperkt dit de onderlinge vergelijkbaarheid van gegevens.

• De verantwoording aan de gemeenteraad over externe inhuur is onvoldoende en de raad, met uitzondering van Texel, stelt hierover niet of nauwelijks vragen.
• Zicht op de ontwikkeling van inhuur op basis van de Beleidsindicator BBV ontbreekt grotendeels

Organisatie externe inhuur

• Impliciete regels met betrekking tot externe inhuur zijn niet altijd voldoende vastgelegd.
• Rol als werkgever wordt belangrijk gevonden, maar is niet geëxpliciteerd

Omvang en samenstelling externe inhuur

• De aard en omvang van externe inhuur bij de Waddeneilandgemeenten wijkt niet substantieel af van het landelijk beeld.
• De keuze voor regiegemeente is mede bepalend voor de omvang van de inhuur, maar niet altijd expliciet.
• Zicht op de ontwikkeling van inhuur op basis van de Beleidsindicator BBV ontbreekt grotendeels.

Protocol/werkinstructies

• Impliciete regels met betrekking tot externe inhuur zijn niet altijd voldoende vastgelegd.
• Richtlijn voor inhuur op basis van personeelsbeleid wordt in de praktijk toegepast, maar is op de meeste eilanden geen formeel kader.
• Inkoop- en aanbestedingsbeleid vormt praktisch kader voor externe inhuur.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Geen duidelijke afweging bij keuze tussen externe inhuur of inhuur bij andere gemeenten.
• De relatie tussen externe inhuur en strategisch personeelsbeleid is beperkt.

Uitvoering Externe Inhuur

• De eilanden huren in bij een beperkt aantal bureaus en gebruiken soms verouderde raamcontracten.
• De onderlinge inhuur bij andere Waddeneilanden is beperkt.
• Richtlijn voor inhuur op basis van personeelsbeleid wordt in de praktijk toegepast, maar is op de meeste eilanden geen formeel kader.
• Bij alle eilanden valt op dat een substantieel deel van de inhuur (in euro) terecht komt bij een (zeer) beperkt aantal aanbieders.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

• De eilanden huren in bij een beperkt aantal bureaus en gebruiken soms verouderde raamcontracten.

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Administratie is niet eenduidig.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

-

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• De gehanteerde 10 % van het totale P-budget als norm voor de jaarlijkse kosten van inhuur derden heeft geen direct effect op de beheersing van de inhuur-kosten door het jaar heen. Door een dergelijke norm te hanteren, ontstaat makkelijk een situatie dat afdelingshoofden menen het goed te doen als men maar binnen die 10% blijft. De Rekenkamercommissie heeft geen onderbouwing van de 10%-norm aangetroffen.

Budget

• De gehanteerde 10 % van het totale P-budget als norm voor de jaarlijkse kosten van inhuur derden heeft geen direct effect op de beheersing van de inhuur-kosten door het jaar heen. Door een dergelijke norm te hanteren, ontstaat makkelijk een situatie dat afdelingshoofden menen het goed te doen als men maar binnen die 10% blijft. De Rekenkamercommissie heeft geen onderbouwing van de 10%-norm aangetroffen.

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• De noodzaak tot verantwoording wordt inmiddels gevoeld door afdelingshoofden en ook in de praktijk ingevuld, zij het dat een totaalopstelling van de inhuurgerelateerde kosten ontbreekt.
• De gehanteerde 10 % van het totale P-budget als norm voor de jaarlijkse kosten van inhuur derden heeft geen direct effect op de beheersing van de inhuur-kosten door het jaar heen. Door een dergelijke norm te hanteren, ontstaat makkelijk een situatie dat afdelingshoofden menen het goed te doen als men maar binnen die 10% blijft. De Rekenkamercommissie heeft geen onderbouwing van de 10%-norm aangetroffen.
• Inzet van middelen (incl. inhuur) vraagt permanente actieve aandacht voor kostenbewust handelen. Gerichte sturing is daarbij noodzakelijk. Kostenbewustzijn is veel meer dan alleen aandacht voor en rapporteren over inhuur.

Sturende rol college

• Over- en onderschrijdingen worden onvoldoende vooraf gesignaleerd en gerapporteerd. Hierdoor is sturing en bijsturing niet (goed) mogelijk.
• Inzet van middelen (incl. inhuur) vraagt permanente actieve aandacht voor kostenbewust handelen. Gerichte sturing is daarbij noodzakelijk. Kostenbewustzijn is veel meer dan alleen aandacht voor en rapporteren over inhuur.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• De noodzaak tot verantwoording wordt inmiddels gevoeld door afdelingshoofden en ook in de praktijk ingevuld, zij het dat een totaalopstelling van de inhuurgerelateerde kosten ontbreekt.
• Over- en onderschrijdingen worden onvoldoende vooraf gesignaleerd en gerapporteerd. Hierdoor is sturing en bijsturing niet (goed) mogelijk.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De noodzaak tot verantwoording wordt inmiddels gevoeld door afdelingshoofden en ook in de praktijk ingevuld, zij het dat een totaalopstelling van de inhuurgerelateerde kosten ontbreekt.
• Over- en onderschrijdingen worden onvoldoende vooraf gesignaleerd en gerapporteerd. Hierdoor is sturing en bijsturing niet (goed) mogelijk.

Organisatie externe inhuur

• De verantwoordelijkheden in de organisatie voor de inhuur van derden lagen goed vast in de procedures en regelgeving. Waar nodig zijn door het projectteam P-sturing aanvullingen vastgelegd.
• Inzet van middelen (incl. inhuur) vraagt permanente actieve aandacht voor kostenbewust handelen. Gerichte sturing is daarbij noodzakelijk. Kostenbewustzijn is veel meer dan alleen aandacht voor en rapporteren over inhuur.

Omvang en samenstelling externe inhuur

-

Protocol/werkinstructies

• Er geen specifieke grensbedragen zijn genoemd die in acht moeten worden genomen voor inhuur boven bepaalde bedragen.
• Bij het inkoopbeleid/aanbestedingsprocedures is wel sprake van grensbedragen die in acht moeten worden genomen.

(Strategisch) personeelsbeleid

-

Uitvoering Externe Inhuur

• Het door de afdelingshoofden ingezette veranderingsproces in houding en gedrag met betrekking tot inhuur is in gang gezet, maar moet nog verder worden verbeterd. Dit kwam ook tijdens de interviews naar voren. Een vanzelfsprekend kostenbewustzijn is een aspect dat verwacht mag worden.
• Het ingezette veranderingsproces in houding en gedrag met betrekking tot inhuur is voortgekomen uit specifieke aandacht van de directie hiervoor. Het zal moeten blijken in hoeverre de verbeteringen structureel van aard zijn.
• Inzet van middelen (incl. inhuur) vraagt permanente actieve aandacht voor kostenbewust handelen. Gerichte sturing is daarbij noodzakelijk. Kostenbewustzijn is veel meer dan alleen aandacht voor en rapporteren over inhuur.

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

• Er worden niet meerdere offertes opgevraagd bij inhuur.

Aanbesteding (nationaal en Europees)

• Bij het inkoopbeleid/aanbestedingsprocedures is wel sprake van grensbedragen die in acht moeten worden genomen.

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Door het niet volledig en betrouwbaar registreren van de aangegane contracten en de daarbij behorende verplichtingen wordt onvoldoende gebruik gemaakt van signaleringsmogelijkheden van het bereiken van einddata en grensbedragen van contracten en is budgetbewaking niet mogelijk.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Door het niet volledig en betrouwbaar registreren van de aangegane contracten en de daarbij behorende verplichtingen wordt onvoldoende gebruik gemaakt van signaleringsmogelijkheden van het bereiken van einddata en grensbedragen van contracten en is budgetbewaking niet mogelijk.
• Over- en onderschrijdingen worden onvoldoende vooraf gesignaleerd en gerapporteerd. Hierdoor is sturing en bijsturing niet (goed) mogelijk.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

• De rechtmatigheid is goed afgedekt in DAS.
• Inhuur Derden verloopt rechtmatig en er is, na bijstelling van de begroting, voldoende financiële dekking aanwezig.

Beleid(sdoelen)

• Richting en strategie weinig expliciet: géén overall strategische documenten.
• Over de organisatie die Waterschap Hollandse Delta over enkele jaren wil zijn, bestaan geen Waterschap Hollandse Delta-brede strategische documenten en derhalve ook geen kaders, mijlpalen en kentallen waarop gestuurd kan worden en waarmee de Verenigde Vergadering als verantwoordelijk bestuursorgaan over de organisatieontwikkeling kan worden geïnformeerd.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Verhouding begroting en realisatie Inhuur Derden is (nog) niet in balans.
• Door de voorgenomen invoering van een strategische personeelsplanning en de verbetering van de projectplanning, zullen plan en realisatie in het kader van de P&C cyclus naar verwachting steeds dichter bij elkaar brengen.
• Inhuur Derden verloopt rechtmatig en er is,na bijstelling van de begroting, voldoende financiële dekking aanwezig.
• Desalniettemin moet vastgesteld worden dat de discrepantie tussen de aanvankelijke begroting en de realisatie groot is. Dat is geen incident, maar herhaalt zich elk jaar opnieuw. Dit roept op z’n minst het beeld op dat de begroting met betrekking tot het onderdeel Inhuur Derden nog niet geheel betrouwbaar is.

Uitgaven

-

Sturende rol college

• Over de organisatie die Waterschap Hollandse Delta over enkele jaren wil zijn, bestaan geen Waterschap Hollandse Delta-brede strategische documenten en derhalve ook geen kaders, mijlpalen en kentallen waarop gestuurd kan worden en waarmee de Verenigde Vergadering als verantwoordelijk bestuursorgaan over de organisatieontwikkeling kan worden geïnformeerd.
• DAS voorziet in een dwingende werkwijze, waarmee het inhuurproces t.o.v. het verleden substantieel verbeterd lijkt te worden en daarmee ook de sturingsmogelijkheden.

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

• DAS biedt een veel betere basis om de inzet van derden goed te monitoren.

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

• Informatievoorziening aan Verenigde Vergadering: deels gestructureerd, maar ook deels incident-gestuurd.
• De informatievoorziening aan de Verenigde Vergadering over strategische ontwikkelingen op gebied van personeel en organisatie, kan meer gestructureerd en in samenhang plaats vinden en ook gerichter op de kaderstellende en controlerende rol van de Verenigde Vergadering worden toegespitst.

Informatievoorziening controle

• Over de organisatie die Waterschap Hollandse Delta over enkele jaren wil zijn, bestaan geen Waterschap Hollandse Delta-brede strategische documenten en derhalve ook geen kaders, mijlpalen en kentallen waarop gestuurd kan worden en waarmee de Verenigde Vergadering als verantwoordelijk bestuursorgaan over de organisatieontwikkeling kan worden geïnformeerd.
• Informatievoorziening aan Verenigde Vergadering: deels gestructureerd, maar ook deels incident-gestuurd.
• De informatievoorziening over Inhuur Derden aan de Verenigde Vergadering verloopt fragmentarisch, in die zin dat op incidentele basis en in aanvulling op de structurele financiële informatie die de P&C-cyclus biedt, extra informatiebijeenkomsten nodig waren.
• De informatievoorziening aan de VV over strategische ontwikkelingen op gebied van personeel en organisatie, kan meer gestructureerd en in samenhang plaats vinden en ook gerichter op de kaderstellende en controlerende rol van de Verenigde Vergadering worden toegespitst.

Organisatie externe inhuur

• DAS voorziet in een dwingende werkwijze, waarmee het inhuurproces t.o.v. het verleden substantieel verbeterd lijkt te worden en daarmee ook de sturingsmogelijkheden.
• Voor wat betreft de uitzondering die gemaakt is om (hogere) tijdelijke managementfuncties buiten de DAS-systematiek te werven, is niet verder uitgewerkt in een handelingskader in termen van doelmatigheid en kwaliteit, zoals dat wel voor de overige inhuurfuncties geldt.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Het aandeel Inhuur Derden, buiten het Hoogwaterbeschermingsprogramma , loopt geleidelijk terug.

Protocol/werkinstructies

• Voor wat betreft de uitzondering die gemaakt is om (hogere) tijdelijke managementfuncties buiten de DAS-systematiek te werven, is niet verder uitgewerkt in een handelingskader in termen van doelmatigheid en kwaliteit, zoals dat wel voor de overige inhuurfuncties geldt.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Door de voorgenomen invoering van een strategische personeelsplanning en de verbetering van de projectplanning, zullen plan en realisatie in het kader van de P&C cyclus naar verwachting steeds dichter bij elkaar brengen.

Uitvoering Externe Inhuur

-

Besluit tot externe inhuur

-

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

• De tarieven en termijnen zijn in het DAS-systeem begrensd, transparant en navolgbaar.

Dossiervorming/contractregistratie

• De tarieven en termijnen zijn in het DAS-systeem begrensd, transparant en navolgbaar.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• DAS biedt een veel betere basis om de inzet van derden goed te monitoren.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

• De beoogde effecten van DAS op gebied van doelmatigheid en kwaliteit zouden na enige tijd goed inzichtelijk gemaakt moeten kunnen worden.
• Voor wat betreft de uitzondering die gemaakt is om (hogere) tijdelijke managementfuncties buiten de DAS- systematiek te werven, is niet verder uitgewerkt in een handelingskader in termen van doelmatigheid en kwaliteit, zoals dat wel voor de overige inhuurfuncties geldt.

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• De beoogde effecten van DAS op gebied van doelmatigheid en kwaliteit zouden na enige tijd goed inzichtelijk gemaakt moeten kunnen worden.
• Voor wat betreft de uitzondering die gemaakt is om (hogere) tijdelijke managementfuncties buiten de DAS- systematiek te werven, is niet verder uitgewerkt in een handelingskader in termen van doelmatigheid en kwaliteit, zoals dat wel voor de overige inhuurfuncties geldt.
• Desalniettemin moet vastgesteld worden dat de discrepantie tussen de aanvankelijke begroting en de realisatie groot is. Dat is geen incident, maar herhaalt zich elk jaar opnieuw. Dit roept op z’n minst het beeld op dat de begroting met betrekking tot het onderdeel Inhuur Derden nog niet geheel betrouwbaar is.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• In de uitvoering worden personeelsbeleid en inhuur weliswaar aan elkaar gerelateerd, maar dit geschiedt op ad hoc basis, en niet planmatig.
• Omdat er geen samenhangend beleid is tussen personeelsbeleid en externe inhuur, is er ook geen adequate organisatiebrede sturing en beheersing op de omvang van, de uitgaven voor en de kwaliteit van eigen personeel versus extern ingehuurd personeel.
• Het ontbreekt in de gemeente Woerden aan een integrale organisatievisie op intern en extern personeelsbeleid. De organisatie heeft grote ambities, maar koppelt deze niet direct aan de mogelijkheden die de organisatie heeft in termen van capaciteit.
• Op papier is er geen uitgewerkte visie ten aanzien van mate en wijze van inhuur.
• De gemeente Woerden heeft in 2009 vastgelegd dat het college zich uitspreekt voor het in eigen hand houden van zowel beleidsontwikkeling als beleidsuitvoering. Wat de effecten van deze keuze voor zowel personeelsbeleid als externe inhuur zijn, is echter niet uitgewerkt.
• De raad stelt geen kaders als basis voor de organisatievisie en het strategisch personeelsbeleid. Zowel college als organisatie vinden dat ten aanzien van deze onderwerpen ook geen rol is weggelegd voor de raad.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

• Samenhang in de informatievoorziening naar de raad over personele uitgaven ontbreekt. De informatie is er wel, maar omdat samenhang tussen informatie (begroot en gerealiseerd) van intern personeel en extern personeel ontbreekt, ontbreekt ook het zicht op het totaal.
• In de Financiële verordening heeft de Raad de spelregels afgesproken over de planning- en controlcyclus. Een van de spelregels is dat in de paragraaf bedrijfsvoering wordt ingegaan op het beleid ten aanzien van de bedrijfsvoering en kan nieuw beleid worden voorgesteld. In de paragraaf bedrijfsvoering kan dus de koppeling tussen inhuur, personeel en organisatievisie gegeven worden aan de raad. Dit gebeurt onvoldoende.

Uitgaven

• Omdat er geen samenhangend beleid is tussen personeelsbeleid en externe inhuur, is er ook geen adequate organisatiebrede sturing en beheersing op de omvang van, de uitgaven voor en de kwaliteit van eigen personeel versus extern ingehuurd personeel.
• De gemeente Woerden heeft beperkt inzicht in de kerncijfers voor personele uitgaven: de gemeente maakt geen gebruik van cijfermatige overzichten om de ontwikkelingen van haar personeel in kaart te brengen. Bovendien is niet alle informatie over personele uitgaven op verzoek eenduidig aan te leveren. Met name voor externe inhuur geldt dat de uitgaven slecht te traceren zijn.
• De gemeente voert zelf veel uitvoerende werkzaamheden uit. De rekenkamercommissie vindt het opvallend dat er desalniettemin veel geld wordt uitgegeven aan externe inhuur.
• In de uitvoering ontbreekt het aan relevante managementinformatie om te kunnen sturen op de personele uitgaven. Op afdelingsniveau zijn de afdelingshoofden verantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven, maar door gebrek aan continue managementinformatie wordt via de checksessies slechts reactief gestuurd op de beheersing van personele uitgaven: het doel is om de afdelingsbegroting niet te overschrijden.

Sturende rol college

• Omdat er geen samenhangend beleid is tussen personeelsbeleid en externe inhuur, is er ook geen adequate organisatiebrede sturing en beheersing op de omvang van, de uitgaven voor en de kwaliteit van eigen personeel versus extern ingehuurd personeel.
• De sturing en beheersing worden voorts bemoeilijkt doordat daarover onvoldoende eenduidige, gestructureerde en vergelijkbare managementinformatie beschikbaar is.
• Sturing op financiën gebeurt in zijn algemeen via de halfjaarlijkse checksessies per afdeling. Hier wordt reactief gestuurd op eventuele overschrijdingen van budgetten. Inhuur of personeel kunnen hier onderdeel van uitmaken. Gevolg is dat er in de praktijk beperkte regie is op personele uitgaven en er geen samenhang is tussen sturing op personeel en inhuur.

Kaderstellende rol

• De raad stelt geen kaders als basis voor de organisatievisie en het strategisch personeelsbeleid. Zowel college als organisatie vinden dat ten aanzien van deze onderwerpen ook geen rol is weggelegd voor de raad.
• Geïnterviewde raadsleden uiten wel de behoefte te kunnen sturen ten aanzien van de organisatievisie en het strategisch personeelsbeleid.

Controlerende rol

• Omdat er geen samenhangend beleid is tussen personeelsbeleid en externe inhuur, is er ook geen adequate organisatiebrede sturing en beheersing op de omvang van, de uitgaven voor en de kwaliteit van eigen personeel versus extern ingehuurd personeel.
• De sturing en beheersing worden voorts bemoeilijkt doordat daarover onvoldoende eenduidige, gestructureerde en vergelijkbare managementinformatie beschikbaar is.
• De raad uit wel regelmatig zijn ongenoegen over (de kosten die gepaard gaan met) het personeel (sbeleid) en de omvang van de inhuur van externen. Dit gebeurt niet op basis van samenhangende en relevante gegevens.

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

• De sturing en beheersing worden voorts bemoeilijkt doordat daarover onvoldoende eenduidige, gestructureerde en vergelijkbare managementinformatie beschikbaar is.
• De gemeente Woerden heeft beperkt inzicht in de kerncijfers voor personele uitgaven: de gemeente maakt geen gebruik van cijfermatige overzichten om de ontwikkelingen van haar personeel in kaart te brengen. Bovendien is niet alle informatie over personele uitgaven op verzoek eenduidig aan te leveren. Met name voor externe inhuur geldt dat de uitgaven slecht te traceren zijn.
• In de uitvoering ontbreekt het aan relevante managementinformatie om te kunnen sturen op de personele uitgaven. Op afdelingsniveau zijn de afdelingshoofden verantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven, maar door gebrek aan continue managementinformatie wordt via de checksessies slechts reactief gestuurd op de beheersing van personele uitgaven: het doel is om de afdelingsbegroting niet te overschrijden.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• De sturing en beheersing worden voorts bemoeilijkt doordat daarover onvoldoende eenduidige, gestructureerde en vergelijkbare managementinformatie beschikbaar is.
• De gemeente Woerden heeft beperkt inzicht in de kerncijfers voor personele uitgaven: de gemeente maakt geen gebruik van cijfermatige overzichten om de ontwikkelingen van haar personeel in kaart te brengen. Bovendien is niet alle informatie over personele uitgaven op verzoek eenduidig aan te leveren. Met name voor externe inhuur geldt dat de uitgaven slecht te traceren zijn.
• Samenhang in de informatievoorziening naar de raad over personele uitgaven ontbreekt. De informatie is er wel, maar omdat samenhang tussen informatie (begroot en gerealiseerd) van intern personeel en extern personeel ontbreekt, ontbreekt ook het zicht op het totaal.

Organisatie externe inhuur

• Omdat er geen samenhangend beleid is tussen personeelsbeleid en externe inhuur, is er ook geen adequate organisatiebrede sturing en beheersing op de omvang van, de uitgaven voor en de kwaliteit van eigen personeel versus extern ingehuurd personeel.
• Het strategisch personeelsbeleid is primair ingegeven door de wens een cultuuromslag te verwezenlijken (klantgericht, ondernemende ambtenaar enzovoort). Deze procesmatige insteek van het personeelsbeleid heeft als gevolg gehad dat de afdeling Personeel, organisatie en informatie niet voldoende betrokken is geweest bij het implementeren van het strategisch personeelsbeleid.
• Afdelingsmanagers zijn verantwoordelijk voor zowel uitgaven aan inhuur als personeel. Hierdoor is de samenhang op afdelingsniveau geborgd, maar organisatiebreed niet.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Omdat er geen samenhangend beleid is tussen personeelsbeleid en externe inhuur, is er ook geen adequate organisatiebrede sturing en beheersing op de omvang van, de uitgaven voor en de kwaliteit van eigen personeel versus extern ingehuurd personeel.
• De gemeente Woerden heeft beperkt inzicht in de kerncijfers voor personele uitgaven: de gemeente maakt geen gebruik van cijfermatige overzichten om de ontwikkelingen van haar personeel in kaart te brengen. Bovendien is niet alle informatie over personele uitgaven op verzoek eenduidig aan te leveren. Met name voor externe inhuur geldt dat de uitgaven slecht te traceren zijn.

Protocol/werkinstructies

• In de procedures is de afweging om te gaan inhuren niet beschreven.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Omdat er geen samenhangend beleid is tussen personeelsbeleid en externe inhuur, is er ook geen adequate organisatiebrede sturing en beheersing op de omvang van, de uitgaven voor en de kwaliteit van eigen personeel versus extern ingehuurd personeel.
• Het ontbreekt in de gemeente Woerden aan een integrale organisatievisie op intern en extern personeelsbeleid. De organisatie heeft grote ambities, maar koppelt deze niet direct aan de mogelijkheden die de organisatie heeft in termen van capaciteit.
• Er is sinds 2009 een vastgesteld strategisch personeelsbeleid waarin de link met ontwikkelingen in de organisatie wordt gelegd, maar dit is onvoldoende SMART-C.
• Het strategisch personeelsbeleid is primair ingegeven door de wens een cultuuromslag te verwezenlijken (klantgericht, ondernemende ambtenaar enzovoort). Deze procesmatige insteek van het personeelsbeleid heeft als gevolg gehad dat de afdeling Personeel, organisatie en informatie niet voldoende betrokken is geweest bij het implementeren van het strategisch personeelsbeleid.

Uitvoering Externe Inhuur

• In de uitvoering worden personeelsbeleid en inhuur weliswaar aan elkaar gerelateerd, maar dit geschiedt op ad hoc basis, en niet planmatig.
• In de uitvoering ontbreekt het aan relevante managementinformatie om te kunnen sturen op de personele uitgaven. Op afdelingsniveau zijn de afdelingshoofden verantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven, maar door gebrek aan continue managementinformatie wordt via de checksessies slechts reactief gestuurd op de beheersing van personele uitgaven: het doel is om de afdelingsbegroting niet te overschrijden.
• Sturing op financiën gebeurt in zijn algemeen via de halfjaarlijkse checksessies per afdeling. Hier wordt reactief gestuurd op eventuele overschrijdingen van budgetten. Inhuur of personeel kunnen hier onderdeel van uitmaken. Gevolg is dat er in de praktijk beperkte regie is op personele uitgaven en er geen samenhang is tussen sturing op personeel en inhuur.

Besluit tot externe inhuur

• In de procedures is de afweging om te gaan inhuren niet beschreven.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• In de uitvoering ontbreekt het aan relevante managementinformatie om te kunnen sturen op de personele uitgaven. Op afdelingsniveau zijn de afdelingshoofden verantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven, maar door gebrek aan continue managementinformatie wordt via de checksessies slechts reactief gestuurd op de beheersing van personele uitgaven: het doel is om de afdelingsbegroting niet te overschrijden.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• In de uitvoering ontbreekt het aan relevante managementinformatie om te kunnen sturen op de personele uitgaven. Op afdelingsniveau zijn de afdelingshoofden verantwoordelijk voor de beheersing van de uitgaven, maar door gebrek aan continue managementinformatie wordt via de checksessies slechts reactief gestuurd op de beheersing van personele uitgaven: het doel is om de afdelingsbegroting niet te overschrijden.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

-

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Terwijl het organisatiekostenbudget al is ingevoerd en het opgavegestuurd werken is gestart, is de provincie nog bezig met het ontwikkelen van een strategisch personeelsbeleid. Vaststelling daarvan is voorzien eind 2016. Hierdoor ontbreekt vooralsnog een kader voor het strategisch inzetten van eigen personeel en externen.
• Bij de uitwerkingen van de opgavegestuurde organisatie en het capaciteitsmanagement is nog niet voorzien in uitgangspunten voor het bepalen van de capaciteit en de kwaliteit die minimaal aanwezig moeten zijn om de opgaven uit te kunnen voeren met een mix van eigen personeel en inzet van externen.

Budget

-

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• Volgens de gegevens die ontleend zijn aan de financiële administratie zijn de kosten voor inhuur arbeidscapaciteit over de jaren 2011 -2014 onder de norm gebleven.
• De gegevens over de kosten van inkoop van diensten laten zien dat deze kosten in de periode 2011 -2015 sterk zijn toegenomen.
• Met het sturen op de totale omvang van kosten van inhuur arbeidscapaciteit hebben Provinciale Staten niet gestuurd op de kwaliteit van de inzet van externen (en eigen personeel).
• Met het Bestuursakkoord Beweging in Brabant voor de periode 2015-2019 heeft de provincie een organisatieontwikkeling ingezet, inclusief een verdere afbouw van de formatieomvang. Dit heeft gevolgen voor de sturing op de inzet van externen en vraagt om een herijking van de sturing door PS op de kosten van externen.

Sturende rol college

• Het steeds verder afslanken van de organisatie brengt steeds grotere risico's met zich mee voor de invulling van de functies op het benodigde kwaliteitsniveau. Daarnaast zullen er, net zoals in 2013 en 2014, eerst tijdelijke oplossingen komen voor verschillende functies die structureel moeten worden ingevuld. Het grootste risico van deze hele operatie is dat de organisatie teveel inlevert aan kwaliteit en kennis. PS hebben nog niet aan GS verzocht aan te geven hoe GS dit risico beheersen. GS en PS hebben nog geen afspraken gemaakt over de wijze waarop GS verantwoording afleggen over dit proces.

Kaderstellende rol

• Provinciale Staten hebben bij de kaderstelling geen relatie gelegd tussen de inhuur van arbeidscapaciteit en de omvang van de inkoop van diensten. Ook hebben zij daar geen informatie over gevraagd.
• Met het sturen op de totale omvang van kosten van inhuur arbeidscapaciteit hebben Provinciale Staten niet gestuurd op de kwaliteit van de inzet van externen (en eigen personeel).
• Met het Bestuursakkoord Beweging in Brabant voor de periode 2015-2019 heeft de provincie een organisatieontwikkeling ingezet, inclusief een verdere afbouw van de formatieomvang. Dit heeft gevolgen voor de sturing op de inzet van externen en vraagt om een herijking van de sturing door PS op de kosten van externen.

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

-

Informatievoorziening sturing

-

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Gedeputeerde Staten hebben Provinciale Staten niet over de stijging van de kosten van inkoop van diensten geïnformeerd en de oorzaken van deze stijging niet toegelicht.
• Provinciale Staten hebben bij de kaderstelling geen relatie gelegd tussen de inhuur van arbeidscapaciteit en de omvang van de inkoop van diensten. Ook hebben zij daar geen informatie over gevraagd.
• Het steeds verder afslanken van de organisatie brengt steeds grotere risico's met zich mee voor de invulling van de functies op het benodigde kwaliteitsniveau. Daarnaast zullen er, net zoals in 2013 en 2014, eerst tijdelijke oplossingen komen voor verschillende functies die structureel moeten worden ingevuld. Het grootste risico van deze hele operatie is dat de organisatie teveel inlevert aan kwaliteit en kennis. PS hebben nog niet aan GS verzocht aan te geven hoe GS dit risico beheersen. GS en PS hebben nog geen afspraken gemaakt over de wijze waarop GS verantwoording afleggen over dit proces.

Organisatie externe inhuur

• Met het Bestuursakkoord Beweging in Brabant voor de periode 2015-2019 heeft de provincie een organisatieontwikkeling ingezet, inclusief een verdere afbouw van de formatieomvang. Dit heeft gevolgen voor de sturing op de inzet van externen en vraagt om een herijking van de sturing door PS op de kosten van externen.
• Het steeds verder afslanken van de organisatie brengt steeds grotere risico's met zich mee voor de invulling van de functies op het benodigde kwaliteitsniveau. Daarnaast zullen er, net zoals in 2013 en 2014, eerst tijdelijke oplossingen komen voor verschillende functies die structureel moeten worden ingevuld. Het grootste risico van deze hele operatie is dat de organisatie teveel inlevert aan kwaliteit en kennis. PS hebben nog niet aan GS verzocht aan te geven hoe GS dit risico beheersen. GS en PS hebben nog geen afspraken gemaakt over de wijze waarop GS verantwoording afleggen over dit proces.

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Met het sturen op de totale omvang van kosten van inhuur arbeidscapaciteit hebben Provinciale Staten niet gestuurd op de kwaliteit van de inzet van externen (en eigen personeel).
• Bij de uitwerkingen van de opgavegestuurde organisatie en het capaciteitsmanagement is nog niet voorzien in uitgangspunten voor het bepalen van de capaciteit en de kwaliteit die minimaal aanwezig moeten zijn om de opgaven uit te kunnen voeren met een mix van eigen personeel en inzet van externen.

Protocol/werkinstructies

• Omdat de bestelprocedure van de provincie in veel gevallen niet wordt gevolgd bij het inschakelen van externen, wordt niet geregistreerd of de kosten die voortvloeien uit een bestelling betrekking hebben op de inhuur van arbeidscapaciteit of op de inkoop van een dienst.
• Voor individuele inhuurtrajecten houdt het niet-toepassen van de bestelprocedure in dat de verplichte advisering door team Inkoop en marktrelaties niet plaatsvindt en dat niet zichtbaar is of vooraf toestemming is gevraagd aan de budgethouder.
• De inmiddels ingezette verbeteringen zijn niet gebaseerd op een analyse van de oorzaken van het niet toepassen van de bestelprocedure. Bij de ingezette verbeteringen is nog geen sanctie verbonden aan het niet doorlopen van de bestelprocedure en nog geen actie ingezet voor het sturen van leidinggevenden op het doorlopen van de procedure.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Met het sturen op de totale omvang van kosten van inhuur arbeidscapaciteit hebben Provinciale Staten niet gestuurd op de kwaliteit van de inzet van externen (en eigen personeel).
• Terwijl het organisatiekostenbudget al is ingevoerd en het opgavegestuurd werken is gestart, is de provincie nog bezig met het ontwikkelen van een strategisch personeelsbeleid. Vaststelling daarvan is voorzien eind 2016. Hierdoor ontbreekt vooralsnog een kader voor het strategisch inzetten van eigen personeel en externen.
• Bij de uitwerkingen van de opgavegestuurde organisatie en het capaciteitsmanagement is nog niet voorzien in uitgangspunten voor het bepalen van de capaciteit en de kwaliteit die minimaal aanwezig moeten zijn om de opgaven uit te kunnen voeren met een mix van eigen personeel en inzet van externen.

Uitvoering Externe Inhuur

• Omdat de bestelprocedure van de provincie in veel gevallen niet wordt gevolgd bij het inschakelen van externen, wordt niet geregistreerd of de kosten die voortvloeien uit een bestelling betrekking hebben op de inhuur van arbeidscapaciteit of op de inkoop van een dienst.
• Een belangrijk punt dat nog geen enkele uitwerking heeft gehad en ook nog niet voorzien is bij het opgavegestuurde werken, is een analyse van welke kwaliteiten er bij leidinggevenden en medewerkers nodig zijn om externen in te zetten voor het uitvoeren van werkzaamheden of het leveren van producten. Een risico is bijvoorbeeld dat er steeds specifieke deskundigheid wordt ingehuurd en er binnen de organisatie onvoldoende deskundigheid in huis is om de juiste kwalificaties bij de uitvraag aan te geven en om te beoordelen of de uitvoering aan te stellen normen voldoet.
• Voor individuele inhuurtrajecten houdt het niet-toepassen van de bestelprocedure in dat de verplichte advisering door team Inkoop en marktrelaties niet plaatsvindt en dat niet zichtbaar is of vooraf toestemming is gevraagd aan de budgethouder.
• De inmiddels ingezette verbeteringen zijn niet gebaseerd op een analyse van de oorzaken van het niet toepassen van de bestelprocedure. Bij de ingezette verbeteringen is nog geen sanctie verbonden aan het niet doorlopen van de bestelprocedure en nog geen actie ingezet voor het sturen van leidinggevenden op het doorlopen van de procedure.

Besluit tot externe inhuur

• Een belangrijk punt dat nog geen enkele uitwerking heeft gehad en ook nog niet voorzien is bij het opgavegestuurde werken, is een analyse van welke kwaliteiten er bij leidinggevenden en medewerkers nodig zijn om externen in te zetten voor het uitvoeren van werkzaamheden of het leveren van producten. Een risico is bijvoorbeeld dat er steeds specifieke deskundigheid wordt ingehuurd en er binnen de organisatie onvoldoende deskundigheid in huis is om de juiste kwalificaties bij de uitvraag aan te geven en om te beoordelen of de uitvoering aan te stellen normen voldoet.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• Omdat de bestelprocedure van de provincie in veel gevallen niet wordt gevolgd bij het inschakelen van externen, wordt niet geregistreerd of de kosten die voortvloeien uit een bestelling betrekking hebben op de inhuur van arbeidscapaciteit of op de inkoop van een dienst.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Een belangrijk punt dat nog geen enkele uitwerking heeft gehad en ook nog niet voorzien is bij het opgavegestuurde werken, is een analyse van welke kwaliteiten er bij leidinggevenden en medewerkers nodig zijn om externen in te zetten voor het uitvoeren van werkzaamheden of het leveren van producten. Een risico is bijvoorbeeld dat er steeds specifieke deskundigheid wordt ingehuurd en er binnen de organisatie onvoldoende deskundigheid in huis is om de juiste kwalificaties bij de uitvraag aan te geven en om te beoordelen of de uitvoering aan te stellen normen voldoet.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Een belangrijk punt dat nog geen enkele uitwerking heeft gehad en ook nog niet voorzien is bij het opgavegestuurde werken, is een analyse van welke kwaliteiten er bij leidinggevenden en medewerkers nodig zijn om externen in te zetten voor het uitvoeren van werkzaamheden of het leveren van producten. Een risico is bijvoorbeeld dat er steeds specifieke deskundigheid wordt ingehuurd en er binnen de organisatie onvoldoende deskundigheid in huis is om de juiste kwalificaties bij de uitvraag aan te geven en om te beoordelen of de uitvoering aan te stellen normen voldoet.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

-

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

• Volgens de gegevens die ontleend zijn aan de financiële administratie zijn de kosten voor inhuur arbeidscapaciteit over de jaren 2011 -2014 onder de norm gebleven.
• De gegevens over de kosten van inkoop van diensten laten zien dat deze kosten in de periode 2011 -2015 sterk zijn toegenomen.

Wet- en regelgeving

-

Beleid(sdoelen)

• Er geen gemeentebreed beleidskader voorhanden ten aanzien van de inhuur van derden.

Budget

• Op directieniveau overweegt men inmiddels herziening van de huidige procedure nl. toevoeging van DT-pot-middelen aan afdelings- en/of projectbudgetten.

Begroting/Jaarverslag

-

Uitgaven

• Er is onvolledig inzicht in de totale kosten van inhuur op basis van informatie uit het grootboek. Tevens wordt extracomptabel een overzicht van inhuur t.l.v. de DT-pot bijgehouden. Het is niet waarschijnlijk dat daarmee alle inhuur in beeld komt.
• Er is enig, zij het onvolledig, inzicht in de uiteindelijke kosten, maar er is onduidelijkheid over de wijze waarop inhuur t.l.v. de DT-pot wordt doorberekend naar afdelingen.

Sturende rol college

-

Kaderstellende rol

-

Controlerende rol

-

Monitoring

-

Evaluatie/onderzoek

• Evaluatie vindt op afdelingsniveau van geval tot geval plaats; over het algemeen is men tevreden tot zeer tevreden over de kwaliteit van de inhuur.
• Aangezien er zowel gemeentebreed als op afdelingsniveau geen expliciet beleid is ten aanzien van de inhuur van derden, vindt er ook geen periodieke evaluatie plaats.

Informatievoorziening sturing

• Er is geen afzonderlijke verantwoording van de inhuur; de verantwoording maakt onderdeel uit van de rapportages over programma’s en projecten.
• Relevante managementinformatie m.b.t. de aard en omvang van de inhuur en in de bereikte resultaten is onvoldoende voorhanden.

Informatievoorziening kaderstelling

-

Informatievoorziening controle

• Er is geen afzonderlijke verantwoording van de inhuur; de verantwoording maakt onderdeel uit van de rapportages over programma’s en projecten.
• Relevante managementinformatie m.b.t. de aard en omvang van de inhuur en in de bereikte resultaten is onvoldoende voorhanden.

Organisatie externe inhuur

-

Omvang en samenstelling externe inhuur

• Er is onvolledig inzicht in de totale kosten van inhuur op basis van informatie uit het grootboek. Tevens wordt extracomptabel een overzicht van inhuur t.l.v. de DT-pot bijgehouden. Het is niet waarschijnlijk dat daarmee alle inhuur in beeld komt.
• Bovendien laat de informatie nauwelijks uitsplitsing naar soort inhuur toe.
• De (zeer beperkte) vergelijking van de (geschatte) omvang van inhuur van derden in Zwartewaterland met enkele andere gemeenten lijkt er niet op te wijzen dat er door de gemeente Zwaterwaterland buitensporig veel wordt ingehuurd.
• Relevante managementinformatie m.b.t. de aard en omvang van de inhuur en in de bereikte resultaten is onvoldoende voorhanden.

Protocol/werkinstructies

• Een kader is alleen v.w.b. de te volgen procedure beschikbaar.
• Ofschoon dit wel is vastgelegd in het protocol, verloopt niet alle inhuur via P&O zodat de dossiervorming bij P&O verre van volledig is.
• Het protocol dat zich richt op de te volgen procedure bij inhuur wordt niet volledig nageleefd.

(Strategisch) personeelsbeleid

• Er zal een beleidslijn worden ontwikkeld t.a.v. inhuur van diensten in relatie tot de gemeentelijke formatie.

Uitvoering Externe Inhuur

• Het “trekken van één lijn” binnen de gemeente vindt plaats doordat het DT beslist over alle inhuur. Dit systeem is in de praktijk niet volledig dekkend; er vindt (zeker bij projecten) ook inhuur plaats buiten het DT om.
• Het protocol dat zich richt op de te volgen procedure bij inhuur wordt niet volledig nageleefd.

Besluit tot externe inhuur

• Het “trekken van één lijn” binnen de gemeente vindt plaats doordat het DT beslist over alle inhuur. Dit systeem is in de praktijk niet volledig dekkend; er vindt (zeker bij projecten) ook inhuur plaats buiten het DT om.
• Op grond van de interviews kan worden geconcludeerd dat er inhoudelijk zorgvuldig wordt omgegaan met beslissingen tot inhuur van derden.

Opdrachtformulering

-

Offertes

-

Aanbesteding (nationaal en Europees)

-

Communicatie

-

Selectie-/Gunningcriteria

-

Soorten contracten

-

Inhoud contract

-

Tarieven inhuur

-

Dossiervorming/contractregistratie

• De dossiervorming laat in het algemeen sterk te wensen over. Tussen afdelingen bestaan grote verschillen in de kwaliteit van de dossiers.
• Ofschoon dit wel is vastgelegd in het protocol, verloopt niet alle inhuur via P&O zodat de dossiervorming bij P&O verre van volledig is.
• Ook voor inhuur t.l.v. de DT-pot is de informatie niet volledig.
• Inzicht in resultaten is er bij afdelingshoofden (en coördinatoren) maar resultaten worden niet vastgelegd.
• De dossiervorming laat sterk te wensen over.

Verstrekken opdracht

-

Monitoren/evalueren uitvoering externe inhuur

• Evaluatie vindt op afdelingsniveau van geval tot geval plaats; over het algemeen is men tevreden tot zeer tevreden over de kwaliteit van de inhuur.

Geleverde eindproduct/dienstverlening

• Inzicht in resultaten is er bij afdelingshoofden (en coördinatoren) maar resultaten worden niet vastgelegd.
• Evaluatie vindt op afdelingsniveau van geval tot geval plaats; over het algemeen is men tevreden tot zeer tevreden over de kwaliteit van de inhuur.

Opdrachtgeverschap

-

Prestaties Externe Inhuur

-

Resultaat beleid Externe Inhuur

• Inzicht in resultaten is er bij afdelingshoofden (en coördinatoren) maar resultaten worden niet vastgelegd.

Effectiviteit beleid Externe Inhuur

-

Efficiëntie beleid Externe Inhuur

-